L'expérience de la CST

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1 L'informatique métier peut elle faire espérer des gains de performance et de qualité pour les acteurs médicaux et soignants: L'expérience de la CST Georges Glodt Coordinateur Qualité et Protection des Données Avril 2007

2 Qui sommes nous? Nous sommes une clinique privée à 256 lits située depuis 1924 dans le Quartier de la Gare de la Ville de Luxembourg. Nous appartenons au groupe «ZITHA» de la Congrégation des Sœurs Carmélites Tertiaires. Nous assurons une mission principale de médecine et de chirurgie de l adulte. L exercice de la médecine se fait selon le mode libéral par une équipe de plus de 80 médecins et de près de 700 salariés.

3 Pourquoi investissons-nous dans l informatisation? Notre objectif principal est l amélioration de l environnement l de travail de nos équipes à travers une réorganisation de nos processus de communication et de traitement des données, en vue de l aml amélioration de la qualité de la prise en charge de la personne soignée; de l aml amélioration du pilotage de notre organisation pour une meilleure efficience; du respect du cadre légal l et réglementaire. r

4 Nos systèmes informatiques en 2000 : Des systèmes «propriétaires» installés sur un équipement IBM-AS400 fonctionnant depuis plus de 15 ans pour la gestion : - de l admission et de l hébergement des patients, - de la facturation de l activité clinique, - de la comptabilité, - des achats et des stocks. Un système commercial ( LAB400 de Cortex ) pour la gestion du laboratoire, installé en 1999, sur le même équipement IBM-AS400. Un système commercial ( ISA Aditec ) d archivage digital du dossier de la personne soignée, installé en 1998, fonctionnant sous MS-Windows utilisant une base de données ORACLE. Les outils de bureautique MS-Office sur des PC, reliés en réseau.

5 Informatique versus papier et film en 2000 : En 2000, l informatisation concernait majoritairement les processus de support (finances, logistique, archivage, ). Les supports de données prioritaires pour le traitement de données lié au processus de prise en charge de la personne soignée étaient le papier et le film : Dossier de la personne soignée aux unités de soins ( plus de 140 formulaires différents, environ documents archivés/an ) Dossier médical dans les cabinets des médecins libéraux ( chaque cabinet médical réalise son dossier médical à sa façon, seulement quelques cabinets utilisent des outils informatiques pour le dossier médical ) Radiographies au service de radiologie ( plus de 25 tonnes de radiographies archivées )

6 3 idées pour améliorer notre gestion de l information : 1. Placer le processus de prise en charge de la personne soignée au centre du concept informatique du futur Processus de gestion Pilotage stratégique Pilotage opérationnel Processus de prise en charge Patient avec ses problèmes de santé Admission Diagnostic Sortie Patient soigné Informations Anamnèse Actes de prise en charge Informations Finances Gestion RH Logistique Hôtellerie Processus de support

7 Les différentes vues sur les informations : Gestionnaires Finances Institutions nationales. dossier administratif dossier médical doss ier de soins Médecins Infirmiers Psychologues Kiné s Diététiciens.

8 Le processus de prise en charge au centre du concept informatique Nos objectifs d amd amélioration : Les acteurs médicaux et soignants disposeront au bon moment et au bon endroit d informations adaptés à leurs besoins professionnels spécifiques Les actes de communication et de documentation, supportés par des outils informatiques adaptés, demandront moins de temps et seront mieux sécurisés

9 Le processus de prise en charge au centre du concept informatique Nos contraintes : Les processus de planification, de communication et de documentation liés à l activité clinique doivent être clairement définis en accord avec les acteurs des différents métiers L utilisation compétente et rigoureuse des systèmes informatiques par tous les acteurs est nécessaire pour atteindre les objectifs d amélioration Une informatisation mal adaptée peut générer des situations à risques supplémentaires et des conflits

10 3 idées pour améliorer notre gestion de l information : 2. Intégrer les processus de communication et de traitement de données, liés à l activité médicale, soignante et administrative, dans un système organisationnel et technique cohérent

11 L intégration des processus médicaux, soignants et administratifs Processus de prise en charge Patient avec ses problèmes de santé Admission Diagnostic Sortie Patient soigné Informations Anamnèse Actes de prise en charge Informations Médecin de famille Service Accueil Equipe médicale Zitha Equipe soignante Médico-technique Les acteurs Autres prof.de santé Service Accueil Médecin de famille

12 L intégration des processus médicaux, soignants et administratifs Nos objectifs d amd amélioration : Il y aura une cohérence et une continuité dans la gestion des données concernant le patient, ses problèmes de santé, la planification et le suivi de l activité clinique, les résultats des actes diagnostiques et thérapeutiques, la gestion financière, les flux logistiques,, favorisant ainsi une meilleure continuité et sécurité de la prise en charge du patient Il n y aura plus de saisie multiple des mêmes données dans différents systèmes, ce qui épargnera des ressources et augmentera la sécurité Le système de gestion deviendra plus transparent

13 L intégration des processus médicaux, soignants et administratifs Nos contraintes : La gestion commune des systèmes de traitement de données nécessite un «langage» commun, structuré et partagé (identification des patients, définition des paramètres, catalogues et référentiels standardisés, le mélange des langues allemandes et françaises, ) Les accès aux informations doivent être gérés en relation avec les divers rôles des acteurs et dans le respect de leurs responsabilités professionnelles La responsabilité partagée pour la gestion intégrée de données sensibles à caractère personnel entre les acteurs libéraux et la clinique doit être fixée en commun accord dans des réglementations pertinentes Le système de gestion deviendra plus transparent

14 3 idées pour améliorer notre gestion de l information : 3. Investir dans la sécurité des systèmes de traitement de données éviter les développements informatiques «propriétaires» limiter la redondance des informations dans les bases de données Structurer et sécuriser les accès à l information Garantir la disponibilité des informations Former tous les acteurs à l utilisation des systèmes

15 L investissement dans la sécurité des systèmes de traitement de données Nos objectifs d amd amélioration : Les acteurs cliniques disposeront à tout moment des informations dont ils ont besoin pour faire leur travail dans les meilleures conditions L intégrité des données sera garantie L accès aux données sera limité aux «ayant droit» dans l intérêt des patients et des acteurs

16 L investissement dans la sécurité des systèmes de traitement de données Nos contraintes : Les détails du cadre légal concernant la protection des données sont encore peu connus par les acteurs du domaine de la santé Notre cadre organisationnel complexe et peu structuré est en contradiction avec les besoins en structure et en rigueur d un système de gestion de l information valablement sécurisé La mise en sécurité des technologies de l information est complexe et onéreuse

17 L évolution de nos systèmes informatiques : Décisions importantes et réalisations r : 1999 : Décision de remplacer les anciens systèmes de gestion des finances, des achats et des stocks par le logiciel «BaaN VI» En production depuis janvier : Accord commercial avec «AGFA-Healthcare» pour l installation de systèmes informatiques pour le «Patient Management», le dossier médical, le dossier de soins, l OP et d autres fonctionalités médicotechniques, ainsi que l imagerie médicale (RIS-PACS) Patient Management en production depuis juin 2006 planification et documentation OP en production depuis juillet 2006 RIS-PACS en production depuis novembre : Accord avec l EHL (Entente des Hôpitaux Luxembourgeois) pour l installation du logiciel LuxFACT (module de facturation adapté aux spécificités du domaine hospitalier luxembourgeois) En production depuis juin 2006

18 L évolution de nos systèmes informatiques : Etat actuel des travaux d informatisation d : Admission et organisation : Intégration de la gestion de tous les types d admission dans un seul outil informatique (ORBIS-AGFA) Intégration des fonctionalités «admission» et «planification OP» Gestion de calendriers centralisés ( pré-hospitalisation, admission, OP, clinique du jour et déjà plusieurs cabinets médicaux ) Réalisation de la facturation de l activité clinique avec LuxFACT (processus de facturation à jour depuis novembre 2006, c.à.d. 5 mois après la mise en production de ORBIS-AGFA et de LuxFACT) Médecine et médico-technique : Documentation OP ( utilisant un catalogue interne pour identifier l activité opératoire ) Rapport médical OP Intégration des cabinets médicaux de plusieurs chirurgiens Consultation des résultats d analyses effectuées par notre laboratoire via l outil ORBIS-AGFA dans les cabinets médicaux connectés

19 L évolution de nos systèmes informatiques : Etat actuel des travaux d informatisation d ( suite ) : Nursing : Gestion des lits d hospitalisation Consultation du plan opératoire et des divers autres calendriers Consultation des données signalétiques des patients Consultation des résultats d analyses effectuées par notre laboratoire via l outil ORBIS-AGFA Kinésithérapie, ergothérapie, psychomotricienne, orthophoniste : Gestion centralisée ( ORBIS-AGFA ) des rendez-vous, des locaux spécifiques, de l activité (divers catalogues internes et externes) Transport patients : Planification et suivi des transports de patients du nouveau service de Rééducation Gériatrique ( ORBIS-AGFA )

20 L évolution de nos systèmes informatiques : Prochaines étapes : En 2007 : Dossier de soins implémentation de la documentation des soins, en commençant par l anamnèse soignante ( travaux en cours ) Dossier médical continuer le travail d intégration des cabinets médicaux et des services médico-techniques RIS-PACS intégration de la médecine nucléaire Planification et suivi de tous les transports internes de patients 2008 à 2011 : 2009 Dossier de soins toutes les unités de soins informatisées 2011 Dossier médical intégration de tous les cabinets médicaux intéressés et de tous les services médico-techniques 2011 RIS-PACS intégration d un maximum de systèmes produisant des images ( échographie, endoscopie, caméras diverses, ) 2011 Information Management implémentation de systèmes de suivi et de pilotage de l activité hospitalière

21 Quelques conseils pratiques en conclusion : Notre context organisationnel complexe et peu structuré favorise l existance de nombreuses «façons de faire» non formalisées, liées à des personnes distinctes, qu aucune analyse préalable ne peut détecter. Il faut être doublement vigilant aux risques cachés liés à des processus «occultes» en phase d implémentation de systèmes informatiques!

22 Quelques conseils pratiques en conclusion : Le succès de projets d informatisation dépend davantage du succès des efforts de réorganisation et d optimisation des processus concernés que des technologies implémentées. Il est nécessaire d impliquer les acteurs et de leur donner les moyens et le temps pour leur permettre de découvrir ensemble leur fonctionnement organisationnel réel et de s adapter activement aux changements! Les équipes s engagent de préférence dans les projets dont ils attendent l apport d une réelle plus-value pour leur activité!

23 Quelques conseils pratiques en conclusion : Enquête auprès de l équipe médicale et soignante ( Octobre réponses ) : Quel est votre support de communication préféré? % Ecrite (papier) Orale Ecrite ( ) Intranet Sans indication 14,8%

24 S il ne nous est pas possible de faire le tour d une question, d en dénombrer les mille et un aspects, autant convenir d une approche interprétative, pudique et non exhaustive. La modestie fera aussi partie de la connaissance. Bernard de HENNIN Chargé de Cours en psychosociologie des organisations À H.E.C. St.-Louis (Bruxelles) dans Le Management des Systèmes complexes De Boeck&Larcier, 1993, page 239