Modélisation et Simulation à l aide de l outil Workflow :

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Jonathan St-Gelais
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Inès AJMI, Henri PARISY, Slim HAMMADI CERIM/ILIS/Univ-Lille2 : Hayfa

1 Modélisation et Simulation à l aide de l outil Workflow : cas du parcours patient au sein des Urgences Pédiatriques LAGIS/EC-Lille : Inès AJMI, Henri PARISY, Slim HAMMADI CERIM/ILIS/Univ-Lille2 : Hayfa ZGAYA et Jean-Marie RENARD CHRU de Lille : Jean-Marie RENARD et Alain MARTINOT

2 Introduction Contexte : Gestion délicate de l attente aux Urgences Objectif : Fluidifier le parcours patient au sein des Urgences Pédiatriques Moyens mis en œuvre : Modélisation du service des Urgences Pédiatriques Simulation à l aide de l outil Workflow 2

3 Plan de présentation Présentation du service des Urgences Pédiatriques Modélisation du parcours du patient Préparation des données de la simulation Résultats des simulations Réalisations futures 3

4 Présentation du service des Urgences Pédiatriques A quoi sert-il? Accueillir en priorité les patients en détresse vitale Accueillir tous les patients s y présentant Exclusivement réservé aux enfants Où est-il situé? Hôpital Jeanne-de-Flandres (CHRU de Lille) Combien sont-ils? 4 internes + 2 pédiatres 2 à 3 infirmières + 2 aides de puériculture 4

5 Présentation du service des Urgences Pédiatriques En quelques chiffres : Environ patients par an 2 heures d attente en moyenne (examens & résultats compris) A quoi ressemble-t-il? Espace d attente Salles de Plâtres et Sutures Espace d accueil Personnel médical Box Box Salle de réveil & SAUV Box 5 Entrée Urgences Pédiatriques

6 Modélisation du parcours du patient Parcours patient Modélisation du régime permanent Modélisation du régime transitoire Validation des modèles 6

7 Parcours patient Entrée n 1 : SAMU & autres ambulances annoncées Parcours administratif Prise en charge médicale Entrée n 2 : Urgences Accueil Urgences Pédiatriques Pré-diagnostic Ordre de priorité 7

8 Parcours patient Hospitalisation longue durée Examen & Diagnostic du médecin - Immédiat ou différé en fonction de l urgence du cas (Ordre de priorité) Réorientation Sortie Hospitalisation courte durée aux Urgences Pédiatriques Hospitalisation longue durée Réorientation Sortie Jusqu à 12 heures Zone tampon 8

9 Modélisation du régime permanent Entrée 9

10 Modélisation du régime permanent Entrée du modèle Vers salle d attente 10

11 Modélisation du régime permanent Entrée Orientation 11

12 Modélisation du régime permanent Arrivée des patients Vers les différents services Etape d orientation du modèle 12

13 Modélisation du régime permanent Entrée Orientation Décision 13

14 Modélisation du régime permanent Etape de soins & décision du modèle Arrivée des patients en fonction de leur orientation 14 Vers étape de sortie

15 Modélisation du régime permanent Exemple de sous-processus : Les soins en Urgences Vitales (UV) 15

16 Modélisation du régime permanent Entrée Orientation Décision Sortie 16

17 Modélisation du régime permanent Etape de sortie du modèle 17

18 Du modèle permanent au modèle transitoire Flux de patients très hétérogène au cours de la journée Forte attente Changement de fonctionnement du service Nécessité de modéliser le fonctionnement du service dans cette phase de forte tension : C est notre régime transitoire!!! 18

19 Modélisation du régime transitoire Entrée Orientation Sortie 19

20 Modélisation du régime transitoire Arrivée des patients Vers les différentes SALLES du service Etape d orientation du modèle 20

21 Modélisation du régime transitoire Entrée Orientation Décision Sortie 21

22 Modélisation du régime transitoire Etape de soins & décision du modèle Arrivée des patients en fonction de leur SALLE d orientation Vers étape de sortie 22

23 Validation des modèles Respect de la réalité : Dr Jean-Marie RENARD Validation informatique : 23

24 Préparation des données de la simulation Définition des profils de charges Moyens humains et matériels Définition des tâches 24

25 Définition des profils de charges Exploitation des bases de données 2011 & 2012 Définition de journées «Type» moyennes Différenciation en 3 périodes de charges différentes : Faible ( 40 patients / jours) Moyenne ( 60 patients / jours) Forte ( 90 patients / jours) 25

26 Définition des profils de charges Faible Affluence : Affluence moyenne :

27 Définition des profils de charges Forte Affluence : Période de crise :

28 Moyens humains & matériels Editions des informations concernant les ressources 28

29 Moyens humains & matériels Editions du calendrier des ressources 29

30 Définition des tâches Chaque tâche est définie par : Un temps d exécution Des ressources allouées 30

31 Résultats des simulations Résultats en régime permanent Faibles et moyennes charges Fortes charges Résultats en régime transitoire Validation des résultats Identification des sources de tensions 31

32 Résultats en régime permanent Faible Affluence : ( 40 patients / jour) 32

33 Résultats en régime permanent Affluence Moyenne : ( 60 patients / jour) 33

34 Résultats en régime permanent Forte Affluence : ( 90 patients / jour) Temps d attentes trop élevés Attente divergente 34

35 Résultats en régime transitoire Temps d attente avec profil de charge «de crise» : Environ 2 heures en moyenne Jusqu à plus de 4 heures 30 minutes 35

36 Résultats en régime transitoire Temps d attente pour une consultation standard : En Box : salle «normale» En salle de plâtres & sutures : 36

37 Résultats en régime transitoire Temps d attente pour une consultation standard : En Box : salle «normale» Ecart de 14% Ecart de 2% En salle de plâtres & sutures : 37

38 Résultats en régime transitoire Temps d attente pour une urgence vitale : 38

39 Validation des résultats Résultats en cohérence avec la réalité Temps d attente observés Attente nulle pour les Urgences Vitales (UV) Complémentarité des 2 modèles Permanent : Fonctionnement normal Transitoire : Pics d activité 39

40 Identification des sources de tensions Facteurs limitant de l activité Personnel Ressources matérielles (essentiellement les salles) Optimisation de la gestion de ces ressources Nécessité d introduire un outil d ordonnancement 40

41 Réalisations futures Elaboration d un cahier des charges Programmation du logiciel Livraison d une première version opérationnelle du logiciel (Printemps 2014) 41

42 Conclusion Modélisations du parcours patient Simulations Identification des sources de tension Introduction future d un outil d ordonnancement 42

43 Merci de votre attention! 43

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