PROCEDURE DE DEMANDE DE FINANCEMENT DE STAGES EN ENTREPRISE HORS ACADEMIE

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1 PROCEDURE DE DEMANDE DE FINANCEMENT DE STAGES EN ENTREPRISE HORS ACADEMIE Circulaire pour l année 2012

2 2/12 CONSTITUTION DU DOSSIER TECHNIQUE

3 A Documents à transmettre La demande de financement des stages en entreprise hors académie doit être transmise obligatoirement 3 mois avant la date de départ retenue par l équipe pédagogique. Elle doit contenir : - le dossier technique (en 5 exemplaires) ; - les documents nécessaires à la réservation des billets d avion en 1 exemplaire (voir partie LADOM Réunion), à l exception de la pièce d identité qui sera transmise en 2 exemplaires. 3/12 Le dossier technique comprend : - une fiche signalétique du projet ; - une fiche bilan des stages antérieurs (le cas échéant) ; - un descriptif global du projet précisant les objectifs ; - un sous-dossier par groupes d élèves/étudiants suivant la destination finale, comprenant une fiche descriptive globale, une liste des élèves et une fiche budget. Le dossier de demande de subvention pour les stages en entreprise hors académie doit être accompagné de la feuille de présentation du budget prévisionnel équilibré. Cette dernière doit faire apparaître toutes les dépenses et toutes les recettes. Un document identique est à remplir pour les accompagnateurs d élèves en Bac pro. B - Rédaction de la fiche budget Il convient d établir une feuille de budget par groupe d élèves et par destination. Elle doit faire apparaître les éléments ci-dessous. 1 - Les dépenses Les frais déplacements Transport aérien (avion IATA) : Date de départ et de retour Les dates de départ et de retour doivent être identiques pour l ensemble d un groupe. La période de séjour hors du département se définit par la durée du stage dans l entreprise avec des délais de route de 2 jours avant le début du stage et 2 jours après la fin du stage. Le choix de la compagnie aérienne et négociation du tarif Le choix de la compagnie aérienne et la négociation du tarif sont de la compétence unique de LADOM. Elle prend en charge le déplacement de la Réunion jusqu à l aéroport le plus proche du lieu du stage ou de l hébergement. La prise en charge des billets d avion par LADOM Réunion s adresse aux élèves majeurs au jour du départ. Concernant les élèves mineurs, il est laissé aux chefs d établissement l initiative de les faire partir et de trouver les financements nécessaires. Rappel : pour les départs vers la métropole, LADOM Réunion a modifié le mode de prise en charge des billets d avion. Tous les dossiers présentés pour des stages vers cette destination doivent obligatoirement contenir 2 feuilles de budget prévisionnel : - une pour le tarif LADOM 1 (tarif < ou = 950 sur le vol Réunion - Paris - Réunion) ; - et une autre pour le tarif LADOM 2 (tarif > 950 sur le vol Réunion - Paris Réunion)

4 Transport urbain : Coût du transport pour se rendre dans l entreprise d accueil (bus, train, métro, ) Les frais d hébergement Coût journalier de l hébergement X nbr de jours X nbr de stagiaires = Total frais d hébergement Frais de repas Coût journalier des repas X nbr de jours X nbr de stagiaires = Total frais de restauration 4/12 Frais annexes Forfait week-end : faire apparaître les frais supplémentaires du week-end pour le groupe. Visite(s) culturelle(s) : faire apparaître les dépenses occasionnées lors des visites à caractère culturel ou technique. 2 Les recettes Les recettes du budget se décomposent en chapitres budgétaires : - l Etat (Education Nationale) ; - la Région Réunion ; - LADOM Réunion ; - les fonds propres. Participations financières de l Etat (Éducation Nationale) et de la Région Réunion Niveau Durée du stage Destinations Participation Bac Pro BTS 4 à 5 semaines 6 semaines et + 6 à 8 semaines 9 semaines et + Maurice Seychelles Afrique du Sud Europe Rectorat Région Etudiant/Elève (montant maximum) Reste du monde Maurice Seychelles Afrique du Sud Europe Reste du monde Maurice Seychelles Afrique du Sud Europe Reste du monde Maurice Seychelles Afrique du Sud Europe Reste du monde

5 Participation financière de LADOM Réunion La participation de LADOM est réservée aux élèves ressortissants de l Union Européenne. Pour toutes les sections, le prix du billet d avion est pris en charge par LADOM de la manière suivante : 5/12 DESTINATIONS Métropole 350 Tarif sur vol Réunion / Paris / Réunion Tarif LADOM 1 (billet Tarif LADOM 2 (billet > 950 ) 950 ) Stagiaire LADOM Stagiaire 500 sur le coût réel du billet à l émission Reste à payer la différence Europe Amérique du Nord (via Paris) RUN/PAR/RUN PAR/Destination finale/par % du coût réel du billet à l émission Trajet 1 RUN/PAR/RUN Trajet 2 PARIS/Destination 50 % du coût réel du 50 % du coût réel du finale/paris billet à l émission billet à l émission Reste à payer la différence 50 % du coût réel du billet à l émission Reste à payer la différence 50 % du coût réel du billet à l émission Autres destinations Participation du stagiaire : 50 % du coût réel du billet à l émission Participation de LADOM : 50 % du coût réel du billet à l émission Pour les stagiaires à destination des villes de province en Métropole, le pré/post acheminement (Paris/Province et Province/Paris) aérien peut être pris en charge. Toute dépense relative au transport ferroviaire est exclue de la prise en charge de LADOM Réunion. Les fonds propres Les «fonds propres» désignent les recettes provenant d aides complémentaires de financement (collectivités, parrainages, produits d actions des élèves, taxe d apprentissage, crédits d établissement autres que J2, participation accompagnateur, participation des familles). Les accompagnateurs Pour les accompagnateurs, une participation minimale est demandée à hauteur de 20 par jour et par accompagnateur.

6 6/12 EXAMEN DU PROJET PAR LA COMMISSION PEDAGOGIQUE ET TECHNIQUE

7 A Dépôt et instruction des dossiers 1 - Dépôt des dossiers Depuis la rentrée scolaire 2011/2012, la Division des Elèves et de la Scolarité (DES2) Pôle Vie de l Elève a en charge la réception des demandes de financement. 7/12 Le dépôt des dossiers se fait suivant le calendrier de remise des dossiers (voir ci-joint). Les projets déposés hors délais ne seront pas examinés, mais pourront être présentés, complétés, à la prochaine commission. Remarques : Nous attirons votre attention sur la qualité de présentation des dossiers et rappelons que les projets déposés engagent l établissement quant à la garantie de leur réalisation. Ne seront prises en considération que les demandes de financement conformes au modèle de dossier technique téléchargeable sur le site de l académie. 2 - Instruction des dossiers : La DES2 Pôle Vie de l Elève procède à l instruction des dossiers (contrôle de l ensemble des pièces) avant transmission aux deux autres partenaires. S agissant des demandes des établissements publics d enseignement général, le classement des projets sur la base de critères pédagogiques, organisationnels et financiers seront assurés par le Rectorat (DAET). B - Composition et rôle de la commission pédagogique et technique 1 - Composition de la commission pédagogique et technique La composition résulte d un partenariat tripartite regroupant les membres de droit suivants : - la Région Réunion Direction de l Elève et de la Mobilité ; - la Délégation régionale de LADOM Réunion ; - le Rectorat (DAET, DES). Et les membres invités : - le chef d établissement porteur du projet ; - la DAREIC ; - l inspecteur référent. 2 - Rôle de la commission pédagogique et technique Les membres de la commission examinent le projet sur le plan pédagogique et technique. Ils établissent un classement par priorité des dossiers selon les 3 critères hiérarchisés suivants : - projet pour lequel le règlement d examen impose une période obligatoire à l étranger pour les stages en entreprise ; - projet motivé par l incapacité du tissu économique local à fournir des places de stages en entreprise en nombre suffisant ; - pour les établissements ayant déjà bénéficié du dispositif, réalité des partenariats et réseaux établis avec les entreprises ayant accueilli des stagiaires antérieurement, et nombre de stagiaires embauchés sur place à l issue des stages, en emploi ou en alternance.

8 Remarques : L attribution des aides financières se fait dans la limite des crédits mis à disposition annuellement par les partenaires. De même, l aide (bourses Région/Rectorat, billets d avion) ne peut être versée à l élève/étudiant/apprenti qu une seule fois dans un cursus de formation. 8/12

9 9/12 MISE EN ŒUVRE DE LA PROCEDURE DE FINANCEMENT DES STAGES EN ENTREPRISE HORS ACADEMIE

10 A Les engagements des partenaires à l issue de la commission pédagogique et technique A l issue de l examen du projet, l établissement se voit notifier à l oral l avis de la commission. Dans les jours qui suivent, un courrier de notification du rectorat et de la Région Réunion, confirmant les résultats de la commission, est adressé à l établissement pour mise en œuvre de la procédure de financement. 10/12 1 Notification de l avis de la commission par les membres de droit Académie de la Réunion - Rectorat (DES2- Pôle Vie de l élève) La DES2 fait la répartition des crédits sur le programme 0141 Article de regroupement 02 concernant les stages en entreprise hors Académie. Elle notifie aux établissements le mandatement qui se décompose en 2 phases : - virement de 70 % de la subvention accordée pour le financement du projet au départ ; - virement des 30% restants de la subvention accordée sur présentation du bilan de stage, dans un délai de 4 mois après la réalisation du stage. Région Réunion La Région Réunion notifie la décision de la Commission permanente à l établissement : - pour les sections de BTS, les établissements reçoivent directement la notification d attribution ou de refus. Les crédits sont délégués à LADOM Réunion ; - pour les sections de BAC PRO, les établissements reçoivent directement la notification d attribution accompagnée d une convention ou de la notification de refus. Le mandatement de 70 % de la subvention accordée pour le financement du projet est effectué à la réception d une liste certifiée d élèves et des entreprises d accueil ; - le solde est versé sur présentation du bilan de stage (pédagogique et financier) accompagné des principaux justificatifs, dans un délai de 4 mois après la réalisation du stage. Délégation régionale de LADOM Réunion LADOM Réunion communique par fax les réservations de billets d avion effectuées aux chefs d établissement (copie à la DES). Après validation du chef d établissement (attention aux dates de validation), LADOM Réunion verrouille les réservations et procède à l achat des billets. La DES informe par fax le chef d établissement de la date et du lieu de réception des documents (copie à LADOM Réunion) : - pour les BTS : billets d avion et chèques correspondant à la subvention accordée par la Région pour le stage ; - pour les BAC PRO : uniquement billets d avion. Après délivrance des billets, l établissement porteur du projet reçoit une facture de LADOM mentionnant la somme restant à la charge du lycée/cfa. Tout billet émis sera facturé à l établissement.

11 Remarques : Seuls les services de LADOM Réunion peuvent se charger des réservations et de l achat des billets ; Ces billets seront remis exclusivement sur présentation de toutes les conventions de stage (en remplacement des attestations signées par le chef d établissement). 2 Les engagements des demandeurs du financement 11/12 Engagement de l établissement Le chef d établissement devra obligatoirement communiquer aux élèves/étudiants/apprentis les coordonnées de la personne désignée par lui et joignable à tout moment, pour régler tous les problèmes pouvant survenir lors des stages quelque soit la période (pendant ou hors vacances scolaire). Le chef d établissement s engage à informer les bénéficiaires du financement accordé par LADOM, la Région et le Rectorat pour la réalisation du projet. Il s engage à en faire mention dans toute publication, ainsi que dans toute manifestation publique. Engagement des élèves/étudiants/apprentis Les élèves/étudiants/apprentis s engagent à prévenir immédiatement le chef d établissement de toutes modifications (à caractère tout à fait exceptionnel) ou incidents pouvant intervenir au cours de la période de stage. Engagement du professeur coordonnateur Le professeur coordonnateur prend en charge les stagiaires : - il s assure que les stagiaires détiennent la convention de stage signée des trois parties ou l attestation signée du proviseur ou du directeur avant de quitter la Réunion (cette convention permet de bénéficier d une couverture accident du travail ) ; - il s assure que les stagiaires ont bien connaissance des personnes à contacter en cas de problème (santé, administratif ) pendant la période de stage ; - il s assure du bon déroulement du stage en entreprise et des activités externes à l entreprise : hébergement, restauration, transport, visites, etc. (contacts avec le professeur accompagnateur pour les BAC PRO / contacts avec les étudiants de BTS si possibilité). Pour les élèves/étudiants/apprentis effectuant un stage en entreprise à l étranger, le professeur coordonnateur : - s assure que les stagiaires se rendant dans un pays soumis à visa sont en règle par rapport à la législation du pays d accueil en en fournissant la preuve dans le dossier ; - s assure que les salaires possèdent «l attestation de prise en charge» et une «feuille de soins dispensés à l étranger» délivrées par la Caisse Primaire de la Réunion. ; - s assure que les stagiaires sont couverts par une extension de garantie «responsabilité civile à l étranger» «rapatriement» ; - s assure que les autorités diplomatiques du pays d accueil sont prévenues du séjour des élèves/étudiants sur leur territoire.

12 B BILAN PEDAGOGIQUE ET FINANCIER 1 Contenu du bilan pédagogique et financier Après la réalisation du stage, un bilan du projet doit être réalisé. Il doit comporter les éléments suivants: 12/12 - un bilan financier détaillé (sur la base du formulaire de budget prévisionnel ) accompagné des principaux justificatifs ; - un compte rendu de stage ainsi qu un questionnaire évaluatif de stage par étudiant pour les BTS ; - un compte rendu de stage ainsi qu un questionnaire évaluatif de stage par accompagnateur et par classe pour les BAC PRO. Outre les données quantitatives et qualitatives sur le déroulement du stage qui vient d avoir lieu, le lycée fournira dans son bilan des éléments d évaluation sur la pertinence de sa politique en matière de mobilité (incidences sur les poursuites d études, les résultats aux examens, la meilleure maîtrise des langues vivantes et l insertion professionnelle ). 2 Date de remise du bilan Le bilan doit être remis, dans un délai de 4 mois maximum après la réalisation du stage, aux membres de droit de la commission pédagogique et technique ainsi qu à l inspecteur référent. Ce bilan doit être déposé au rectorat (DES2 secrétariat porte 217 ou Pôle Vie de l Elève porte 209), à la Région Réunion (DIREM) et à la délégation régionale de LADOM Réunion par le professeur coordonnateur. La DES2 transmet les documents au DAET pour avis avant paiement du solde de la subvention du Rectorat.