GUIDE D'ACHATS DE MOBILIER

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1 GUIDE D'ACHATS DE MOBILIER PREAMBULE : Toute correspondance concernant l'achat de mobilier, doit s'effectuer par courriel à l'adresse suivante : service-achats@univ-reims.fr. I. Terminologie Pour les achats de mobilier, la forme du contrat, pour laquelle l université a opté, avec les fournisseurs, est l accord cadre. Contrat ayant pour objet d établir les termes régissant les marchés à passer au cours d une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées. "Accord cadre" : désigne l acte juridique défini aux articles 1 er et 76 du code des marchés publics ; il est signé et notifié par l'université de Reims Champagne-Ardenne (URCA). L accord cadre n est pas un marché, aucune commande ne découlera directement de cette procédure. Il s agit de "référencer" des fournisseurs. Trois candidats sont retenus en fonction de l intérêt de leur offre. Ils sont alors attributaires de l accord-cadre. Par la suite, à la survenance des besoins de l Université, l ensemble des attributaires seront remis en concurrence par une procédure simplifiée (cf. schéma récapitulatif du guide). Il s agit cette fois de marchés appelés "Marchés Subséquents". Chaque marché subséquent sera attribué à un fournisseur qui deviendra titulaire de ce dernier et auprès duquel les bons de commande seront émis. "Marchés subséquents" : désigne les marchés de fournitures qui seront passés, signés et notifiés par l'université de Reims Champagne-Ardenne, sur le fondement de l accord cadre. Chacun d entre eux sera relatif à un ensemble de commandes relatif à un ou plusieurs prescripteurs. "Titulaire(s)" : désigne un ou plusieurs des candidats ayant présenté une offre dans le cadre de la consultation initiale, et qui se sont vu attribuer et notifier l Accord Cadre par l'université de Reims Champagne-Ardenne. "Prescripteur(s)" : désigne une composante ou un service de l'université de Reims Champagne-Ardenne. II. Décomposition en 4 lots : l'accord-cadre est constitué de 4 lots désignés ci-dessous, chaque lot faisant l objet de cet accord-cadre multi-attributaires. Il est lancé pour une période de 1 an reconductible sur décision de l'urca. Lot Désignation 1 Mobilier de bureau & Mobilier de direction 2 Mobilier Pédagogique 3 Mobilier de rangement et d archivage 4 Mobilier de salle de réunion & Mobilier d accueil Service Achats - Guide achats de mobilier page 1

2 III. Catégories de sièges et mobiliers à commander dans chaque lot : Dans le contrat de l'accord-cadre, 4 catégories de sièges et de mobiliers sont définies (catégorie indiquée ci-dessous). Ces dernières ne peuvent pas être modifiées, en revanche, tous les mobiliers et les sièges proposés par les fournisseurs peuvent faire l objet d un marché subséquent, donc peuvent être commandés. Il est à noter, que chaque fourniture commandée dans un marché subséquent sera rattachée à l'une de ces catégories. Ainsi, chaque prescripteur est invité à renseigner la "Fiche des besoins en Mobilier", afin de préciser les spécifications techniques minimales et maximales souhaitées pour chaque type de produit. Catégories Mobilier de bureau & Mobilier de direction Rattaché au lot 1 Bureau plan compact droit Bureau plan symétrique 90 Bureau plan symétrique 120 Bureau plan vague Caisson de bureau Table visiteurs Bureau contemporain Table contemporaine Contenu Rangement contemporain Bureau traditionnel Table traditionnelle Rangement traditionnel Sièges de bureaux Fauteuil et bureau de direction Sièges visiteurs Sièges visiteurs de direction Mobilier Pédagogique Rattaché au lot 2 Mobilier de rangement et d archivage Rattaché au lot 3 Mobilier de salle de réunion & Mobilier d accueil Rattaché au lot 4 Table de cours 1 place, 2 places Chaise de cours Chaire et chaise de professeurs Table informatique 1 poste, 2 postes Support d'unité centrale Armoires Meuble bas Etagères à archives Sièges d accueil, de réunion Table plan droit Table plan vague Table plan géométrique modulaire Table plan tonneau Chariot de transport Cloison séparative Table-banc pour l'extérieur Bancs intérieur et extérieur Tables et chaises pour la restauration Tableau Rayonnages Armoires vestiaires Meubles à tiroir Cloison séparative acoustique Banque d accueil module droit Banque d accueil module courbe Tables basses Chauffeuses Poutres d accueil IV. L'Accord-Cadre et les Marchés Subséquents Définition des besoins : Dans le cadre de la procédure d'accord-cadre, pour tout achat de mobilier, il conviendrait d envoyer la "Fiche des besoins en Mobilier", dûment complétée, au Service Achats. Afin de répondre au mieux aux attentes des services et des composantes, chaque prescripteur aura le choix, pour la définition de ses besoins : Soit de s'appuyer sur les sites internet de certains titulaires aux adresses suivantes : Service Achats - Guide achats de mobilier page 2

3 Soit (en cas de besoin d'étudier la possibilité d'agencement des mobiliers à acheter) de prendre contact avec l'ensemble des titulaires du lot concerné par mail avec copie impérative au Attention : Afin de respecter les règles de remise en concurrence des titulaires de chaque lot d'une part, et d'éviter d'autre part l'orientation d'un achat vers un titulaire unique, les prescripteurs ne peuvent commander un article qui serait disponible uniquement chez l'un des titulaires de l'accord-cadre. Il est impératif que l'expression du besoin se fasse de manière la plus objective Marchés subséquents : Les marchés subséquents découlant de l'accord-cadre seront mis en place par le Service Achats, sur la base des remontées des besoins des composantes par mail : service-achats@univ-reims.fr. Dans un objectif d'organisation des achats d'une part et de gains économiques d'autre part, il est essentiel de procéder de la manière suivante : 1. Tout besoin en mobilier doit être remonté au Service achats par la transmission de la "Fiche des besoins en Mobilier". 2. Le Service Achats procédera à un achat groupé une fois par tranche de deux mois. Un marché subséquent sera mis en place tous les deux mois, en Janvier - Mars - Mai - Juillet - Septembre et Novembre. Celui-ci sera lancé le 15 du mois. Il est impératif que chaque prescripteur communique sa "Fiche des besoins en Mobilier" au 10 de chaque mois avant le lancement du marché subséquent, après cette date les demandes seront traitées sur le marché subséquent suivant. Après consultation des titulaires, l'analyse des offres sera effectuée par le Service Achats en collaboration avec le(s) prescripteur(s), le cas échéant. Après analyse des offres, le marché subséquent sera notifié au titulaire, et un courriel sera adressé au(x) prescripteur(s) et au(x) gestionnaire(s) pour l' / les informer du nom du titulaire auprès duquel les bons de commandes seront émis. Durant l'exécution du marché subséquent, il est important de signaler tout dysfonctionnement éventuel (retard de livraison, mobilier abimés ou défectueux ) au Service Achats par courriel, qui se chargera de rappeler au titulaire les termes du contrat si nécessaire. V. Prestations complémentaires : En plus de la définition des besoins en mobilier, que chaque prescripteur est invité à définir dans la "Fiche des besoins en Mobilier", des prestations complémentaires, le cas échéant, peuvent être demandées en fonction des besoins. Deux conditions cumulatives doivent être remplies pour permettre l exécution de ces prestations : 1. Elles doivent être expressément prévues dans le Cahier des Charges d un marché subséquent. 2. Elles doivent être demandées au titulaire du marché subséquent, dans le bon de commande qui lui est notifié. A défaut de réalisation de ces deux conditions, ces prestations ne sauraient être exigibles du titulaire d un accord cadre. Service Achats - Guide achats de mobilier page 3

4 Liste limitative des prestations complémentaires Prestation d implantation pour le mobilier Dans le cadre de cette prestation, le titulaire sera tenu d apporter un conseil sur l aménagement et l implantation du mobilier commandé par l Université, aussi bien en matière d esthétique, de sécurité que de gestion des espaces et de la circulation au sein du bâtiment. Dans tous les cas d aménagement complet d'une unité de travail, il sera demandé à l ensemble des attributaires du lot concerné une étude d implantation du mobilier avec si besoin, un déplacement sur site. Lors de sa mise en œuvre, les dates d'intervention seront planifiées d un commun accord entre le(s) attributaires(s) et le(s) prescripteur(s). Le montage et l installation des mobiliers devront être exécutés en conformité avec le projet d implantation et les plans éventuellement établis ou fournis à cet effet. NB : S il y a besoin de ce type de préstation, il est imprétaif de prendre contact avec l ensemble des attributaires afin de les solliciter pour une étude d implantation. Prestation d enlèvement des sièges et des mobiliers usagés Cette prestation implique l enlèvement des sièges et mobiliers désignés par l Université, au frais et risque du titulaire, par tous moyens permettant d assurer une reprise sécurisée des fournitures, après commande de nouveau mobilier. La prestation peut être exécutée juste après la livraison ou peut être décalée dans le temps après demande écrite de l Université permettant d en déterminer la date d envoi (mail, télécopie), assortie d un délai raisonnable d exécution. Prestation de formation à l utilisation Cette prestation, si elle est nécessaire, implique le déplacement sur site du titulaire ou d un représentant du fabricant, présenté par le titulaire, en vue de former les utilisateurs des sièges ou autres mobiliers commandés. VI. Montage & installations des sièges et mobiliers Livraison & installation des sièges et des mobiliers : Le contrat de l'accord-cadre prévoit que la prestation du titulaire comprendra toutes les fournitures, le transport, la manutention et la pose des mobiliers dans les espaces destinées à cet effet. De même le titulaire assurera l enlèvement des emballages après installation du mobilier. Il est à noter que chaque prescripteur devra renseigner la colonne "Conditions de livraison et d'installation" de la "Fiche des besoins en Mobilier" : - Mobilier à installer dès sa livraison - Mobilier à installer ultérieument (indiquer la date prévisionnelle) Ainsi il sera tenu compte, dans le marché subséquent, des conditions de livraison et d'installation pour chaque prescripteur. Montage & installation des sièges et des mobiliers : Il est impératif de renseigner la colonne "Montage des sièges et des mobilier" de la "Fiche des besoins en Mobilier" : - Le titulaire assure le montage du mobilier. - Le prescripteur assure le montage du mobilier Service Achats - Guide achats de mobilier page 4

5 VII. Délai de livraison : Le tableau ci-dessous, indique les délais maximum de livraison sur lesquels les titulaires se sont engagés : Lots Titulaires Délais contractuels Désign & Aménagement CAMIF Collectivités DELAGRAVE S.A. Denis Papin Collectivités - D.P.C. Désign & Aménagement Désign & Aménagement 15 jours calendaires 30 jours calendaires 28 jours calendaires 35 à 42 jours calendaires 30 jours calendaires 35 jours calendaires 15 jours calendaires 30 jours calendaires 28 jours calendaires 15 jours calendaires 28 jours calendaires Si besoin d'un délai de livraison inférieur au délai indiqué ci-dessus, renseigner la colonne "date de livraison souhaitée" de la "Fiche des besoins en Mobilier". VIII. Nom et coordonnées des titulaires de chaque lot : LOT N 1 8, allée du Vignoble Tél. : Fax : Thierry HURTAUX Tél. : comm.agl@orange.fr 16, rue Monseigneur BEJOT Tél. : Fax : info@conception-nouvelle.fr Design & Aménagement 9, rue des Tilleuls REIMS Tél. : Fax : Virgine GRANDJEAN Tél. : vgrandje@design-amenagement.fr CAMIF Collectivités Agence Régionale de Nancy 4, rue de la Vôge LAXOU Tél. : Fax : Isabelle ROLLIN Tél. : Isabelle.rollin@camif-collectivites.fr LOT N 2 DELAGRAVE SA Espace Lognes 8, rue sainte Claire DEVILLE Marne la Vallée Cedex 2 Tél. : Fax : Francis BOUTIN Tél. : / francisboutin@delagrave.fr D.P.C. Denis Papin Collectivités 1, rue Pierre & Marie CURIE BRESSUIRE Tél. : Fax : David GEHIN Tél. : d.gehin@d-p-c.fr Service Achats - Guide achats de mobilier page 5

6 8, allée du Vignoble Tél. : Fax : Thierry HURTAUX Port. : comm.agl@orange.fr LOT N 3 16, rue Monseigneur BEJOT Tél. : Fax : info@conception-nouvelle.fr Design & Aménagement 9, rue des Tilleuls REIMS Tél. : Fax : Virgine GRANDJEAN Tél. : vgrandje@design-amenagement.fr LOT N 4 8, allée du Vignoble - Tél. : Fax : Thierry HURTAUX Port. : comm.agl@orange.fr Design & Aménagement 9, rue des Tilleuls REIMS Tél. : Fax : Virgine GRANDJEAN Tél. : vgrandje@design-amenagement.fr Service Achats - Guide achats de mobilier page 6

7 SCHEMA RECAPITULATIF DES MARCHES SUBSEQUENTS Remontée des besoins des prescripteurs au Service Achats (via «Fiche des besoins en Mobilier» validée par le responsable hiérarchique). Elaboration du marché subséquent. Envoi (télécopie ou courriel) du marché subséquent par le service Achats (remise en concurrence des titulaires du lot concerné. Délai maximum : 5 jours ouvrés Envoi ou dépôt des propositions par les titulaires auprès du service Achats Analyse des propositions par le service Achats et le (s) prescripteur (s) le cas échéant (en fonction du prix des prestations (entre 40% et 60%), du caractère fonctionnel et esthétique (entre 20% et 30%) et du délai de livraison (entre 10% et 30%), Choix de l attributaire du marché subséquent Suite à l analyse des offres. Signature et notification au titulaire du marché subséquent par le représentant du Pouvoir Adjudicateur habilité à cet effet. Création du marché sur Sifac et envoi des coordonnées Sifac aux gestionnaires qui pourront emmetre les bons de commande Ce présent guide et l'ensemble des documents types et adresses des sites internet des titulaires, sont disponibles sur l'intranet : Services - Service Achats- Tarifs et documents des marchés centralisés Service Achats - Guide achats de mobilier page 7