ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS PRIVÉS ET GESTION DE PROJET

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1 PLAN DE FORMATION ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS PRIVÉS ET GESTION DE PROJET Pour les particuliers et les professionnels OBJECTIFS PEDAGOGIQUES Choisir le statut juridique le plus adapté à sa future entreprise, les démarches concrètes à entreprendre auprès des divers organismes, Trouver ses premiers clients et des fournisseurs fiables, Comprendre le projet du client lors d un premier entretien et établir un cahier des charges cohérent, Savoir chiffrer puis élaborer un devis en adéquation à la demande, Établir un budget prévisionnel Gérer l encadrement de prestataires de services Savoir anticiper le projet dans ses différents aspects techniques, juridiques, financiers, logistiques, sécuritaires, commerciaux, communicationnels et managériaux. Page 1 sur 12

2 NATURE DE L ACTION DE FORMATION Action d accompagnement pour les créateurs ou repreneurs d entreprise Acquisition de nouvelles compétences / reconversion professionnelle Création d une activité complémentaire en auto entrepreneur pour des salariés PUBLIC Travailleurs salariés / demandeurs d emploi Toute personnes désirants devenir organisateur d événements et gestionnaire de projets pour les particuliers PRÉ-REQUIS Formation / Diplôme : Pas de niveau scolaire requis Maîtrise du français : lu, parlé, écrit Profil personnel : sens du contact et de l écoute, aisance relationnelle, autonomie, organisation et méthode dans le travail DURÉE DE LA FORMATION 70 heures reparties sur 10 jours Page 2 sur 12

3 CE PROGRAMME EST COMPLÉTÉ PAR UN SUIVI INDIVIDUALISÉ DE 2 ANS A l issu de la formation, le bénéficiaire dispose d une assistance gratuite de 2 ans pendant laquelle notre centre reste à sa disposition pour répondre à toutes ses questions, l accompagner et le conseiller pour faire face aux difficultés qu il pourrait rencontrer. Le suivi personnalisé de 2 ans est une assistance sous forme d échanges d s. Le centre de formation pourra s il le juge utile proposer un rendez -vous téléphonique, mais le bénéficiaire ne pourra l exiger. Dans le cadre d un rendez -vous téléphonique, il appartient au bénéficiaire de prendre en charge le coût de l appel téléphonique. MOYENS PEDAGOGIQUES ET TECHNIQUES MIS EN OEUVRE Le centre de formation fourni la salle. Le formateur sera équipé d un ordinateur avec une présentation PowerPoint de la formation sur rétroprojecteur. Une version papier sera remise au bénéficiaire afin de pouvoir y apporter des annotations et conserver un support pédagogique à l issu de la formation. Les outils de travails analysés en formation (tableaux de bord, plannings ) sont fournis au bénéficiaire sur une clé USB qu il conservera. MOYENS D APPRÉCIATION / SANCTION DE LA FORMATION L appréciation de l acquisition des connaissances se fait par le formateur au moment de la présentation orale de l étude de cas. Dans tous les cas, délivrance d une attestation de formation. Sur cette attestation, le formateur émettra un avis favorable ou non en fonction de la validation des acquis mentionnés précédemment. MOYENS PERMETTANT DE SUIVRE L EXECUTION DE L ACTION Émargement d une feuille de présence à la demi-journée. Page 3 sur 12

4 PROGRAMME DETAILLE INTRODUCTION ET DÉFINITIONS GÉNÉRALES (jour 1) Qu est-ce que l organisation d évènements? Tour de table, présentation des projets individuels L évènementiel, définition général Les différents types d évènements Les différents types de missions : Evènements clé en main et produits catalogue Organisation sur mesure Les spécialisations : Décoration, cérémonie laïque, mariage à l étranger : le wedding planner doit-il se spécialiser ou être polyvalent? Comment créer une offre spécifique ou ciblée? Le profil des clients et prospects : Profils types Les motivations d achat Les freins à l achat Détecter les faux clients et éviter le travail gratuit LA CRÉATION D ENTREPRISE (jour 2 et 3) L ÉTUDE DE MARCHÉ Connaissance de l offre sur mon secteur : Comment trouver les prestataires? Comment les aborder? Les questions à poser Les erreurs à éviter L étude de la concurrence : Comment la mener? Où et comment trouver mes concurrents? Le client mystère et l obtention de devis, conseils et astuces Savoir analyser une offre Savoir analyser une communication et déceler les artifices Analyse de sites concurrents Page 4 sur 12

5 Définir mon offre produit : Qu est-ce que je vends? Comment? Combien? Limites de prestations Comment s adapter aux concurrents sans aligner son tarif sur le moins cher? Définir mon secteur géographique : Démographie et marché potentiel Implantation des mes concurrents Prévisionnel et évaluation de mon salaire : Coût horaire et prix de journée Comment évaluer son chiffre d affaire? Les charges sociales Les frais généraux Facturation au pourcentage ou honoraires fixes? Le commissionnement : règle absolue, bon plan ou erreur de débutant? La sous-traitance, risques et avantages LA COMMUNICATION Le nom de mon entreprise : Enseigne, marque, raison sociale? Quelles différences Comment et pourquoi déposer une marque l INPI? Recherche du nom de mon entreprise, les erreurs à éviter La recherche d antériorité Le site Internet : Le print : Nom de domaine, hébergement, référencement : définitions Comment choisir mon webmaster? Les pièges à éviter (analyse de devis de webmasters) Comment améliorer le référencement de mon site Comment obtenir des photos malgré le manque de références Cartes de visites Flyers Plaquettes L IMMATRICULATION Dans quel cadre exercer? Salariat Entreprenariat Franchise et licence de marque Page 5 sur 12

6 Le statut : Société ou entreprise individuelle : différences, risques et avantages Notions de BNC et BIC Auto entrepreneur Régime spécial BNC Déclaration contrôlée Quel statut en fonction de ma situation financière, fiscale, matrimoniale, patrimoniale, de la nature de mon projet TVA : fonctionnement, avantages et inconvénients TVA : vaut-il mieux être assujetti ou non? Les associations de gestion agréées La cotisation foncière des entreprises La déclaration d activité : Quelle activité pour quel code APE? Quelle incidence sur mes charges? Comment déclarer son activité et auprès de quel CFE? A quelle date vaut-il mieux déclarer son entreprise? Les différentes options (versement libératoire, comptabilité en créances / dettes, affectation de patrimoine en EIRL ) Les aides : Fonctionnement et démarches : Aide aux Chômeurs Créateurs ou Repreneurs d Entreprises (ACCRE) Aide à la Reprise ou à la Création d Entreprise (ARCE) Maintien partiel de l ARE Les aides cumulables et non cumulables Aides spécifiques ou locales VIE DE L ENTREPRISE ET DÉVELOPPEMENT COMMERCIAL (jour 4 et 5) LA BONNE GESTION DE L ENTREPRISE Me protéger et protéger mes proches : Différence entre un courtier et un agent d assurance Responsabilité civile professionnelle La notion de dommage immatériel consécutif ou non Assurance véhicule Protection juridique Assurance matériel ou local Assurance impayés Les contrats «loi Madelin» Contrat de prévoyance Déclaration d insaisissabilité de la résidence principale Comment se prémunir d une assignation en justice? Page 6 sur 12

7 Communiquer efficacement : La banque : Quoi? L objectif recherché Comment? Mail, téléphone, rdv? A qui? Copie visible et copie cachée Comment prévenir les conflits? Quel type de compte choisir? Combien de comptes sont nécessaires? La notion des charges mixtes (loyer, téléphone ) La comptabilité : Obligations d archivage Obligations déclaratives Quelles différences entre les statuts Les paiements en espèce Quels sont les meilleurs outils? Organisation pratique (classeurs, bannettes, gestion des documents) La gestion du temps : Temps de production Temps réel et temps facturable Gérer l urgent sans négliger l important Débutant = cible : Comment me protéger des escroqueries et arnaques? Les différents types d arnaques Comment se faire aider? LE COMMERCIAL Stage étudiant Intérimaire CDD Un proche peut-il m aider gratuitement? La notion de lien de subordination Que dit le code du travail? Que dit l URSSAF? La publicité : Parmi les pistes suivantes, lesquelles sont bonnes ou mauvaises? Les annuaires professionnels gratuits Les annuaires professionnels payants Les sites de gestion d appel d offre Être exposant sur un salon Les partenariats fournisseurs Les encarts publicitaires Page 7 sur 12

8 Les flyers Campagnes Adwords Référencement professionnel Les pages jaunes Les appels téléphoniques : La carte de visite orale Détecter les faux clients Les renseignements tarifaires au téléphone La prise de rendez-vous Le rendez-vous client : Le devis : Local professionnel ou rdv en clientèle? Le comportement en clientèle Les outils à préparer en amont Les supports visuels La prise de note Déroulé de l entretien Savoir réaliser un cahier des charges La présentation de l entreprise et des services proposés Comment palier à l absence d expérience (au début) Etude de devis de dossiers réels (organisation complète, partiel, jour J) Comment établir mon tarif? Les clauses particulières et conditions générales de vente Les mentions obligatoires Précautions budgétaires avant d établir mon devis La présentation du devis au client La relance commerciale : Outil de suivi Quand et comment la faire? LES PRESTATAIRES (jour 6) Présentation détaillée des principaux prestataires : Salle Traiteur Photographe DJ Tentiste Loueur de mobilier Loueur de matériel Loueur de plantes Page 8 sur 12

9 Garde d enfant Fleuriste Artistes (magicien, musiciens, danseurs ) Location de voiture Vidéaste Vêtements des mariés Beauté de la mariée Faire-part Transport Analyse de devis prestataires LES ÉVÉNEMENTS PROFESSIONNELS (jour 7) Comment créer un produit catalogue Les différents types d évènements professionnels La concurrence indirecte Analyse de devis d évènements professionnels Analyse de devis prestataires VENDRE LA DÉCORATION Ce chapitre n est pas un atelier déco et ne comprend pas de manipulation Concevoir la décoration de façon professionnelle (rentable) : Les trois niveaux de la décoration Déco de table / déco de salle / déco extérieure Le cas particulier des voilages Comment chiffrer la décoration? Chiffrage globale Chiffrage en honoraires Prix par table / prix par personne Analyse de devis LA CONCEPTION D ÉVÉNEMENTS (jour 8) Le cahier des charges : Timing jour J : Liste des réponses à obtenir du client Analyse d un cahier des charges type Le wedding planner n est ni magicien ni maçon Comment élaborer un programme réaliste? L inertie de groupe Comment ne pas prendre de retard ou avoir de longs temps morts? Page 9 sur 12

10 Le conseil : Comment orienter le client dans ses choix? Se vendre à travers l expertise Comment valoriser son réseau pour se vendre? Utilisation d outils adaptés Le budget prévisionnel : Exercices : Comment établir un prévisionnel réaliste Les marges d erreurs Adéquation cahier des charges / prévisionnel Analyse de prévisionnels de dossiers réels Simulations d entretiens Réalisation de budgets prévisionnels Visites de lieux : Cas de la première visite Gestion des clients Visite de découverte / de repérage / de calage / de «réunion de chantier» Savoir se projeter à la date de l évènement : Végétaux Ensoleillement Dates particulières Les contraintes logistiques : Accès Stationnement Livraisons Circulation Contraintes techniques : Sécurité : Alimentations électriques Eclairages Alarmes Analyse de risques Plan de prévention Règlementation (extincteurs, issues de secours, capacités d accueil) Page 10 sur 12

11 Règlementation, obligations et autorisations : Equipements : Hygiène : Normes et notion d ERP (établissement recevant du public) Demandes d autorisations Espace publique Buvette Feu d artifice Lanterne volantes Lâcher de ballons Sacem Chambre froide Ecrans Lecteur DVD Consommables Déchets Nettoyage Aménagement : Règles scénographiques Surfaces et capacité d accueil Mobilier Agencement extérieur Evolution des espaces L ORGANISATION OPÉRATIONNELLE Recherche et sélection des prestataires : Comment trouver les «moutons à cinq pattes»? Dans quel ordre chercher les prestataires? L utilité très relative du rétro-planning Organisation des appels d offres : Savoir élaborer une demande de prix Comment ne rien oublier? Les limites de prestations La répartition des tâches wedding planner / prestataires / client Page 11 sur 12

12 Gestion des options : Réservation / option / commande, quelles différences? Quand et comment lever une option Réception des devis et contrôle des offres Validation client et gestion des commandes Méthodologie et déroulement des rendez-vous clients Gestion et suivi des paiements Evolution budgétaire La coordination des prestataires MISE EN PLACE ET ASSISTANCE (jour 10) La mise en place : Le jour J : EXERCICES Quand la réaliser? Dans quel ordre? Les pièges à éviter Le kit du wedding planner Schémas d installation Les voilages Etudes de cas concrets Mission précise Planning de la journée Tableau de bord Mes interlocuteurs Quand impliquer le client en cas d imprévus? Dress code Repas des prestataires Gestion du départ Simulations d entretiens commerciaux Chiffrage d honoraires Etablissement d un devis Budget prévisionnel La reproduction totale ou partielle du présent document est interdite. Les plans de formations du CFAE sont déposés auprès de Maître BRIZARD, Huissier de Justice à Rennes. Tout plagia, adaptation, reprise partielle ou totale sont passibles de poursuites. Page 12 sur 12