Guide pratique «Optimisation de la relation fournisseur» Pôle Productique Rhône-Alpes Communauté de Pratique Supply-Chain Management.

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1 Pôle Productique Rhône-Alpes Communauté de Pratique Supply-Chain Management Guide Pratique Gestion de la relation fournisseur Mars 2006 Un guide pratique (suite) > Ce guide est le fruit du travail collectif de la communauté de pratique Supply Chain Management du Pôle Productique Rhône-Alpes > A ce titre nous remercions tous les professionnels à l origine de la création de ce guide : Benoît Audigé, Supply-Chain Manager, MGE UPS Bertrand Rambure, Responsable projet supply chain, AREVA T&D Christian Xavier, Coordinateur Supply Chain, RADIALL Danièle Veyre, Supply Chain Manager, SKF AEROSPACE Thierry Chailloux,Supply Chain Project Manager, SKF AEROSPACE Loic D Aubarède, Responsable Supply Chain, ALDES Norbert Ducrey, Responsable logistique, AMPHENOL SOCAPEX Philippe Deloro, Directeur Régional, PANALPINA Philippe Faure, Supply-Chain Manager, PHILIPS Yvan Mortier, Responsable planification groupe, IMAJE > La communauté est animée par Daniel Chabbert et Xavier Perrin 1

2 (suite) Un guide pratique > Les membres de la communauté de pratique Supply Chain Management ont souhaité une guide "pratique", qui permette de trouver rapidement des réponses exploitables directement aux questions à propos de l'optimisation de la relation fournisseurs. > Les fiches qui constituent ce guide ont donc été pensées comme des fiches "pratiques", directement exploitables par les personnes impliquées dans les relations avec les fournisseurs. > Elle sont construites sur la trame du QQOQCPC (???????), qui permet de cerner rapidement un sujet donné. > Bonne lecture! (suite) Sommaire Généralités Échanges Électroniques Professionnels (EEP) Mise en place d'un partenariat fournisseur Maîtriser une prestation externalisée Évaluation du système logistique fournisseur Rôles et responsabilités des acteurs de la relation fournisseur Spécificités des relations avec les pays émergents Principes de la démarche logistique fournisseurs Gestion Partagée des Approvisionnements (VMI) Lexique / Anglais Lexique / French 2

3 Les relations «client / fournisseur» - Généralités (1) Ce guide a pour objectif de préciser, du point de vue du Supply Chain Management, le contenu d une relation client / fournisseur moderne, les comportements des acteurs de cette relation, les outils à disposition de ces acteurs... Si historiquement la relation client / fournisseur n était qu une relation «1 pour 1», elle doit aujourd hui évoluer vers des relations multiples «x pour x»: Appros Ordo Méthodes Qualité BE Client achats cial Appros Ordo Méthodes Qualité BE Fournisseur Client Achats< Appros< Ordo< Méthodes< Qualité< BE< < >Cial >Appros >Ordo >Méthodes >Qualité >BE > Fournisseur Chaque secteur de l entreprise se doit de participer à la relation client / fournisseur, en être un élément-acteur. Pour faire évoluer la relation vers plus de valeur ajoutée, par exemple en recherchant: Une relation inscrite dans la durée L intégration dans le processus de développement Le mono-sourcing L échange de best practices le développement d actions conjointes de réduction des coûts Une relation «gagnant/gagnant» etc... En travaillant sur: Les échanges de données (contenu et technologie) Les critères (SCM) de sélection des fournisseurs Le management des fournisseurs intervenant sur site En évaluant la performance logistique des fournisseurs Les rôles et responsabilités des acteurs de la relation (Convention Logistique) La prise en compte des spécificités des pays émergents La gestion VMI et/ou stock en dépôt de consignation Les aspects juridiques de la relation Les nouveaux outils: GPA, CPFR et Collaborative Planning Les relations «client / fournisseur» - Généralités (2) (suite) Faire évoluer la relation Client / Fournisseur Client Client fournisseur Client-fournisseur fournisseur Individualisme Concertation Partenariat Cette évolution passe par des changements profonds du comportement des acteurs: De la part du donneur d'ordres Commencer en interne Admettre que le sous-traitant puisse gagner de l argent Accepter de financer le report du stock dans un 1er temps Communiquer, accompagner, soutenir dans tous les domaines Lisser les volumes, anticiper Respecter ses engagements De la part du fournisseur Prendre la responsabilité physique du stock Livrer la quantité voulue, au moment voulu, dans la qualité voulue S engager résolument dans une démarche d assurance de la qualité Repenser la logistique de transport Traiter les commandes rapidement Communiquer, être transparent Respecter ses engagements Fournir la quantité demandée. Préserver la qualité avant tout. Déporter l appartenance du stock vers celui qui le crée, mais le reporter physiquement au plus près de son utilisation. Pas de concession, pas de dérogation. Création de relations de partenariat 3

4 Guide pratique gestion des fournisseurs Echanges Électroniques Professionnels (EEP) Informatisation des échanges d informations avec ses fournisseurs :commandes, appels de livraisons, plans d appros, des factures, des avis de livraison, des plans,etc. Inter connections de systèmes de gestion et autres supports de communication (portails d'information) Service achats, logistique, commercial, comptabilité, qualité Supply chain, informatique, BE Dans le cadre d achats de produits ou de services Pièges à éviter - Préalables : existence de relation de partenariat avec le fournisseur, flux optimisés et maîtrisés, convention logistique, maturité de la technologie informatique des partenaires (sécurisation des données, fiabilité des systèmes, etc.) - Désigner un chef de projet (projet transversal) - Bien formaliser les besoins en terme de processus et de données du côté client comme du côté fournisseur - Etablir un cahier des charges pour définir la nature des échanges client/fournisseur - Bien étudier les coûts d interfaçage - Etudier le ROI pour valider ou non le projet - Choisir la technique la plus adaptée (souvent imposée par le client) : EDI (échanges de données informatisées), portails Extranet, places de marché sur le Web, fax automatisé, Web EDI, etc. en veillant à utiliser les moyens et protocoles les plus standards - Signer un contrat d inter-change du fait de la dématérialisation des documents officiels - Accompagner le changement : formation et instructions écrites pour les utilisateurs Les gains sont fonction du flux de transactions : - Gain des coûts de traitement (de l'ordre de 5 à 10%) - Erreurs administratives (de l'ordre de -30 à -50 %) - Réduction des délais d appros jusqu à 50% Volumes de transactions insuffisants pour que les gains couvrent les coûts de mise en place S écarter des standards existants (attention, il n existe pas de normalisation) Système d'information des partenaires non stabilisé - Fiabilité des informations - Réduction des coûts associés au traitement - Réduction des délais administratifs - Favoriser le partenariat (gestion partagée, traçabilité ) et la pérennité de la relation - Exigence client Dossier PPRA sur EEP N 78 de mars 2005 Guide pratique gestion des fournisseurs Mise en place d'un partenariat fournisseur Grille d'analyse ou document regroupant les critères et conditions de choix d'un fournisseur. Responsable achat, approvisionneurs, responsable logistique Dans le système qualité en marketing achat et assurance qualité fournisseur Lors de la sélection d'un fournisseur ou de son évaluation Disposer d'une grille de cotation selon les principaux critères suivants : Environnement économique. - Croissance / Analyse financière - CA dans son domaine - Situation concurrentiel - Poids futur sur CA Capacité de fabrication - Délai de réactivité ( montée en cadence ) - Part de la sous-traitance - Capacité d'externalisation - Etat des moyens industriels - Politique achat Organisation et Système qualité - Revue d'offre client (simulation de charge) - Traçabilité / suivi des fabrications - Plan d'action de progrès - Management RH - Utilisation d'un ERP Logistique : - Capacité a livrer plusieurs site internationaux - Tracking des livraisons - Gestion des stocks - Partenariat client - prix / délai. - respect des engagements - Maîtrise des flux Multiplier les fournisseurs. Le choix d'un fournisseur s'inscrit dans le processus de développement de l'entreprise, il doit être a même de d'accompagner sa croissance et s'inscrit dans la durée Pièges à éviter Etre opportuniste sur un prix d'appel, il faut penser coût global. Le co-développement peut induire une situation capti 4

5 Guide pratique gestion des fournisseurs Maîtriser une prestation externalisée En général des activités non stratégiques : - qui ne sont pas cœur de métier de l entreprise (logistique, maintenance, informatique ) - qui sont sans valeur ajoutée (saisie commandes, factures ) - dont le coût acquisition / maintien du savoir faire technique/matériel est surélevé / CA activité (analyses labos ) Direction Générale ou Direction Industrielle de l Entreprise Démarche générale d externalisation : 1. calculer et connaître ses coûts internes 2. benchmarker pour valider l enjeu économique 3. établir le cahier des charges technique (voir page suivante) 4. lister les prestataires spécialisés à consulter 5. lancer appel d offres avec demande en retour d accord confidentialité 6. envoi du cahier des charges aux prestataires avec grille de réponse préformatée 7. analyse des réponses : productivité, qualité, sécurité, moyens prévus, délais et frais démarrage, garanties financières, expériences similaires 8. sélection des 5 prestataires retenus pour short list Direction Générale ou Direction Industrielle de l Entreprise Externalisation hors site : l activité industrielle va s intégrer dans les processus standards du prestataire. Externalisation sur site : le prestataire va s intégrer et s adapter au fonctionnement, aux règles de sécurité, et à la culture de l entreprise d hébergement 9. présentation des offres détaillées en réunion short list (prévoir grille évaluation selon critères établis collégialement achats, logistique ) 10. sélection des 2 prestataires les mieux placés 11. mise en concurrence / négociation / sélection du prestataire retenu 12. validation enjeu économique : savings bruts 1ère année, plan de productivité annuelle (x %), plan de progrès avec gains partagés audelà de x % productivité annuelle 13. contractualisation / validation juridique (voir page suivante) 14. préparation prestation : personnel, moyens, procédures, formation 15. lancement prestation 16. revue de contrat périodique (et fréquente les 3 premiers mois) Peu d intérêt (économique) à l opération à moins de 10% savings, compte tenu coûts cachés, risques sociaux, reprise personnel etc.. Petites équipes intra site : coût de prestation plombé par le management nécessairement plus conséquent. Risques Ne dispense ni de sa responsabilité ni de son contrôle. Perte du savoir faire. Cahier des charges incomplet et contrat mal négocié. Risque social. Multiplication des interfaces. Variabiliser ses coûts fixes (saisonnalité, activité irrégulière) par un coût à l unité d œuvre travaillée (tonnes produites, lignes de commandes ) Simplifier son organisation interne en s affranchissant des contraintes de gestion du personnel : formation, évaluation, rémunération, remplacement, intérimaires, congés Professionnaliser une activité isolée ou sans développement de compétences internes tout en se concentrant sur son cœur de métier. Guide pratique gestion des fournisseurs Maîtriser une prestation externalisée Sommaire type d un cahier des charges d externalisation logistique sur site Objectifs des Processus Logistiques (Planifier) 1. Présentation de l entreprise 2. Objectifs généraux recherchés 3. Contexte du projet d externalisation 4. Périmètre fonctionnel de l externalisation 5. Management des ressources humaines 6. Indicateurs d activité et de performance et objectifs associés 7. Maîtrise documentaire Réalisation des Processus Logistiques (Faire) 8. Organisation actuelle, rythme et effectifs 9. Implantation physique de la zone externalisée 10. Accès aux magasins, horaires d ouverture 11. Maintenance et entretien des bâtiments, installations et équipements 12. Responsabilité et protection des produits. 13. Description des processus logistiques 14. Maîtrise des enregistrements Surveillance et Mesure des Résultats (Contrôler) 15. Inspections planifiées 16. Réclamations clients 17. Reporting Amélioration Continue (Agir) 18. Actions correctives 19. Actions préventives 20. Revue de contrat & comité de progrès Pièges Annexesà éviter Plans, photos, caractéristiques techniques matériels et équipements Sommaire type d un contrat d externalisation logistique sur site Art. 1. Définitions Art. 2. Objet du contrat Art. 3. Reporting Art. 4. Moyens mis en œuvre pour la réalisation des prestations 4.1. Personnel du prestataire 4.2. Gestion du personnel 4.3. Formation du personnel 4.5. Locaux et équipements 4.6. Matériel 4.7. Entretien des installations 4.8. Horaires de travail Art. 5. Sous traitance Art. 6. Plan de productivité et de progrès 6.1. Indicateurs de performance (kpi) 6.2. Garantie de performance 6.3. Plan de progrès 6.4. Système de bonus malus Art. 7. Règlementations 7.1 Respect des normes, lois, règlements et usages 7.2 Règles spécifiques au site 7.3 Risques liés à l'utilisation des produits Art. 8. Réclamations - dysfonctionnements Art. 9. Qualité Art. 10. Hygiène, sécurité et environnement Art. 11. Prix - paiement Art. 12. Cession, transmission, changement de contrôle Art. 13 Confidentialité Art. 14 Responsabilité Art. 15. Assurance Art. 16. Force majeure Art. 17. Durée - résiliation 17.1 Durée Annulation d'une demande d'intervention Résiliation anticipée du contrat Art. 18. Dispositions diverses Art. 19. Clause attributive de juridiction Annexes anx 01 : cahier des charges technique description des prestations anx 02 : liste des effectifs du prestataire anx 03 : progrès et indicateurs de performance (KPI) anx 04 : hygiène, sécurité, environnement anx 05 : tarification anx 06 : plans des locaux et matériels mis à disposition anx 07 : plan de prévention anx 08 : attestation assurances anx 09 : attestation sur l'honneur anx 10 : attestation qualité 5

6 Guide pratique gestion des fournisseurs Évaluation du système logistique fournisseur Document permettant d évaluer le système logistique d un fournisseur Direction logistique, Direction achat, Assurance Qualité Fournisseur Réalisé chez les fournisseurs stratégiques. Nécessite la mobilisation de nombreuses ressources chez le fournisseur. 1- Si mauvaise performance de livraison du fournisseur 2- Lors de la sélection de nouveau fournisseur 3- En prévision d une future augmentation de volume. L évaluation du système logistique doit permettre de balayer l ensemble des domaines pouvant avoir un impact sur les performances de livraison du fournisseur (Stratégie et organisation logistique, organisation du travail, gestion du capacitaire et du planning de production, interface client, maîtrise des produits et des processus, interface fournisseurs) L évaluation du système est faite sur la base des réponses du fournisseur à un ensemble de questions posées par l auditeur. Les réponses permettent d aboutir à une note ou un niveau (type A,B,C). L évaluation permet d identifier les plans d actions à lancer afin d améliorer le système logistique du fournisseur. Il convient donc de renouveler, chaque année l évaluation afin de mesurer la progression du fournisseur. Cependant il est nécessaire de mener un suivi par trimestre des plans d actions. La progression de la performance logistique du fournisseur est quant à elle évaluée au quotidien à travers l indicateur de performance de livraison qui reste l indicateur de base Fonction de la taille de l entreprise Environ 1 à 2 journée chez le fournisseur ne s applique pas en situation de crise car pas d effet immédiat. C est bien la fiabilité du processus logistique qui va permettre d améliorer, au quotidien, la performance de livraison du fournisseur. Il s agit de pouvoir lancer une démarche d amélioration continue basée sur l analyse factuelle des forces et faiblesses du processus. Pièges à éviter Valider les réponses du fournisseur sans un minimum de justificatifs et de vérification sur le terrain Audit évaluation Odette / AIAG joint en annexe Guide pratique gestion des fournisseurs Rôles et responsabilités des acteurs de la relation fournisseur Rôles, Responsabilités, et Engagements mutuels entre tous les acteurs de la relation fournisseur Direction des Achats, Direction Logistique, Direction Qualité, R&D Convention signée entre les directions concernées (annexée au système Qualité ) Recommandée pour toute organisation pour clarifier les objectifs de chacun, et le mode de fonctionnement aux interfaces. La convention doit être préparée en commun entre toutes les directions afin de formaliser les rôles et responsabilités de chacun, les attendus, ainsi que les engagements mutuels.. Elle a une validité limitée à l organisation de la société : si le partage des rôles et responsabilités venaient à changer elle devrait être revue voire revalidée. Elle doit être signée par les différents acteurs, car elle a valeur d engagement. Il est donc essentiel que l ensemble des acteurs participent à sa rédaction pour une meilleure application : ce document ne doit pas être un document établi seulement entre directions. Il doit être le plus opérationnel, et parlant possible. Compter environ 2 semaines de travail si les interfaces ne sont pas suffisamment claires Si l organisation n est pas définie, il convient de fixer les processus et l organisation au préalable. 1. Le bon fonctionnement de la relation passe par des définitions claires et formelles du rôle de chacun, en particulier aux interfaces. 2. Les fournisseurs savent parfaitement exploiter les problématiques d organisation de leurs clients avec toutes les incohérences de pilotage qui en découlent. Pièges à éviter Mettre en place ce type de convention alors que les processus ne sont pas clairement définis. Ne pas impliquer tous les acteurs. 6

7 DIRECTIONS ACHATS / QUALITE ACHETEUR 1 Négocie et rédige les contrats d achat ou logistique en liaison avec la Direction Logistique/ Production qui fixe le cahier des charges, et la Direction Qualité qui décline ses exigences, 2 Assure la diffusion de la copie des contrats finalisés, à l ensemble des acteurs, 3 Est responsable de la mise à jour des prix, tarifs, qu ils soient sur support papier ou informatique, 4 Définit en liaison avec les différentes Directions Logistiques les priorités de livraison en cas de litige, 5 Détermine en liaison avec les Directions qualité et Logistique/Production les critères permettant d évaluer la criticité des fournisseurs, 6 En fonction des critères définis, établit et suit la liste des fournisseurs critiques en liaison avec les Directions Qualité et Logistique/Production, 7 Suit hebdomadairement la performance de livraison des fournisseurs critiques et veille à la mise en place d un plan de développement fournisseur en cas de récurrence. Transmet aux fournisseurs les objectifs de rattrapage fixés par la Direction Logistique / Production, 8 Fournit aux Directions Logistique et Qualité les plannings de visite aux fournisseurs, pour en fixer l ordre du jour et faire participer les approvisionneurs, ou qualiticiens en charge de l Assurance Qualité Fournisseurs. 9 Participe aux audits, si besoin, menés par l AQF chez les Pièges à éviter fournisseurs. Guide pratique gestion des fournisseurs Rôles et Responsabilités des acteurs de la relation Fournisseur Exemple de Convention de service à faire signer par les Directions Achats / Logistique / Qualité DIRECTION LOGISTIQUE / PRODUCTION APPROVISIONNEUR 1 Fixe le cahier des charges ou la liste des besoins pour l établissement de tout contrat, ou le déclenchement de tout nouvel achat, 2 Veille au respect mutuel des contrats, et en cas de déviation alerte immédiatement la Direction Achats, 3 Etablit les commandes selon les conditions contractuelles agréées, 4 Participe en liaison avec les Directions Achats et Qualité à la détermination des critères permettant d évaluer la criticité des fournisseurs, 5 Apporte tout élément aux Directions Qualité et Achats permettant de faire évoluer la liste des fournisseurs critiques, 6 S assure de la bonne tenue des réunions hebdomadaires de revue de performances de livraison, 7 Etablit les indicateurs de performance de livraison pour les fournisseurs critiques selon les règles en vigueur dans la sté, et les met à jour hebdomadairement, 8 Fixe les objectifs de rattrapage en liaison avec la Direction Achats, et s assure du suivi, 9 Effectue toutes les relances quotidiennes auprès des fournisseurs, 10 Participe à toute réunion / visite / audit organisé par les Directions Achats ou Qualité, et fournit tout élément nécessaire à la préparation de l ordre du jour. Guide pratique gestion des fournisseurs Spécificités des relations avec les pays émergents Relations lors d échanges commerciaux ou techniques avec des pays émergents. Partout dans le monde Demande instable Produits complexes, techniques, produits finis Petites séries Produits chers à transporter -Dossier PPRA N 79 ("La fonction approvisionnement en pleine Pièges à éviter Ne pas venir en conquérant, savoir écouter, être mutation") respectueux tout en étant ferme sur le respect des - Livres existent sur les relations multiculturelles procédures mise en place. - Séminaires interculturels Tous les services d une entreprise, du service achats au service comptabilité en passant par le technique, la qualité, la logistique Dans le cadre d achats de produits ou de services, délocalisation de fabrication ou d assemblage, R&D - Décider des produits ou services à acquérir ( se protéger : propriété intellectuelle ) > Sortir uniquement une partie du processus, garder une double source > Vérifier les exigences douanières, financières du pays concerné ( taxes d importation ), pour tous les acteurs de la supply-chain > Etudier les coûts logistiques ( transport, délai, stocks, déplacements ) > Gérer la relation avec le fournisseur actuel - Remettre à plat tous les aspects de cahier des charges habituellement implicites (Conditions d'emballage, normes des matières premières, etc.) - Apprendre les rudiments de la culture du pays concerné : les connaissances, les croyances, la moral, les coutumes, l art, les valeurs, les symboles. - Visiter les fournisseurs potentiels accompagné d une personne locale et de confiance - Préparer, formaliser ( tout doit être écrit, contrat d achat ), désigner un chef de projet - Accompagner, former ( personne expatriée, visites fréquentes ) - Suivre constamment le niveau de qualité («la qualité avant tout»), le process, les sources locales - Réactualiser régulièrement les coûts - Favoriser les échanges électroniques - Aider le fournisseur à se développer - Prendre en compte les aspects éthiques (voir chartes éthiques, charte de conduite, etc.) Attention aux coûts cachés Réduire les coûts grâce à une main d œuvre low cost S ouvrir à de nouveaux marchés, produire et vendre sur place Se rapprocher des grands donneurs d ordres 7

8 Guide pratique gestion des fournisseurs Spécificités des relations avec des pays émergents Autres références Le management interculturel Susan Schneider et Jean Louis Barsoux Collection Pearson Educatio Vivre dans un monde multiculturel Editions d organisation, 1994, Paris Au delà de la culture Paris. Collection Points Essais Pièges à éviter Guide pratique gestion des fournisseurs Principes de la démarche logistique fournisseurs Démarche de progrès permanent portant sur la relation industrielle à long terme entre l entreprise et ses fournisseurs Responsabilité Service Achats, Logistique flux amont pilote de la démarche Chez le fournisseur et dans l entreprise Lors de la sélection des fournisseurs, la mise en œuvre de nouveaux flux ou en exploitation Préparation Visite fournisseur Convention logistique Respect du contrat Plan d action d amélioration * Connaissance de la position du fournisseur et du contexte achats. Voir la convention logistique existante Etat des lieux du flux concerné: caractéristiques et performance. Identifier les problèmes rencontrés et les points clés à analyser en priorité avec le fournisseur. Clarifier en premier lieu les processus et paramétrage de l entreprise * Avec le fournisseur l analyse du processus est abordée selon 2 axes: La structure et le pilotage de production en analysant le traitement des commandes La planification et les approvisionnements en analysant le traitement des prévisions * Les points clés à analyser La gestion des prévisions chez le fournisseur La structure et la flexibilité du processus de production Le pilotage de l outil de production (moyens & MO) Les indicateurs de pilotage de la chaîne logistique La gestion des aléas, dont les évolutions * Formaliser le cadre de la relation dans une convention logistique et établir un plan de progrès commun. Compter environ 10 jours de travail minimum pour mener cette démarche avec un fournisseur Facteurs clés de succès Support durable de la hiérarchie Cohérence des politiques et attitudes Achats et Supply Chain Partage, professionnalisme, humilité, fiabilité, flexibilité et ténacité Dans un processus client-fournisseurs les deux parties sont contributives à la performance finale Pour progresser, il faut PARTAGER avec les Fournisseurs une analyse objective des flux et un plan d action commun La démarche logistique est contributive au processus Achat gains en performance logistique: Tx service, stocks, coûts 8

9 Guide pratique d'optimisation des stocks La GPA (Gestion Partagée des Approvisionnements) ou VMI (Vendor Managed Inventory) La Gestion Partagée des Approvisionnements (GPA) entre client et fournisseur. C est l équivalent des concepts anglo-saxons de VMI (Vendor Managed Inventory), SMI (Supplier Managed Inventory) ou encore CMI (Co-Managed Inventory) Le VMI fut introduit en 1992 par Kurt Solomon Associates. - Achats / Approvisionnements / SCM / Fournisseurs - Sur des produits dont les besoins présentent une certaine récurrence - La relation client/fournisseur a atteint une maturité suffisante - Le fournisseur est capable d assimiler les données transmises Dans une relation client/fournisseur utilisant ce concept, le fournisseur ne se contente plus d exécuter simplement les ordres passés par le client. En adoptant une démarche collaborative, le fournisseur devient co-responsable de l approvisionnement des entrepôts du client sur la base des données qui lui sont transmises et dans le strict respect des règles définies (maintien du stock entre une limite haute et une limite basse de montant ou de volume) A partir des informations concernant les stocks et/ou les ventes transmises par le client, le fournisseur peut lui-même calculer ses prévisions de besoins, adapter sa production et ses ressources logistiques. Ce système est notamment utilisé en France par les hypermarchés dans la grande distribution, où certaines grandes marques (Coca-Cola, Danone...), assurent elles-mêmes le réapprovisionnement. Le distributeur met à disposition du fournisseur les états de vente et celui-ci retourne des propositions de mise en place de stocks. En fait, le client sous-traite complètement la responsabilité de la gestion de son stock à son fournisseur, même s il en reste le propriétaire. On rencontre aussi des cas de VMI sur stock en dépôt de consignation aussi appelé stock de consignation - dans lesquels le stock localisé chez le client appartient au fournisseur jusqu à l instant de la déclaration de consommation par le client. Lire suite sur page suivante Basé sur le partage de l information, sur la coopération et l adoption d une stratégie gagnant-gagnant, la GPA a pour objectif la réduction des stocks, le passage d une logique de flux poussés à une logique de flux tirés et l adaptation des moyens et ressources aux besoins réels des ventes. ATTENTION Ne pas regretter le temps passé à préciser les règles de fonctionnement génériques. Ne pas éluder les aspects juridiques (assurances, responsabilités, ) C est un changement culturel profond. Ce concept apporte au fournisseur l opportunité de mieux gérer sa production, de mieux maîtriser son propre stock et d optimiser ses coûts logistiques. Coté acheteur, il apporte une meilleure disponibilité et une réduction des cas de rupture (meilleur taux de service), une meilleure anticipation du flux, des réductions de coût et des améliorations des conditions de paiement. La GPA peut-elle être créatrice de valeur? (P.Gentine - Accenture) Guide pratique d'optimisation des stocks Stocks et Modes de Gestion Contraintes externes à la mise en place: - Les règles de gestion et les contraintes associées (respect des cycles de planification / des tailles de lot / fréquence et séquences de fabrication, ) sont bien sûr beaucoup plus délicates à gérer qu un simple achat. - Le cycle de mise à jour GPA (échange des données) et le niveau de réactivité du fournisseur doivent être coordonnés à un niveau réaliste. Par exemple: rien ne sert de faire des mises à jour quotidiennes si le fournisseur gère à la semaine. - Les outils disponibles sur le marché ne sont pas efficaces.ils se bornent souvent à supporter la transmission des messages requis. Peu intègrent des moteurs de proposition de réapprovisionnement n intégrant pas d outils de planification ou de gestion du transport.les GPA sont souvent associées à des modes d échange électronique (voir fiche EDI) Une démarche GPA doit démarrer avec des expérimentations pilotes afin de rôder les systèmes d information et de préciser les règles de fonctionnement Contraintes internes: - Il faut définir les règles préliminaires: 1- les règles de fonctionnement génériques: liées aux échanges de données: horizon de prévisions? Maille? Période gelée/non gelée? % de variation autorisés? 2- les règles de fonctionnement spécifiques: dépendant du contexte de chaque relation et précisant le partage des rôles et les degrés de liberté de chaque partenaire (modules de fabrication, de livraison, leurs ajustements, les règles de facturation, ) 3- les règles de partages des résultats: c est le «moteur de progrès» de la relation. Elles précisent les engagements pris par chaque partenaire (sur les prévisions, les pénalités de retard, ) et le niveau de risque encouru. La GPA devient réellement intéressante lorsque la majorité des échanges entre les deux partenaires suivent ce concept et qu une véritable logique collaborative s est instaurée. 9

10 (suite) Lexique français / anglais Accord d'achat générique Accord de dérogation Accord de partage des économies Accusé de réception Achat de capacité Achat de capacité Acheteur Acheteur Approvisionneur Appel de livraison ouvert Approvisionnement Approvisionnement exclusif Approvisionnements multiples Approvisionneur Approvisionneur Assurance qualité fournisseur Atelier externe Bon de retour Open-to-buy Authorized deviation Incentive arrangement Acknowledgement Capacity buying Purchasing capacity Buyer Buyer / Planner Open-to-receive Procurement Single sourcing Multisourcing Planner/buyer Supplier scheduler Supplier quality assurance Outside shop Shipping order debit memo (suite) Lexique français / anglais Certificat de conformité Code fournisseur Commande d'achat Commande ouverte Confirmation de commande Consignation Contrat annuel Contrôle à la source Coût de lancement / Passation Décision "aire ou acheter" Délai d'achat Délai d'approvisionnement Délai fournisseur Demande d'information Devis Différentiel de transport Ecart sur prix d'achat Certificate of compliance Supplier number Purchase order Blanket purchase order Confirming order Consignment Annualized contract Source inspection Ordering cost Make-or-buy decision Purchasing lead-time Procurement lead-time Supplier lead-time Request for information (RFI) Quotation Freight equalization Purchase price variance 10

11 (suite) Lexique français / anglais Engagement de prix Envoi Evaluation des fournisseurs Evaluation d'offre Excédent de livraison Expédition en direct Externalisation Fournisseur Fournisseur de substitution Fournisseur en situation de monopole Fournisseur exclusif Fournisseur homologué Fournisseur partenaire Fournisseur privilégié Gestion Partagée des Approvisionnements (GPA) Groupage Homologation fournisseur Price protection Consignment Purchasing performance measurement Bid Evaluation Overrun Drop shipment Outsourcing Supplier Supplier alternate Sole-source supplier Single-source supplier Certified supplier Supplier partner Preferred supplier Vendor-Managed Inventory (VMI) Consolidation Supplier certification (suite) Lexique français / anglais Implication au plus tôt des fournisseurs Indexation Marché acheteur Offre Partenariat client-fournisseur Partenariat externe Partenariat fournisseur Partenariat fournisseur Passation de commande Pièce achetée Pièces de quai à magasin Plan de sélection à coût pondéré Planification partagée des approvisionnements Prix à la date de livraison Produit près à la vente Programmation des fournisseurs Qualité à la source Early Supplier Involvement (ESI) Escalation Seller's market Bid Customer-supplier partnership Outpartnering Collaborative supply relationship Supplier partnership Order placement Purchased part Dock-to-stock inventory Cost-ratio plan Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR) Price prevailing at date of shipment Floor-ready to merchandise Supplier scheduling Quality at the source 11

12 (suite) Lexique français / anglais Recherche stratégique de fournisseurs Regroupement de fournisseurs Retour fournisseur Source unique Tolérance d'expédition Tournée de ramassage Usine externe Strategic sourcing Supplier clustering Return to supplier Sole source Shipping tolerance Milk run External factory (suite) Lexique english / french Acknowledgement Annualized contract Authorized deviation Bid Bid Evaluation Blanket purchase order Buyer Buyer / Planner Capacity buying Certificate of compliance Certified supplier Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR) Collaborative supply relationship Confirming order Consignment Consignment Accusé de réception Contrat annuel Accord de dérogation Offre Evaluation d'offre Commande ouverte Acheteur Acheteur Approvisionneur Achat de capacité Certificat de conformité Fournisseur homologué Planification partagée des approvisionnements Partenariat fournisseur Confirmation de commande Consignation Envoi 12

13 (suite) Lexique english / french Consolidation Cost-ratio plan Customer-supplier partnership Dock-to-stock inventory Drop shipment Early Supplier Involvement (ESI) Escalation External factory Floor-ready to merchandise Freight equalization Incentive arrangement Make-or-buy decision Milk run Multisourcing Open-to-buy Open-to-receive Order placement Groupage Plan de sélection à coût pondéré Partenariat client-fournisseur Pièces de quai à magasin Expédition en direct Implication au plus tôt des fournisseurs Indexation Usine externe Produit près à la vente Différentiel de transport Accord de partage des économies Décision "aire ou acheter" Tournée de ramassage Approvisionnements multiples Accord d'achat générique Appel de livraison ouvert Passation de commande (suite) Lexique english / french Ordering cost Outpartnering Outside shop Outsourcing Overrun Planner/buyer Preferred supplier Price prevailing at date of shipment Price protection Procurement Procurement lead-time Purchase order Purchase price variance Purchased part Purchasing capacity Purchasing lead-time Purchasing performance measurement Coût de lancement / Passation Partenariat externe Atelier externe Externalisation Excédent de livraison Approvisionneur Fournisseur privilégié Prix à la date de livraison Engagement de prix Approvisionnement Délai d'approvisionnement Commande d'achat Ecart sur prix d'achat Pièce achetée Achat de capacité Délai d'achat Evaluation des fournisseurs 13

14 (suite) Lexique english / french Quality at the source Quotation Request for information (RFI) Return to supplier Seller's market Shipping order debit memo Shipping tolerance Single sourcing Single-source supplier Sole source Sole-source supplier Source inspection Strategic sourcing Supplier Supplier alternate Supplier certification Supplier clustering Qualité à la source Devis Demande d'information Retour fournisseur Marché acheteur Bon de retour Tolérance d'expédition Approvisionnement exclusif Fournisseur exclusif Source unique Fournisseur en situation de monopole Contrôle à la source Recherche stratégique de fournisseurs Fournisseur Fournisseur de substitution Homologation fournisseur Regroupement de fournisseurs (suite) Lexique english / french Supplier lead-time Supplier number Supplier partner Supplier partnership Supplier quality assurance Supplier scheduler Supplier scheduling Vendor-Managed Inventory (VMI) Délai fournisseur Code fournisseur Fournisseur partenaire Partenariat fournisseur Assurance qualité fournisseur Approvisionneur Programmation des fournisseurs Gestion Partagée des Approvisionnements (GPA) 14

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