Citia Refonte du SI : Cahier des charges partie CRM / ERP

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1 Citia Refonte du SI : Cahier des charges partie CRM / ERP Date limite de remise des offres : vendredi 16 septembre 2016 Contexte général : qui sommes-nous, que faisons-nous Citia (Cité de l image en mouvement) est un établissement public (EPCC) composé de trente-six permanents, l effectif interne augmente jusqu à 100 personnes lors de l organisation de son plus gros évènement, le festival international du film d animation d Annecy et son marché. Citia organise tout au long de l année des évènements de grande et petite taille de 20 à 8000 participants. Citia est aussi un acteur majeur dans le développement économique des industries créatives en Haute-Savoie (fond d aide, aide à l implantation des entreprises, édition de guide de référence ). Citia développe et participe à différentes formations, de l école primaire aux formations supérieures. L EPCC Citia a été créé en 2006 mais s appuie sur la longue expérience et les méthodes de travail du festival international du film d animation d Annecy qui existe depuis Une grande majorité des processus métiers sont internalisés et s appuient sur un système d information hétérogène et vieillissant. Citia rentre dans le cadre de la gestion comptable public (en lien avec la cour des comptes). Objectifs généraux de la refonte du SI : ce que nous voulons faire et dans quel cadre Ce projet a pour objectif la remise à plat et l assainissement des méthodes de travail ainsi que les outils informatiques qui les accompagnent (l ensemble du SI). L objectif principal est d uniformiser, rationaliser les méthodes de travail, améliorer les performances et la productivité afin de gagner du temps qui sera réinvesti sur de nouveaux projets. Le futur SI devra impérativement centraliser les données pour éviter les multiples couches d outils / bases de données actuellement en place. Nous avons identifiés que le projet globale se situe à la croisée de systèmes type ERP : Enterprise Resource Planning, CRM : Customer Relationship Management, DMS : Document Management System, BPM : Business Process Management La prestation demandée s inscrit dans ce cadre général de refonte de l intégralité du SI. Le schéma page 6 permet d avoir un aperçu des différents champs d actions couvert par l ensemble du SI et montre clairement (cadre jaune) le périmètre que doit couvrir la prestation demandée dans ce cahier des charges. 1 / 7

2 Objectifs de la prestation : ce que nous attendons de votre prestation La prestation se concentrera sur la partie CRM / ERP, l ensemble des processus métiers font l objet d un autre développement (en interne). La compatibilité et la porosité entre ces deux systèmes est indispensable. Nous n envisageons pas à ce stade de modifier notre logiciel comptable (Progema) mais la solution proposée devra interagir avec cette solution. Un rapprochement avec l éditeur Progema est en cours pour identifier les possibilités d interactions (API, connecteurs BDD ). La prestation doit comprendre : - L analyse et la compréhension des besoins CRM/ERP de Citia - La proposition d une ou plusieurs solutions du marché - L accompagnement et la mise en place d une solution CRM / ERP. - L accompagnement et la mise en place du lien CRM / ERP comptabilité outils métiers. - La conduite du changement / la formation / l accompagnement des équipes interne sur ces nouvelles méthodes de travail. Contexte d usage actuel : la situation actuelle du SI de Citia Les outils actuels sont : différentes base de données sous FileMakerPro (SGBD), un intranet développé en interne (PHP/MYSQL), un backoffice développé en interne (PHP/MYSQL), un logiciel de comptabilité public (Progema), une solution de gestion de projet cloud (Basecamp), des lecteurs réseaux spécialisés (photos, vidéo, textes ) et la suite Office (2013). L ensemble de ces outils sont déployés sur les serveurs internes de CITIA maintenus par le service Systèmes d informations composé de 6 collaborateurs (Un admin système et réseau, 3 développeurs, un UX designer, 1 chef de projet). Nous avons aussi différents serveurs en ligne hébergeant nos sites web qui sont directement liés à nos outils internes. Il n y a actuellement aucun système informatique équivalent à un ERP ou un CRM. Certains outils de l intranet actuel permettent d effectuer diverses taches comme des devis ou des bons de commandes. Les ressources humaines sont gérées manuellement. Les outils et processus métiers actuels ont été mis en œuvre au fur et à mesure de l apparition des besoins sans réel uniformité. Le résultat est un ensemble d outils informatiques hétérogènes et pas toujours synchrones, utilisés par différentes personnes dans des contextes quasi similaire. Il y a donc une redondance d informations dans différents outils et tout ce que cela représente comme contraintes pour tous (chronophage, source d erreur, manque de souplesse fasse à l imprévu, inefficacité ). 2 / 7

3 Méthodologie de travail : quel est la démarche de Citia pour réaliser ce projet? Ce projet a été initié en septembre 2015 par la direction de CITIA. Deux personnes ont été nommées pour mener à bien ce projet : Christelle Rony et Jérémy Clerc (c est nous ). Nous avons mis en place une méthode (en cours d exécution) découpée en 3 parties : 1. Phase d audit (de septembre 2015 à mars 2016) Nous avons réalisé un audit en interne afin de recenser toutes les activités des collaborateurs et les prestataires extérieurs. Nous avons référencé les outils utilisés, les modes de transmission de l information, l ensemble des documents fabriqués et utilisés, les principaux points de crispation (service par service). Le résultat est aujourd hui sous forme de schéma sur papier A1. En complément nous avons listé une partie des besoins exprimés par les collaborateurs. Ce travail nous a permis de lister les principaux champs d action que couvre (ou non) le SI actuel. 2. Analyse des données, étude du marché et des solutions proposées (de février 2016 à octobre 2016) Nous avons repris chacun des audits afin d identifier le périmètre d action de l entreprise. Nous avons aussi identifiés différentes méthodes de travail (selon les services) qui pourraient être rationnalisées / harmonisées. En parallèle nous avons rencontrés des acteurs du marché. A ce jour nous souhaitons nous faire accompagner pour poursuivre ce projet, objectif de cette prestation. 3. Choix d une solution et mise en œuvre : de juillet 2016 à fin 2016 Choix d un prestataire d accompagnement, choix d une solution, déploiement, personnalisation, formation... 3 / 7

4 Contraintes, risques et enjeux identifiés : ce qui nous semble essentiel La refonte de la totalité du SI est un projet complexe mais nécessaire pour l évolution de Citia. Voici les facteurs clés de la réussite et les risques identifiés à ce jour. Facteurs clés de la réussite : - Adhésion de l ensemble des collaborateurs à ce changement - Implication et prise en compte des besoins de chacun des collaborateurs - Définition d objectifs, de délais et de méthode de mise en œuvre détaillée respectés - Formation et accompagnement de qualité des collaborateurs pour le changement - Prise en main et appropriation rapide par l ensemble des collaborateurs Risques et freins : - Inverse des facteurs clés de la réussite - Utilisation d anciens et nouveaux processus en parallèle et pour longtemps - Perte de données lors de la migration 4 / 7

5 Quelques points de généralités sur cette future solution : Cette solution sera utilisée par l ensemble des collaborateurs internes de CITIA physiquement présents dans les bureaux ou à distance (déplacements, correspondants étrangers ) en permanence. Elle sera aussi utilisée par différents collaborateurs extérieurs (prestataires, soustraitants, clients ) pour échanger des informations. Cette solution doit être accessible sur différents périphériques (desktop, tablette, mobile) et sur tous les systèmes d exploitation. Cette solution doit être «user-friendly» avec un soin particulier concernant l ergonomie. Les données devront être stockées de manière sécurisée/cryptée avec un contrôle de la part de Citia (possibilité de sauvegarde). Cette solution doit être personnalisable. Elle doit être ouverte via une API pour interagir avec les outils/process métiers de CITIA et la partie comptabilité public. Des connecteurs vers d autres solutions du marchés ainsi qu un éco-système d applications développées par la communauté sont un plus. Champ d action ciblé : liste non-exhaustive des fonctionnalités que doit couvrir la solution Gestion des aspects commerciaux : - Négociation client, - Devis, - budgets prévisionnels / réalisés, - Objectifs de vente et suivi, - Gestion fournisseurs, appels d offres/consultations, - Catalogue produit commercialisés, - bon de commande / livraison Gestion des ressources humaines : - Annonces d emploi, processus de recrutement, - fiche mission, contrat de travail, gestion carrière, - Déplacements : ordre de mission, note de frais, - absences/congés/arrêt de travail, planning, Gestion des projets : - Organisation des projets, - Ordre du jour des réunions, compte-rendu, - Taches utilisateur, suivi de projet... - Echanges collaboratifs interne et externe 5 / 7

6 Ce projet vient s intégrer dans un système d information beaucoup plus large, le schéma ci-dessous décrit les grandes lignes du reste du système d information de CITIA et permet de comprendre l intégration nécessaire : 6 / 7

7 Planning prévisionnel : à affiner en fonction de l évolution du projet - 16 septembre 2016 : Réponse à ce cahier des charges des différents prestataires - Automne : choix de la solution ERP/CRM - Fin de l automne : paramétrage et développements spécifiques si besoins (interaction avec le reste du SI) - Fin d année : formation des équipes internes Contacts et suivi de projet : nous sommes là pour vous apporter des précisions Christelle Rony : ChristelleRony@citia.org Responsable Forum Blanc et Rencontres professionnelles Jérémy Clerc : JeremyClerc@citia.org Responsable systèmes d'informations Remise des offres : ce que nous attendons de vous pour septembre! Merci de nous faire parvenir par à christellerony@citia.org et jeremyclerc@citia.org avant le 16 septembre 17h00 : - Descriptif des moyens mis en œuvre pour l accomplissement de la prestation - Piste de solutions techniques - Référence de votre entreprise sur des projets similaires - Estimation budgétaire 7 / 7