TABLEAU DE BORD DE LA PERFORMANCE DANS LE SECTEUR MÉDICO SOCIAL

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1 TABLEAU DE BORD DE LA PERFORMANCE DANS LE SECTEUR MÉDICO SOCIAL LILLE 18/06/2015 Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux 1

2 Objectifs attendus pour les ESMS et OG Un outil d aide au pilotage interne Un outil de dialogue de gestion et d aide à la contractualisation CPOM/convention Un outil qui, dans sa dimension «benchmark», s inscrit dans une logique de progression et non de comparaison Un instrument de communication des informations de gestion (valeurs chiffrées, représentations graphiques et commentaires) Un outil sur lequel les responsables de structures doivent s appuyer pour proposer d éventuelles actions correctives 2 2

3 L articulation indispensable entre trois objectifs : Objectifs attendus pour les ESMS et OG Piloter son établissement en associant les dimensions stratégiques et opérationnelles Une dimension stratégique : comparaison des résultats annuels aux objectifs du projet d établissement Une dimension opérationnelle : publication d indicateurs infraannuels, pouvant suggérer des ajustements dans l activité ou la conduite des projets et actions au quotidien. Objectiver et étayer le dialogue de gestion entre acteurs Des indicateurs reposant sur les mêmes modalités de calcul Un «langage commun» et une présentation homogène des résultats Des informations fiables et vérifiables La mise en perspective des commentaires émanant des ESMS et ceux formulés par les autorités de régulation Se situer dans son environnement, et formuler un diagnostic Des indicateurs communs à tous dans une perspective «macro» Un spectre de connaissances élargi des structures sans effet «hit parade» et sans hiérarchisation des performances La comparaison avec des ESMS de catégories et de groupes homogènes analogues La possibilité d un diagnostic régulier sur la base de données stables dans le temps 3 3

4 Historique du Tableau de bord 4 4

5 Des instances de suivi Un comité stratégique national o Organisation : FEHAP, UNIOPSS, FHF, SYNERPA, FEGAPEI, FNMF, UNA, UNAPEI, UNCCAS, CROIX ROUGE FRANCAISE, APF, GEPSO, UGECAM o Institutionnels : DGCS, CNAMTS, ANESM, SG, CNSA, DSS, ARS expérimentatrices et CD partenaires Un comité technique o Des professionnels de terrain o Institutionnels : ANESM, DGCS, CNSA, SG, ANESM, DSS, CNAMTS, ARS utilisatrices & CD partenaires 5 5

6 Origines de la démarche Co-construction d un outil partagé entre ESMS et partenaires (CD et ARS) permettant d alimenter un dialogue (contribution de 80 personnes ) Phase de définition des principes et des indicateurs à intégrer à un tableau de bord partagé entre les ESMS et leurs autorités de tarification et de contrôle (Agences Régionales de Santé et, le cas échéant, Conseils Généraux). Construction d un tableau de bord de pilotage commun : aux champs de l accompagnement des personnes âgées des personnes handicapées - enfants et adultes. Deux années ont été consacrées à la construction du TdB 6 6

7 Les expérimentations Deux expérimentations réalisées depuis première expérimentation seconde expérimentation Objectifs : Tester et valider le principe d indicateurs partagés Tester l outil, l ergonomie de la plateforme ainsi que perspectives d utilisation en termes de pilotage interne Pour chacun des indicateurs définir : La pertinence La productibilité La robustesse Objectifs : Meilleurs utilisation du tableau de bord: Tant dans les processus de pilotage interne des ESMS Que dans le dialogue avec les autorités tarificatrices ; Mieux répondre aux besoins de connaissance de l offre médico-sociale sur les territoires Amélioration de l outil ajustement des indicateurs ajout d une interface organisme gestionnaire prise en compte des spécificités des types d ESMS 512 établissements et services PA & PH 716 ESMS et 116 organismes gestionnaires PA & PH 7 7

8 2014 : Préfiguration de la généralisation Décembre 2013 : Annonce par la DGCS au CA de l ANAP de la généralisation du Tableau de bord à compter de : Préparation de la généralisation par l ANAP 2015 : Généralisation du Tableau de bord sur 3 ans à l ensemble des ARS 8 8

9 Bilan de la campagne

10 2014 : Préfiguration de la généralisation Un transfert de l hébergement de la plateforme tableau de bord à l ATIH Une 3ème campagne de recueil de données auprès de : ESMS 10 ARS et des CD : 5 ARS historiques 5 nouvelles ARS Une poursuite de l accompagnement des ARS, CD et ESMS par l ANAP Une évolution du tableau de bord en vue de la généralisation 10 10

11 Bilan des ESMS inscrits à la 3 ème campagne Type de structure Pas rempli de données Rempli des données TOTAL EHPAD SESSAD ESAT IME SSIAD FAM *Nouvelle région MAS ITEP FV FH Autre établissement ou service CAMSP SAMSAH SAVS CMPP EEAP IEM Institut pour Déficients Auditifs CRP IMP Institut pour Déficients Visuels SPASAD TOTAL Soit un total de ESMS inscrits, dont qui ont complété les données du TDB 11 11

12 Calendrier de la campagne 2015 et modalités d accompagnement des structures 12 12

13 Le périmètre de la campagne 2015 Entrée de 6 nouvelles ARS dans la campagne 2015: Ile de France Aquitaine Centre Nord Pas de Calais Guadeloupe Corse Objectif: nouveaux ESMS en

14 Le calendrier de la campagne 2015 Un décalage exceptionnel du calendrier de la campagne en 2015 Réécriture de la plateforme au cours du 1er semestre opérationnel pour l automne 2015 TDB Calendrier envisagé : o Information des ESMS et OG : 1 er semestre 2015 o Formation des nouveaux ESMS et OG : septembre/octobre 2015 o Collecte des données : novembre

15 Calendrier des 3 années de la généralisation Mars 2015 Janvier 2016 Octobre 2016 Janvier 2017 Octobre 2017 Campagne 2015 Campagne 2016 Campagne

16 Calendrier prévisionnel de la campagne 2015 Janvier Fév. Mars Avr. Mai Juin Juil. Aout Sep. Oct. Nov. Déc. Jan. Fév. Réunions ARS/CG COSTRAT Phase 1 : Lancement COTECH Phase 2 : PLAGE Phase 3 : Transfert Compétences Phase 4 Collecte Phase 5 : Fiabilisation Marché Transfert Compétences Capitalisation des évolutions Mise à jour des outils & mise en ligne Phase 6 : Clôture 16 16

17 Les modalités d accompagnement des ESMS et OG Rappel du fonctionnement du TDB : un pilotage régional Une information des ESMS et OG en amont de la campagne par l ARS Un accompagnement des nouveaux utilisateurs organisé par l ANAP Une assistance méthodologique Une assistance technique 17 17

18 Une articulation du Tableau de bord avec les chantiers nationaux 18 18

19 L articulation du TDB avec les différents systèmes d information Une mise en cohérence avec les outils nationaux La construction d une base de données nationale des ESMS avec l ATIH Une contribution à la fiabilisation du FINESS médico-social avec la DREES Une harmonisation avec l outil HAPI Une complémentarité avec le SI des CPOM médico-sociaux Une intégration des ratios de gestion du risque en EHPAD 19 19

20 Connaissance de l offre Pilotage de l offre Dialogue de gestion Contractualisation Objectivation tarification Pilotage interne ESSMS Développement des SI décisionnels Parangonnage indicateurs situationnels sur coûts, activité, effectifs par catégorie, par taille par département, région Restitution CNSA ARS CG Système d échanges et de partage = saisie unique et à la source ESSMS Alimentation Restitution Tableau de bord de la performance Rapport d activité des CAMSP Au sein ESMS Alimentation Exploitation Restitution ESMS ARS/CNSA SI comptables et budgétaires SI RH SI facturation SI évaluation SI usager SI performance HAPI BP et tarification ImportCA SEPPIA - Programmation Portail PA GALAAD 20 20

21 Architecture du Tableau de bord 21 21

22 Quel est le périmètre du Tableau de bord? Outil commun à 20 catégories d établissements et services du secteur des personnes âgées et personnes handicapées (enfants et adultes) 22 22

23 Comment fonctionne le tableau de bord? Une plateforme de saisie des données Un questionnaire contenant 250 données à saisir par l ESMS 5 types de données Caractérisation Prestations de soins et d accompagnement Ressources humaines et matérielles Finances et budget Objectifs Permettant: D alimenter les 43 indicateurs du tableau de bord Deproduire2typesderestitutions: 1. Des graphiques propres à la structure 2. Des données benchmarckées Dépenses réalisées par groupe 23 23

24 Comment est construit le tableau de bord? Les questions clés auxquelles répond le tableau de bord Prestations de soins et d accompag nement 1. Les profils des personnes accompagnées correspondent-ils aux missions de l'esms? 2. Quelle est la charge en soins et en accompagnement pour l ESMS? 3. Quel est le positionnement de l ESMS dans le parcours de la personne accompagnée? 4. Quel est le niveau d activité de l ESMS? 5. Quelle est la dynamique de rotation des places au sein de l ESMS? Ressources Humaines et matérielles 6. Quelle est l importance de la contribution des partenaires externes à l activité de l ESMS sur le cœur de métier? 7. L organisation est-elle structurée et stable? Finances et Budget 8. Quel est le niveau d exécution budgétaire? 9. Quels sont les grands équilibres financiers? 10. Quelle est la répartition des recettes et des dépenses par groupe? 11. Quelle est la répartition des recettes et des dépenses par section tarifaire? Objectifs 12. Quel est l état d avancement de la démarche d évaluation interne et d évaluation externe au sein de l ESMS? 13. Quel est l état des lieux de la fonction «système d information» au sein de l ESMS? 24 24

25 Comment est construit le tableau de bord? Indicateurs clés d analyse Indicateurs de dialogue Fiches de caractérisation PRESTATIONS SOINS ET ACCOMPAGNEMENT Indicateurs de dialogue RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES Indicateurs clés d analyse Fiches de caractérisation Le tableau de bord partagé est construit sur 3 niveaux 1. Des données de caractérisation permettant de décrire la structure et de calculer certains indicateurs ; 2. Des indicateurs de dialogue permettant à la structure d échanger avec les autorités de tarification et contrôle; Indicateurs de dialogue Indicateurs clés d analyse FINANCES ET BUDGET Fiches de caractérisation OBJECTIFS Etat d avancement des démarches d évaluations interne et externe Etat des lieux de la fonction «Système d Information» 3. Des indicateurs clés d analyse permettant d éclairer, d approfondir la lecture des indicateurs de dialogue et de mener un pilotage interne de la structure

26 Les indicateurs de dialogue 1. Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation 2. Score moyen dépendance GMP (dernier GMP validé et dernier GMP connu) 3. Score moyen en soins requis PMP (dernier PMP validé et dernier PMP connu) 4. Répartition des personnes accompagnées selon leur provenance 5. Répartition des personnes accompagnées sorties définitivement sur l'année par motif ou destination 6. Taux d hospitalisation complète 7. Taux de réalisation de l activité 8. Taux d'occupation des lits ou places financés 9. Taux de rotation des lits ou places financés 10. Taux de rotation des places financées en accueil de jour 11. Taux d'etp vacants 12. Taux de prestations externes 13. Taux de personnels occupant une fonction de gestion d'équipe ou de management 14. Taux d absentéisme 15. Taux de rotation des personnels sur effectifs réels 16. Taux d'atteinte des prévisions de recettes 17. Taux d'atteinte des prévisions de dépenses 18. Taux de CAF 19. Taux de vétusté des constructions 20. Taux d endettement 21. Besoin en fonds de roulement en jours de charges courantes 22. Etat d avancement de la démarche d évaluation interne et d évaluation externe 43 indicateurs Axe 1: Prestations de soins et d accompagnement pour les personnes Axe 2: Ressources humaines et matérielles Les indicateurs clés d analyse et pilotage interne 15. Répartition des recettes par groupe 16. Répartition des dépenses réalisées par groupe 17. Répartition des recettes par section tarifaire 18. Répartition des dépenses par section tarifaire 19. Taux d utilisation de la dotation en soins 20. Structure des dépenses financées par la dotation de soins Axe 4: Objectifs Les données de caractérisation ESMS Comment est construit le tableau de bord? Axe 3: Finances et budget 1. Profildespersonnes accompagnées:répartition enfonction desgir(1à6) 2. Profil des personnes accompagnées: Répartition en fonction des GPP (groupes de patients proches) 3. Profil des personnes accompagnées: Répartition en fonction des types de déficiences observées 4. Répartition par âge des personnes accompagnées 5. Durée moyenne de séjour / d accompagnement des personnes sorties définitivement 6. Part des personnes bénéficiant d une mesure de protection 7. Taux d occupation des places habilitées par des personnes bénéficiaires de l'aide sociale départementale à l hébergement 8. Nbre moyen de journées d'absence des personnes accompagnées 9. Part des actes/séances programmés non réalisés 10. File active des personnes accompagnées 11. Répartition des effectifs par fonction 12. Pyramide des âges du personnel 13. Taux d'absentéisme par motif 14. Poids du recours à l'intérim 21. Etat des lieux de la fonction «système d information» dans les ESMS Description générale et statique des principales caractéristiques de la structure (descriptif prestation de soins, RH et matériel, structure financière, objectifs) Permet de documenter l offre de soins et d accompagnement de la structure, de réaliser des filtres afin de réaliser des comparaisons entre groupes homogènes d ESMS

27 Un guide des indicateurs : lecture et interprétation - Le document de référence Guide des indicateurs qui précise les éléments d interprétation des indicateurs et leur utilisation. Un accès direct à partir de la plateforme vers la page relative à un indicateur donné (lien hypertexte) - Illustrations: lecture du guide Indicateur IPr3.3 Taux d hospitalisation complète (dont hospitalisations à domicile) Axe Prestations de soins et d accompagnement pour les personnes Question clé Quel est le positionnement de la structure dans le parcours de la personne accompagnée? (IPr3) Signification Taux d hospitalisation complète (dont hospitalisation à domicile) Définition Mode de calcul : Numérateur : Nombre de jours d hospitalisation complète (hors consultations ou séances) Dénominateur : Nombre de journées réalisées Tout ESMS hors services, CMPP et CAMSP Données sources : Nombre de jours d hospitalisation complète (hors consultations ou séances) Nombre de journées réalisées (y compris accompagnement temporaire et quel que soit le mode d accompagnement) Unité :% Période de référence : N-1 Source : Dossier administratif des personnes accompagnées Infra-annualité disponible Commentaires et précisions :L hospitalisation complète est un mode de prise en charge par des unités et services qui accueillent et hébergent des patients, et qui se caractérisent par un équipement en lits d hospitalisation et par des équipes médicales et para médicales qui assurent diagnostic, soins et surveillance pour une durée supérieure à 24 heures. Sont concernées pour le calcul de l indicateur toutes les journées d hospitalisation effectuées en dehors de l établissement, dont les jours de ré hospitalisation et les jours d hospitalisation à domicile. Lecture L indicateur sert à s interroger sur les pratiques en matière de qualité, de continuité des soins et d inscription dans le territoire. Cet indicateur est également demandé dans le cadre de la GDR (Gestion Du Risque) Efficience EHPAD

28 La typologie des restitutions selon les utilisateurs Différents types de restitutions Si l utilisateur est un ESMS Le tableau de bord de l établissement ou du service : données chiffrées et représentations graphiques benchmarkées des indicateurs Exemple de graphique en boîte à moustaches Si l utilisateur est un ARS ou un CD 3 types de restitutions sont disponibles sous la rubrique «Tableau de bord» : Restitution des données de caractérisation Restitution par indicateur Comparaison de 2 indicateurs Restitution des données de caractérisation Les ARS et CD disposent d une vision détaillée et transversale sur les structures qu ils financent ou autorisent

29 La forme des restitutions disponibles 1 Données chiffrées En valeur absolue En % Les différents types de restitutions RESTITUTIONS 3 Représentations graphiques Histogrammes Cartes Boîtes à moustache Informations qualitatives Oui/Non QCM Champs ouverts

30 Exemple: la représentation du benchmark «boîte à moustache" Valeur minimale parmi les répondants : 5j Valeur médiane (50% des établissements au-dessus, 50% en dessous) : 26j Valeur maximale parmi les répondants : 46j 32 0j 10j 20j 30j 40j 50j 60j 25% des structures ont un nombre moyen de journées d absence inférieur à cette valeur : 18j Valeur de l ESMS : 32j 25% des structures ont un nombre moyen de journées d absence supérieur à cette valeur : 39j Nombre moyen de journées d absences des personnes accompagnées sur la période 30 30

31 Principes de partage d informations entre acteurs Un contenu différent selon les utilisateurs Les ESMS ont accès à leurs propres données Les ESMS peuvent se comparer aux autres ESMS similaires mais ne disposent pas d accès aux données des autres opérateurs pris individuellement Les organismes gestionnaires ont accès aux données, indicateurs et restitutions de leurs ESMS Les ARS et les CD ont accès à l ensemble des données de leur région / département 31 31

32 Un principe de parangonnage : Ventilation par groupes Le parangonnage : Il est disponible pour les quatre axes (Objectifs, Prestations, Ressources Humaines et Matérielles, Finances et Budget). Il repose sur la constitution de groupes homogènes, chaque groupe réunit des structures d une même catégorie Les structures disposent de plusieurs filtres: national, régional, capacitaire EHPAD 0 à à à à 199 = ou + de 200 Rattaché à un EPS ESAT 0 à à FAM 1 à 30 + de 31 IME 0 à à MAS 1 à 30 + de 31 SSIAD 0 à 40 41à à de

33 Merci de votre attention 33 33