Réunion de restitution des travaux Réunion plénière. Vendredi 10 juillet ARS Ile de France

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Isaac Pierre
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1 Réunion de restitution des travaux Réunion plénière Vendredi 10 juillet ARS Ile de France

2 ORDRE DU JOUR Point d avancement sur la démarche Présentation des outils constitués par les groupes de travail Retours sur les premiers accompagnements en établissement Perspectives

3 ORDRE DU JOUR Point d avancement sur la démarche Présentation des outils constitués par les groupes de travail Retours sur les premiers accompagnements en établissement Prochaines étapes

4 AVANCEMENT DE LA DEMARCHE Livrables Gains 50 % 50 %

CAPITALISATION SUR LA DEMARCHE Rédaction d un état de l art de la fonction achat approvisionnement par les équipes du Resah Sommaire 1. Présentation des fonctions achat et approvisionnement 2.

5 CAPITALISATION SUR LA DEMARCHE Rédaction d un état de l art de la fonction achat approvisionnement par les équipes du Resah Sommaire 1. Présentation des fonctions achat et approvisionnement 2. Paysage des achats hospitaliers en France et en Europe 3. Modalités d organisation de la fonction achat approvisionnement 4. Grands ratios / seuils de la fonction qui vont déterminer l organisation 5. Autres aspects qui vont déterminer les modalités d organisation 6. Quelles évolutions de la fonction à 10 ans?

6 ORDRE DU JOUR Point d avancement sur la démarche Présentation des outils constitués par les groupes de travail Autodiagnostic Fiches de mission Parcours de formation Retours sur les premiers accompagnements en établissement Prochaines étapes

7 AVANCEMENT DE L AUTODIAGNOSTIC Construction du contenu attendu du questionnaire et des restitutions => ok Développement du questionnaire sur une plateforme Web et des restitutions => en cours Test sur des GHT pilotes => prévu sur le second semestre

8 PRINCIPES DE L AUTODIAGNOSTIC Questionnaire établissement Questionnaire d autodiagnostic rempli par l établissement Positionnement GHT Restitution des questionnaires du GHT sous forme de benchmark Positionnement régional Restitution des questionnaires saisis sous forme de benchmark régional

Nom de l'établissement Adresse Directeur @ standard Directeur adjoint en charge des achats @ Description de l'établissement Statut juridique Activité principale en fonction du nombre de lits

Nombre de lits Nombre de séjours Spécialités médicales Informations budgétaires Budget global établissement Budget H T2 T3 T1 pour l'interim et la formation Effectifs (en ETP) NB etp global médical

9 Nom de l'établissement Adresse standard Directeur adjoint en charge des Description de l'établissement Statut juridique Activité principale en fonction du nombre de lits L'établissement est-il en processus d'engagement dans une CHT? Si oui, avec quel(s) établissement(s)? Nombre de lits Nombre de séjours Spécialités médicales Informations budgétaires Budget global établissement Budget H T2 T3 T1 pour l'interim et la formation Effectifs (en ETP) NB etp global médical Grands brûlés Soins intensifs Réanimation Urgences générales Urgences pédiatriques Néonatologie Obstétrique soignant et médico technique administratif et technique Médecine Chirurgie cardiaque Neurochirurgie Chirurgie orthopédique Oncologie Hématologie Hémodialyse Oui Dialyse Non Autres chirurgie FOCUS SUR LE QUESTIONNAIRE LE CONTENU Préambule expliquant la démarche Fiche identité établissement Fiche établissement Questionnaire organisé par thématiques En appui : boîte à outils Glossaire Détail des familles et segments Autres outils

FOCUS SUR LE QUESTIONNAIRE - LES THEMATIQUES 1 Stratégie et positionnement de la fonction achat approvisionnement 2 Organisation et ressources de la fonction achat

10 FOCUS SUR LE QUESTIONNAIRE - LES THEMATIQUES 1 Stratégie et positionnement de la fonction achat approvisionnement 2 Organisation et ressources de la fonction achat approvisionnement 3 Cartographie des achats et de l approvisionnement 4 Pilotage de la fonction achat approvisionnement 5 SI achat et approvisionnement 6 Processus achat et approvisionnement

11 FOCUS SUR LE QUESTIONNAIRE ILLUSTRATION

12 FOCUS SUR LE QUESTIONNAIRE ILLUSTRATION

EXEMPLES DE RESTITUTIONS CARTOGRAPHIE DES ACHATS Niveau de transversalité de la fonction achat Cartographie des achats Ratio = Montant des achats d exploitation supervisé par la

13 EXEMPLES DE RESTITUTIONS CARTOGRAPHIE DES ACHATS Niveau de transversalité de la fonction achat Cartographie des achats Ratio = Montant des achats d exploitation supervisé par la direction des achats / Montant total des achats d exploitation Mutualisation Ets X : 45% Médiane : 60% Maximum : 80% Durée moyenne des stocks Ets X : 40 jours Médiane : 45 jours

14 EXEMPLE DE RESTITUTIONS CARTOGRAPHIE DES APPROVISIONNEMENTS Nombre de jours de stock par magasin Nombre moyen de commandes Pharmacie Ets X : 2000 commandes Médiane : 3000 commandes Hors pharmacie Ets X : 5000 commandes Médiane : 5600 commandes

MODALITÉS DE TEST DES PILOTES Dispositif interne proposé 1 chef de projet 1 référent par établissement Mécanisme d appui Chargé de mission Resah en appui Appui au remplissage Animation d un atelier

15 MODALITÉS DE TEST DES PILOTES Dispositif interne proposé 1 chef de projet 1 référent par établissement Mécanisme d appui Chargé de mission Resah en appui Appui au remplissage Animation d un atelier de restitution de l autodiagnostic et d élaboration de préconisations Délai Délai de test 2 mois - Saisie des données sur 6 semaines - Atelier de restitution et d élaboration des préconisations à l issue 15

16 ORDRE DU JOUR Point d avancement sur la démarche Présentation des outils constitués par les groupes de travail Autodiagnostic Fiches de mission Parcours de formation Retours sur les premiers accompagnements en établissement Prochaines étapes

17 PRINCIPES RETENUS POUR LES FICHES DE MISSION Objectifs Définir les missions principales des fonctions achat approvisionnement, et le regroupement de ces missions dans une logique d efficience Faciliter la construction des fonctions achat et approvisionnement des groupes hospitaliers de territoire, en formalisant un canevas des équipes à mobiliser et des missions à remplir Enjeux Fiches adaptées aux fonctions achat des établissements, mais transposables au contexte GHT : Nouvelles missions induites par la professionnalisation des achats par exemple : contrôleur de gestion achat Missions existantes possibilité de spécialiser les agents sur les fonctions d achat et d approvisionnement Recrutement mutualisés possibles sur certaines fonctions exemple : juriste expert Choix faits Pas de description d organigramme type Pas de notion de dimensionnement / taille critique à ce stade

18 FICHES DE MISSION ET CHARTES DEFINIES Responsable des achats et des approvisionnements Acheteur Contrôleur de gestion achat Référent logistique de pôle Gestionnaire de commande Juriste Prescripteur Utilisateur

19 UN EXEMPLE LES REGLES D OR DU PRESCRIPTEUR

20 ORDRE DU JOUR Point d avancement sur la démarche Présentation des outils constitués par les groupes de travail Autodiagnostic Fiches de mission Parcours de formation Retours sur les premiers accompagnements en établissement Prochaines étapes

21 PRINCIPES RETENUS POUR LES PARCOURS DE FORMATION Objectifs Professionnaliser les fonctions achat et logistique grâce à des formations adaptées et priorisées Faciliter la montée en compétence des agents à leur prise de fonction ou lors d évolution de missions Homogénéiser les compétences entre les établissements de santé au sein d un même GHT Structuration des parcours de formation Parcours de formation complets, définis par acteurs 3 types de formation Savoir faire Savoir être Outils Propositions de réunions transversales intra-établissement type formation - action

22 CONTENU DES PARCOURS DE FORMATION

23 ORDRE DU JOUR Point d avancement sur la démarche Présentation des outils constitués par les groupes de travail Retours sur les premiers accompagnements en établissement Prochaines étapes

24 PAA AVANCEMENT DE LA DEMARCHE DANS LES ETABLISSEMENTS Hôpital FOCH Terminé CHI Poissy St Germain Terminé IHFB Terminé CHI Villeneuve St Georges Terminé EPS Ville Evrard Terminé

25 RETOUR SUR LES ACCOMPAGNEMENTS REALISES Facteurs clés de succès : Chef de projet moteur Soutien de la direction générale Difficultés rencontrées : Décalages dans le temps des accompagnements Difficultés pour l obtention de données fiabilisées Contraintes liées la planification des entretiens et la disponibilité des acteurs

26 DEMANDES CONCERNANT LES ACTIONS CIBLEES Type d actions : Réalisation ou actualisation de la cartographie achats en vue de la poursuite du PAA Accompagnement au dialogue acheteur-prescripteur (principalement titre 2) Accompagnement sur des volets approvisionnement : mise en place de dotations, harmonisation de produits Aide au calcul des gains Conditions pour l accompagnement : Avoir un PAA pour 2015, l appui sur ces actions ciblées devant permettre de sécuriser l atteinte d un minimum de 2% de gains sur le périmètre des achats total.

27 PAA AVANCEMENT DES GAINS ATTENDUS ,9 0 Au 01/06/15 : 6,9 M de gains achats prévisionnels, soit 49,5% de la cible

28 ORDRE DU JOUR Point d avancement sur la démarche Présentation des outils constitués par les groupes de travail Retours sur les premiers accompagnements en établissement Prochaines étapes

29 PAA ET AU SECOND SEMESTRE? Etablissements prévus au 2 nd semestre 1 er PAA CH Victor Dupouy CHI Robert Ballanger GH Simone Veil CHT Ste Anne Perray Vaucluse Maison Blanche Mise en place d actions ciblées GH Diaconesses Croix St Simon CH Saint Denis CASH de Nanterre

30 ORGANISATION LES PROCHAINES ETAPES Accompagnement d établissements pilotes GHT pilote 1 GHT pilote 2 Remplissage de l autodiagnostic pour chaque établissement partie Restitution établissement / GHT Appui à l élaboration de préconisations d évolution de l organisation Test des fiches de mission et parcours de formation Remplissage de l autodiagnostic pour chaque établissement partie Restitution établissement / GHT Appui à l élaboration de préconisations d évolution de l organisation Test des fiches de mission et parcours de formation Bilan des GHT pilotes décembre 2015 / janvier 2016

31 ORGANISATION - MODALITES DE TEST DES OUTILS SUR LES PILOTES Lancement du pilote Remplissage de l outil d autodiagnostic sur chaque établissement délai 6 semaines Coordination par un interlocuteur du GHT Présence d un chargé de mission Resah Réunion de restitution de l autodiagnostic et d élaboration de préconisations sur cette base Retour d expérience à l issue de la phase pilote

32 Merci de votre attention

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