Implantation d un ERP Étapes Facteurs clés de succès Écueils à éviter

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1 Implantation d un ERP Étapes Facteurs clés de succès Écueils à éviter marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 1

2 Table des matières Présentation de BP Holding Problématique du système d information Méthodologie du choix d un ERP Implantation de l ERP Stabilisation de la solution Business Improvement marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 2

3 le Commerce de Papiers 3

4 Fibertec 4

5 la Transformation 5

6 l Emballage alimentaire 6

7 et une seule vision de son SI BP Holding SA CEO Resp. division CFO CIO Resp. division Resp. division Resp. division Resp. division CFO Processus métiers Commerce de papier Processus métiers Fibertec Processus métiers Transformation Processus métiers Emballage Processus métiers Finance Holding Chef de projets Chef de projets Chef de projets Chef de projets Chef de projets Informatique Informatique Informatique ERP Bureautique / Messagerie / Internet / Sécurité / etc. Réseau Informatique Informatique marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 7

8 Question fondamentale (entre autres) Home made Package Integration ERP 8

9 ERP Cinq étapes BPR Atelier d évaluation de package Proof of concept Implantation Mise en production Interne Partenariat avec CTP > 1x < Partenariat avec le fournisseur choisi >>>>>>>>> 1x par division <<<<<<<<< marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 9

10 BPR Business Process Re-Engineering 10

11 BPR «Best practice» lors d implantation ERP un Business Process Re- Engineering détaillé devrait être fait avant de démarrer un projet ERP le BPR met à jour les insuffisances du système actuel Source: le BPR tente de maximiser la productivité par une réorganisation des divisions, départements et ressources de l organisation marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 11

12 BPR «Best practice» lors d implantation ERP Le Principe CSA Comprendre, Simplifier, Automatiser Comprendre la manière de faire actuelle (Diagrammes de flux, brainstorming) Simplifier et épurer les processus (Eliminations, combinations, reorganisations) Source: Automatiser les processus (ERP, EDI,...) marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 12

13 BPR Big picture CLIENTS Ventes du stock Logistique Etablissement d'offre Commande en entrée Modification de commande Préparation d'une commande Arrivage / Réception marchandise Modification de commande Transport Réclamation Gestions clients Facturation Réclamation Correction de stock Gestion du parc de véhicules ETAT-POLITIQUE Etablissement d'offre Ventes Transit Achat de marchandise Commande en entrée Serv. Vente Externe Entrée de marchandise (OGS) Achat de marchandise Achats Gestion des articles Gestion des fournisseurs FOURNISSEURS Modification de commande Réclamation Facturation Stock minimal Réclamation Gestions des articles Gestion des fournisseurs Gestion des clients CONCURRENTS Key Process Key Process déjà traité Process secondaire marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 13

14 Processus clé 14

15 BPR Exemple processus 15

16 BPR - Avantages Introduit une approche Processus dans des structures organisées hiérarchiquement Permet de comprendre le fonctionnement de l entreprise et d identifier les processus clés Permet d éliminer les redondances et simplifie les processus Apprend les bases de la modélisation aux process owners et key users (capacité d abstraction) Permet de se distancier du fonctionnement actuel de l entreprise Permet à l entreprise de s organiser pour supporter le nouveau système d information (bonnes personnes aux postes clés) Motive le team en vue d une implantation future Permet de définir le périmètre du projet (project scope) et les fonctionnalités à implanter marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 16

17 PEW Package Evaluation Workshop 17

18 Méthodologie classique Scope Evaluation (3) Selection (1) 18

19 PEW - Méthodologie utilisée Point de départ Scope RFI et Scenarios Recherche et Analyse Selection Raffinement marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 19

20 Démarche Scope RFI Recherche et Analyse ❶ Selection ❷ Selection ❸ Selection Atelier Edition RFI Choix 10/16 Edition Scenarios Visites Fournisseurs Traitement RFIs Évaluation Critères de Sélection Choix 5/10 Démonstrations Évaluation démonstrations Choix Finalistes 20

21 Proof of Concept Démontrer les fonctionnalités principales Capacité à configurer la fonctionnalité dans un délai très limité Aptitude à résoudre les scénarii avec les fonctions standards du produit Vérification que le produit est capable de couvrir le périmètre Perception par le fournisseur des problématiques de l entreprise Détermination du candidat à travailler avec nous. marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 21

22 Proof of Concept Préparation de scénarios complets Séminaire de quatre jours par fournisseurs lundi matin : vente stock lundi après-midi : vente transit mardi matin : achat mardi après-midi : transport mercredi matin : production Elco mercredi après-midi : production Fibertec jeudi matin : finance (financière) jeudi après-midi : finance (analytique) Un jour d analyse des écarts marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 22

23 Critères de choix Enterprise Process Modeler Modèles de référence papier Gestion des attributs Configurateur de produit Gestion des lots MRP, APP Rechercher un Partenaire avec qui le Dialogue est possible 23

24 Négociations commerciales Effectuer les négociations avec les 2 finalistes In- ou Outsourcing de la solution? Déterminer un contrat fixed time, fixed price (Le scope doit être précis) Négocier le prix des licences Négocier le prix des consultants Calculer le TCO de la «solution» complète sur 5 ans permet d éviter des surprises. marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 24

25 Implantation de la solution Change Management Méthode d implantation Planification des ressources / Equipe d implantation Standard vs Customized Les Interfaces Les impressions et le reporting marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 25

26 Implantation de la solution Problèmes Le majorité des projets ERP prennent du retard La majorité des projets ERP coûtent davantage que prévu Les objectifs fixés ne sont souvent pas atteints Certains projets n aboutissent jamais marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 26

27 Implantation de la solution Causes Un ERP est fondé sur des Best Practices et l entreprise doit s y adapter. Des modifications du produit Core sont effectuées (guerre entre les barons du business et l IT) On pense que changer les habitudes des gens est plus aisé que de faire des modifications... Plus l entreprise est résistante aux changements plus le risque d échec de l implantation est grand. La structure de l entreprise doit être figée durant la durée de l implantation. marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 27

28 Implantation de la solution Objectifs Implantation sans aucune modification Interfaces «invisibles» (intégrées dans le processus standard) Mise en place de haute-disponibilité hardware Respect du budget Respect des délais Transfert de connaissance entre les consultants et les Process owners + atteindre tous les objectifs de l entreprise marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 28

29 Implantation de la solution Choix du Chef de projet Choix des Process Owners Choisir la langue officielle du projet Dilemme pouvant se poser : Compétence Business vs Incompétence Système d information Compétence Système d information vs Incompétence Business marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 29

30 Change Management Implantation de la solution La volonté de changement doit exister à tous les niveaux La Direction de l entreprise doit s impliquer dès le démarrage de l implantation L implantation d une ERP est un projet d entreprise et non pas un projet informatique Les utilisateurs doivent s approprier la solution Un ERP est un projet stratégique pour l entreprise et doit être considéré comme tel Le périmètre impacté par un ERP est toujours sous-évalué par la Direction. marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 30

31 La méthode d implantation Définition de projet Rapport de fin de projet POSITIONMT DEMARRAGE Rapport d audit Rapport d avancement Implex CONCEPT. Potentialité d amélioration des processus Description des processus Processus redéfinis Plan d amélioration Enregistrements de test Programme de formation IMPLANTATION Enregistrements de test Construction de la base de données Description de la configuration Solution configurée Enregistrements de test Manuel technique Programme de formation Rapport d avancement Rapport d audit CONFIGURAT. Gestion de projet Rapport d avancemnt Rapport d audit Activités de l entreprise Rapport d avancement Rapport d audit Jalons marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 31

32 Méthode d implantation Risques Phase 1 : Positionnement Les consultants posent des questions par rapport à l existant Oubli du travail effectué dans le BPR par les utilisateurs Risque : on reproduit l existant dans le nouveau système Risque : les consultants tentent de réduire le périmètre du projet (fixed time, fixed price ) Phase 2 : Conception Les outils de modélisation ne sont pas ou pas assez utilisés La capacité d abstraction des process owners est insuffisante La Direction ne s implique pas -> les «master data» ne permettront pas de faire «Out of the box» le reporting ou le controlling nécessaire au pilotage de l entreprise. marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 32

33 Méthode d implantation Risques Phase 3 : Configuration Incompréhension de la structure des données dans le système Incompréhension de la signification du mot «intégré» Difficulté d utilisation du système Problème du maintien du paramétrage entre l environnement de Production et l environnement de Test Problème de documentation du paramétrage et des processus. Plan de formation des end-users trop court Importance des spécifications de tests non comprise Changement de structure de la société marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 33

34 Méthode d implantation Risques Phase 4 : Implantation Consistance des données à reprendre Données incomplètes nécessitant un retraitement important Risque report du démarrage (si toutes les données ne sont pas reprises à temps) Difficulté de sortir les utilisateurs de leur fonction pour les former Incapacité pour certains utilisateurs d utiliser le système Changement de structure de la société marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 34

35 Méthode d implantation Risques Phase 5 : Démarrage Big Bang : le démarrage ne se passe pas bien Définir la deadline jusqu à laquelle un rollback peut être effectué. Transition Plan non adapté à la problématique business marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 35

36 La planification des ressources Implantation de la solution Qui choisir, avec quelles compétences? Le chef de projet Les Process Owners Les Key Users 36

37 Exemple de structure de projet Sponsor du Projet Comité de Pilotage Garant du proj et Responsable Qualité Responsable Qualité Chef de proj et Directeur de proj et Chef de proj et informatique Resp. EPM Spécialiste Papier Consultant Technique Coordination Crissier Coordination Brunegg Vente Stock Vente Transit Achats Logistique Consultant Consultant Consultant Front Office e-business CRM/SMS e-business COM MPM MPM 37

38 La planification des ressources Implantation de la solution Pourcentage d'activité Evolution de la charge de l'equipe de projet Equipe de projet Consultants Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phases marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 38

39 Comité de projet Implantation de la solution Fonction Donneur d ordre du projet, décision finale sur la solution proposée par la Direction de Projet. Type de poste Ligne (ligne, relation de hiérarchie entre les cases supérieures et inférieures) Responsabilité Validation de la solution proposée au niveau budgétaire et stratégique Dépend de : N/A marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 39

40 Standard vs Customized Implantation de la solution Stay release compliant! Pas de modifications du produit Core Les interfaces ne sont pas considérées comme des modifications Lors du design de la solution, penser au produits interfacés! Attention! Les consultants ont tendance à faire faire des modifications => Participation du chef de projet à toutes les séances! 42

41 Standard vs Customized Il existe toujours un workaround Il est possible d accéder aux données via SQL (ODBC, ) Un certain nombre de «Must» au démarrage peuvent devenir des «nice to have» avec le temps Ne pouvons-nous pas changer notre façon de travailler? marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 43

42 Les interfaces Principes Principe : 1 des 2 applicatifs doit, si possible, rester standard. Diminution du coût en cas de release. Diminution du coût de développement. Diminution du nombre de tests Rester le plus près du flux standard Le coût du développement d une interface peut rapidement dépasser le prix du Logiciel interfacé!!! marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 44

43 Les interfaces Problèmes Difficulté en phase de test de simuler une charge réelle Difficulté de simuler tous les cas possibles Certaines transactions déclenchent des triggers de façon inopportune L interface doit être réécrite ou du moins retestée à chaque changement de release. Attention aux quittances partielles, marques de fin de traitement, etc marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 45

44 Les interfaces Utiliser des technologies simples et éprouvées (FTP,...) Développer des mécanismes de contrôle des anomalies Prévoir la possibilité de régénérer des télégrammes Prévoir des logs permettant un accès aisé via SQL Garder les spécifications de test de l implantation pour les réutiliser à chaque changement de release -> exiger les spécifications fonctionnelles Un changement de release de l OS peut avoir un impact sur les interfaces!!! marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 46

45 Les impressions et le reporting L établissement du Corporate Design dans le nouveau système prend du temps! Le coût du développement des impressions (internes et externes) est souvent sous-évalué Le nombre de documents est parfois très important Les possibilités de reporting standard ne correspondent pas aux attentes Business Un grand nombre d informations manquent parfois sur les impressions standards Il est difficile de tester et valider des statistiques sans données marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 47

46 Les impressions et le reporting Démarrer le design des documents relativement tôt Faire valider chaque document externe par la Direction Prévoir un portail d accès au données pour un reporting plus flexible et l établissement de tableaux de bord Assurer dès le démarrage du projet que les catégorisations (clients, articles, ) permettront de réaliser les statistiques souhaitées marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 48

47 Go Live 49

48 Go Live - Stabilisation Il ne faut pas imaginer pouvoir résoudre les bugs au moment du démarrage! L intégration étant totale les erreurs se propagent dans tout le système instantanément. Le travail de l équipe Finance est plus important! Chaque opération génère une écriture en finance Prévoir une augmentation de l effectif au démarrage La performance de l organisation (management) peut être évaluée lors du démarrage Réactivité par rapport aux problèmes Capacité au changement et à la réorganisation des processus Communication en interne et externe Les process owners vont passer le majorité de leur temps à faire du support! marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 50

49 Go Live - Stabilisation Certain collaborateurs ne parviendront pas à travailler avec le système Changement de poste ou de fonction Changement du collaborateur La capacité de réaction de l IT est beaucoup plus grande de celle du reste de l organisation Les éventuels bugs sont rapidement identifiés et corrigés Le changement des habitudes de travail est beaucoup plus long Le remplacement de collaborateurs prend du temps L Entreprise dépend d un nombre restreint de Process Owners S ils quittent l Entreprise alors que le transfert de connaissance n a pas eu lieu c est une perte de substance Seul un consultant (ou le chef de projet) peut éventuellement le remplacer marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 51

50 Go Live - Stabilisation Une Equipe de support (Help-Desk 1er niveau) doit éventuellement être créée Dans le cas où les Process Owner ne sont pas suffisamment compétents Déplacement des compétences de l Informatique vers le Business Une grande partie du paramétrage est effectué par le Business lui-même. marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 52

51 Business Improvement Solution stabilisée Processus d amélioration marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 53

52 Business Improvement Développement d un portail d accès aux données Amélioration des processus Simplification Diminution du temps de traitement Formation continue Maintenir la connaissance assimilée lors de l implantation marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 54

53 Business Improvement Mise en place de fonctions de controlling Bénéfice de l intégration Evaluation du coût de certaines opérations Evaluation des apports d une nouvelle release marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 55

54 That s all Folks! marc-antoine.busigny@baumgartner.ch 56