CAHIER DES CHARGES CAHIER DES CHARGES. Direction Administrative et Financière 1- CONTEXTE. Mission d audit. Objet de la consultation :

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1 Direction Administrative et Financière CAHIER DES CHARGES Objet de la consultation : Mission d audit (contrôles actions de formation) Référence : OPCALIM audit 2017 Correspondant : Delphine GODEFROY Date limite de réception : 30/06/17 1- CONTEXTE OPCALIM est l Organisme Paritaire Collecteur Agréé qui regroupe la majeure partie des entreprises appliquant les conventions collectives de diverses branches des industries alimentaires, de la coopération agricole et de l'alimentation en détail. OPCALIM accompagne ses entreprises adhérentes, de toutes tailles, dans leurs enjeux emploi-formation, met en œuvre les décisions des partenaires sociaux et s inscrit dans les priorités de l Etat et de la Communauté Européenne en matière de formation professionnelle. OPCALIM dispose d une gouvernance paritaire. Les instances paritaires d OPCALIM réunissent les représentants de 34 organisations professionnelles d employeurs du secteur des industries alimentaires, de la coopération agricole, de l alimentation en détail et l ensemble des organisations syndicales représentatives des salariés. La Présidence est tournante en alternance tous les trois ans. Plus de 220 salariés, experts de l organisation et des financements de la formation professionnelle, sont répartis entre des Directions supports au siège de l OPCA et six Directions Territoriales réparties sur l ensemble du territoire français, regroupant une vingtaine d implantations régionales. Les trois quarts de l effectif sont au contact direct des entreprises adhérentes et des organismes dispensateurs de formation. En avril 2014, OPCALIM s est doté d une Direction de l Audit dont les missions sont, entre autres, de : - Mettre en place le contrôle interne en vue de contribuer à la maîtrise des activités de gestion des fonds de la formation, à l efficacité et à la sécurisation des procédures internes en prenant en compte de manière appropriée les risques significatifs ; - Mettre en œuvre l audit externe pour s assurer de la réalité et de la nature des formations financées, de la qualité des actions de formations, de la qualité des organismes de formation et également de contrôler les actions de formation organisées et dispensées en interne par les entreprises adhérentes.

2 L environnement réglementaire : En tant que financeur de la formation professionnelle, OPCALIM doit être en mesure, en cas de contrôle par les services de l Etat, de justifier la réalité des actions financées. En effet, au titre des articles L et L du code du travail, les organismes collecteurs sont tenus : - de présenter les documents et pièces établissant la réalité des dépenses exposées pour l exercice des activités conduites en matière de formation professionnelle ; - de justifier le rattachement et le bien-fondé de ces dépenses à leurs activités ainsi que la conformité de l utilisation des fonds aux dispositions légales régissant ces activités. Les obligations des OPCA ont, par ailleurs, été précisées par le décret n du 24 octobre Dans ce cadre, il est rappelé que l absence de justification conduit à considérer que les actions n ont pas été exécutées et donnent, par conséquent, lieu à refus de paiement ou à remboursement si OPCALIM a déjà procédé à tout ou partie du paiement. L article 8 de la loi du 5 mars 2014 prévoit que les OPCA doivent être en mesure de s assurer de la capacité de l organisme de formation à dispenser une formation de qualité. Le sujet est précisé par le décret n du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue : - Les OPCA s'assurent de l'exécution des formations dans le cadre d'un contrôle de service fait selon des modalités qu'ils déterminent. - En cas d'anomalie constatée dans l'exécution d'une action, l OPCA sollicite auprès de l'employeur ou du prestataire de formation tout document complémentaire pour s'assurer de la réalité de l'action qu'il finance et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles. - Le défaut de justification constitue, après que l'employeur ou l'organisme de formation a été appelé à s'expliquer, un motif de refus de prise en charge ou de non-paiement des frais de formation. - Les OPCA effectuent tout signalement utile et étayé auprès des services de l'etat chargés du contrôle de la formation professionnelle. Le contrôle au sein d OPCALIM : OPCALIM distingue plusieurs phases dans les opérations de contrôle de service fait au cours d une procédure de règlement des actions de formation. Un contrôle de premier niveau est exercé par les Chargés de Gestion Formation des Directions Territoriales et de la Direction de la Gestion Opérationnelle (DGO). Ils instruisent la demande de règlement, en particulier en saisissant les données de facturation dans le système d information, en veillant à les rattacher et à les comparer au dossier initialement créé lors de l instruction de la demande de prise en charge. Ce contrôle de premier niveau doit être exhaustif puisqu il consiste à vérifier la conformité de la facture à la demande de prise en charge, à s assurer que la prestation prévue a été réalisée dans son intégralité (notamment par la vérification des attestations de présence des stagiaires) et qu elle est facturée à son juste prix au regard des conditions générales de prise en charge et des montants sur lesquels OPCALIM s est engagé.

3 Un contrôle de deuxième niveau est prévu et consiste à faire vérifier par les Responsables de Gestion Formation des Directions Territoriales, les Responsables de service de la DGO et leurs adjoints, les opérations et les données des dossiers à régler, avant la décision finale de mise en paiement. Mais, compte-tenu du volume à traiter et la nécessité de décaisser rapidement, ce contrôle reste très limité. Dans ces considérations, ce contrôle de deuxième niveau repose davantage sur l intuition des responsables dans le choix des dossiers vérifiés que sur une réelle méthode de contrôles par échantillons. La Direction Administrative et Financière qui, au final, valide les ordres de virement pour rembourser les coûts de formation aux entreprises adhérentes mais aussi pour régler par subrogation les organismes de formation, souhaite sécuriser cette étape du contrôle de deuxième niveau en lui donnant toute la place qu elle justifie dans le processus de mise en paiement. La mise en place d un contrôle structuré de deuxième niveau, confié à un service distinct de celui ayant traité la facture, apparait comme un élément de sécurisation, d autant plus, s il peut disposer des outils informatiques qui permettraient de repérer, à partir d une cartographie des risques, les dossiers sur lesquels il convient d être plus particulièrement vigilants. Le contrôle de troisième niveau est le contrôle qui intervient en dehors du processus courant de traitement des demandes de prise en charge et du contrôle de service fait, aussi bien en amont de la décision de prise en charge, pendant la réalisation d une action de formation, avant ou après paiement. Ce troisième niveau de contrôle peut également être mis en œuvre dans une logique de contrôle interne par l analyse sur échantillons d un certain nombre de dossiers postérieurement à leur règlement. Ce contrôle est actuellement opéré par la seule Direction en charge de l Audit avec l implication de la Direction de la Gestion Opérationnelle, notamment sur les dossiers des entreprises employant moins de 10 salariés. Le contrôle de troisième niveau se fonde sur une stratégie formalisée de maîtrise des risques, d un plan de contrôle et de l exploitation de signalements transmis par des tiers. Pour détecter de potentielles fraudes, la Direction en charge de l Audit d OPCALIM a déjà montré l efficacité d effectuer des croisements d informations soit manuellement, soit informatiquement, selon les critères suivants : - demandes de prises en charge annulées par les entreprises ou par les organismes de formation après transmission à OPCALIM ; - les dossiers d entreprises différentes, administrativement complets pour lesquels la même écriture peut être détectée sur les demandes de prise en charge et sur les attestations de présence ; - organismes de formation qui pratiquent une tarification des formations différenciée selon les entreprises ou les branches professionnelles ; - formations dispensées par des organismes de formation dotés de peu ou pas de salariés permanents ou qui augmentent de façon très rapide leur volume d activités ; - formations dispensées par des organismes de formation qui développent un gros volume d activité sur le même thème (hygiène, HACCP, document unique ) auprès d une même cible d entreprises par la taille ou la branche professionnelle ; - organismes de formation usant de pratiques commerciales agressives ou trompeuses. Entrer en contact avec les stagiaires est une autre approche du contrôle qui n est que très peu pratiquée par OPCALIM. Toutefois, cet axe mérite d être amplifié tant pour s assurer de la réalité des formations que de la

4 qualité de celles-ci. La Direction en charge de l Audit a expérimenté, dans le cadre de ce contrôle de troisième niveau, des missions de contrôle sur site, notamment aux dates où sont programmées les formations. Il s avère que c est un axe de contrôle, riche d enseignements qu il convient de développer. Toujours sur place, mais après réalisation des formations, il convient de davantage vérifier les justificatifs originaux détenus par les entreprises et qui font l objet d un financement par OPCALIM au titre d actions de formation. Afin d encadrer les opérations de contrôle et d audit conduites par les services ou par tout prestataire dûment mandaté, une Charte du contrôle et de l audit a été votée par le Conseil d Administration d OPCALIM le 9 décembre Accessible sur le site internet de l OPCA et disponible sur simple demande auprès des équipes de l OPCA, ces dispositions sont opposables à tous les bénéficiaires des financements d OPCALIM, y compris lorsqu OPCALIM agit comme intermédiaire pour mobiliser des aides publiques, nationales ou communautaires. 2- DESCRIPTION DES PRESTATIONS ATTENDUES La présente consultation a pour objectifs : De fournir une capacité en moyens humains afin d amplifier les contrôles de deuxième niveau par méthode d échantillonnage, notamment en amont de la validation des règlements par virement, opérée par la Direction Administrative et Financière ; De fournir une capacité en moyens humains afin d amplifier les contrôles de troisième niveau tant sur pièces que sur place ; D assurer un retour d informations régulier aux services d OPCALIM, notamment à la Direction Administrative et Financière. 3- EXIGENCES D OPCALIM Le prestataire doit proposer une capacité d actions permettant de : - Lot n 1 : Mener des contrôles sur pièces en s assurant du respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles ainsi que des règles de prise en charge d OPCALIM. Le prestataire devra être en mesure des mettre à disposition des personnels pouvant se rendre dans les centres de gestion d OPCALIM basés à Aix-en-Provence, Dijon, Lille, Lyon, Paris, Rennes, Toulouse ; - Lot n 2 : Mener des contrôles sur place afin de s assurer de visu de la réalité des formations et de la qualité de leur mise en œuvre. Le prestataire devra être en mesure de mettre à disposition des personnels mobiles sur l ensemble du territoire métropolitain. Volumétrie attendue : Pour le lot n 1 : 5% de la totalité des dossiers engagés par OPCALIM en année pleine soit dossiers feront l objet d un contrôle sur pièces.

5 Pour le lot n 2 : 200 contrôles sur place devront être conduits. 4- ORGANISATION DU PROJET Interactions entre OPCALIM et le prestataire : Le prestataire doit préciser : - L identité du chef de projet qui sera dédié au management et au suivi de la prestation, au sein de son établissement et joindre le CV de cette personne ; - Le niveau de qualification des personnes qui mèneront les actions de contrôle et si possible, joindre leurs CV ; - Son engagement à participer à toutes réunions qu OPCALIM pourrait décider et qui nécessiterait sa présence ; - Les extractions du système d information d OPCALIM dont il pourrait avoir besoin. 5- LIVRABLES Ensembles des prestations décrites aux points 2 et INTERACTIONS ENTRE OPCALIM ET LE PRESTATAIRE Visites sur site et échanges mail et téléphone. 7 CRITERES DE CHOIX DES PRESTATAIRES - Respect de la demande et conformité de l offre - Capacité et qualification du prestataire - Réponses quantitative et qualitative aux exigences - Tarifs - Connaissance des OPCA et de leur fonctionnement 8- CALENDRIER Démarrage de la mission : entre le 1 er août et le 15 septembre Durée : une année renouvelable 2 fois. 9- MODALITES DE REPONSE Le candidat adressera son offre par mail à appelsdoffres@opcalim.org au plus tard le 30 juin 2017 à 12h (heure de Paris).

6 10- ANNEXES Projet d achat validé au Comité d achat du 15/05/2017.