1. Transaction CODA (FEBAN / FEB_BSPROC)

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1 1. Transaction CODA (FEBAN / FEB_BSPROC) La transaction FEBAN est égale à la transaction FEB_BSPROC : lorsque vous mettrez la transaction FEBAN dans vos favoris, elle apparaîtra comme FEB_BS_PROC Premier accès à FEBAN Lors de votre premier accès à la transaction à FEBAN, vous serez invités à la paramétrer. Sur l écran suivant, vous introduisez les données suivantes : Puis vous confirmez. Si vous souhaitez y accéder par la suite, vous pouvez le faire via 1.2. Fonctionnement du CODA Recettes 1. Premier niveau du CODA Si un client vous verse 62,02, comme pour les dépenses, le CODA va directement comptabiliser le premier niveau par un crédit du compte 55 0 (compte banque) et un débit du compte CODA (55 8).

2 2. Deuxième niveau du CODA Si le client a indiqué la bonne communication (structurée), le CODA va retrouver la facture client et créer une deuxième pièce qui crédite le compte 55 8 (banque CODA) et débite le client, tout en rapprochant des deux côtés. Il va rapprocher tous les postes et le tour est joué! 1.3. Transaction FEBAN L écran FEBAN se présente comme suit :

3 La première colonne dit si le premier niveau de CODA est comptabilisé ( ) ou pas ( ). Normalement, le premier niveau est toujours OK. Si ce n est pas le cas, vous pouvez contacter le SAP Team : c est qu une modification ou une nouveauté est intervenue dans votre CODA qui n est pas paramétrée dans le système. La première colonne dit si le deuxième niveau de CODA est comptabilisé ( ) ou pas ( ). est la banque concernée. est le numéro du fournisseur ou du client. permet de passer à la «boule rouge» suivante directement et donc de les traiter les unes après les autres. suivant). permet de comptabiliser les pièces lorsque les postes ne sont pas soldés (cf point partenaire. est la communication du virement, le nom et d adresse du Le cadre suivant

4 Présente les détails de la ligne (numéro du client/fournisseur, date valeur, date comptable etc.) Le cadre du bas permet de consulter les pièces liées à la ligne du CODA sélectionnée. Si le poste n est pas soldé, ce cadre permet de comptabiliser les pièces de rapprochement. 1. Dans l onglet «Pièces», le premier cadre donne la pièce de comptabilisation du premier niveau de CODA. Le deuxième cadre donne le numéro de la pièce de comptabilisation du deuxième niveau de CODA. En cliquant sur les numéros de pièces, vous pouvez les visualiser. 2. Le deuxième onglet donne la liste des pièces liées à la ligne de CODA : la facture, la pièce de comptabilisation du deuxième niveau de CODA L onglet «Journal» donne les actions entreprises Traitement des dépenses Paiement SAP Le système expliqué dans le point précédent permet de rapprocher directement tous les paiements SAP. Les deux niveaux sont directement en ordre.

5 Paiements hors SAP Si exceptionnellement, vous avez dû exécuter un paiement hors SAP (pour rappel, vous ne pouvez le faire que lorsque l ordonnateur et le CEL ont approuvé la dépense), celui-ci ne sera pas reconnu automatiquement par le système lors de la comptabilisation du CODA. 1. Vous sélectionnez la ligne du CODA en double-cliquant. Le premier niveau du CODA sera donc OK, mais le deuxième restera ouvert (boule rouge). 2. Vous spécifiez qu il s agit d un fournisseur, vous complétez le numéro du fournisseur et sélectionnez le deuxième onglet «Affectation». 3. Dans l onglet «Affectation», vous cliquez sur

6 4. Vous remplissez les critères de recherche «société» et «fournisseur», le numéro de fournisseur est rempli automatiquement 5. Vous lancez la recherche 6. Vous avez la liste des postes ouverts pour le client : 7. Si seule une facture est ouverte, elle est tout de suite sélectionnée (bougie allumée ). Si plusieurs factures sont ouvertes, elles sont toutes sélectionnées par défaut. 8. Les postes sélectionnés ont une «bougie allumée». Vous pouvez tous les déselectionner en cliquant sur, puis sur. 9. Vous sélectionnez la ligne de la facture payée par le CODA, puis cliquez sur. Si les montants correspondent, vous avez. 10. Vous pouvez ensuite comptabiliser via le bouton. Quand vous consultez la facture fournisseur, vous voyez que le fournisseur est rapproché (il est soldé) :

7 Mais le numéro de la pièce de rapprochement n est pas 41 comme lors d un paiement via SAP, mais 46 Ceci vous permettra de repérer ces pièces Traitement des recettes Recettes déjà encodées dans SAP 1. Paiement total Si le client a bien encodé la communication reprise dans SAP, le niveau 2 du CODA va être automatiquement comptabilisé. Vous ne devrez donc plus rien faire Si le client n a pas encodé la communication de SAP, 1. Vous sélectionnez la ligne du CODA en double-cliquant. 2. Ensuite, vous complétez le numéro du client (et si besoin «D Client» pour signaler qu il s agit d un client)

8 3. Vous sélectionnez le deuxième onglet et cliquez sur 4. Vous sélectionnez les critères de recherche «société» et «client» la première fois, le numéro de client est rempli automatiquement 5. Vous lancez la recherche 6. Vous avez la liste des postes ouverts pour le client : 7. Si seule une facture est ouverte, elle est tout de suite sélectionnée (bougie allumée ). Si plusieurs factures sont ouvertes, elles sont toutes sélectionnées par défaut. 8. Les postes sélectionnés ont une «bougie allumée». Vous pouvez tous les déselectionner en cliquant sur, puis sur. 9. Vous sélectionnez la ligne de la facture payée par le CODA, puis cliquez sur. Si les montants correspondent, vous avez. 10. Vous pouvez ensuite comptabiliser via le bouton. 2. Paiement partiel 1. Vous sélectionnez la ligne du CODA en double-cliquant. 2. Ensuite, vous complétez le numéro du client

9 3. Vous sélectionnez le deuxième onglet et cliquez sur 4. Vous remplissez les critères de recherche «société» et «client», de même que le numéro de client 5. Vous lancez la recherche 6. Vous avez la liste des postes ouverts pour le client : 7. Si seule une facture est ouverte, elle est tout de suite sélectionnée (bougie allumée ). Si plusieurs factures sont ouvertes, elles sont toutes sélectionnées par défaut. 8. Vous pouvez les déselectionner en cliquant sur, puis sur. 9. Vous sélectionnez la ligne de la facture partiellement payée par le CODA, puis cliquez sur. 10. Vous remplacez le «Montant affecté» par le montant de la facture :

10 11. Vous pouvez ensuite comptabiliser via le bouton. c. Paiement excédentaire Recettes non-encore encodées dans SAP Si la recette n a pas été encodée dans SAP, il faut d abord encoder la facture en FB70, puis reprendre le point