Externalisation du DATA-CENTER ( )

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1 Retour d expérience sur les conditions de l infogérance des données de santé Martine Autran, DSI CH de Gonesse Présidente du Collège des DSIO Déléguée de la région Ile-de de-france 1

2 Chemin vers l'externalisation Collège Île-de- France ARH-IdF Projet H2012 Publication d'un livre Blanc "Guide d'infogérance" (2009) Pré-étude de faisabilité de Mutualisation d'infrastructures Techniques (2010) 4 Etablissements : Argenteuil Beaumont /Oise Gonesse S. Veil Externalisation du DATA-CENTER ( ) Centre Hospitalier Créteil établissements RESAH-Île-de-France Appel Soutien ARS pour portage du projet par GCS-DSISF d'offres Externalisation 2

3 Incitations nationales à la mutualisation Projets H2012 Loi HPST et les CHT Convergence des choix (dossier patient, architecture technique ) Question d'un DSI : Externalisation de son SI? Dans les établissements Besoin de se recentrer sur le cœur de métier Exigence grandissante de fonctionnement en continu Difficultés très aigues à gérer les astreintes Informatisation du processus de soins Sécurisation du système d'information Mise en œuvre d'un Plan de Continuité de l'activité Investissements lourds

4 Quel périmètre? Quels scénarios? Comment décider? Préparer Supervision Retour Adaptation Avec Gouvernance d'autres sur la investissement réversibilité de du de établissements l'organisation réseau l'infogérance Exploitation Gestion Redéfinition Avec Pilotages une de société la du des sécurité système rôles spécialisée Supervision Evaluation Bilan Externalisation Stratégique de compétences des risques l'infrastructure ou Gestion infogérance Opérationnel des demandes d d'intervention Financier (Help Desk) Contractuel Gestion des postes de travail Face au choix Quelle démarche juridique? de Que devient le personnel? l'externalisation ou l'infogérance, Comment garder le contrôle? Comment faire marche arrière? Quels sont les autres établissements qui ont déjà mené un projet identique?

5 Le guide, n'est pas un cours sur l'externalisation Fournir Des repères méthodologiques Des informations pour aborder ce mode de management (fonctionnement du marché, les acteurs, les métriques ) Présenter de façon simple : Les domaines à traiter L enchaînement de tâches à mettre en œuvre Permettre de : Limiter les risques Faire les bons choix S appuie sur le référentiel escm (esourcing Capability Model) 95 bonnes pratiques pour réussir l externalisation Comprend 3 grandes parties : Stratégie : définir et maintenir à jour une stratégie dexternalisation d externalisation Gestion d un engagement : gérer une consultation et démarrer une opération Management :s organiser sorganiser et manager un contrat dinfogérance d infogérance

6 4 établissements Argenteuil (839 lits, 2500 Etp, 17 DSI) Beaumont/Oise (636 lits, 1252 Etp, 7 DSI) Gonesse (936 lits, 2394 Etp, 16 DSI) A.M.O. pour définir la stratégie de mutualisation des infrastructures S. Veil (1136 lits, 2726 Etp, 14 DSI) Périmètre Pas Une Des habitudes salle deuxième aux normes salle travail pour 1 Voire établissement ensemble pas de salle au norme Pas Une d'astreinte reconstruction 7/7 de 24/24 l'hôpital, Dossier patient avec une en cours ouverture de fin déploiement Pour établissements le Mise même en dossier œuvre patient de virtualisation Participation it au en projet cours régional Serveurs - RSF Postes de travail Faire un état des lieux des architectures DSI Techniciens techniques et des compétences (Phase1) Etablir des scénarios de mutualisation (Phase2) Elaborer un cahier des charges permettant la réalisation i du scénario sélectionné é (Phase3)

7 Activités du SI Transverse Applicatif Proc. Gouv. Document Production Ingénierie Support RH Budget Qualité Sécurité ation.phase 1 Collecte de Données sur 6 semaines Str ructure du SI Métier Fonctionnel Applicatif Métier Applicatif Support Architecture Réseau Infrastructure Technique Production Applicative Productio on Techniqu ue Ingénierie Applicative ie ue Ingénier Techniqu SUPPORT Consolidation de la collecte GOUVERNAN NCE MAINES RESS SOURCES HU BUDGET ACTIVITES ES TRANSVERS Etude des axes de mutualisation et de convergence Forces Faiblesses Risques Efforts de mise en œuvre Gains potentiels qualitatif, quantitatif, ressources

8 Constats Aucun des Data Center n est redondé dans des conditions satisfaisantes par rapport à la criticité des activités hébergées et des orientations de développement du SI retenues, L architecture technique repose sur des technologies standards, Le parc des postes de travail est globalement homogène, Les outils (supervision, administration, support) sont hétérogènes, Les activités reposent principalement sur l effort individuel. Risques majeurs Continuité d activité (pas de redondance des salles machines),.phase 1 Mode de fonctionnement qui n est plus aligné avec les orientations retenues (moyens affectés insuffisants), Résultats t Disponibilité du SI, intégrité é des données, sécurité é du SI, satisfaction des utilisateurs (effort individuel atteint ses limites de fonctionnement). Orientations de mutualisation Pour réduire ces risques et atteindre la taille critique, il est nécessaire de: Redonder les salles machines, Mutualiser et industrialiser pour aligner les moyens et supporter les orientations, Dégager des capacités

9 Gains rapide de mutualisation Politique d'acquisition Politique de sécurité recrutement d'un RSSI partagé Pratiques ITIL Formation commune.phase 2 Scénario de Mutualisation Elaboration des scénarios Scénario 1.1: production interne Scénario 1.2: production externalisée Scénario 2.1: support interne Scénario 2.2: support externalisé Comparaison des scénarios Avantages Inconvénients Efforts de mise en œuvre Risques Pé Pré-requisrequis Homogénéisation des architectures Homogénéisation des pratiques

10 .Phase 2 Scénario de Mutualisation Le CHOIX Décisions des 4 Directeurs en avril 2010 Analyser le scénario : Production en Interne Production S. Veil Secours C.H. de Gonesse Recrutement d'un R.S.S.I. S partagé Formation ITIL

11 .Phase 3 Etude de faisabilité du scénario retenu 04 à Analyse de risques Recrutement RSSI Elaboration d'un plan Définition opérationnel du PSSI à Définition des PCA et PRA partir de 4 chantiers Tests Elaboration des principes i de Risques / Sécurité Homogénéisation des pratiques Gouvernance Services Plan opérationnel, Planning 4 ans Jalons gouvernance commune Choix et la constitution de la structure juridique Planifier et piloter la mise en œuvre Organiser Constituer les dossier formations d agrément ITIL Définir Description Piloter et l architecture suivre des services le circuit cibledu dossier Réseau Description d agrément des niveaux de service Communiquer Production avec les autres Description chantiers des responsabilités "Convergence technique" : pratiques communes, mêmes technologies, pratiques sécurité mutualisées...) Envoi du dossier agrément hébergement de données de santé Budget pour mener le projet 11

12 .Phase 3 Evènements Décision 09 à Evénements internes au projet Changement de Directeur Général dans 1 des établissements au regard du budget présenté, annonce se retirer du projet Départ du DSI d1 d'1 des établissements Modèle économique insuffisant pour les 3 Directeurs désirant continuer le projet Evènement externe au projet Le CHI de Créteil externalise son S.I. Présentation de son projet au Collège des DSIO Contexte, Modèle économique ROI Décisions Continuer la convergence technique Lancer le recrutement du RSSI Planifier les formations ITIL sur 2011 Présenter une faisabilité d'externalisation 12

13 1/3 Constat Mise en place du dossier patient et de la prescription Pas d astreinte, peu de compétences systèmes et BDD Salle obsolète, pas de 2 ème salle Serveurs à renouveler Etude de la solution d externalisation Les serveurs et les applications Pas les postes de travail Pas les personnels Les serveurs sont au prestataire et dans ses locaux Le ChiC loue des ressources informatiques Le prestataire est responsable de l infrastructure Le ChiC reste responsable des applications Déroulement Dialogue compétitif sur un an Etude de mise en place (1 mois) Migration (16 mois)

14 2/3 Dépenses prises en compte pour le calcul du ROI Consommation électrique et climatisation Achat et renouvellement des serveurs (3 ans) Prestation systèmes, mise à niveau des serveurs Outils de supervision, alertes Compétences systèmes et bases de données Sauvegardes et restaurations 2 ème salle : local, sécurisation, serveurs, outils de synchronisation, exploitation, test de bascule Astreinte t 24h/24 et 7j/7 sur tous ces points

15 Avantages Des services définis et encadrés Un suivi budgétaire simplifié Des PCA et PRI existant et fiables Une DSIO moins prisonnière de la technique Une incitation à la démarche qualité Une ouverture vers l infogérance d autres services 3/3 Inconvénients Une migration lourde Un retour arrière difficile Une dépendance au prestataire Un changement de culture dans les façons de travailler

16 . Où en sommes-nous 1 an après Mutualisation des achats Intégration à une démarche régionale RESAH Île-de-France Recrutement t du RSSI Pas de candidat Formation ITIL Appel d'offre en cours Choix début Octobre Rencontres des 3 Directions 1 fois / trimestre Volonté d'être proactif et ne pas attendre la "catastrophe" Intégration de la dimension stratégique du projet Importance de l'aspect économique du projet Externalisation Appropriation du projet par les équipes internes Intérêt d'un autre établissement : CH de Pontoise pour une Infogérance. Intérêt porté par l'ars Rapprochement du GCS-D-SISIFSISIF Client Appui sur la conduite d'amo si le projet s'élargi Appui juridique du RESAH 16

17 . La procédure Les grands principes Externalisation de l'exploitation Qualité de service Fonctionnement 24/24-7/7 Niveau de criticité # dossier patient <> Administratif Maintien de la gestion des applications "métiers" Montée en charge progressive Central d'achat (RESAH) Accord cadre mono attributaire 3ét établissements t au minimum i Dialogue compétitif 3 à5sociétés Avec un seul passage Agrément "Hébergeur de données de Santé" FAQ ASIP Q6 - Si je lance un appel d offres pour un système d information nécessitant un volet hébergement de données de santé à caractère personnel, à quel moment faut-il exiger de mon prestataire de service qu il soit agréé comme hébergeur? Dans le cadre d un appel d offre pour un système d information nécessitant un volet hébergement de données de santé à caractère personnel, si le prestataire n est pas encore agréé à l hébergement de données de santé à caractère personnel, il est nécessaire (élargir aux que soit imposée a minima dans l appel d offre, une clause imposant au prestataire de déposer une demande d agrément propres, à l hébergement de données de santé à caractère personnel. Dialogue sur les Unités d'œuvre (élargir aux autres établissements Île-de-France) UO d'hébergement de nos serveurs physiques propres, UO "seconde salle" UO externalisation de l'infrastructure, UO externalisation de l'administration des BDD UO infogérance, 17

18 . De 2009 à 2011 Maturité des 3 établissements en 3 ans Continuité dans le travail collaboratif Intégration des événements Directions Générales impliquées dans le projet Dimension économique Modèle permettant l'adhésion d'autres établissements Curseur entre Volumétrie Et Complexité Modèle économique de rétrocession