LA GESTION DE L ATELIER

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1 LA GESTION DE L ATELIER

2 Sommaire Sommaire Recherche du client et du véhicule/matériel Par le menu CLIENT Par le menu FICHE DE TRAVAIL Recherche du client par son véhicule Création du client et du véhicule / matériel Fiche de travail Saisie des travaux à réaliser Type de fiche de travail et autres infos Création d un devis Enregistrement de la fiche de travail Changement du client sur la fiche de travail Saisie des pièces et de la main d œuvre Recherche d un OR en cours Saisie des pièces Saisie de la main d œuvre Main d œuvre classique Temps barémés Ajout d un forfait / Nomenclature Transformation d un devis en OR Clôture d un Ordre de Réparation Mémo pour le prochain rendez vous Cas particuliers Modification ajout de pièces ou main d œuvre avant clôture Ventilation partielle de l OR sur un autre client Option d impression Edition d un Pro forma Clôture de l ordre de réparation Ordre de Réparation prêt à facturer Facturation d un Ordre de Réparation Option d impression Date de facturation Saisie des règlements Edition de la facture Avoir/Refacturation Recherche de la facture Génération de l avoir Refacturation Gestion de forfaits nomenclatures Famille forfaits nomenclature Nomenclatures Forfaits Pointage atelier Pointage automatique sur les fiches de travail Enregistrement manuel des prestations Prise de rendez vous Les éditions de l atelier Fiche de travail Temps passés Statistiques Temps barémés Entrées atelier Gestion de l atelier 2/34

3 1 Recherche du client et du véhicule/matériel 1.1 Par le menu CLIENT Saisir le début du nom ou le nom complet, puis «Entrée». Si le client n existe pas voir la documentation «Gestion des clients». Sélectionner le véhicule si le client en possède plusieurs. Puis Si le véhicule n existe pas, cliquer sur et voir la documentation «Gestion des véhicules matériels». 1.2 Par le menu FICHE DE TRAVAIL La recherche du client se fait par défaut sur son nom approximatif, taper le nom et touche «Entrée» du clavier. Gestion de l atelier 3/34

4 Sélectionner dans la partie haute le client et dans la partie basse le véhicule Si le véhicule / matériel n existe pas (voir documentation «gestion des véhicules / matériels») Recherche du client par son véhicule Saisir la ou les informations dans les champs de recherche et taper sur la touche «Entrée» du clavier Création du client et du véhicule / matériel La création du client et du véhicule / matériel se font à la suite (voir la documentation «gestion clients» et «gestion véhicule / matériel»). Gestion de l atelier 4/34

5 2 Fiche de travail 2.1 Saisie des travaux à réaliser Les travaux à réaliser seront imprimés sur la fiche de travail et sur la facture si on le désire. Texte pré enregistré : texte est enregistré dans le menu «Paramétrage Textes pré enregistrés». Textes liés aux touches de fonction (F2, F3,, F12) qui insère automatiquement le texte. Affiche le mémo en mode zoom. Efface le mémo. 2.2 Type de fiche de travail et autres infos pour afficher la liste si l atelier est fractionné en plusieurs départements (voir menu «Paramétrage Information sur la société Départements» (exemple : atelier et service rapide). Gestion de l atelier 5/34

6 pour afficher la liste Le code interne (voir menu «Paramétrage Codes internes») détermine le type de facturation (facture client ou cession interne). pour afficher la liste Affichera par défaut ce type de main d œuvre lors de la saisie des temps passés et facturés. Vous pouvez renseigner la date prévue de fin de travaux, le N de clé, le kilométrage/nombre d heures du véhicule/matériel (ces informations seront mises à jour dans la fiche du véhicule/matériel). Affiche les conditions de garantie du véhicule/matériel. 2.3 Création d un devis Devis doit être coché avant l enregistrement de la fiche de travail. Sélectionner le titre avant l édition du devis. Si vous cochez les 2 options, lorsque vous enregistrerez la fiche, il vous proposera automatiquement de débiter les pièces et la main d œuvre (voir le chapitre 4.2 et 4.3). Gestion de l atelier 6/34

7 2.4 Enregistrement de la fiche de travail Enregistre la fiche de travail sans l imprimer. enregistre la fiche de travail et l édite. Il existe plusieurs modèles d OR disponibles (contacter le SAV). 2.5 Changement du client sur la fiche de travail le changement du client doit s effectuer après l enregistrement de la fiche de travail. 3 Saisie des pièces et de la main d œuvre 3.1 Recherche d un OR en cours Gestion de l atelier 7/34

8 Recherche sur le n d OR. Le type de document permet de sélectionner les fiches de travail, les bons de livraison (magasin) et les devis. Pour les fiches de travail, 3 statuts sont proposés : En cours, Clôturés ou Prêt à facturer. Pour les bons de livraison 2 statuts sont proposés : En attente ou Imprimé. Permet de revenir sur la fiche de travail et de la modifier. Visualise le véhicule / matériel de l ordre de réparation sélectionné. Supprime l ordre de réparation et réintègre les pièces dans le stock. Réédition de la fiche de travail. 3.2 Saisie des pièces La saisie des pièces peut se faire au fur et à mesure de leurs sorties réelle. Ceci a pour but de gérer le stock au plus juste. La saisie des pièces est identique à la facturation magasin (voir documentation «gestion magasin»). 3.3 Saisie de la main d œuvre. La saisie de la main d œuvre permet d enregistrer les temps passés et facturés, les écarts seront édités dans les éditions atelier. Les temps passés peuvent être enregistrés via le pointage atelier. Gestion de l atelier 8/34

9 3.3.1 Main d œuvre classique Ajout d une ligne de main d œuvre. pour afficher la liste Sélection possible dans la liste de tout le personnel. pour afficher la liste. Par défaut celui enregistré dans la fiche de travail. permet la ventilation de la ligne sur plusieurs codes internes. Le début et la fin d intervention sont automatiquement renseignés par le pointage atelier. Si on saisit ces zones, le temps passé sera calculé. le temps passé et facturé est saisit en heure minute. La quantité facturée sera automatiquement calculée en centième. Si on saisit la quantité, le temps facturé sera automatiquement calculé. le temps passé et facturé ne peut dépasser 23h59. Au delà la saisie la main d œuvre devra être saisit sur plusieurs lignes. Le type de main d œuvre calculera automatiquement le montant en fonction du taux horaire enregistré dans le menu «Paramétrage Main d œuvre». Enregistrement de la ligne de main d œuvre. Fin de saisie de a main d œuvre. Modification une ligne. Suppression d une ligne. Gestion de l atelier 9/34

10 3.3.2 Temps barèmes Le libellé du temps barème est modifiable et une remise peut être appliquée. Les temps barèmes sont gérés dans le menu «Paramétrage Catalogue des temps barèmes». pour valider la ligne pour arrêter la saisie pour sortir de la fenêtre permet de faire l association entre les temps passés et les temps barèmes. Trois associations entre le temps barèmes et le pointage sont possibles Répartition au prorata La répartition entre le temps barème càd le temps facturé et le pointage se fait au prorata du temps pointé par les mécanos. Gestion de l atelier 10/34

11 Répartition par sélection Pour chaque ligne de temps barème, vous choisissez les pointages que vous souhaitez associer en faisant un double clic sur la ligne de pointage. Une coche rouge se met sur la ligne Répartition manuelle Vous devez faire un double clic sur la ou les ligne(s) qui vous intéresse. Une coche rouge se met sur la ligne que vous avez sélectionnée. 3.4 Ajout d un forfait / Nomenclature Le forfait ajoute les pièces et la main d œuvre pour un montant forfaitaire. Les forfaits / nomenclatures sont enregistré dans le menu Paramétrage Forfaits / Nomenclatures. Gestion de l atelier 11/34

12 sélectionné. sélectionné. forfait. Rapatrie le forfait Détail du forfait Création d un nouveau Suppression d un forfait. Gestion de l atelier 12/34

13 3.5 Transformation d un devis en OR Si le devis est accepté par le client, vous pourrez le transformer en Ordre de Réparation. Cliquer sur Répondre oui Le système va vérifier si le stock des pièces est suffisant. Si ce n est pas le cas, il vous proposera de commander la pièce L ordre de réparation conserve le même n que le devis. Gestion de l atelier 13/34

14 4 Clôture d un Ordre de Réparation La clôture marque la fin des réparations de la fiche de travail. Elle n autorise plus la modification de l ordre de réparation. 4.1 Mémo pour le prochain rendez vous Le texte saisit apparaîtra sur la facture et lors de la prochaine visite le mémo apparaîtra dans les travaux à réaliser. Pour valider le texte. 4.2 Cas particuliers Modification - ajout de pièces ou main d œuvre avant clôture Gestion de l atelier 14/34

15 4.2.2 Ventilation partielle de l OR sur un autre client Cliquer sur pour affecter les pièces au client. Faites la même chose pour la répartition de la main d œuvre. Un nouveau OR a été créé. Gestion de l atelier 15/34

16 4.2.3 Option d impression Edition d un Pro forma La facture proforma permet de sortir une édition qui n a aucune incidence sur la comptabilité. Toute édition à partir du bouton facture génèrera la comptabilisation de la facture et par conséquent ne sera plus modifiable. 4.3 Clôture de l ordre de réparation permet de réactiver l ordre de réparation. Gestion de l atelier 16/34

17 5 Ordre de Réparation prêt à facturer Gestion de l atelier 17/34

18 6 Facturation d un Ordre de Réparation Génère un bon de livraison qui pourra être facturé en fin de mois. cession. validation et édition de la Edition et comptabilisation de la facture. 6.1 Option d impression Gestion de l atelier 18/34

19 6.2 Date de facturation Par défaut, c est la date du jour qui est reprise mais vous avez la possibilité de la modifier si votre profil le permet. Celle ci doit être comprise dans l intervalle des deux mois non clôturés. La date de facture sera la date de la pièce comptable, elle ne modifie en aucun cas les dates de sortie du stock. 6.3 Saisie des règlements Solde comptable du client. permet de récupérer des factures ou acomptes à régulariser. A faire avant de saisir le mode de règlement (voir documentation «Gestion clients» chapitre 3) 6.4 Edition de la facture l édition (imprimante ou sur écran) rend le document figé. Seul un avoir refacturation pourra le corriger. Gestion de l atelier 19/34

20 7 Avoir/Refacturation 7.1 Recherche de la facture Sélectionner la facture puis 7.2 Génération de l avoir Le stock de pièces sera crédité. Vous devez éditer l avoir Gestion de l atelier 20/34

21 Sélectionner le mode de règlement. 7.3 Refacturation Si vous répondez OUI, un nouvel OR sera créé à l identique de la facture d origine. Vous pourrez par la suite le modifier. Pour rechercher l ordre de réparation, voir chapitre 3. Gestion de l atelier 21/34

22 8 Gestion de forfaits nomenclatures 8.1 Famille forfaits nomenclature Gestion de l atelier 22/34

23 Création, modification ou suppression d une famille. Code et description de la famille qui regroupera le forfait et (ou) la nomenclature. Choix du type. 8.2 Nomenclatures Gestion de l atelier 23/34

24 Libellé qui apparaîtra sur la facture S incrémente suivant les pièces et la main d œuvre saisis. Ajout de pièces suppression. Ajout, modification ou Duplication d une nomenclature 8.3 Forfaits Gestion de l atelier 24/34

25 Libellé qui apparaîtra sur la facture Permet de donner un prix rond TTC au forfait S incrémente suivant les pièces et la main d œuvre saisie. Saisir le prix HT ou TTC du forfait Ecart entre le montant réel du forfait et le montant saisi. Ajout de pièces Ajout, modification ou suppression. Duplication d une nomenclature Gestion de l atelier 25/34

26 9 Pointage atelier 9.1 Pointage automatique sur les fiches de travail 1 Sélection du mécanicien. 2 Sélection de la fiche de travail. 3 Sélection du type de travaux. douchette 1 Sélection du mécanicien. 2 Sélection du type de travaux. 2 Sélection de la fiche de travail. avec Pause sur une fiche de travail. La ligne main d œuvre sur l ordre de réparation ne sera pas clôturée. Clôture la ligne main d œuvre sur l ordre de réparation sans avoir à pointer sur un autre ordre de réparation. Cet écran doit rester ouvert durant la journée car il décompte le temps passé. Gestion de l atelier 26/34

27 9.2 Enregistrement manuel des prestations Pour afficher la liste. Sélectionner l ordre de réparation (double clic). Pour afficher la liste. Pour afficher la liste. (heure minute) = temps passé (centième) = temps facturé Récapitulatif de la journée Gestion de l atelier 27/34

28 10 Prise de rendez vous Attention l agenda ne gère pas le temps de chaque mécano. Il s agit d avoir une vision globale du temps pour l ensemble des mécanos. Paramétré dans «Paramétrage paramétrage de la société Onglet Atelier». Recherche du client et valider sur la touche Entrée. Sélectionner le client et le véhicule. Gestion de l atelier 28/34

29 Renseigner l heure de réception et la durée prévue pour l intervention. Ainsi que la date et l heure le client pourra récupérer son véhicule /matériel. On peut ouvrir l ordre de réparation lors de la prise de rendez vous. En revanche si vous répondez non, vous ne pourrez plus ouvrir celui ci à partir du rendez vous. Il faudra faire une création classique. Le camembert représente la répartition entre les heures disponibles et réservées. Gestion de l atelier 29/34

30 11 Les éditions de l atelier Permet d éditer toutes les fiches de travail facturées ou les Encours à une date donnée. L édition est basée sur la date de facture des OR. Pour une édition rétroactive des Encours (date antérieure à la date du jour), seules les sorties de pièces et les pointages effectués jusqu à la date seront pris en compte Fiche de travail Gestion de l atelier 30/34

31 11.2 Temps passés Permet d éditer pour tous les mécaniciens ou seulement ceux sélectionnés, les temps passés et facturés. Cette édition concerne soit les OR en cours (elle peut être rétroactive), soit les OR facturés. Un nouveau type d édition existe : «Récapitulatif par code interne» qui présente un total des temps par code interne. Gestion de l atelier 31/34

32 11.3 Statistiques Temps barémés Cette édition ne prend en compte que les temps barémés. Permet d éditer tous les temps barémés qui ont été affectés sur les OR. On peut avoir le détail par mécaniciens ou un récapitulatif par type de main d œuvre et par code interne. Le résultat peut être présenté sous forme de cumul par jour, par mois ou par an. Gestion de l atelier 32/34

33 11.4 Entrées atelier Cette édition est basée sur la date d ouverture des OR. Tous les OR ouverts dont la date d ouverture est comprise dans la période sont pris en compte à l exception des devis atelier. Sont pris en considération le code interne de l OR et la marque du véhicule/matériel. Seules les sorties de pièces et les pointages effectués jusqu à la date seront pris en compte. Gestion de l atelier 33/34

34 Gestion de l atelier 34/34