Écriture de journal (Virement de dépense)

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1 Écriture de journal (Virement de dépense) SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 9.2 Février 2017

2 TABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES... 2 L ÉCRITURE DE JOURNAL... 4 GUIDE DE FORMATION... 4 Raisons justifiant la création d une écriture de journal... 4 Règles de base... 5 Contre-indications... 5 Règles pour frais partagés... 6 Informations nécessaires à détenir... 6 ACCEDER AU FORMULAIRE... 7 Description du formulaire... 8 Création de base de la transaction... 8 Formulaire... 9 L onglet «Lignes» Ajouter/supprimer une ligne Rubrique «Totaux» Valider une écriture L onglet «Totaux» L onglet «Erreurs» L onglet «Approbation» Report d une écriture Récupérer une écriture de journal Annuler/Corriger une écriture Messages d erreur lors de la validation L écriture de journal (Virement de dépense) page 2

3 Lors d une écriture «Valide» Lors d une écriture «Reportée» Copier une écriture Consulter une écriture IMPRIMER UNE ÉCRITURE À partir de l écran de saisie À partir de la page «Accueil utilisateur» EXEMPLES D ÉCRITURES DE JOURNAL Écriture inter-entités Virement de revenu Écriture pour fins de contribution AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL PAR ÉTAPE AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL AIDE-MÉMOIRE - CONSULTATION D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL ANNEXE 1 - LE LIEN «LISTE MODÈLES» DE L ONGLET «LIGNES» L écriture de journal (Virement de dépense) page 3

4 L ÉCRITURE DE JOURNAL Dans le module «Grand livre réel», une seule transaction électronique est effectuée par les utilisateurs des unités administratives; il s agit d une écriture de journal que l on appelle aussi «virement de dépense». Cette opération vise à modifier l imputation d une dépense ou d un revenu au Grand livre réel. L écriture se compose de deux parties: o l en-tête qui contient l information pertinente à l ensemble du document o les lignes de détails GUIDE DE FORMATION Raisons justifiant la création d une écriture de journal o Répartir une dépense ou un revenu entre plusieurs combinaisons comptables o Corriger l imputation d une dépense ou d un revenu o Créer une écriture à des fins de contribution L écriture de journal (Virement de dépense) page 4

5 Règles de base o Avoir l autorisation d accès au budget de l unité et les accès à toutes les combinaisons comptables auxquelles les dépenses seront imputées. L unité qui doit l absorber procédera à la saisie de la transaction. o Avoir l autorisation du responsable de l unité qui absorbe la dépense o Avoir un solde positif dans la combinaison comptable de dépense à imputer o S assurer de l admissibilité de la dépense o S assurer de ne pas modifier la nature de la dépense ou du revenu o S assurer que la transaction est comprise dans les dates de début et de fin d un projet o S assurer que le montant à virer est passé à la dépense o S assurer que le montant viré n excède pas le montant de la pièce justificative o S assurer de virer la variation du taux de change de la dépense initiale, au besoin (compte ) Contre-indications o Aucune écriture du ou vers le compte «Avances de voyage» (compte ) o Aucune écriture pour virement de salaire (utiliser le formulaire «Redistribution rétroactive de salaire») o Aucune écriture pour virer un préengagement ou un engagement L écriture de journal (Virement de dépense) page 5

6 Règles pour frais partagés o Ajouter un revenu inscrire «-» devant le montant o Retirer un revenu ne rien inscrire devant e montant o Ajouter une dépense ne rien inscrire devant le montant o Retirer une dépense inscrire un «-» devant le montant Pour les projets au fonds 2 Description détaillées: Montant ME: indiquer la méthode de calcul ou d attribution des frais partagés inscrire le montant exact des dépenses imputées de l onglet «Lignes» Note: Le titulaire doit également être en mesure de fournir les documents d appui et autoriser de façon tangible toutes les dépenses imputées à son compte de subvention. Informations nécessaires à détenir o Montant de la dépense ou du revenu à virer o Combinaison comptable où la dépense/revenu a été imputé o Combinaison comptable à imputer o Numéro de la pièce justificative (numéro à 8 chiffres) associée à une dépense externe o Numéro de la facture PeopleSoft pour une dépense interne o Numéro et ligne de l écriture de journal utilisée pour l imputation de la dépense/revenu, dans le cas d une transaction interne effectuée sans facturation Note: Il n y a rien à inscrire dans le champ référence de la ligne s il s agit d une écriture à des fins de contribution. L écriture de journal (Virement de dépense) page 6

7 ACCEDER AU FORMULAIRE Vous pouvez accéder à l écran de saisie de 2 façons: Par le «Menu principal» Grand livre Écritures Écritures journal Création/mise à jour Ou Utiliser le lien «Saisie écriture de journal» de la page «Accueil utilisateur»: L écriture de journal (Virement de dépense) page 7

8 Description du formulaire Création de base de la transaction Entité: utilisé pour identifier l entité pour laquelle on initie la transaction. «UL» pour les unités ou «AU» pour les autres organismes (par exemple, Rouge et Or). Remarque: L unité qui absorbe la dépense. Écriture: par défaut, «NEXT», lors de l enregistrement, un numéro séquentiel sera attribué à la transaction. Date écriture: par défaut, la date du jour sera inscrite. Pour la modifier, utiliser le bouton. S assurer que la période comptable est toujours ouverte. : permet d accéder aux écrans de saisie. L écriture de journal (Virement de dépense) page 8

9 Formulaire Le formulaire permettant la création d une écriture de journal est composé de cinq onglets : les deux premiers, l «En-tête» et les «Lignes», permettent la saisie; les trois autres, «Totaux» «Erreurs» et «Approbation» fournissent les renseignements sur l écriture de journal en cours. L écriture de journal (Virement de dépense) page 9

10 L onglet «En-tête» Les valeurs inscrites à l écran de création se retrouvent sous les différents onglets. Description détaillée: permet d inscrire les informations précisant le motif de l écriture de journal. Remarque: Dans le cas d une contribution, on y précise la transaction. N o référence: Exercice: Période: Autres champs: utilisé par le Service des finances. s inscrit automatiquement. s inscrit automatiquement. non utilisés. Pour un projet au fonds 2 Description détaillée: Montant ME: permet de préciser la méthode de calcul ou d attribution des frais partagés. précise le montant exact des dépenses imputées de l onglet «Lignes». Le titulaire doit également être en mesure de fournir les documents d appui et autoriser de façon tangible toutes les dépenses imputées à son compte de subvention. L écriture de journal (Virement de dépense) page 10

11 Boutons disponibles : permet la sauvegarde la transaction (lors du premier enregistrement un numéro séquentiel sera attribué) : non utilisé : permet de valider les données saisies (recommandé avant de changer de page de saisie) : permet d appeler à l écran une nouvelle page de saisie : permet d accéder à une écriture existante de la base de données L écriture de journal (Virement de dépense) page 11

12 L onglet «Lignes» Éléments à compléter pour la première ligne (correction de l imputation initiale). Entité: Racc.: Cpte: Fonds: Service: Progr.: Classe: Projet: Montant ME: déjà spécifiée avec les valeurs saisies à l ajout de la transaction Remarque: Dans le cas d une écriture inter-entités, modifier l entité, au besoin. utilisé par le Service des finances permet de saisir le compte de la combinaison comptable utilisé lors de l imputation de la dépense ou du revenu permet de saisir le fonds de la combinaison comptable utilisé lors de l imputation de la dépense ou du revenu permet de saisir le numéro de l unité de la combinaison comptable utilisé lors de l imputation de la dépense ou du revenu permet de saisir le programme de la combinaison comptable utilisé lors de l imputation de la dépense ou du revenu permet de saisir la classe de la combinaison comptable utilisée lors de l imputation de la dépense ou du revenu permet de saisir le numéro de projet de la combinaison comptable utilisé lors de l imputation de la dépense ou du revenu, s il y a lieu permet de saisir le montant à corriger Remarque 1: Il faut inscrire devant le montant lors du retrait d une dépense; ne rien inscrire lors du retrait d un revenu. Remarque 2: Dans le cas d une contribution, inscrire devant le montant associé à la combinaison comptable de revenu. L écriture de journal (Virement de dépense) page 12

13 Suite de l écran: N o référence: permet de saisir le numéro de référence requise selon la transaction initiale à corriger (max.10 caractères, utiliser le début du champ suivant dans le cas où il faudrait indiquer le # de ligne) N o de pièce justificative: dans le cas d une dépense externe N o de la facture PeopleSoft: dans le cas d une dépense/revenu interne facturé ou d un revenu externe N o de l écriture de journal et de la ligne: dans le cas d une dépense interne non facturée Ne rien inscrire pour une écriture à des fins de contribution Remarque: Se référer à l annexe 2 pour visionner un exemple de saisie. Description ligne écrit.: permet de saisir la description explicite qui se trouvera dans Explo. Par défaut, c est la description du compte qui s inscrit L écriture de journal (Virement de dépense) page 13

14 Ajouter/supprimer une ligne Ajout lignes: permet d ajouter le nombre de lignes souhaité dans le champ et cliquer sur Remarque: Pour supprimer une ligne sélectionner la ligne à supprimer et cliquer sur. Note: Il est possible de modifier les champs de la combinaison comptable dont les valeurs sont recopiées d une ligne à l autre. Consulter l annexe 1 pour plus d information. Éléments à compléter pour la/les ligne(s) de la nouvelle imputation Entité: déjà spécifié avec les valeurs saisies à l ajout de la transaction Remarque: Dans le cas d une écriture inter-entités, modifier l entité, au besoin Racc.: Cpte: Fonds: Service: utilisé par le Service des finances permet de saisir le compte de la combinaison comptable à utiliser pour la nouvelle imputation de la dépense ou du revenu permet de saisir le fonds de la combinaison comptable à utiliser pour la nouvelle imputation de la dépense ou du revenu permet de saisir le numéro de l unité de la combinaison comptable à utiliser pour la nouvelle imputation de la dépense ou du revenu L écriture de journal (Virement de dépense) page 14

15 Progr.: Classe: Projet: Montant ME: permet de saisir le programme de la combinaison comptable à utiliser pour la nouvelle imputation de la dépense ou du revenu permet de saisir la classe de la combinaison comptable à utiliser pour la nouvelle imputation de la dépense ou du revenu permet de saisir le numéro de projet de la combinaison comptable à utiliser pour la nouvelle imputation de la dépense ou du revenu, s il y a lieu permet de saisir le montant à imputer (ne peut être plus élevé que le montant de la pièce justificative) Remarque 1: Il faut inscrire devant le montant lors de l ajout d un revenu; ne rien inscrire lors de l ajout d une dépense. Remarque 2: Dans le cas d une contribution, inscrire devant le montant associé à la combinaison comptable de revenu L écriture de journal (Virement de dépense) page 15

16 Suite de l écran: N o référence: le numéro de référence est inscrit automatiquement à partir des données de la première ligne (max.10 caractères, utiliser le début du champ suivant dans le cas où il faudrait indiquer le # de ligne) Description ligne écrit.: permet de saisir la description explicite qui se retrouvera dans Explo. Par défaut, c est la description du compte qui s inscrit Remarque: Il faut virer également la variation du taux de change relié à la dépense originale, s il y a lieu (compte ) L écriture de journal (Virement de dépense) page 16

17 Rubrique «Totaux» «Total débits» = «Total crédits», sinon, effectuer les corrections nécessaires Statut écriture: «N» signifie que l écriture est nouvelle et qu elle n a pas encore passé l étape de la validation Statut budget: «N» signifie que l écriture est nouvelle et qu elle n a pas encore passé l étape de la validation Cliquer sur On obtiendra ce message: L écriture de journal (Virement de dépense) page 17

18 Valider une écriture Traitement: sélectionner «Validation» dans le menu déroulant du champ Cliquer sur La validation effectuée par le système comporte deux étapes: 1. Statut écriture: vérification de la validité des combinaisons comptables utilisées sur chaque ligne de l écriture. Si tel est le cas, le statut passe à «V» pour valide. 2. Statut budget: vérification de la disponibilité des fonds à la date de la transaction et ce pour chaque ligne de l écriture. Si cette étape est réussie, le statut passe à «V» pour valide. Note: Lors d une écriture touchant différents fonds, des lignes d écriture s ajoutent automatiquement (lignes interfonds) par le système afin d équilibrer les fonds. Il n y a rien à faire pour ces lignes. L écriture de journal (Virement de dépense) page 18

19 Critères recherche: apparaît après avoir enregistré l écriture. Il permet de vérifier la description des différents champs de la combinaison comptable dans la base de données. Cliquer sur la à côté du champ de recherche souhaité Cliquer sur pour obtenir les résultats L écriture de journal (Virement de dépense) page 19

20 Modif. valeurs: utilisé pour modifier une ou des valeurs des champs structure et appliquer la modification à toutes les lignes de l écriture Cliquer sur pour appliquer les modifications L onglet «Totaux» Renseigne sur les totaux de chacune des lignes de l écriture L écriture de journal (Virement de dépense) page 20

21 L onglet «Erreurs» Explique le type d erreur rencontré lors de la validation. Dans une écriture comportant plus de 10 lignes, si l erreur n est pas visible, sélectionner la case «Erreurs seul.» pour faire apparaître uniquement la ou les lignes comportant des erreurs. L onglet «Approbation» Non utilisé L écriture de journal (Virement de dépense) page 21

22 Report d une écriture Les écritures ayant les champs «Statut écriture» et «Statut budget» à «V» sont reportées 4 fois par jour Statut écriture: «P» indique que l écriture est reportée au grand livre réel Note 1: Note 2: Note 3: Tant qu une écriture n est pas reportée au Grand livre réel, il est possible de l annuler/modifier. Le Service des finances ne vérifie pas systématiquement toutes les écritures. Seule une sélection d écritures sera vérifiée. Lorsque des erreurs sont décelées, le Service des finances procède à l annulation de l écriture et l unité en est informée. Il est de la responsabilité de l usager de s assurer que le traitement «Validation» soit effectué sur l écriture. Une écriture dont le «Statut écriture» et le «Statut budget» ne sont pas à «V», sera annulée lors de la fermeture du mois. Pour de l information sur les autres messages d erreur lors de la validation budgétaire, se référer à la section «Corriger une écriture». L écriture de journal (Virement de dépense) page 22

23 Récupérer une écriture de journal Pour récupérer une écriture de journal que l on veut modifier ou terminer et pour laquelle on détient un numéro, procéder de la façon suivante, à partir du menu: Vous pouvez accéder à l écran de saisie de 2 façons: Par le «Menu principal» Grand livre Écritures Écritures journal Création/mise à jour Ou Utiliser le lien «Saisie écriture de journal» de la page «Accueil utilisateur»: L écriture de journal (Virement de dépense) page 23

24 L onglet «Recherche valeur» Effectuer la recherche selon l information détenue (il est possible de combiner plusieurs critères de recherche) Cliquer sur pour obtenir les résultats Effectuer les modifications requises et procéder à la validation de la façon suivante: Traitement: sélectionner «Validation» dans le menu déroulant du champ Cliquer sur L écriture de journal (Virement de dépense) page 24

25 Annuler/Corriger une écriture Messages d erreur lors de la validation Statut écriture: un statut à «E» signale soit: - une erreur de combinaison comptable sur une ou plusieurs lignes, un «X» dans la colonne «Erreur» indique la ligne où l erreur est détectée - un débalancement entre les débits et les crédits L écriture de journal (Virement de dépense) page 25

26 Note: Si l écriture contient plus de 10 lignes et que l erreur n est pas visible, cliquer sur le lien «Tout» pour voir l ensemble de l écriture ou sélectionner la case «Erreurs seul.» pour ne visualiser que les lignes en erreur. Dans les deux cas, il suffit d effectuer les corrections qui s imposent et de refaire le traitement de validation. Statut budget: un statut à «E» signale une erreur budgétaire sur une ou plusieurs lignes, un «X» dans la colonne «Erreur» indique la ligne où l erreur est détectée L écriture de journal (Virement de dépense) page 26

27 Note: Si l écriture contient plus de 10 lignes et que l erreur n est pas visible, cliquer sur le lien «Tout» pour voir l ensemble de l écriture Cliquer sur Cliquer sur le lien «E» sous la colonne «Statut budget» L onglet «Anomalies budg. écritures GL» s affiche. Cliquer sur l onglet «Anomalies ligne» pour vérifier sur quelle ligne il y a une erreur budgétaire L écriture de journal (Virement de dépense) page 27

28 Cliquer sur Cliquer sur la pour connaître le détail de l anomalie L écriture de journal (Virement de dépense) page 28

29 Cliquer sur l onglet «Dérogation budgétaire» pour connaître la raison de l échec du contrôle budgétaire Dans ce cas-ci, les fonds du budget utilisé dans la ligne 1 de l écriture sont insuffisants. Cliquer sur pour revenir à l écran précédent L écriture de journal (Virement de dépense) page 29

30 Cliquer sur l onglet «Anomalies budg. écritures GL» Cliquer sur pour consulter le livre budget en insuffisance de fonds L écriture de journal (Virement de dépense) page 30

31 Lors d une écriture «Valide» Pour corriger l écriture de journal: Récupérer l écriture de journal Effectuer les modifications requises et procéder à la validation de la façon suivante: Traitement: sélectionner «Validation» dans le menu déroulant du champ Cliquer sur L écriture de journal (Virement de dépense) page 31

32 Pour annuler l écriture de journal: Récupérer l écriture de journal Onglet «En-tête» Description détaillée: inscrire une note d annulation Onlet «Lignes» Montant ME: modifier les montants pour «0» Traitement: sélectionner «Validation» dans le menu déroulant du champ Cliquer sur L écriture de journal (Virement de dépense) page 32

33 Lors d une écriture «Reportée» Pour annuler l écriture de journal: Récupérer l écriture de journal Onglet «Lignes» Traitement: sélectionner «Copie» dans le menu déroulant du champ Cliquer sur Sélectionner la case «Signes contraires» Note: Les seuls éléments que l on peut modifier dans cette page sont: le champ «Date écriture» et l option «Signes contraires». Cliquer sur L écriture de journal (Virement de dépense) page 33

34 Onglet «En-tête» Description détaillée: inscrire une note d annulation Onglet «Lignes» Traitement: sélectionner «Validation» dans le menu déroulant du champ Cliquer sur Se référer à la section «Saisir une écriture» afin de créer une nouvelle écriture, au besoin. L écriture de journal (Virement de dépense) page 34

35 Copier une écriture Récupérer l écriture de journal Onglet «Lignes» Traitement: sélectionner «Copie» dans le menu déroulant du champ Cliquer sur Effectuer les modifications souhaitées Dans l onglet «En-tête» Modifier la description détaillée Dans l onglet «Lignes» Traitement: sélectionner «Validation» dans le menu déroulant du champ Cliquer sur L écriture de journal (Virement de dépense) page 35

36 Consulter une écriture L accès suivant, en utilisant le menu principal: Grand livre Consult. données écritures/gl Écritures journal Ou Utiliser le lien «Consultation écriture journal» de la page «Accueil utilisateur»: L écriture de journal (Virement de dépense) page 36

37 Lors de la première utilisation de ce menu, un contrôle d exécution doit être créé: Onglet «Ajout valeur» Donner un nom à l interrogation, par exemple ECR_JOUR Cliquer sur Entité: GL: Exerc.: Période début: Pér.fin: UL ou AU REEL sélectionner l exercice financier à interroger, à l aide de la sélectionner la période comptable du début de la recherche, à l aide de la sélectionner la période comptable de fin de recherche, à l aide de la Cliquer sur Cliquer sur L écriture de journal (Virement de dépense) page 37

38 Note: Une recherche par IDUL nécessite une saisie en majuscules. À la prochaine consultation d une écriture Utiliser l interrogation définie, soit «ECR_JOUR» que l on retrouvera sous l onglet «Recherche valeur» Modifier les critères de recherche (il est possible de combiner plusieurs champs) L écriture de journal (Virement de dépense) page 38

39 Le champ «Source»: LOC: écriture de journal saisie dans une unité administrative SF: SI: écriture de journal saisie par le Service des finances écriture de journal en lot provenant du Service des immeuvles L écriture de journal (Virement de dépense) page 39

40 Le champ «Max. enreg.»: l affichage maximum se limite à 100 lignes. Pour modifier le nombre de lignes Cliquer sur le bouton Cliquer sur le lien à consulter sous la colonne «Écriture» L écriture de journal (Virement de dépense) page 40

41 Suite de l écran dans la section «Lignes écriture»: L écriture de journal (Virement de dépense) page 41

42 Il est possible de sélectionner celles à consulter en indiquant les numéros de lignes dans l encadré suivant: Cliquer sur Ou Cliquer sur «Tout» L écriture de journal (Virement de dépense) page 42

43 IMPRIMER UNE ÉCRITURE À partir de l écran de saisie Traitement: sélectionner «Impression» dans le menu déroulant du champ Cliquer sur L écriture de journal (Virement de dépense) page 43

44 Une fenêtre contenant une version PDF de l écriture s affiche: Dans le menu situé au haut du document PDF, sélectionner: pour imprimer l écriture Ou pour télécharger l écriture L écriture de journal (Virement de dépense) page 44

45 À partir de la page «Accueil utilisateur» Vous pouvez accéder à l écran de 2 façons: Par le «Menu principal» Grand livre Écritures Écritures journal Création/mise à jour Ou Utiliser le lien «Saisie écriture de journal» de la page «Accueil utilisateur»: L écriture de journal (Virement de dépense) page 45

46 L onglet «Recherche valeur» Effectuer la recherche selon l information détenue (il est possible de combiner plusieurs critères de recherche) Cliquer sur pour obtenir les résultats Cliquer sur l écriture à imprimer pour accéder à l écran de saisie/consultation Onglet «Lignes» Traitement: sélectionner «Impression» dans le menu déroulant du champ Cliquer sur L écriture de journal (Virement de dépense) page 46

47 Lorsque le traitement est réussi, le document en format PDF s affiche. L écriture de journal (Virement de dépense) page 47

48 EXEMPLES D ÉCRITURES DE JOURNAL Écriture inter-entités La saisie d une écriture inter-entités présente quelques particularités. D abord, il est important de savoir qu il est possible d en effectuer la saisie dans l une ou l autre des entités : soit UL soit AU. Sélectionner l entité qui assume la dépense, soit UL ou AU Procéder à la saisie comme précédemment. Dans cet exemple, l entité AU a été créditée de 80$ et l entité UL débitée du même montant. L écriture de journal (Virement de dépense) page 48

49 Pour que les livres comptables de chacune des entités soient en équilibre à la fin de la transaction, une ligne comptable devra être ajoutée dans chaque entité. Ces lignes (lignes inter-entités) s ajoutent automatiquement lors de la validation et ne peuvent être modifiées. Sélectionner Sélectionner l option «Validation» dans la liste déroulante Cliquer sur le bouton La consultation d une écriture inter-entités reportée au Grand livre réel doit se faire en deux temps, car on ne peut avoir accès aux écritures comptables que d une entité à la fois. L écriture de journal (Virement de dépense) page 49

50 Virement de revenu Par exemple, le Département de biologie qui a facturé le Département des sciences du bois et de la forêt pour l utilisation de son camion à partir d une facture interne portant le numéro La totalité des revenus a été encaissée sur le compte de revenu R09010 du projet SC alors qu une partie des revenus, soit 1000$, aurait dû être versée sur le compte A09010 du budget des ressources matérielles du département (classe 200). Faire venir à l écran un formulaire de saisie d écriture de journal et saisir la description détaillée du virement de revenu Inscrire le revenu de 1000$ dans le compte A09010 de l unité à la classe 200 Note: Pour augmenter le revenu d un livre budget de revenu, le montant doit être négatif. Ajouter une deuxième ligne Inscrire le revenu à débiter, soit 1000$, au compte R09010 du projet SC L écriture de journal (Virement de dépense) page 50

51 Note: Pour diminuer le revenu d un livre budget de revenu, le montant doit être positif. Faire la validation budgétaire Écriture pour fins de contribution Pour concrétiser la décision d une unité de contribuer financièrement à une activité, le montant prévu à l entente peut être versé au budget de l activité grâce à une écriture de journal. Par exemple, la Faculté des sciences et de génie doit verser 150$ afin de contribuer à l organisation de la «Journée des ingénieurs» organisée par le département de génie physique. Faire venir à l écran un formulaire de saisie d écriture de journal et saisir la description détaillée de la contribution Inscrire le montant de 150$ dans le compte de revenu interne A09010 du département de génie physique, Ne rien inscrire dans le champ référence puisque les dépenses sont à venir Note: Pour ajouter un revenu dans budget de revenu, il faut mettre le montant en négatif. L écriture de journal (Virement de dépense) page 51

52 Ajouter une deuxième ligne Inscrire la dépense, soit 150$, à partir du compte de dépense de la faculté Note: Pour inscrire une dépense dans un budget de dépense, il faut mettre le montant en positif. Faire la validation budgétaire L écriture de journal (Virement de dépense) page 52

53 AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL PAR ÉTAPE Menu principal: Grand livre Écritures Écritures journal Création/mise à jour Accueil utilisateur: lien «Saisie écriture de journal» 1. Onglet «Ajout valeur» Entité: modifier si nécessaire Date écriture: modifier au besoin, en tenant compte des dates de fermeture des projets et des périodes comptables 2. Onglet «En-tête» Description détaillée: saisir les motifs justifiant l écriture de façon détaillée Onglet «Lignes» Rubrique «Lignes»: - Éléments de la combinaison comptable: saisir la combinaison comptable d où l on retire la transaction - Montant ME: saisir le montant à réaffecter (ne pas oublier d inscrire le signe «-» dans le cas d un crédit - N o référence: selon la transaction pièce justificative, inscrire le # écriture de journal ou # facture) - Description ligne écrit.: saisie la description qui se retrouvera dans Explo : ajouter une ou des lignes supplémentaires, pour chaque ligne: - Éléments de la combinaison comptable: saisir la combinaison comptable à imputer - Montant ME: saisir le montant à imputer (ne pas oublier d inscrire le signe «-» dans le cas d un crédit - N o référence: selon la transaction pièce justificative, inscrire le # écriture de journal ou # facture) - Description ligne écrit.: saisir la description qui se retrouvera dans Explo Rubrique «Totaux»: - s assurer que «Total débits» = «Total crédits» Traitement: sélectionner «Validation» dans le menu déroulant L écriture de journal (Virement de dépense) page 53

54 AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL Menu principal: Grand livre Écritures Écritures journal Création/mise à jour Accueil utilisateur: lien «Saisie écriture de journal» 1. Onglet «Recherche valeur» Entité: modifier si nécessaire Autres champs: utiliser pour rechercher l écriture à imprimer 2. Onglet «Lignes» Traitement: Sélectionner «Impression» dans le menu déroulant AIDE-MÉMOIRE - CONSULTATION D UNE ÉCRITURE DE JOURNAL Menu principal: Grand livre Consult. données écritures/gl Écritures journal Accueil utilisateur: lien «Consultation écriture journal» 1. Onglet «Recherche valeur» Contrôle d exécution: et sélectionner le contrôle désiré Entité: modifier au besoin Grand livre: sélectionner «REEL» Exercice: sélectionner l année financière souhaitée Période début: sélectionner la première période comptable de recherche Pér. fin: sélectionner la dernière période comptable de recherche Autres champs: utiliser pour préciser la recherche Sélectionner l écriture à consulter L écriture de journal (Virement de dépense) page 54

55 ANNEXE 1 - LE LIEN «LISTE MODÈLES» DE L ONGLET «LIGNES» Ce lien permet de définir les champs dont la valeur sera copiée lors de l ajout d une ligne d écriture. Colonnes affichées dans le tableau lignes écritures Permet de consulter la liste des champs de saisie disponibles par défaut lors de la saisie d une écriture de journal. Ces valeurs ne sont pas modifiables. L écriture de journal (Virement de dépense) page 55

56 Colonnes à copier dans nouvelles lignes Permet de spécifier les champs dont la valeur sera copiée lors de l ajout d une ligne d écriture. Cocher ou décocher les champs appropriés Cliquer sur le bouton L écriture de journal (Virement de dépense) page 56

57 Suite Dans l exemple ci-dessus, les valeurs des champs copiés seront: Entité, Événement, Fonds, Service, Progr., Classe, Projet, Registre, Code date et Période budgétaire. L écriture de journal (Virement de dépense) page 57