DGBI. Direction générale des biens immobiliers (DGBI) Gestion nationale des locaux et solutions pour le milieu de travail

Transcription

1 Direction générale des biens immobiliers (DGBI) Gestion nationale des locaux et solutions pour le milieu de travail DGBI Ce que vous devez savoir au sujet de la gestion des locaux à bureaux Institut des Biens Immobilier du Canada 19 novembre, 2014

2 Aperçu Rappel au sujet de Milieu de travail 2.0 Quand est-ce bénéfique de mettre en œuvre Milieu de travail 2.0? Étapes de projet et membres d équipe Outils et Normes d aménagement Responsabilité en matière de financement Leçons apprises Exemples de projects Questions 2

3 Rappel au sujet de Milieu de travail 2.0 Milieu de travail 2.0 est une initiative lancée à l échelle du gouvernement qui a été élaborée et dirigée par TPSGC en réponse à l engagement du greffier du Conseil privé de renouveler la fonction publique. Cette initiative a été mise en relief récemment dans Objectif Les Normes d aménagement du gouvernement du Canada relatives à l initiative Milieu de travail 2.0 font partie des engagements du Budget 2012 de réaliser des économies sur une période de sept ans en appui au Plan pour la réduction du déficit. Les Normes sont utilisées pour créer un milieu de travail moderne et flexible ainsi que pour vous aider à réaliser des économies au sein de votre propre organisation. Piliers du renouvellement Milieu de travail 2.0 Créer un milieu de travail moderne qui saura attirer des fonctionnaires, les maintenir en poste et leur donner les moyens de mieux servir la population canadienne en travaillant de façon plus efficace, écologique et saine. 3

4 Quand mettons-nous en œuvre le Milieu de Travail 2.0? 4

5 Quand est-ce bénéfique de mettre en œuvre Milieu de travail 2.0? Du point de vue des personnes: Lors de la mise à jour des plans de ressources humaines Lorsque les politiques de télétravail sont créés ou mises à jour Lors de l exercise de gestion de données GCDocs Lorsque les politiques de gestion des documents sont mises à jour Du point de vue des locaux: À la fin d un accord d'occupation de TPSG ou à l expiration du bail Lorsque vous devez satisfaire à de nouvelles exigences en matière de locaux Lorsque vous regroupez des programmes ou des bureaux situés à divers emplacements Optimisation de l espace pour devenir plus productif et efficace Du point de vue de la technologie: Lors de l achat de nouveaux équipements / technologies Lors de l implentation de la technologie sans fil ainsi que la voix sur protocole internet (VoiP) 5

6 Intégration de la technologie TPSGC travaille avec Services partagés Canada (SPC) pour intégrer certaines initiatives en matière de technologie, y compris : la solution d entreprise du gouvernement du Canada la technologie sans fil la vidéoprésence La voix sur le protocole Internet (VoIP) 6

7 Comprendre les étapes du projet Demande du client Analyse d options et approbation Conception et construction Étape de début de projet Definition Énoncé des exigences Étape d identification de projet Lancement Faisabilité Analyse Approbation de projet (budget, échéancier, portée) Étape de réalisation de projet Planification Conception Mise en oeuvre (demolition et construction) Mise en service Clôture de la réalisation 7

8 Membre de l équipe de projet Rôles et responsabilités: Ministère client ou organisme Identifier les besoins du client (Questionnaire des besoins de locaux du client) S assurer que le financement du client est sécurisé Conseiller des Services de gestion des locaux destinés aux clients/ Gestionnaire: Gérer les besoins en espace client (court et long terme) Lancer le projet (énoncé des besoins) Chef de projet: Analyser les options et obtenir l approbation du projet Établir la portée du projet, les échéanciers et le budget Gestionnaire de projet: Veiller à l exécution du projet selon les paramètres établis 8

9 Où devrais-je commencer? Divers outils et normes sont disponibles afin d aider les clients à identifier leurs besoins pour leurs projets et pour leurs locaux : Manuel - Projets de locaux 101 Trousse d outils relative à l initiative Milieu de Travail 2.0 Normes d attributions des locaux Normes d aménagement du gouvernement du Canada relatives à l initiative Milieu de Travail 2.0 Calculateur de superficie Lignes directrices des locaux à usages particuliers Processus d accréditation du Milieu de Travail 2.0 9

10 Évolution du Milieu de Travail OR Solution Intégrées Comité Sous Milieu de Travail Ministre Avril 2012 Juin Jan 2012 Juin 2013 Introduction Sous Ministre

11 Milieu de Travail 2.0 Normes et flexibilité Normes d aménagement du gouvernement du Canada relatives à l initiative Milieu de Travail Application pangouvernementale Permet une grande flexibilité dans la conception de l'espace de travail du gouvernement fédéral 11

12 Profils des travailleurs 12

13 Profils des travailleurs 13

14 Profils des travailleurs 14

15 Profils des travailleurs 15

16 Profils des travailleurs 16

17 Nouvelles aires de travail ouvertes

18 Espace collaboratif Aires de collaboration ouvertes Salles de réunion Cuisinettes et espaces multifonctionnels 18

19 Options et flexibilité 19

20 Faire évoluer la fonction publique... TPSGC, Gatineau, Qc Délaisser l espace personnel.. au profit de l espace de groupe Défense Nationale, Gatineau, Qc 20

21 Normes d attributions des locaux (2012) Postes de travail Locaux de soutien Aire de circulation Allocation de locaux à bureaux Postes de travail et bureaux fermés: Selon le profil des travailleurs Bureaux fermés pour le personnel de direction et les équivalents (EX-02 et +) Locaux de soutien: Allocation Standard de locaux de soutien Allocation varie en fonction du type d espace de bureau (bureau d administration générale, bureau de contact avec le public et bureau pour fonctions quasi-judiciaire) Aire de circulation: Corridors Allées Accès aux postes de travail Établit la répartition MAXIMALE de l espace: Facteur d utilisation de l espace (m2/etp) varie (échelle mobile) Ne comprend pas les locaux à usage particuliers (LUP) 21

22 Approbations et régie Les Normes d aménagement relatives à l initiative Milieu de travail 2.0 sont appuyées par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et TPSGC à tous les niveaux de direction. Les demandes de clients qui entraînent une hausse ou une diminution de la qualité de l'aménagement ou la création de locaux à bureaux non standards sont considérées comme non conformes et sont assujetties au processus d approbation. Les Normes d aménagement relatives à l initiative Milieu de travail 2.0 constituent le point de départ pour la définition de non-conformité; toutefois, rien ne pourra jamais remplacer le bon sens et le jugement. Les retombées générales pour les contribuables et l État l emportent sur les avantages apportés à un client en particulier et sur ces normes. 22

23 Comment suivre les normes Se familiariser avec les Normes d attributions des locaux ainsi que les Normes d aménagement du gouvernement du Canada Communiquez tôt avec toutes les parties prenantes pour répondre aux exigences Discuter des enjeux et des exigences avec le chef de projet de TPSGC dès que possible Explorez toutes les options viables et utiliser les outils disponibles afin d assurer la conformité Obtenir l'approbation et le financement de tous les coûts associés aux éléments non conformes, y compris le loyer, l'aménagement et l entretien 23

24 Processus d approbation des demandes de non-conformité Le cas de non-conformité est identifié. Le client élabore une analyse de rentabilisation. Soumission au SMA, DGBI Le Comité des normes de gestion des locaux examine la demande et formule des recommandations. Le SMA, DGBI, prend une décision concernant la demande d approbation. 24

25 Locaux à usage particulier (LUP) Les locaux à usage particulier sont des locaux supplémentaires et non standards dont un ministère a besoin pour mener des activités uniques bien précises qui sont essentielles à l'exécution de ses programmes (laboratoires, salles d'entrevue, ateliers de métier, etc.). Il revient au directeur général régional d'approuver les locaux à usage particulier propres à un projet. Certaines régions ont toutefois subdélégué ce pouvoir. Les demandes nationales de locaux à usage particulier propres à un programme peuvent être soumises pour l'approbation du SMA, conformément à la section A2.3 des Normes d'aménagement. 25

26 Calculateur de superficie Le Calculateur de superficie: est un outil qui a été developpé par TPSGC permet de déterminer la superficie totale pouvant être attribuer dans le cadre d'un projet particulier; permet d établir une estimation générale de la superficie nécessaire dans le cadre de projets, assure une attribution juste et uniforme des locaux à bureaux et des locaux de soutien. Permet de capturer les besoins en matière de locaux à usage particulier Le Calculateur de superficie favorise: l'application uniforme à l échelle nationale des nouvelles Normes d aménagement du gouvernement du Canada relatives à l initiative Milieu de travail 2.0; une meilleure compréhension de la superficie maximale attribuable. 26

27 Processus d accréditation du Milieu de Travail 2.0 Processus d accréditation Personne points points 50 + points Espace Technologie 27

28 Principes de financement TPSGC fournit sans frais les éléments ci-après aux ministères et aux organismes nonrembourssants: Les éléments standards des travaux d aménagement pour un nouvel espace ou lorsque le client déménage Le financement des locaux à usage particulier (éléments standards seulement et jusqu à la limite) Le remplacement, la réparation ou la rénovation des immeubles de base à la fin de leur vie utile tel qu identifié par TPSGC Le financement pour l optimisation d espace pour un projet est: Basé sur le rapport d analyse des investissements / Plan d'affaires, d'autres priorités et le financement disponible TPSGC ne reçoit pas de financement pour : Les éléments des travaux d aménagement financés par le client Les projets de services aux locataires en cours d occupation Les douches, les centres de conditionnement physique, les garderies Les services supplémentaires (p. ex., ventilation, sécurité ou nettoyage) Coût excédentaires pour les locaux à usage particulier (non-conformité) 28

29 Réduction des coûts des locaux TPSGC et les autres ministères et agences ont une responsabilité partagé afin d augmenter l efficacité et de réduire les coûts La Direction générale des biens immobiliers contribuera pour sa part à une fonction publique plus abordable en réduisant les coûts des locaux selon deux initiatives distinctes: 1. Récupération des locaux : repose sur le plan découlant de l examen stratégique et fonctionnel (ESF) / Plan d'action de la réduction du déficit (PARD) (réductions d équivalents temps plein prévues). 2. Modernisation des normes pour l attribution des locaux : basé sur la mise en œuvre des Normes d aménagement et au fur et à mesure que les locaux sont rénovés 29

30 Leçons apprises de nos clients 30

31 Défis 31

32 TPSGC TBS TPSGC Ottawa, Vancouver, Gatineau, ON C-B Qc Photo Gallery of Workplace 2.0 Sites

33 AADNC TPSGC Gatineau, Shediac, N-B QC Statistique Canada Ottawa, ON

34 Pourquoi le Milieu de Travail 2.0 est-il un pas dans la bonne direction pour vous Le Milieu de travail 2.0 est la pierre angulaire du renouvellement du Milieu de travail : Tire parti de la technologie moderne (Wi-Fi, vidéoconférence, ordinateurs blocs-notes et Initiative «Couper le cordon» Attraction et maintien en poste des fonctionnaires pour créer une fonction publique de haut rendement Effectif plus engagé Un milieu de travail sécuritaire, sain, productif, durable ainsi qu un meilleure conciliation travail-vie personnelle Lieux de travail plus durables et sains Continuité des activités Amélioration de l exécution des programmes destinés à la population canadienne Locaux à bureaux économiques et efficaces Appuie le Plan pour la réduction du déficit 34

35 Des ressources sont disponibles TPSGC fournit des liens à de nombreuses ressources pour vous aider à évaluer vos besoins et à mettre en œuvre Milieu de travail 2.0. Milieu de travail 2.0 sur GCpedia Orienter la transition vers le Milieu de travail 2.0 Normes d aménagement du gouvernement du Canada relatives à l initiative Milieu de travail 2.0 Accréditation en vertu de l initiative Milieu de travail 2.0 Trousse à outils sur l initiative Milieu de travail 2.0 Guide Projets de locaux 101 Et plus encore GCconnex Discussion sur une variété de sujets relatifs à Milieu de travail 2.0 Adresse électronique : mt2.0-wp2.0@tpsgc-pwgsc.gc.ca 35

36 Des question, allez-y 36