FOURNITURE, INSTALLATION D UN LOGICIEL DE GESTION ET DE SUIVI DES OPERATIONS FONCIERES ET PRESTATIONS DE MAINTENANCE ASSOCIEES

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1 MARCHE «TECHNIQUES DE L'INFORMATION ET DE COMMUNICATION» FOURNITURE, INSTALLATION D UN LOGICIEL DE GESTION ET DE SUIVI DES OPERATIONS FONCIERES ET PRESTATIONS DE MAINTENANCE ASSOCIEES REGLEMENT DE LA CONSULTATION Marché à procédure adaptée soumis aux dispositions des articles 28, 40 II et 77 du décret n du 1 er août 2006 portant code des marchés publics Références : M 2012/01 Date limite de réception des offres : Le Mardi 22 mai 2012 à 12h30 Lieu de remise des plis : Etablissement Public Foncier de la Vendée Zone Acti-Ouest L Horbetoux 18 Impasse Gaston Chavatte LA ROCHE SUR YON EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 1/12

2 SOMMAIRE Article 1 - OBJET ETENDUE DE LA CONSULTATION... 3 Article 2 - DUREE DU MARCHE... 3 Article 3 - DISPOSITIONS GENERALES Décomposition du marché Tranches conditionnelles Lots Mode de financement et de règlement Cotraitance Modification de détail au dossier de consultation Codes de nomenclature Contenu du dossier de consultation Unité monétaire et Langue... 5 Article 4 - MAINTENANCE OU SUIVI... 5 Article 5 - DELAIS D'EXECUTION OU DE LIVRAISON... 5 Article 6 - DELAIS DE VALIDITE DES PROPOSITIONS... 5 Article 7 - MODALITES D'OBTENTION DU DOSSIER DE CONSULTATION... 5 Article 8 - MODALITES DE REMISE DES PLIS DE CANDIDATURES ET D'OFFRES Présentation des plis Remise des plis... 8 Article 9 - ANALYSE ET CLASSEMENT DES CANDIDATURES ET DES OFFRES Critères de jugement des candidatures Critères de jugement des offres Modalités de calcul des notes... 9 Article 10 - VARIANTES - OPTIONS Variantes Options... 9 Article 11 - DEMONSTRATION ET NEGOCIATIONS Démonstrations Négociations Article 12 - RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Demande de renseignements complémentaires Instance chargée des procédures de recours contentieux Introduction des recours contentieux EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 2/12

3 ARTICLE 1 - OBJET ETENDUE DE LA CONSULTATION La présente consultation a pour objet la fourniture et l installation d une solution informatique de gestion et de suivi des opérations foncières. Le champ d application de cet outil couvre l ensemble des processus mis en œuvre lors de la gestion d une convention foncière, de sa création à son achèvement, et devra se substituer aux fichiers de suivis et aux bases de données actuellement alimentés manuellement sous Excel. Cette solution informatique devra permettre notamment : d inventorier les périmètres d opération de l EPF de la Vendée, et en assurer une visibilité géographique (lien avec le SIG) ; de proposer une gestion automatisée et une traçabilité des partenariats (Conventions et Opérations) et des flux opérationnels (étude, acquisition, portage, cession, procédures) liés à ces interventions ; de permettre si besoin une gestion des stocks physiques ; d assurer une vision budgétaire, et comptable des conventions (suivi financier des conventions pour en évaluer le coût de revient) ; de permettre de générer des bilans, tableaux de bord afin de suivre toutes les conventions. ARTICLE 2 - DUREE DU MARCHE Le marché est conclu pour une durée courant à compter de sa date de notification jusqu au 31 décembre ARTICLE 3 - DISPOSITIONS GENERALES 3.1 Décomposition du marché Tranches conditionnelles Il n'est pas prévu de décomposition en tranche Lots Le marché se décompose comme suit : Composante 1 prestations forfaitaires : fourniture, mise en place d une solution informatique de gestion et de suivi des opérations foncières, formation administrateur(s) et utilisateurs ; Composante 2 prestations forfaitaires : assistance téléphonique (hotline) et télémaintenance (hors période de garantie de 1 an à compter de l admission de la solution après VSR positive); Composante 3 prestations sur bons de commande : prestations complémentaires sur devis, notamment : - formations supplémentaires ; - la réalisation de développements supplémentaires ; EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 3/12

4 - fourniture de logiciels et licences supplémentaires. L'ensemble des prestations sur bons de commande ne pourra donner lieu, pour toute la durée du marché, à un montant maximum de commande supérieur à euros HT. Conformément aux dispositions de l'article 77 du code des marchés publics, cette composante ne comporte pas de montant minimum de commande. 3.2 Mode de financement et de règlement Le financement sera basé sur le budget de l'epf de la Vendée. Le règlement des dépenses se fera par mandat administratif suivi d'un virement. Le paiement interviendra dans un délai maximum de 30 jours à compter de la réception des factures. Une garantie à première demande sera exigée du candidat s'il ne renonce pas au bénéfice de l'avance prévue à l'article 87 du code des marchés publics. 3.3 Cotraitance En application de l article 51 du Code des Marchés Publics, les entreprises peuvent présenter leur candidature sous la forme de groupement solidaire ou de groupement conjoint. Toutefois, à l'attribution du marché, la forme de groupement imposée par la personne publique est celle du groupement solidaire. 3.4 Modification de détail au dossier de consultation Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d'apporter au plus tard 6 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres, des modifications de détail au dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Si, pendant l'étude du dossier par les candidats, la date limite fixée pour la remise des offres est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date. 3.5 Codes de nomenclature Les références à la nomenclature européenne (CPV) associées à la présente consultation sont les suivantes : : systèmes d'information divers : services de maintenance de logiciels 3.6 Contenu du dossier de consultation Le dossier de consultation (liste des pièces à fournir au candidat par l'acheteur public) comprend les documents suivants : l'acte d'engagement et ses annexes financières "Bordereau de prix et Décomposition du Prix Global et Forfaitaire" ; EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 4/12

5 - le Règlement de la Consultation ; - le Cahier des Clauses Administratives Particulières ; - le Cahier des Clauses Techniques Particulières et ses annexes. 3.7 Unité monétaire et langue Les candidats sont informés que la personne publique conclura le marché dans l'unité monétaire suivante : euro(s). Le candidat devra impérativement présenter son offre en français. ARTICLE 4 - MAINTENANCE OU SUIVI Le présent dossier concerne à la fois l'achat de la fourniture et sa maintenance ou son suivi. Le soumissionnaire répondra aux conditions de maintenance fixées au cahier des charges. ARTICLE 5 - DELAIS D'EXECUTION OU DE LIVRAISON Les délais de livraison et d'exécution seront indiqués par le candidat dans son offre. Le prestataire fournira dans son offre un planning détaillé intégrant notamment les délais de conception, livraison et installation. Ce planning devra débuter à la date de notification du marché. La date prévisionnelle de notification du marché est fixée à ce jour à la semaine du 4 juin La date de livraison souhaitée en vue des opérations de vérifications est septembre ARTICLE 6 - DELAIS DE VALIDITE DES PROPOSITIONS Le délai de validité des propositions est de 120 jours à compter de la date limite réception des offres. ARTICLE 7 - MODALITES D'OBTENTION DU DOSSIER DE CONSULTATION Les dossiers de consultation sont disponibles à l adresse suivante : ARTICLE 8 - MODALITES DE REMISE DES PLIS DE CANDIDATURES ET D'OFFRES 8.1 Présentation des plis Tous les documents indiqués ci-dessous doivent impérativement être signés par une personne habilitée. Il doit s'agir, pour les documents papier d'une signature manuscrite originale : les photocopies ne sont pas autorisées. Les plis remis par les candidats comportent obligatoirement : 1. Un sous-dossier relatif à la candidature contenant : La lettre de candidature (LC) et habilitation du mandataire par ses cotraitants dûment EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 5/12

6 datée et signée par le candidat (formulaire de type DC1 en vigueur ou équivalent) pour justifier : a) ne pas avoir fait l objet, depuis moins de cinq ans, d'une condamnation définitive pour l'une des infractions prévues par les articles suivants du code pénal : 22238, 22240, 3131 à 3133, 3141 à 3143, 3241 à 3246, 42121, 2 ème alinéa de l'article 4215, 4331, 2 ème alinéa de l'article 4332, 8 ème alinéa de l article 4349, 2 ème alinéa de l article 43491, 4353, 4354, 4359, 43510, 4411 à 4417, 1er et 2 ème alinéas de l'article 4418, 4419, 4451 et 4501 ; ou ne pas avoir fait l objet d une condamnation pour une infraction de même nature dans un autre Etat de l Union Européenne ; b) ne pas avoir fait l objet, depuis moins de cinq ans d une condamnation définitive pour l infraction prévue par l'article 1741 du code général des impôts ou une infraction de même nature dans un autre Etat de l Union Européenne ; c) ne pas avoir fait l objet, depuis moins de cinq ans, d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions mentionnées aux articles L , L , L , L , L et L du code du travail ou des infractions de même nature dans un autre Etat de l Union Européenne ; d) ne pas être en état de liquidation judiciaire ou ne pas faire l objet d une procédure équivalente régie par un droit étranger ; e) ne pas être déclaré en état de faillite personnelle ou ne pas faire l objet d'une procédure équivalente régie par un droit étranger ; f) ne pas être admis au redressement judiciaire ou à une procédure équivalente régie par un droit étranger, sans justifier d une habilitation à poursuivre son activité pendant la durée prévisible d'exécution du marché public ou de l accord cadre; g) avoir, au 31 décembre de l'année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la consultation, souscrit les déclarations lui incombant en matière fiscale et sociale et acquitté les impôts et cotisations exigibles à cette date, ou s être acquitté spontanément de ces impôts et cotisations avant la date du lancement de la présente consultation ou avoir constitué spontanément avant cette date des garanties jugées suffisantes par le comptable ou l organisme chargé du recouvrement ; h) être en règle, au cours de l'année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la consultation, au regard des articles L , L , L et L du code du travail concernant l emploi des travailleurs handicapés ; i) que le travail est effectué par des salariés employés régulièrement au regard des articles L , L et R du code du travail (dans le cas où les candidats emploient des salariés, conformément à l article D du code du travail), pour le candidat individuel ou membre du groupement établi en France ; j) fournir à ses salariés des bulletins de paie comportant les mentions prévues à l article R. EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 6/12

7 32431 du code du travail, ou des documents équivalents, pour le candidat individuel ou membre du groupement établi ou domicilié à l étranger ; k) que les renseignements fournis dans le formulaire DC2 et ses annexes sont exacts. Une déclaration sur l honneur (ou formulaire de type DC2 en vigueur), pour justifier : a) Ses capacités professionnelles et techniques: - présentation de la liste des principaux services effectués au cours des trois dernières années pour des prestations similaires en indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l opérateur économique ; - indication des titres d'études et professionnels de l'opérateur économique et/ou des cadres de l'entreprise ; - une description de l équipement technique, des mesures employées par l opérateur économique pour s assurer de la qualité et des moyens d étude et de recherche de son entreprise ; b) Sa capacité économique et financière : - déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les services objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles ; Tous les formulaires cités ci-dessus sont téléchargeables sur le site du Ministère des Finances à l'adresse suivante : Pour chaque sous-traitant ou cotraitant présenté dans l'offre, le candidat devra justifier : - Les capacités professionnelles, techniques et financières du ou des sous-traitants ou du ou des cotraitants (ou DC 2); - Une déclaration du sous-traitant indiquant qu'il ne tombe pas sous le coup d'une interdiction d'accéder aux marchés publics (ou DC1). Les attestations ou certificats doivent être rédigés en langue française. Il est recommandé au candidat de fournir également le formulaire NOTI 2 : la transmission de ce formulaire est souhaitée dès la remise des plis d'offre. Le candidat ayant présenté l'offre économiquement la plus avantageuse ne pourra être désigné comme titulaire du marché que dans la mesure où ce formulaire aura été remis préalablement au pouvoir adjudicateur. 2. Un sous-dossier contenant les éléments relatifs à l'offre : L acte d engagement et ses annexes financières à compléter, dater et signer par le(s) représentant(s) habilité(s) du ou des prestataires (signature manuscrite originale obligatoire sous peine de rejet de l offre). Le mémoire technique du candidat présentant sa méthodologie pour l exécution du EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 7/12

8 marché et notamment : - la définition du socle à partir duquel le logiciel sera élaboré ; - les développements à réaliser et la méthode mise en œuvre à partir du socle pour parvenir à leur conception ; - le degré de compatibilité de la solution technique proposée avec le système d information existant au sein de l EPF de la Vendée ; - le planning détaillé et les moyens mis en œuvre pour le respecter ; - le contenu de la formations administrateur(s) et utilisateurs ; 8.2 Conditions d envoi des propositions La présente consultation est passée en application de l article 56 du Code des Marchés Publics et du décret du 17 décembre 2008 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics, complété par l arrêté du 14 décembre 2009 pris en application de l article 56 du code des marchés publics. Les candidats devront donc obligatoirement remettre leur offre par voie dématérialisée. Il est rappelé aux candidats qu'ils devront impérativement remettre leurs offres au plus tard : Le Mardi 22 mai 2012 à 12h30 Les plis transmis par voie électronique sont horodatés. Les offres déposées par ce moyen doivent parvenir avant les date et heure limites fixées ci-dessus. Les dossiers qui seraient remis après la date et l'heure limites fixées ci-dessus ne seront pas ouverts et ne seront pas retenus. Conformément aux articles à du code civil et du décret du 30 mars 2001, modifié par le décret n du 18 avril 2002, les opérateurs économiques doivent signer électroniquement les candidatures et les offres en présentant un certificat de signature électronique. Ce certificat doit être délivré par une autorité de certification accréditée et permettre de faire le lien entre une personne physique et le document signé électroniquement. Les catégories de certificats de signature autorisées sont celles qui sont reconnues par le référentiel intersectoriel de sécurité et par la liste publiée à l adresse suivante : Tout fichier constitutif de la candidature ou de l offre devra être traité préalablement par le soumissionnaire par un anti-virus. En effet, conformément à la réglementation, la réception de tout fichier contenant un virus entraîne l irrecevabilité de la candidature ou de l offre. Le candidat peut effectuer à la fois une transmission électronique et, à titre de copie de sauvegarde, une transmission sur support papier, ou sur support physique électronique. La copie de sauvegarde doit contenir tous les documents demandés à l article 8.1 du présent document. Les documents de la copie de sauvegarde doivent également être signés. EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 8/12

9 Cette copie doit parvenir dans les délais impartis pour la remise des candidatures et des offres. La copie de sauvegarde doit être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible : «Ne pas ouvrir - copie de sauvegarde». Si la candidature ou l offre transmise par voie dématérialisée n a pas pu être ouverte par le pouvoir adjudicateur (suite à détection de virus, format non reconnu ou autre problème informatique), celui-ci procède à l ouverture de la copie de sauvegarde. De même, si le dossier dématérialisé n est pas parvenu avant les date et heure limite fixées pour la remise des offres, mais que la copie de sauvegarde a été reçue avant ces mêmes date et heure, le pouvoir adjudicateur procède à l ouverture du pli. ARTICLE 9 - ANALYSE ET CLASSEMENT DES CANDIDATURES ET DES OFFRES Le pouvoir adjudicateur analysera d'abord les candidatures et éliminera les candidats qui n'ont pas la qualité pour présenter une offre et/ou dont les capacités paraissent insuffisantes. 9.1 Critères de jugement des candidatures La capacité et qualité des entreprises seront appréciées en fonction des critères suivants classés par ordre décroissant d'importance : - des moyens humains (qualifications, cv, expérience), - des moyens matériels, - références des 3 dernières années, - du chiffre d'affaires des 3 dernières années. 9.2 Critères de jugement des offres Le jugement des offres sera effectué à partir des critères pondérés suivants : Critère n 1 : Valeur technique 65% 1.1 Définition du socle 25 % 1.2 Développements 20% 1.3 Compatibilité avec le système d information existant 10 % 1.4 Planning et moyens mis en œuvre 5 % 1.5 Qualité et pertinence de la formation 5 % Critère n 2 : Prix 35 % EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 9/12

10 9.3 Modalités de calcul des notes Critère 1 : Valeur technique Pour chaque sous-critère une note sera attribuée selon l'échelle suivante : o 4 : très bon o 3 : bon o 2 : moyen o 1 : insuffisant En application de la formule suivante, une note sera ensuite attribuée pour chaque sous-critère : Pondération sous-critère x (Note obtenue par le candidat/ Note maximale pouvant être obtenue) = Note attribuée Une note correspondant à la somme des notes obtenues par sous-critère sera établie. Critère 2 : Prix 35% Prix le plus bas / Prix proposé par le candidat = Note attribuée au candidat Une note globale correspondant à la somme des notes finales attribuées pour les deux critères sera établie et permettra de classer le candidat ayant obtenu la note globale la plus élevée en première position. ARTICLE 10 : VARIANTES - OPTIONS 10.1 Variantes Les variantes ne sont pas autorisées Options Sans objet ARTICLE 11 - DEMONSTRATION ET NEGOCIATIONS 11.1 Auditions Après avoir procédé à l'analyse des candidatures et avoir éliminé les candidats ne présentant pas les capacités et qualités requises ainsi que les offres irrégulières ou inappropriées, le pouvoir adjudicateur invitera les 3 candidats (si le nombre de concurrents le permet) ayant présenté les meilleures propositions à présenter leur offre dans les locaux de l'epf de la Vendée. Ces auditions pourront se dérouler entre le 4 juin 2012 et le 8 juin Une convocation sera adressée à cet effet à tous les candidats restant en lice, au plus tard 3 jours ouvrés avant la date retenue pour la présentation. EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 10/12

11 11. 2 Négociations Suite aux auditions, l'epf de la Vendée se réserve la possibilité d'engager avec les candidats des négociations portant notamment sur le prix de la solution, sa qualité technique, les plannings (livraison, installation, formation,...). ARTICLE 12 - RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Demande de renseignements complémentaires Pour tous renseignements complémentaires nécessaires à la préparation des offres, à condition qu'ils ne soient pas de nature à porter atteinte à l'égalité des candidats, il sera possible d'adresser les demandes à l'attention de : M. WATTIEZ : hubert.wattiez@epf-vendee.fr La demande devra parvenir au plus tard 8 jours avant la date limite de remise des offres pour permettre au maître de l ouvrage de formuler une réponse en temps utile. Les demandes jugées tardives n engagent pas le maître d ouvrage et ne peuvent avoir de conséquence sur la validité de la procédure. Les candidats peuvent se procurer les C.C.A.G. et C.C.T.G. cités dans le marché auprès de la direction des journaux officiels Instance chargée des procédures de recours contentieux Toute demande d'information sur les voies et délais de recours doit être formulée auprès de la juridiction suivante : Tribunal administratif de Nantes 6 allée de l Ile Gloriette BP NANTES cedex Tél : Fax : Introduction des recours contentieux Un référé précontractuel peut intervenir pendant toute la phase de passation, de la publication de l'avis d'appel public à la concurrence jusqu'à la signature du marché (article L du code de justice administrative). Un référé contractuel peut être formé à partir de la signature du marché, dans un délai au plus égal à six mois (article L du code de justice administrative). Un référé suspension, assorti d'une demande en annulation dans le cadre d'un recours pour excès de pouvoir, peut être formé sur toute décision unilatérale concourant à la conclusion du marché. Le recours doit être introduit à compter de la date de notification ou EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 11/12

12 de publication de la décision mais avant la signature du marché (article L du code de justice administrative). Un recours pour excès de pouvoir peut être formé dans les 2 mois à partir de la notification ou de la publication de toute décision unilatérale concourant à la conclusion du marché (acte détachable du marché). Si ce recours est introduit conjointement à un référé-- suspension, il doit être introduit avant la signature du marché. EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 12/12

13 MARCHE «TECHNIQUES DE L'INFORMATION ET DE COMMUNICATION» FOURNITURE, INSTALLATION D UN LOGICIEL DE GESTION ET DE SUIVI DES OPERATIONS FONCIERES ET PRESTATIONS DE MAINTENANCE ASSOCIEES CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES Marché à procédure adaptée soumis aux dispositions des articles 28, 40 II et 77 du décret n du 1er août 2006 portant code des marchés publics Références : M 2012/01 EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 1/16

14 SOMMAIRE 1. PRESENTATION DU MARCHE Objet du marché Décomposition du marché Allotissement Tranches conditionnelles Marché à bons de commande / Marché ordinaire Durée du marché Présentation des parties PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE Documents particuliers Documents généraux CO-TRAITANCE ET SOUS TRAITANCE Co-traitance Sous-traitance INSTALLATION, VERIFICATION ET ADMISSION DES LOGICIELS ET APPLICATIONS Mise en ordre de marché (MOM) Vérification qualitative et admission Vérification d aptitude (VA) Vérification de service régulier (VSR) Décisions après vérifications Ajournement Admission avec réfaction Rejet GARANTIE FORMATION MAINTENANCE ET ASSISTANCE Maintenance corrective et évolutive des logiciels et développements informatiques Maintenance corrective Anomalies et dysfonctionnement bloquants Anomalies et dysfonctionnement non bloquant Solutions alternatives Maintenance évolutive Notification des demandes d intervention Assistance / Télémaintenance Documentation et supports techniques PRIX - VARIATION DANS LES PRIX - REGLEMENT DES COMPTES Nature des prix Variation des prix Règlement des comptes Paiement Intérêts moratoires EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 2/16

15 9. RETENUE DE GARANTIE - CAUTIONNEMENT - AVANCE FORFAITAIRE Retenue de garantie Cautionnement Avance PENALITES POUR RETARD Généralités Pénalités pour retard dans la livraison et opérations de vérification Pénalités de retard dans le cadre de la maintenance corrective Pénalités pour retard dans la transmission des pièces liées au contrat PROPRIETE INTELLECTUELLE GARANTIE DE JOUISSANCE PAISIBLE NANTISSEMENT - CESSION DE CREANCE RESILIATION - MESURES COERCITIVES PIECES A FOURNIR PAR LE TITULAIRE Assurances Code du travail PROTECTION DE LA MAIN D ŒUVRE ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL DEROGATIONS AUX DOCUMENTS GENERAUX EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 3/16

16 1- PRESENTATION DU MARCHE 1.1 Objet du marché Pour lui permettre de mener à bien ses missions, l EPF de la Vendée souhaite se doter d une solution informatique de gestion et de suivi des opérations foncières. Le champ d application de cet outil couvre l ensemble des processus mis en œuvre lors de la gestion d une convention foncière, de sa création à son achèvement, et devra se substituer aux fichiers de suivis et aux bases de données actuellement alimentés manuellement sous Excel. Cette solution informatique devra permettre notamment : o d inventorier les périmètres d opération de l EPF de la Vendée, et en assurer une visibilité géographique (lien avec le SIG) ; o de proposer une gestion automatisée et une traçabilité des partenariats (Conventions et Opérations) et des flux opérationnels (étude, acquisition, portage, cession, procédures) liés à ces interventions ; o de permettre si besoin une gestion des stocks physiques ; o d assurer une vision budgétaire, et comptable des conventions (suivi financier des conventions pour en évaluer le coût de revient ; o de permettre de générer des bilans, tableaux de bord afin de suivre toutes les conventions. 1.2 Décomposition du marché Allotissement Le présent marché comporte un lot unique Tranches conditionnelles Le marché n est pas décomposé en tranches conditionnelles Marché à bons de commande / Marché ordinaire Le marché se décompose comme suit : Composante 1 - prestations forfaitaires : fourniture, mise en place d une solution informatique de gestion et de suivi des opérations foncières, formation administrateur(s) et utilisateurs ; Composante 2 - prestations forfaitaires : assistance téléphonique (hotline) et télémaintenance (hors période de garantie de 1 an à compter de l admission de la solution après VSR positive); Composante 3 - prestations sur bons de commande : prestations complémentaires sur devis, notamment : - la réalisation de développements supplémentaires ; - la fourniture de logiciels et licences supplémentaires. EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 4/16

17 L'ensemble des prestations sur bons de commande ne pourra donner lieu, pour toute la durée du marché, à un montant maximum de commande supérieur à euros HT. Conformément aux dispositions de l'article 77 du code des marchés publics, cette composante ne comporte pas de montant minimum de commande. Modalité de passation des bons de commande : Les délais de livraison et d exécution seront dans chaque devis pour la composante 3. Les commandes liées à la composante 3 sont faites au fur et à mesure de la survenance des besoins par le moyen de bons de commande qui comporteront : - la référence au marché ; - la désignation de la prestation ; - la quantité commandée ; - le prix d engagement correspondant au prix marché ; - le lieu et la date (ou délai) d exécution ; - l adresse de facturation. La personne habilitée à rédiger et signer les bons de commande est le représentant du pouvoir adjudicateur ou toute personne qu il aura désignée à cet effet. 1.3 Durée du marché Le présent marché est conclu pour une durée courant à compter de sa date de notification jusqu au 31 décembre Le prestataire s engage à mettre en œuvre le planning d exécution du marché dès la notification de celui-ci. A l issue de ce délai, un marché négocié sans mise en concurrence pourra être conclu dans le respect des dispositions de l article 35 II 8 du code des marchés. 1.4 Présentation des parties Représentant(s) de l EPF : Monsieur le Directeur Général de l EPF de la Vendée, est le représentant légal du pouvoir adjudicateur. Une personne au sein de l équipe opérationnelle de l EPF de la Vendée, sera désignée afin de suivre l exécution du présent marché et sera le correspondant du prestataire. L interlocuteur désigné procédera notamment à toutes les opérations de vérification pour le compte du pouvoir adjudicateur. Représentant du titulaire : Une personne habilitée à représenter le titulaire auprès de l EPF de la Vendée sera désignée pour toute l exécution du marché et assurera à ce titre la responsabilité de l exécution du présent contrat. Ce représentant sera l interlocuteur privilégié de l EPF de la Vendée et de ses représentants. EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 5/16

18 Pour l exécution du présent marché, Monsieur/Madame.. assurera la direction des prestations. 2- PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE 2.1 Documents particuliers Par dérogation à l article 4.1 du CCAG-TIC, le présent marché est constitué des pièces suivantes : 1) L acte d engagement et ses annexes financières (décomposition du prix global et forfaitaire et bordereau des prix unitaires) ; 2) Le présent Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) ; 3) Le Cahier des Clauses Techniques (CCTP) et ses annexes ; 4) L offre technique du prestataire. En cas de divergence entre deux ou plusieurs pièces particulières du marché, ce sont les indications de la pièce portant le numéro d ordre le moins élevé qui ont priorité. 2.2 Documents généraux Le Cahier des Causes Administratives Générales applicables aux marchés publics de Techniques de l Information et de la Communication approuvé par l arrêté du 16 septembre 2009 (publié au JORF du 16 octobre 2009). 3- CO-TRAITANCE ET SOUS TRAITANCE 3.1 Co-traitance A l attribution du marché, la forme de groupement exigée par le pouvoir adjudicateur est la forme solidaire. 3.2 Sous-traitance Le titulaire d un marché de services est habilité à sous-traiter l exécution de certaines parties de son marché, provoquant obligatoirement le paiement direct de celui-ci pour les prestations égales ou supérieures à 600 TTC. Le sous-traitant devra obligatoirement être accepté et ses conditions de paiement agréées par la personne publique. L acceptation de l agrément d un sous-traitant et les conditions de paiement correspondantes sont possibles en cours de marché. Pour ce faire, le sous-traitant doit fournir : - La nature des prestations sous-traitées ; - Le nom, la raison ou la dénomination sociale et l adresse du sous-traitant ; - Le montant maximum des sommes à verser par paiement direct au sous-traitant ; EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 6/16

19 - Les conditions de paiement prévues par le projet de contrat de sous-traitance et, le cas échéant, les modalités de variation des prix ; - Les capacités professionnelles et financières du sous-traitant ; - Une attestation du sous-traitant indiquant qu il ne tombe pas sous le coup d une interdiction d accéder aux marchés publics ; - Une attestation du sous-traitant précisant s il renonce ou pas au paiement de l avance. Toute sous-traitance occulte pourra être sanctionnée par la résiliation du marché aux torts du titulaire du marché. 4- INSTALLATION, VERIFICATION ET ADMISSION DES LOGICIELS ET APPLICATIONS Le responsable du marché pour le compte de l EPF de la Vendée procédera dès la livraison des logiciels aux vérifications quantitatives conformément aux dispositions des articles 25 à 28 du CCAG-TIC. Les conditions de mise en œuvre des vérifications définies dans le présent marché s appliquent à l ensemble du logiciel et ses développements s ils sont livrés et installés en un seul temps. Dans le cas contraire, si des modules spécialisés sont livrés et installés en plusieurs temps, chacun d eux fera l objet du déclenchement d une procédure spécifique respectant les délais et prescriptions figurant ci-après. 4.1 Mise en Ordre de marche (MOM) Par dérogation à l article 23 du CCAG-TIC, l installation des logiciels est effectuée par le prestataire et sous sa responsabilité. Le titulaire dispose d un délai de cinq jours ouvrés pour effectuer la mise en ordre de marche à compter de la date contractuelle de livraison stipulée dans l offre. La date retenue pour la mise en ordre de marche est notifiée par le titulaire à la personne publique. Le prestataire est présent lors de cette opération. 4.2 Vérification qualitative et admission Postérieurement aux opérations de mise en ordre de marche, les opérations de vérifications qualitatives s effectuent conformément à l article 26 du CCAG-TIC. Ces opérations comprennent deux étapes : - La vérification d aptitude (V.A) - La vérification de service régulier (V.S.R) Vérification d aptitude (V.A) Cet article déroge à certaines dispositions de l article du CCAG-TIC. La vérification d aptitude a pour but de constater que les produits livrés présentent les caractéristiques techniques qui les rendent aptes à remplir les fonctions attendues et sont conforme aux spécifications du CCTP. EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 7/16

20 Cette constatation résulte de l exécution d essais, par la personne publique, sur les éléments livrés. Durant cette phase, la personne publique signale au titulaire au fur et à mesure, les anomalies correspondant à un défaut de fonctionnement. Les éventuelles anomalies sont signalées par écrit précisant la nature de l incident, le niveau de gravité, le programme incriminé et toutes les informations susceptibles d en faciliter la recherche. Le titulaire procédera à leur correction dans les meilleurs délais, et au maximum dans un délai de cinq jours ouvrés, sachant que ceux-ci reporteront d autant de délai global de la période de vérification d aptitude. Le délai maximal imparti à la personne publique pour procéder à la vérification d aptitude et notifier sa décision est de deux mois (délai qui sera suspendu lors des éventuelles corrections effectuées par le titulaire) à partir de la mise en ordre de marche de la totalité du logiciel et fonctionnalités demandés. A défaut de notification dans le délai défini, la vérification d aptitude est réputée positive. Dès lors que la vérification d aptitude est positive, la personne publique procède à la vérification de service régulier. En cas de vérification d aptitude négative, la personne publique prend une décision d ajournement ou de rejet des livrables dans les conditions définies à l article 4.3 du présent CCAP Vérification de service régulier (V.S.R.) Cet article déroge à certaines dispositions de l article du CCAG-TIC. La vérification de service régulier a pour but de constater que les prestations et produits fournis sont capables d assurer un service régulier dans les conditions normales d exploitation. La régularité du service s observe sur une durée de deux mois à compter du jour où les éléments ont été déclarés aptes (V.A positive). Le service est réputé régulier si la durée cumulée, sur cette période, des indisponibilités imputables à chaque élément de la prestation ne dépasse pas 5% du temps potentiel d utilisation évalué à 7h par jour. Ainsi l indisponibilité ne saurait dépasser trois jours ouvrés au cours des trois mois. A l issue de la période de vérification de service régulier, la personne publique dispose de sept jours ouvrés pour notifier au titulaire sa décision. A défaut de notification dans le délai imparti, la vérification de service régulier est réputée positive. En cas de vérification de service régulier positive, la personne publique prononce l admission de la solution. L admission peut être partielle et limitée aux seuls éléments dont la régularité de service a été vérifiée. L admission entraîne le transfert de propriété des équipements matériels et logiciels cédés, et constitue la date d effet des droits concédés. Elle marque également le début de la période de garantie. Si la vérification de service régulier est négative, la personne publique prononce soit l ajournement des prestations, avec ouverture d une nouvelle période de vérification de la régularité de service pendant une période supplémentaire de même durée que celle définie ci-dessus, soit l admission avec réfaction, soit le rejet des prestations conformément aux dispositions qui suivent. EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 8/16

21 4.3 Décision après vérifications Ajournement Lorsque le pouvoir adjudicateur estime que des prestations de services pourraient être admises moyennant certaines mises au point, pour être rendues conformes aux dispositions du CCTP et à l usage attendu, il en prononce l ajournement en invitant le titulaire à les présenter de nouveau dans un délai déterminé après avoir effectué ces mises au point. Par dérogation à l article du CCAG-TIC, le titulaire doit faire connaître son acceptation dans un délai de sept jours ouvrés, à compter de cette notification d ajournement, passé ce délai, il est réputé avoir accepté la décision de la personne publique. En cas de refus ou de silence du titulaire dans ce délai, les prestations peuvent être admis avec réfaction ou rejetées dans les conditions fixées ci-après. A compter de deux ajournement successifs, la personne publique se réserve le droit d appliquer des pénalités de retard conformément aux dispositions de l article 10.2 du présent marché Admission avec réfaction Lorsque le pouvoir adjudicateur juge que les prestations, sans satisfaire entièrement aux conditions du marché, peuvent utilisées en l état, il notifie au titulaire une décision motivée de les recevoir avec réfaction d un montant déterminé. Par dérogation à l article 28.3 du CCAG-TIC, le titulaire dispose de sept jours ouvrés pour présenter ses observations, passé ce délai il est réputé avoir accepté la décision de la personne publique Rejet Lorsque la personne publique juge que les prestations appellent à des réserves de nature à l empêcher de prononcer l ajournement ou la réception avec réfaction, elle notifie une décision motivée de rejet. Par dérogation à l article du CCAG-TIC, le titulaire dispose alors de dix jours ouvrés pour présenter ses observations ; passé ce délai il est réputé avoir accepté la décision de la personne publique. Lorsque des prestations sont rejetées, les sommes correspondantes déjà versées au titulaire, à titre d acompte, avant admission sont restituées à la personne publique. 5- GARANTIE Le logiciel fourni et toutes ses applications et développements devront faire l objet d une garantie d une durée de un an. Ce délai de garantie court à compter de la notification de la décision, expresse ou tacite, d admission des logiciels et de leurs applications au titulaire du marché (V.S.R positive). 6- FORMATION L offre du prestataire doit présenter deux types de formation : - Une formation à l attention du ou des administrateur(s) ; EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 9/16

22 - Une formation adaptée au reste des utilisateurs (environ 5 utilisateurs). Le prestataire présente à ce titre un plan de formation détaillant le contenu de la formation et sa durée en fonction du type de public concerné (administrateur(s) / utilisateurs). 7- MAINTENANCE ET ASSISTANCE 7.1 Maintenance corrective et évolutive des logiciels et développements informatiques Au terme de la période de garantie de la solution informatique, d une durée de 1 an à compter de l admission de la solution suite à la V.S.R. Les prestations de maintenance corrective et évolutive seront réalisées par télémaintenance, ou intervention sur site si nécessaire sur la base d un prix forfaitaire annuel. Cette maintenance comprend notamment : - La correction des dysfonctionnements du logiciel et ses développements ; - Le dépannage dans le cas d une panne rendant totalement inopérant le système ; - la fourniture des évolutions et nouvelles versions des logiciels et développements Maintenance corrective Anomalies et dysfonctionnement bloquants : Pendant la période de garantie puis dans le cadre de la maintenance, dans le cas d une panne d un logiciel rendant totalement inopérant, si le problème ne peut être résolu par télémaintenance dans les 24h00 suivant la déclaration de la panne, le titulaire s engage à intervenir sur le site pour remettre en service le système dans un délai de trois jours ouvrés suivant la déclaration de la panne par le pouvoir adjudicateur. Anomalies et dysfonctionnement non bloquants : Les délais impartis au prestataires pour procéder aux corrections nécessaires sur site est de cinq jours ouvrés à compter de la notification de la déclaration du dysfonctionnement, à défaut de résolution par télémaintenance dans les 48h00 suivant la demande effectuée par le pouvoir adjudicateur. Solutions alternatives : A défaut de résolution de la panne, la société s engage à proposer une solution de contournement dans le cadre des délais impartis ci-dessus (soit trois ou cinq jours ouvrés), dans l attente de la mise à disposition d une version corrigée et de la documentation mise à jour dans un délai maximum de un mois à compter de la demande d intervention Maintenance évolutive Cette maintenance concerne les éventuelles évolutions du système. Ces prestations s exécuteront sur bons de commande après validation du devis présenté par le titulaire. Les mises à jour ne sont pas considérées comme faisant partie de la maintenance évolutive et seront réalisées par le prestataire à titre gratuit. EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 10/16

23 7.1.3 Notification des demandes d intervention La demande d intervention se fera par appel téléphonique suivi si nécessaire d un bon de commande transmis au prestataire par mail ou par fax. 7.2 Assistance Hotline/Télémaintenance Dès la mise en ordre de marche et pour toute la durée du marché le prestataire met à la disposition de l EPF de la Vendée un support téléphonique accessible tous les jours ouvrés de 9h à 12h et de 14h à 18h. 7.3 Documentation et supports techniques Le prestataire fournira les documents techniques et manuels d utilisation du logiciel et développements fournis dès leur livraison. Les documents seront rédigés en langue française. La documentation sera fournie sur support papier et sur support numérique au format PDF. La documentation sera accessible sous forme numérique depuis les interfaces des différents logiciels et applications. 8- PRIX - VARIATION DANS LES PRIX - REGLEMENT DES COMPTES 8.1 Nature des prix Selon le type de prestation, les prix du marché sont soit unitaires ou soit forfaitaires conformément à la répartition opérée dans l annexe financière à l acte d engagement et à l article du présent marché. 8.2 Variation des prix Les prix du marché sont fermes la première année, puis révisables annuellement par application de la formule paramétrique qui suit : Prix révisé = prix établi au mois 0 x Cn Cn = 0,15 + 0,85 (In/I0) I n : dernier indice SYNTEC publié au mois de la révision I 0 : indice SYNTEC au mois d établissement des prix (mois d établissement des prix «M0» = mois de Mai 2012). 8.3 Règlement des comptes Le règlement des prestations fermes (prestations forfaitaires) sera fractionné comme suit : - 30 % du prix forfaitaire après validation des spécifications techniques ; - 20 % du prix forfaitaire après validation des développements ; - 30 % du prix forfaitaire après vérification d aptitude positive ; EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 11/16

24 - le solde, soit 20 % du prix forfaitaire, après vérification de service régulier et admission de la solution 8.4 Paiement Le paiement est effectué en application des règles de la comptabilité publique. Le délai global de paiement est de 30 jours à compter de la réception de la facture, conformément aux dispositions de l article 98 du code des marchés publics. Les factures afférentes au marché seront établies en deux originaux comportant, outre les mentions légales, les indications suivantes : - les noms, raison social, n Siret et adresse du créancier ; - le cas échéant, la référence d inscription au répertoire du commerce ou des métiers ; - le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu il est précisé à l acte d engagement ; - le numéro et la date du marché et de chaque avenant, ainsi que le cas échéant la date et le numéro du bon de commande ; - la nature des prestations réalisées ; - la date ou la période de réalisation ; - le montant hors taxe des prestations réalisées- le cas échéant le % de remise consentie ; - le taux et le montant de la VA. Le taux de TVA applicable est celui en vigueur au jour de la date de livraison des fournitures / au jour de l exécution du service. - le cas échéant la mention des précomptes, retenues et escomptes ; - le montant total des prestations livrées ou exécutées ; - la date de la facturation. Les factures seront adressées à l adresse suivante : Etablissement Public Foncier de la Vendée Zone Acti-Ouest L Horbetoux 18 impasse Gaston Chavatte LA ROCHE SUR YON Le non-respect des dispositions précisées ci-dessus, entraînera le retour pur et simple de la facture à son expéditeur avec obligation de réémission sous un nouveau numéro et une nouvelle date, ainsi que la suspension du délai de paiement (décret N du ). 8.5 Intérêts moratoires Le défaut de paiement dans les délais prévus par le code des marchés publics fait courir de plein droit, et sans autre formalité, des intérêts moratoires au bénéfice du titulaire ou du sous-traitant payé directement à compter du jour suivant le dépassement du délai. Les intérêts moratoires sont calculés sur le montant du principal toutes taxes comprises, mais ne sont pas assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée. EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 12/16

25 Le taux des intérêts moratoires applicables est le taux de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept points. 9- RETENU DE GARANTIE - CAUTIONNEMENT - AVANCE FORFAITAIRE 9.1 Retenue de garantie Il n y aura pas de retenue de garantie au titre du présent marché. 9.2 Cautionnement Le présent marché ne donnera pas lieu au versement par le titulaire d un cautionnement. 9.3 Avance Sauf renoncement du titulaire porté à l acte d engagement, le versement d une avance dans les cas et selon les modalités stipulées ci-après, pourra être accordé si le montant minimum du marché ou de la tranche affermie est supérieur à ,00 hors taxes et dans la mesure où le délai d exécution est supérieur à deux mois. L avance ne pourra être versée qu après constitution de la garantie à première demande prévue à l article 89 du Code des marchés publics. Cette dernière ne pourra pas être remplacée par une caution personnelle et solidaire. Le montant de l avance est déterminé par application de l article 87 du Code des marchés publics. Cette avance est égale à 5 % du montant initial toutes taxes comprises du marché ou de la tranche affermie, si le délai d exécution du marché n excède pas douze mois. Elle est égale à 5 % du montant des prestations exécutées pendant les douze premiers mois d exécution du marché, si le délai d exécution du marché excède douze mois. Dans le cas d un marché à bons de commande ne comportant ni minimum ni maximum, l avance est accordée pour chaque bon de commande d un montant supérieur à ,00 hors taxes et d une durée d exécution supérieure à deux mois. Le montant de l avance versée au titulaire n est ni révisable, ni actualisable et ses conditions de remboursement sont prévues à l article 88 du code des marchés publics. 10- PENALITES POUR RETARD 10.1 Généralités EPF de la Vendée Marché «Fournitures et installation d un logiciel de gestion et de suivi des opérations foncières et prestations de maintenance associées» 13/16