Parole d expert : Dossier patient papier vs. Dossier Patient Informatisé (DPI) : réalités et enjeux d un monde hybride

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1 Parole d expert : Dossier patient papier vs. Dossier Patient Informatisé (DPI) : réalités et enjeux d un monde hybride L époque du dossier patient composé de documents papier classés en chemises et sous chemises par spécialité, par service, etc. est révolue : comment pouvait-il satisfaire les besoins de garantie de conservation intègre, de partage, d échange au sein d un Établissement et entre différents Établissements de Santé? La gestion de ces dossiers patients a fortement évolué au cours des 10 dernières années, passant de l antique dossier papier aux dossiers informatisés dont le support de l information n est plus le document, mais une somme de connaissances sur supports numériques relatant l état et l histoire du Patient. Les solutions de DPI (Dossier Patient Informatisé) qui permettent cette gestion ont été pensées pour répondre avant tout aux besoins liés au parcours de Santé du Patient. L ensemble des informations se trouve dans des bases de données selon des schémas propres à la solution choisie. La logique de répartition de ces données est propre à chaque outil, et un administrateur de base de données qui tenterait de reconstruire le dossier d un Patient sur cette base n y arriverait probablement pas. Pour autant, elles répondent parfaitement aux besoins du Professionnel de Santé qui doit saisir une information ou consulter un dossier. Nous sommes aujourd hui à la croisée des mondes. Les établissements de santé mettent en place ces solutions numériques, mais continuent néanmoins à avoir des dossiers papier. Il y a plusieurs raisons à cela : tout d abord, les solutions de DPI sont récentes, et il faut bien garder l histoire d un Patient enregistrée sur papier. Ensuite, tous les Services d un Établissement de Santé ne sont pas encore équipés de moyens de saisie et de consultation des données numériques comme les tablettes, les smartphones et le réseau informatique permettant d y accéder. Enfin, la technologie numérique nécessite une mutualisation des informations issues d applications différentes, avec des formats différents de données, ce qui nécessite des travaux d intégration parfois conséquents. Malgré cette superbe technologie avancée, nous avons donc toujours des dossiers papier qui transitent de service en service et qui sont alimentés par ce qui n est pas encore saisi numériquement. Autant dire que ce monde du papier est loin d être mort. Il s agit donc d assumer cette phase de transition pendant laquelle il va falloir traiter les deux versions - numérique et papier - des dossiers. Cette gestion hybride de l information est obligatoire si l on veut avoir un référentiel du patient exhaustif et cohérent. Ce besoin, les solutions de DPI n y répondent pas puisqu elles n intègrent pas, le plus souvent, de moteurs de recherches capables de gérer à la fois le papier scanné et leurs propres informations.

2 Les solutions d archivage numérique, pour une gestion des dossiers patients optimisée On se retrouve donc avec un volume de papier qui continue de croitre, et des délais d accès à ces documents (pour peu qu ils n aient pas été numérisés) plutôt longs. Cette croissance est aussi liée aux délais de conservation et aux conditions de destruction (régis par la circulaire de 2007 et le CSP, mais qui seront modifiés dans la future loi de santé). Dans les faits, peu de campagnes de tri sont organisées en dehors de celles provoquées par la nature. Dans ce contexte, une solution d archivage numérique en complément du DPI prend tout son sens, car elle permet d assurer dans la durée la conservation des informations et la gestion des durées dynamiques de conservation (un médecin doit par exemple garder un document 5 ans après le décès de son patient, même s il ne le connaissait pas lors du versement du document). Elle est conçue pour gérer aussi bien des données nativement numériques que des données papier numérisées, avec la capacité de rechercher dans les deux mondes comme s ils n étaient qu un. Elle apporte la pérennité dont ces informations ont besoin quand on doit les conserver plusieurs dizaines d années (et de préférence dans un format ouvert afin de rendre une éventuelle migration moins douloureuse). Enfin, pour dans certains cas, elle assure la valeur probatoire qui est incontournable quand on parle de documents engageants dont la nature est numérique. Ainsi, une bonne solution d archivage numérique en complément d une solution de DPI permet la gestion optimisée des archives dans le respect des règles métier, le partage et l échange soumis à approbation des données archivées, la pérennité et l intégrité des informations qui ont vocation à être conservées longtemps, la gestion des données hybrides, et la valeur probatoire pour faire la preuve de ce qui a été remis, prescrit, diagnostiqué. Yves BOURREAU Responsable Conseil et Santé, Numen

3 CAS CLIENT le 10 mars 2015 Dématérialisation des dossiers «patient» : Numen accompagne le groupe hospitalier Paris-Saint-Joseph dans sa transition vers le 100% numérique Numen s est vu confier la mise en place d un outil permettant l archivage des informations sensibles, la simplification des consultations et l optimisation des coûts. LE CONTEXTE Le Groupe Paris-Saint-Joseph est né de la fusion en 2006 de trois hôpitaux sud parisiens fondés au 19 e siècle (Saint-Joseph, Notre Dame de Bon Secours et Saint-Michel, auxquels s ajoute l Institut de Formation en Soins Infirmiers, l IFSI). 25 spécialités médicales et chirurgicales soignent dans un même lieu la majorité des maladies. La complémentarité des équipes soignantes (médicales et chirurgicales) offre aux patients une prise en charge globale et facilite le suivi de leur pathologie. L établissement accueille en moyenne patients par an. Pour chaque consultation, le dossier du patient est mis à la disposition du médecin. Le dossier recherché dans les archives physiques est enrichi lors de la consultation et ré-archivé par le personnel dédié. Avec un numéro par dossier pour chaque service consulté, la recherche dans les archives est lente et laborieuse. Au total, plusieurs centaines de dossiers et des milliers de pages sont manipulés chaque jour. La direction générale de l hôpital vise le Zéro papier avec la mise en place d un Système d Archivage Électronique permettant de gérer les dossiers des patients. LA SOLUTION Face aux problématiques liées au besoin de consultation et de facilité d accès aux dossiers, la réponse du Groupe Numen se développe en 2 axes : l étude et le conseil d une démarche inscrite dans la durée puis l expertise technique et l accompagnement lors de la mise en place des processus. Numen a apporté, grâce à sa solution de GED Easyfolder, une technologie adaptée aux besoins de consultation, de conservation et de confidentialité nécessaires pour la gestion des dossiers patients. LE PROJET Réalisation du plan de classement et de l implémentation d une solution d échanges et d archivage électronique. Dans le même temps, ont été mis en place des ateliers de numérisation des dossiers «de la file active», cette étape s est déroulée sur 6 semaines avec succès. Pour la reprise des archives existantes, un atelier de numérisation temporaire a été installé «in situ» avec une cadence de numérisation et indexation jusqu à pages par jour.

4 «La solution proposée par Cimail (groupe Numen) s est montrée la plus adaptée à nos besoins en termes de fonctionnalités et de flexibilité. Il fallait que le prestataire choisi puisse répondre aux enjeux spécifiques du secteur hospitalier», explique Olivier Boussekey, Directeur des Systèmes d Information du groupe hospitalier Paris-Saint-Joseph. LES RÉSULTATS La solution permet : - de créer, consulter, enrichir et archiver un dossier patient en temps réel, - de définir un profil spécifique associé à chaque patient, - de faciliter l échange et l archivage des informations entre les services, - de tracer et sécuriser les dossiers et leur évolution, - de réaliser des économies sur les coûts générés par les processus manuels et le stockage physique des dossiers «patient». Le processus administratif est simplifié ; le personnel valorisé. Au total, 5.2 millions de pages, pour près d un million de documents, sont accessibles à ce jour par l ensemble de l équipe médicale de l établissement (plus de 4 millions de pages numérisées, documents nativement numériques injectés). À propos de Cimail et du groupe Numen Cimail est l éditeur de solutions du groupe Numen pour la gestion de contenus numériques avec la gamme Easyfolder, mais également de CRM verticalisés avec la gamme Proxima (immobilier, gestion des aides, etc.). Le groupe Numen fédère 980 collaborateurs experts en projets d externalisation de données et documents sensibles. Depuis plus de 45 ans, Numen crée une relation de confiance avec ses clients, parmi lesquels : des banques, des compagnies d assurances et mutuelles, des enseignes de grande distribution et entreprises industrielles, le professionnels de l immobilier, des éditeurs, des institutions européennes, des bibliothèques nationales et organismes publics. Organisé en 3 divisions Paiement Services, Document Services et Business Services le groupe Numen réalise un chiffre d affaires de près de 74 M avec ses implantations en Europe. Pour en savoir plus : / / CONTACT PRESSE NUMEN AGENCE SCENARII Sarah OUSAHLA sousahla@scenarii.fr

5 COMMUNIQUÉ DE PRESSE Paris, le 10 mars 2015 Face aux nouveaux enjeux du secteur hospitalier, les solutions Numen Pour préparer les dizaines de consultations quotidiennes, le personnel hospitalier a besoin de manipuler et d accéder rapidement aux dossiers patients. La dématérialisation permet une indexation efficace et un partage rapide tout en améliorant la confidentialité des données patients. En fluidifiant la circulation des dossiers tout en respectant la confidentialité des données, Numen apporte, grâce au numérique, des gains de productivité significatifs pour un personnel hospitalier reconcentré sur le service aux patients. Le service ECM de Numen propose à ses clients des prestations de conseil et d intégration à haute valeur ajoutée. Il couvre la gestion de l ensemble des contenus d une organisation, du cycle de vie de l information documentaire non structurée : sa collecte ou capture, son organisation, son utilisation, sa publication et sa disposition, son archivage. Aussi Numen propose des offres dédiées qui répondent à l ensemble des besoins liés aux projets documentaires des services hospitaliers : - Conseil en cadrage, MOA - Gestion Électronique de Documents (GED) Easyfolder Documents Manager permet de verser, d'indexer, de classer et de partager des documents numériques, tout en administrant finement les droits et habilitations des utilisateurs. - Prestations de numérisation in situ ou externalisées - Solutions d archivage du dossier patient, y compris à valeur probatoire - Solutions d échanges électroniques sécurisés entre établissement et médecin de ville - Intégration des solutions dans le SI de l établissement hospitalier Easyfolder Documents Management est nativement compatible et intégrée dans la suite applicative Microsoft Office. Grâce à ses compléments Easytoolbar, Easyfolder Hub, Easyfolder Extranet et Easyfolder Encrypter, la solution s'intègre simplement dans l environnement utilisateur. À propos du groupe Numen Le groupe Numen fédère 980 collaborateurs experts en projets d externalisation de données et documents sensibles. Depuis plus de 40 ans, Numen crée une relation de confiance avec ses clients, parmi lesquels : des banques, des compagnies d assurances et mutuelles, des enseignes de grande distribution et entreprises industrielles, des professionnels de l immobilier, des éditeurs, des institutions européennes, des bibliothèques nationales et organismes publics. Organisé en 3 divisions Paiement Services, Document Services et Business Services le groupe Numen réalise un chiffre d affaires de près de 74 M avec ses implantations en Europe. Pour en savoir plus : / CONTACT PRESSE NUMEN : Agence Scenarii - Sarah Ousahla sousahla@scenarii.fr

6 Fiche porte-parole Yves BOURREAU Responsable Conseil et Santé BIOGRAPHIE Généticien de formation, Yves BOURREAU est rentré chez BULL en 1999 comme ingénieur système. Evoluant vers l'intégration de systèmes, il est passé par le groupe Thales et a été en charge du portail de télé déclaration des impôts sur le revenu des particuliers comme architecte puis comme chef de projet. Il a été recruté par le Ministère des finances comme contractuel de l'état afin de prendre en charge l'architecture du projet Adonis qui regroupe le front et le back office des comptes fiscaux des particuliers. Il rejoint le groupe BULL comme chef du projet d'immatriculation des véhicules (SIV). A la fin de ce projet, il crée l'activité ECM en région ile de France. Il est responsable des équipes mettant en œuvre, entre autre : La première plate-forme d'archivage Neutre d'imagerie médicale au CHU de Nancy La plate-forme d'archivage des procédures judiciaires de la Direction Générale de la Gendarmerie Nationale La mise en place de la dématérialisation des courriers entrants des Caisses des Allocations Familiales La mise en place du projet de dématérialisation des factures de la Banque de France Yves BOURREAU rejoint le groupe Numen en juin 2014 pour développer l'activité de Conseil dans le groupe et le secteur de la Santé. EXPERTISES & THEMATIQUES D INTERVENTION GED (Gestion Electronique de Documents) SAE (Système d Archivage Electronique) à valeur probatoire CFN (Coffre-fort Numérique) Portail collaboratif Intégration, Sécurité, Pilotage de projet DOMAINES D APPLICATION : Secteur Public, Santé CONTACT PRESSE : SCENARII Sarah OUSAHLA sousahla@scenarii.fr