Prestations intellectuelles informatiques

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1 18-20 Prestations intellectuelles informatiques

2 Exemple texte à modifier dans le masque 2 ENJEU DES PRESTATIONS INFORMATIQUES (40 M /an) répartition des achats de prestations en M prestation informatique en régie expertise s. info et télécom projets au forfait infogérance 7 répartition du panel des fournisseurs 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 45 fourniss. 5 fourniss. 4 fourniss. 1 fourniss. 1 fournisseurs < 0,1 M (< 100 fourniss.) fournisseur de 0,1 à 0,5 (45 fourniss) fournisseur de 0,1 à 0,5 M (5 fourniss.) fournisseurs > 1M (4 fournisseurs) fournisseur n 1

3 Exemple texte à modifier dans le masque Clients internes de la fonction informatique 1 acheteur Infrastructure DSI Groupe - Architecture - Référentiel gr 1 acheteur prestations DSI Messagerie DSI Logistique DSI Route DSI FForwarding DSI 4 PL

4 Exemple texte à modifier dans le masque : PRESTATIONS INFORMATIQUES CAS PRATIQUE : LA REMISE A PLAT D UN CONTRAT DE PRESTATIONS INFORMATIQUES

5 Exemple texte à modifier dans le masque 5 ETAT DES LIEUX Les principales faiblesses du contrat Décalage tarifaire significatif/ conditions du marché, Durée du contrat, Non flexibilité des coûts, Pilotage de la qualité insuffisant et non engageant, Inadaptation aux évolution des services, Protection insuffisante de la propriété intellectuelle sur des fonctionnalités «cœur de métier», Clause de benchmark inopérante.

6 Exemple texte à modifier dans le masque 6 ETAT DES LIEUX Contexte d origine du Contrat d infogérance : Prestataire : 1 er client du Groupe : => agrégation de services divers dans un contrat cadre pour sécuriser un volume d achat important pour notre partenaire, Contrat d infogérance initial établi dans le cadre de l externalisation d une partie des ressources informatiques => relation déséquilibrée au moment de la réalisation du deal (pas de mise en concurrence) Contrat prorogé de 3 ans par l ancien équipe (jusque 2014) => non intervention de la Direction achat sur ces conditions de prorogation => «héritage» pour le nouveau D.S.I.

7 % du budget Exemple texte à modifier dans le masque 7 Périmètre du Contrat initial : un peu moins de 20M /an 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% EDI- Plateforme de communication Site E Site C Hosting serveurs régionaux Messagerie Support maintenance matériels crédit hardsoft TMA application métier TMA EDI TMA autres applications

8 Exemple texte à modifier dans le masque 8 Stratégie achat 1) La position de force du fournisseur ne nous permet pas une mise sur le marché globale du contrat cadre 2) Les nouvelles technologies offrent des opportunités Stratégie centrée autour de la «modification de la nature de la demande» : - Abandon de l environnement mainframe, - Evolution du service, - Remise à plat des coûts

9 Exemple texte à modifier dans le masque 9 Objectifs tactiques 1) «Déshabiller» le Contrat Cadre service par service : Ne pas mobiliser l ensemble des ressources juridicocommerciales de notre partenaire, Obliger le partenaire à entrer dans une logique d unités d œuvre et convention de service spécifique Contourner le sujet de la base line globale du Contrat, 2) Mettre à profit les projets informatiques pour : Mettre en concurrence et en compétition le Partenaire, Implémenter les services dans un nouveau contrat cadre, Utiliser les nouveaux environnements techniques pour monitorer les services du partenaire vs concurrents Faire entrer le Partenaire dans une logique de compensation vs superposition de coûts : phase out des anciens services coûteux et compétitifs vs perspectives du développement de nouveaux services pérennes.

10 Exemple texte à modifier dans le masque 10 Séquence des chantiers Nouveau contrat Chantier 3 T.M.A 2009 Chantier Externalisation De la Production 6,2 M Chantier EDI Plateforme de communication 4,7 M 4,7 M Contrat d origine

11 1 er chantier : chantier EDI- SOA Opportunité : remplacement la plateforme mainframe par une Nouvelle architecture comprenant : une passerelle de communication B2B et une plateforme : Services Oriented Architecture. Levier utilisés : 1) Ouvrir le cahier des charges : technique => approche fonctionnelle 2) Créer les conditions d une mise en concurrence totale sur chacun des domaines fonctionnels et techniques (lotissement en 4 lots : Licence plate-forme, Licence ESB, Intégration- Maîtrise d œuvre exploitation de la plate-forme) 3) Forfaitiser les engagements, 4) Mettre en place un cadre contractuel garantissant un Pilotage opérationnel Exemple texte à modifier dans le masque 11

12 Exemple texte à modifier dans le masque 12 1 er chantier : chantier EDI-SOA Tranche 1 Logiciels : 0,8 M 40 Points de remise additionnelle vs Remise moyenne habituelle Tranche 2 phase 1 Short lister l intégrateur : 5M => 3 M Tranche 2 phase 2 Sélectionner l intégrateur et l hébergeur : 4,7M /y => 1M /an => Les besoins de Sécuriser le projet compte de la durée du déploiement (2ans) : // run, articulation projet/run ont permis de faire accepter l idée de contractualiser avec un nouveau prestataire assurant l intégration et l exploitation de la nouvelle plateforme. Les résultats du projet achat SOA ont permis de créer une brèche dans le Dispositif Contractuel avec la partenaire historique : dual sourcing, monitoring Des prestations d hébergement, mise en exergue des problèmes de qualité

13 Exemple texte à modifier dans le masque 13 2ème Chantier : Infogérance et virtualisation des serveurs Chantier 3 T.M.A 2009 Chantier Externalisation De la Production 6,2 M Chantier EDI Plateforme de communication 4,7 M + Nouveau service : virtualisation des serveurs régionaux (0,8 M /an) Opportunité : restructuration de deux sites informatiques hébergés en interne (support et exploitation externalisés) Levier utilisés : 1) Make or buy : 2) Massification => virtualisation 3) Mise en concurrence => s appuyer sur le bi-sourcing 4) Modélisation des unités d œuvre => analyse des coûts, mise en avant Des leviers d optimisation (durée de l engagement, volumes, complexité ) 5) Mettre en place un cadre contractuel garantissant un Pilotage opérationnel (suivi performance, flexibilité )

14 Exemple texte à modifier dans le masque 14 2 ème chantier : infogérance des serveurs Résultats du chantier : 4,3 M /an => 2,2 M /an avec amélioration des Services et flexibilité Détail du Levier 4 : modélisation des unités d oeuvre 1) Valider les règles de gestion de calcul des unités d œuvre, 2) S assurer du bouclage du calcul des unités d œuvre avec le budget forfaitisé proposé, 3) S attacher à mettre en œuvre un mécanisme simple et auditable de suivi des unités d œuvre, 4) Valider les scénarios de valorisation des unités d œuvre (flexibilité/ hypothèses de volumes)

15 Exemple texte à modifier dans le masque 15 2 ème chantier : infogérance et virtualisation des serveurs Résultats du chantier : 4,3 M /an => 2,2 M /an avec amélioration des Services et flexibilité Détail du Levier 4 (suite) : modélisation des unités d œuvre a) Valider les règles de gestion de calcul des unités d œuvre, Il faut valider en particulier : - Les types de plateformes, - La définition du niveau de complexité, - Les lignes de services demandées (surveillance, gestion de base de données..)

16 Exemple texte à modifier dans le masque 16 2 ème chantier : infogérance et virtualisation des serveurs Résultats du chantier : 4,3 M /an => 2,2 M /an avec amélioration des Services et flexibilité Détail du Levier 4 (suite) : modélisation des unités d oeuvre b. S assurer du bouclage entre calcul des unités d œuvre et budget forfaitisé - Valider le bordereau détaillé de prix entre les soumissionnaires afin de faciliter le dépouillement des offres, - Vérifier le bouclage entre uo et bordereau de prix : vrai travail de contrôleur de gestion => souvent on voit apparaître des «cales» entre le budget uo et le bordereau de prix

17 Exemple texte à modifier dans le masque 17 2 ème chantier : infogérance et virtualisation des serveurs Résultats du chantier : 4,3 M /an => 2,2 M /an avec amélioration des Services et flexibilité Détail du Levier 4 (suite) : modélisation des unités d oeuvre c) Mettre en œuvre un mécanisme opérationnel de suivi des uo: attention au passage de la théorie à la pratique. - Tableau de bord matérialisant les écarts sur les volumes entre deux périodes, - Engagement de fournir des explication sur les écarts à la hausse, - Valider les règles : d ajout et de retrait, périodicité des mesures.

18 Exemple texte à modifier dans le masque 18 2 ème chantier : infogérance et virtualisation des serveurs Résultats du chantier : 4,3 M /an => 2,2 M /an avec amélioration des Services et flexibilité Détail du Levier 4 (suite) : Modélisation des unités d oeuvre d) Valider les scénarios de valorisation des unités d oeuvre - Ajustement des prix en fonction des variantes de volumétrie : «tuning» des scénarios de flexibilité : symétrie entre les hausses et les baisses de volumes, flexibilité globale, flexibilité par technologie ou par UO - Valider la zone de variabilité afin d éviter d avoir trop de coûts fixes.

19 Exemple texte à modifier dans le masque 19 2 ème chantier : infogérance et virtualisation des serveurs Résultats du chantier : 4,3 M /an => 2,2 M /an avec amélioration des Services et flexibilité Détail du Levier 5 : Mise au point d un dispositif contractuel permettant De piloter de manière opérationnelle les conventions de services Comment? -Vider le contrat cadre historique de son contenu et bâtir un nouveau Dispositif contractuel pour les nouveaux services =>plus facile de Construire que de rénover. - Tirer profit de la dynamique de négociation d un chantier achat (MOU Ou Lettre d intention) pour définir les principes régissant le nouveau CCadre

20 Exemple texte à modifier dans le masque 20 2 ème chantier : infogérance et virtualisation des serveurs Détail du Levier 5 (suite) : Mise au point d un dispositif contractuel permettant De piloter de manière opérationnelle les conventions de services Principaux points validés pour la refonte contractuelle I. Structure Contractuelle : elle doit permettre. D intégrer des projets et/ou des services récurrents,. D éviter les renégociations de points pouvant être factorisés Contrat Cadre Glossaire, Périmètre, conditions Financières générales, convention de Service cadre, plan qualité projet type, contrats d application -Complète, précise ou déroge au Contrat Cadre - Annexes : convention de Services, fiche financière

21 Exemple texte à modifier dans le masque 21 2 ème chantier : infogérance et virtualisation des serveurs Détail du levier 5 (suite) : Mise au point d un dispositif contractuel permettant De piloter de manière opérationnelle les conventions de services Principaux points validés pour la refonte contractuelle II. Les points clefs à sécuriser :. Prévoir l évolution des technologies : évolution du catalogue des prix et nouvelles unités d œuvre. Utiliser les pénalités comme vrai outil de management contractuel : => principe de non compensation : inter-périodes, entre lignes de services, => montant suffisamment significatif (seuil par budget de service et seuil / budget global facturé => milestones du projet encadrés par pénalité. Rendre opérationnel la clause de benchmark : benchmark partiel par ligne de service,

22 2 ème chantier : infogérance et virtualisation des serveurs Détail du levier 5 (suite) : Mise au point d un dispositif contractuel permettant De piloter de manière opérationnelle les conventions de services Principaux points validés pour la refonte contractuelle II. Les points clefs à sécuriser (suite) :. Sécuriser la Propriété industrielle/ applications métier spécifiques => œuvre dérivée : transfert des droits au client => nouvelle œuvre : concession de licence irrévocable au client. Eviter une définition trop restrictive de la responsabilité : => définir les extensions de dommages «direct» : coût pour pallier au manquement, recours à des prestataires extérieurs, dépenses associées de personnel interne. Prévoir une durée de préavis réaliste sans pénalité. Implémenter une gestion vertueuse des métriques : process de suivi des engagements vs dérives et auto-génération des unités d oeuvre Exemple texte à modifier dans le masque 22

23 Exemple texte à modifier dans le masque 23 3 ème chantier : Mise à plat de la TMA Chantier 3 T.M.A 2009 Chantier Externalisation De la Production 6,2 M Chantier EDI Plateforme de communication 4,7 M Opportunité : évolution de la principale application métier et impact De la nouvelle architecture SOA Levier utilisés : 1) Off shore partielle des prestations, 2) Benchmark prix, qualité, délai, 3) Modélisation des unités d œuvre => analyse des coûts, mise en avant Des leviers d optimisation (durée de l engagement, volumes, complexité ) 4) Mise en œuvre d une nouvelle convention de service

24 Exemple texte à modifier dans le masque 24 3ème Chantier : Mise à Plat de la T.M.A. Résultats du chantier : baisse de 35 à 40% du budget avec amélioration des Services et flexibilité des coûts Focus sur le Levier 1 : délocalisation des prestations - baisse de plus de 40% du Coûts - Points de vigilance : Obtenir un engagement sur le ramp up de l off shore : Calendarisation de la progressivité du coefficient «délocalisé» Calendarisation du % d UO délocalisées. Définir le % cible délocalisé et le % incompressible non délocalisé Eviter un gonflement du budget de transformation, Planifier la délocalisation par vagues, Intégrer les objectifs d amélioration de la productivité sur l ensemble de la production y compris la partie délocalisée.

25 Exemple texte à modifier dans le masque 25 3ème Chantier : Mise à Plat de la T.M.A. Résultats du chantier : baisse de 35 à 40% du budget avec amélioration des Services et flexibilité des coûts Focus sur Levier 2 : Benchmark -Utilisation d un cabinet externe pour étalonner : la productivité du prestataire, Les tjm, Le process de valorisation des travaux Définition des coûts cible, Assessment sur les dysfonctionnements dans la valorisation des travaux et les écarts de productivité/ production de composants

26 Exemple texte à modifier dans le masque 26 3ème Chantier : Mise à Plat de la T.M.A. Résultats du chantier : baisse de 35 à 40% du budget avec amélioration des Services et flexibilité des coûts Focus sur le Levier 3 : Mise à plat des unités d œuvre et des process de cotations - Elle doit répondre aux objectifs suivants : flexibiliser les coûts, fluidifier le process de validation des ordres de travaux être facile à suivre et auditer - Points de vigilance : Pour éviter le problème de qualification des profils : travailler en unité de Facturation plutôt qu en tjm par profil (sauf pour projet d évolution forfaitisé) Simplifier le process de valorisation pour les petits chantiers (forfaitisation) Eviter un nombre de paramètres trop importants dans les grilles de cotation (dans le cas de geodis : pas plus de 12 unités d œuvres : 4opérations /composant x 3 niveaux de complexité). Veiller à ce que l unité de facturation intègre les tâches de support

27 Exemple texte à modifier dans le masque 27 3ème Chantier : Mise à Plat de la T.M.A. Résultats du chantier : baisse de 35 à 40% du budget avec amélioration des Services et flexibilité des coûts Focus sur le Levier 4 : optimisation de la convention de service - Elle doit répondre aux objectifs suivants : obtenir un engagement de résultat sur la transformation : délocalisation, amélioration de la productivité encadrer la qualité : en cas de non respect chronique des objectifs de Qualité => résiliation sans coût, -Points de vigilance : négociation des mécanismes d indexation/ partie off shore, l extension de la durée d un contrat se valorise adaptation du modèle de cotation au patrimoine applicatifs : petites modifications, corrections, projets d évolution, Fourchette élastique d extrapolation de la charge sur les Projets => mise en compétition avec d autres prestataires.

28 18-20 Prestations informatiques : conclusion

29 Exemple texte à modifier dans le masque 29 Conclusion Les facteurs clefs de succès Une relation de confiance entre la DSI et la Direction des achats, car le fournisseur exerce un lobbying fort auprès des prescripteurs, Le recours à une expertise externe accélère le processus de négociation : le sujet est technique Le momentum des chantiers renforce les chances de succès et augmente les leviers (contreparties, mise en cohérence des points de négociation, utilisation de la formule M.O.U.., valider les objectifs de planning volontaristes...), La méthode de travail en mode collaboratif : validation on line avec présence des décideurs (pour éviter les circuits lourds d approbation), Sponsoring de la Direction Générale / fournisseurs stratégiques.

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