GUIDE PARTENARIAT Devenir partenaire de l Office de Tourisme du Caroux en Haut-Languedoc

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1 GUIDE PARTENARIAT 2017 Devenir partenaire de l Office de Tourisme du Caroux en Haut-Languedoc

2 Qui sommes-nous? L Office de Tourisme intercommunal Caroux en Haut-Languedoc regroupe 12 communes (même périmètre que la communauté de communes Orb-Jaur). Association Loi 1901, présidée par André Teysseire. Un bureau composé de 5 membres. Un Conseil d administration de 21 membres (1/3 élus et 2/3 socioprofessionnels), réunis périodiquement pour fixer les orientations générales. Une fois par an, l office de Tourisme convie ses partenaires à une Assemblée Générale. 4 Conseillères en séjour assurent les missions de l Office de Tourisme sur 3 lieux d accueil ouverts toute l année, avec chacune des missions spécifiques. 6 points infos relaient l information touristique sur le territoire. L équipe De gauche à droite : Mary Barral (communication, commercialisation) Angélique Clément (base de données Tourinsoft) Sylvie Grastilleur (Hébergements, Qualité, Tourisme et Handicap) Mathilde Roger (newsletters) + Lydie Lemoine (direction)

3 Nos missions Information, Accueil et Conseil en séjour *Gestion de l information : collecte de l information et saisie dans une base de données touristiques mutualisée avec le département et la région (Tourinsoft ), gestion de la documentation de tiers et de l affichage *Accueil des visiteurs dans les 3 bureaux d accueil. * Conseils personnalisés au visiteur pour l inciter à pratiquer des activités et prolonger son séjour. *Diffusion de la documentation en ciblant les demandes des touristes mais aussi des prestataires. *Billetteries et réservations pour les fêtes, repas et autres activités des partenaires (sous conventions). *SERVICES + : Accès WIFI, boutique dans nos accueils + boutique en ligne (parlez-en à vos clients!). Promotion de la destination et Communication *Réalisation de brochures et e-brochures (dématérialisation privilégiée). Dépliant d appel Guide patrimoine

4 Guide Accueil e-brochure hébergements Plans touristiques de communes *Agenda des manifestations *Gestion et mises à jour du site web. *Créations de contenus (photos, vidéos, rédaction web ) *Animation des différents réseaux sociaux : Facebook, Instagram, You tube... les liens privilégiés de l Office de Tourisme et des internautes pour échanger avec vous et séduire de nouveaux clients. Page Facebook «Tourisme Caroux en Haut Languedoc»

5 *Gestion des relations presse. Articles du Midi Libre *Participation de l Office à des actions de promotion type salons. Salon du Randonneur Lyon Salon Roc d Azur (VTT) à Fréjus

6 Animation des prestataires *Information aux professionnels des actions de l Office de Tourisme et des nouveautés (espace pro du site internet, Facebook, newsletters ) * Visites des structures des prestataires pour une meilleure connaissance du produit (visite sur RV, fiche de visite, photos ) * Conseils aux prestataires et porteurs de projets dans leurs démarches de labellisation, classement, signalétique, juridiques, web ou autres : Rendez-vous sur l espace Pro de notre site et Pensez à nous consulter! Deux nouvelles références pour votre activité! Courant 2017, l office de Tourisme en partenariat avec Hérault Tourisme, déploiera deux nouvelles références garantissant la qualité : Les chambres d hôtes ne peuvent pas être classées et certains propriétaires ne souhaitent pas faire partir d un label (Gîtes de France ou Clévacances). Pour s assurer d un minimum de confort et de qualité pour la clientèle, le réseau national des Offices de Tourisme a développé un référentiel spécialement pour les chambres d hôtes. La marque, attribuée par l office de Tourisme et une commission, est valable 3 ans. (coût de la visite de contrôle 60 ) La Voie Verte «Passa Païs» est en développement et ses usagers recherchent des prestations adaptées à leurs besoins (stockage des vélos, conseils adaptés, etc ). France Accueil vélo développe le label «ACCUEIL VELO» sur les itinéraires le nécessitant. L Office de Tourisme, en lien avec Hérault Tourisme et le Parc naturel régional du Haut-Languedoc, proposera aux hébergeurs, loueurs et réparateurs de vélos, sites de visite et restaurateurs de se distinguer auprès de cette cible de clientèle. La marque est attribuée pour 3 ans (coût de la visite 200, offerte les 3 premières années par Hérault Tourisme)

7 Développement touristique L Office de Tourisme : * Anime les projets d équipements et aménagements touristiques notamment ceux concernant le développement des activités de pleine nature et participe à des groupes de travail en collaboration avec le Parc Naturel régional du Haut- Languedoc, le Pays Haut-Languedoc et Vignobles, le Département *S engage dans un processus de démarche qualité en ayant obtenu le label Tourisme et Handicap, en se dirigeant vers Qualité Tourisme afin de montrer sa volonté de toujours adapter ses services aux attentes des clients mais aussi de ses partenaires. *Professionnalise ses actions au quotidien par la formation continue de son personnel à la connaissance du territoire, des acteurs et des nouveaux modes de consommation touristique (site internet, accompagnement des professionnels...). *Crée un service commercial pour promouvoir et vendre les richesses de la destination, encourager la consommation touristique et générer des retombées économiques.

8 POURQUOI DEVENIR NOTRE PARTENAIRE? *Pour vous faire connaître auprès du grand public dans nos 3 points d accueil ouverts à l année et autres points de diffusion et sur les salons auxquels participe l Office guides d accueil 1 e-brochure hébergements trilingues + de 160 partenaires nous font confiance visiteurs aux guichets 1500 demandes par téléphone *Votre notoriété et votre visibilité sont accrues par votre présence dans nos supports de communication, nos éditions et e-brochures (texte, mail, web, photos, tarifs, labels, traduction anglais allemand...). Pour les établissements labellisés ou classés, votre offre est présente sur les sites web Hérault Tourisme et Sud de France. * Votre activité est développée grâce à la présentation détaillée de votre structure sur le site de l Office de Tourisme dans la catégorie correspondante (texte, mail, web, photos, tarifs, labels...) = Meilleur référencement pour vous! et grâce aux actions du nouveau service commercialisation Site web visites pages vues Page Facebook 2100 fans. Très bon taux d engagement *Vous relayez vos bons plans et actualités ou nouveautés sur la newsletter ou sur la page Facebook de l Office de Tourisme *Vous appartenez à un réseau fort et compétent qui contribue au développement touristique local et êtes invités à différents moments de rencontre. *Vous vous impliquez dans la vie locale de votre territoire. En devenant notre partenaire et acteur du développement touristique du territoire, vous contribuez à offrir un service de qualité aux visiteurs.

9 Vos engagements : En devenant partenaire de l Office de Tourisme et acteur du développement touristique du territoire, vous vous engagez aussi! Pensez à : *Signaler tout changement dans votre activité (coordonnées, tarifs, horaires ) *Déposer régulièrement votre documentation commerciale à l Office de Tourisme *Diffuser la documentation valorisant la destination mise à votre disposition gratuitement. *Créer un lien réciproque de votre site Internet vers le site *Répondre dans les délais à nos demandes de mise à jour des supports de communication (brochures, base de données, site internet). *Communiquer vos disponibilités (hébergeurs) afin d offrir une information actualisée aux prospects. *Participer au réseau des socio-professionnels du tourisme (assemblée générale, éductours, réunions «pro» )

10 Nos différentes prestations L adhésion de base Elle vous permet de devenir membre avec voix délibérative et éligible au sein de l association lors de l Assemblée Générale et d accéder aux différentes prestations de l Office de Tourisme, qui s organisent sous forme de «Packs» (tarifs précisés dans le bulletin d inscription). Le Pack «visibilité» : Diffusion de votre documentation en libre-service dans les 3 points d accueil. Mise en avant de votre activité sur nos supports de communication : *Notre site internet ( visiteurs, pages vues), possibilité de communiquer vos offres promotionnelles sur la page d accueil du site *Nos réseaux sociaux (facebook 2100 fans, instagram 105 abonnés, vidéo promotionnelle de l Office vue fois sur Youtube...) Possibilité de partager les publications de nos partenaires. * Nos éditions (brochures papier ou e-brochures) E-brochures des hébergements, guide accueil. Nos brochures sont diffusées dans nos points d accueil, par courrier, par mail, dans les autres Offices de Tourisme, chez nos partenaires et bien sûr disponibles en téléchargement sur notre site. * Possibilité de créer votre propre site web. Contactez-nous pour des conseils et un devis!

11 Le Pack «commercialisation» Les habitudes de consommation des touristes ont particulièrement évolué ces dernières années : plus exigeants, ils attendent des séjours tout compris et facilités. Ils vont chercher l information (notamment sur internet), ils négocient et sont plus difficiles à fidéliser. Face à ces nouveaux comportements et grâce à notre connaissance de l offre locale, l Office de Tourisme du Caroux s adapte avec un nouveau projet : la commercialisation de produits touristiques pour les groupes et les individuels. L Office de Tourisme vous accompagne en devenant votre intermédiaire commercial. Vous bénéficiez des actions du service commercial chargé de mettre en marché des séjours, visites et activités organisés, des excursions, des combinaisons de prestations en catalogue et «sur mesure» L Office de Tourisme trouve les prestations correspondantes, établit les devis, vérifie les disponibilités, facture en une seule fois, etc Il doit garantir la qualité des prestations auprès de ses clients. Vous participez aux groupes de travail pour élaborer les stratégies mutualisées de développement commercial : définition des clientèles cibles, montage de produits identitaires, actions commerciales telles que salons professionnels, e- mailings, phoning, actions de fidélisation, newsletters, opérations promotionnelles Grâce à ce partenariat, vous augmentez votre chiffre d affaires en développant de nouveaux canaux de distribution. Il est d'usage de rétrocéder une commission aux organismes chargés de la commercialisation. Elle est définie lors de la signature d une convention, qui elle est GRATUITE. Vous ne rétribuez l Office de Tourisme que lors d une vente effective. La marge récupérée par l Office de Tourisme sert à alimenter le «pot commun» pour de futures actions commerciales (mailing, salons )

12 OFFICE DE TOURISME INTERCOMMUNAL du CAROUX en HAUT-LANGUEDOC Siège social : BP 23 - Esplanade de la Gare Olargues 33 (0) Trois bureaux d'information touristique pour mieux vous servir : MONS-LA-TRIVALLE (34390) - Avenue de la Gare OLARGUES (34390)- Avenue de la Gare ROQUEBRUN (34460)- Avenue des mimosas Et en 2017, 3 autres! SAINT-PONS DE THOMIERES (34220) 2 place du Foirail MINERVE (34210) 9 rue des martyrs OLONZAC (34210) 6 avenue de Béziers