Conseil National de l Ordre des Masseurs Kinésithérapeutes 88 avenue Niel Paris

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1 PROCÉDURE D'ENGAGEMENT DE DÉPENSES Sommaire 1. LE BON DE COMMANDE LA FACTURE LE CONTRÔLE DES BIENS ET DES PRESTATIONS LE CONTRÔLE DES DOCUMENTS L'ENREGISTREMENT DE LA FACTURE LE BON A PAYER LE MOYEN DE PAIEMENT... 5 Trésorerie Nationale du CNOMK page : 1

2 Préambule Ce document a pour objet de décrire la procédure d'achat à mettre en œuvre au sein des Conseils départementaux de l'ordre des Masseurs Kinésithérapeutes. Cette démarche est applicable à tous les engagements de dépenses, indépendamment de leur nature et de leur montant, qu'il s'agisse d'investissements durables ou de dépenses courantes de fonctionnement. Cette procédure comprend 4 étapes qui seront développées et commentées ci-après. À chaque étape correspond un document spécifique : Le bon de commande, La facture, Le bon à payer, Le moyen de paiement. 1. LE BON DE COMMANDE C'est le document qui matérialise l'accord entre l'ordonnateur de la dépense et son fournisseur. Il précise les éléments constitutifs de cet accord, notamment : La nature des biens à livrer ou des prestations à fournir, La quantité, Le prix unitaire, La date de livraison, Le délai de règlement. Les dépenses sont ordonnées par le Président du bureau ou, le cas échéant, une personne expressément mandatée par lui. Le bon de commande est normalement établi en double exemplaire, de façon à ce que chaque partie puisse en conserver un dans ses dossiers. Les bons de commande du Conseil de l'ordre sont conservés dans un classeur qui leur est spécifiquement dédié jusqu'à réception de la facture correspondante. Un classement alphabétique à partir du nom du fournisseur permet d'accéder facilement aux documents, lors des recherches ultérieures. 2. LA FACTURE C'est le document qui matérialise la dette envers le fournisseur. La facture reprend normalement les éléments du bon de commande et détermine le montant dû par le client : Produit des quantités par les prix unitaires pour fixer le montant total hors taxes, Application du taux de TVA aux montants hors taxes, Somme du total hors taxes et de la TVA pour obtenir le montant total à payer. Trésorerie Nationale du CNOMK page : 2

3 L'original de la facture est un document capital pour garantir la fiabilité de l'information comptable. C'est la pièce justificative indispensable à la fois pour l'enregistrement des dépenses et pour le règlement des fournisseurs. Lors de la réception de la facture, il y a lieu d'effectuer une série d'opérations destinées à éviter tout dysfonctionnement ultérieur possible : perte du document, paiement de sommes indues, absence de comptabilisation, etc. Ces opérations sont relatives tant au contrôle des biens et des prestations qu'au contrôle et à l'enregistrement des documents LE CONTRÔLE DES BIENS ET DES PRESTATIONS Tout d'abord, lorsqu'il s'agit de biens tangibles accompagnés d'un bon de livraison, il est indispensable de vérifier que les biens livrés correspondent aux biens commandés et qu'ils sont en bon état : la matérialisation de ce contrôle s'effectue par l'apposition d'une signature directement sur le bon de livraison. Lorsqu'il n'y a pas de bon de livraison ou lorsqu'il s'agit de prestations de services, la personne qui signe le "bon à payer" atteste, sous sa propre responsabilité, de la réception des biens ou de l'exécution des prestations LE CONTRÔLE DES DOCUMENTS Il s'agit maintenant de procéder à certaines vérifications, non plus sur les biens, mais sur les documents qui matérialisent les transactions. Le schéma général suivant récapitule les différentes opérations à effectuer, dès réception de la facture : Mettre un tampon "Original" sur le premier exemplaire de la facture, de façon à éviter les doubles comptabilisations et les doubles règlements, Sortir le bon de commande correspondant du classeur où il était conservé en attente et l'agrafer à la facture, Vérifier la conformité de la facture avec le bon de livraison, lorsqu'il existe, Dans tous les cas, vérifier la conformité de la facture avec le bon de commande, Vérifier les calculs figurant sur la facture (une erreur matérielle est toujours possible). Si les contrôles des différents documents (bon de commande, bon de livraison et facture) révèlent une quelconque anomalie, il s'agit de prendre contact le plus rapidement possible avec le fournisseur, afin de faire procéder aux rectifications nécessaires dans les meilleurs délais : annulation de tout ou partie de la facture erronée par un avoir, émission d'une nouvelle facture Trésorerie Nationale du CNOMK page : 3

4 2.3. L'ENREGISTREMENT DE LA FACTURE La mise à jour de l'information comptable s'effectue après contrôle des documents : Indiquer l'imputation comptable des montants figurant sur la facture, Comptabiliser la facture, la date "comptable" étant la date de la facture, Reporter sur la facture un numéro d'ordre interne et séquentiel, permettant de retrouver facilement l'écriture comptable à partir de la pièce justificative, Transmettre la facture à l'ordonnateur de la dépense, c'est-à-dire le Président ou son mandataire, pour obtenir l'autorisation de règlement. L'imputation comptable correspond à la nature de la charge ou de l'investissement et se traduit par un numéro de compte figurant dans le Plan comptable. La TVA n'étant pas récupérable du fait de l'activité exercée par le Conseil de l'ordre, cette imputation porte sur les montants toutes taxes comprises. Le Plan comptable, commun à toutes les instances, est actuellement en cours d'élaboration au niveau national et sera transmis aux Conseils départementaux au début de l'année La numérotation interne des factures est établie selon le modèle suivant : Deux lettres correspondant au code du journal (AC pour le journal des achats), Deux chiffres correspondant au mois (01 pour janvier, 02 pour février ), suivis d'une barre oblique et d'un numéro d'ordre séquentiel à l'intérieur du mois (1, 2, 3 ). Il est impératif de comptabiliser les factures des fournisseurs avant de les transmettre à l'ordonnateur. Dans le cas contraire, le risque est grand de ne pas disposer d'une information fiable et exhaustive, notamment pour les transactions effectuées peu de temps avant la date de clôture des comptes. 3. LE BON A PAYER L'autorisation de règlement des factures est accordée par l'ordonnateur de la dépense, c'est-àdire le Président du bureau ou son mandataire. Elle entérine le fait que les biens ont été livrés ou les prestations effectuées conformément aux accords passés entre le Conseil de l'ordre et le fournisseur, aux conditions prévues dans le contrat. En d'autres termes, il n'y a aucun litige avec le fournisseur ni aucun obstacle au règlement. L'autorisation de règlement est matérialisée par la mention "Bon à payer" suivie de la signature de la personne responsable des engagements de dépenses, sur l'original de la facture, le bon de commande étant agrafé au dos de celle-ci. Avant d'apposer sa signature, l'ordonnateur vérifie que tous les contrôles mentionnés aux paragraphes précédents ont bien été effectués et matérialisés par une marque ou par une signature. Trésorerie Nationale du CNOMK page : 4

5 4. LE MOYEN DE PAIEMENT Conseil National de l Ordre des Masseurs Kinésithérapeutes Le règlement des factures est effectué sous la responsabilité du trésorier. Le paiement peut prendre la forme d'un chèque, tiré sur le compte bancaire ouvert au nom du Conseil de l'ordre, ou d'un ordre de virement au profit du fournisseur, lorsque les coordonnées bancaires de ce dernier sont connues. Le chèque ou l'ordre de virement ne sont signés qu'au vu de l'original de la facture, sur lequel figure le "bon à payer" signé de l'ordonnateur de la dépense. Le talon du chèque est systématiquement rempli, pour faciliter la saisie des opérations de banque : date d'émission du chèque, montant, nom du bénéficiaire. Le numéro complet du chèque et la date de paiement sont reportés sur l'original de la facture pour éviter toute contestation ultérieure. Une fois réglées, les factures sont archivées dans un classeur qui leur est spécifiquement dédié. Ici encore, le plus simple est d'adopter un classement alphabétique à partir du nom du fournisseur. Lorsqu'il existe plusieurs factures d'un même fournisseur, celles-ci sont regroupées et classées par ordre chronologique. Trésorerie Nationale du CNOMK page : 5