Mandats de la directrice générale et de l équipe de gestion

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1 Mandats de la directrice générale et de l équipe de gestion Planifier l ouverture de la deuxième installation Supervision de tout le dossier de la construction : dossier du financement, des achats, de l aménagement physique, du démarrage et de l inauguration. Réalisations de la gestion : Procéder à plusieurs analyses comparatives des terrains disponibles; Communiquer régulièrement avec la Ville; Faire le suivi du dossier du terrain : Étude géothermique, analyse du sol, arpentage ; Faire le suivi et l acceptation des plans et des devis; Faire la révision de l échéancier de la construction et du projet; Participer aux réunions de chantier toutes les deux semaines; Faire le suivi et la supervision de la construction; Faire la suivi de la réfection de la rue attenante; Effectuer un sondage pour les noms des installations et des noms des locaux; Organiser, préparer et réaliser la cérémonie de la 1 ère levée de terre; Effectuer un sondage sur les moyens de communication; Produire un plan de communication; Réorganiser les espaces de bureaux pour les 2 installations; Élaborer la liste des achats d aménagement et d équipement; Prioriser et faire le suivi des achats; Réviser et produire des documents pour la demande de permis : lettres patentes, statuts et règlements, régie interne, priorités de la liste d attente, plan d évacuation d urgence; Évaluer la composition du CA; Faire l ouverture de la deuxième installation. CPE : Centre de la petite enfance BC : Bureau Coordonnateur. CA : Conseil d administration RSG : Responsable d un service de garde MFA : Ministère de la Famille et des Aînés CQSGEE : Conseil québécois des services de garde éducatifs à l enfance

2 Réalisations plus spécifiques à la comptabilité : Mise à jour et nombreuses modifications au budget d implantation selon les exigences du MFA; Révision du budget de fonctionnement; Prévisions budgétaires; Contrôle des revenus et des dépenses; Suivi des dénonciations et des quittances; Vérification des paiements des factures ; Contrôle des achats dans toutes les catégories versus les budgets alloués; Démarches multiples sur le fonctionnement de l emprunt hypothécaires; Contrôle des dépassements de coûts; Évaluation des échelles salariales des nouvelles employées. Réorganisation de la structure de travail et de la pédagogie : inscription des nouveaux enfants, engagement et accueil des nouveaux employés, soutien et réunions, implantation du programme éducatif selon la philosophie du CPE. Révision et/ou rédaction de la description de tâches : o Directrice adjointe aux opérations quotidiennes o Secrétaire réceptionniste du BC o Secrétaire réceptionniste du CPE o Aide cuisinière Rencontre à l interne sur le processus d embauche du personnel éducateur de la 2 e installation et foire aux questions sur le fonctionnement de la deuxième installation. Élaboration et révision des horaires de travail des deux installations. Élaboration de tous les documents pertinents à l embauche de l aide-cuisinière et de la secrétaire du BC : questionnaire d entrevue, affichage de poste, grille d évaluation des CV et des entrevues. Inventaire des jouets donnés pour les nouveaux locaux par le personnel éducateur et le Bureau Coordonnateur. Liste d achat du matériel pédagogique pour la 2 e installation. Entrevues d embauche des éducatrices, des accompagnatrices, de l aide-cuisinière, de la secrétaire du BC et de la directrice adjointe aux opérations. Transfert de locaux temporaire des Nénuphars et de la cuisine. Ouverture des dossiers de tout le nouveau personnel. Rencontres d accueil des nouvelles employées : visite des locaux, présentation des valeurs et de la philosophie du CPE, explication du manuel de l employée, description du programme éducatif, aménagement des locaux, régie interne, fonctionnement quotidien, etc. Inscriptions des enfants. Portes ouvertes au personnel et aux parents. Pour le personnel administratif travaillant à l ouverture de la deuxième installation : évaluation des horaires de travail du personnel, des reprises de temps et des périodes de vacances. Mandats de la directrice générales et de l équipe de gestion

3 2. Établir une politique d intégration des enfants ayant des besoins particuliers Révision, mise à jour et adoption d une nouvelle politique d intégration des enfants ayant des besoins particuliers en milieu familial. Recherche d exemples de politique en installation. Achat d un outil de travail (livre). Élaboration d un plan d intervention proposé aux RSG avec enfant à besoins particuliers. 3. Réviser la politique et les procédures de traitement de plaintes Présence aux formations données par le CQSGEE; Révision de la politique et des formulaires; Adoption de la politique de traitement de plaintes; 2 rencontres d informations sur cette nouvelle politique auprès des RSG; Rencontre d informations sur cette nouvelle politique auprès du personnel administratif, du personnel du BC, du personnel éducateur et des gestionnaires; Implantation des nouvelles procédures; Révision des formulaires de visites de surveillance en milieu familial. 4. Faire l exercice sur l équité salariale Formation sur l équité salariale en CPE au CQSGEE; Cueillette des procédures et des normes de l équité salariale; Vérification des descriptions de tâches du personnel de notre CPE; Comparatif des postes de notre CPE vs les postes déterminés par le MFA. 5. Finaliser la révision du manuel de l employé Révision et mise à jour de tous les chapitres de la politique de gestion du personnel; Cueillette de diverses politiques complétant le manuel de l employé. Élaboration de la politique sur la confidentialité, la conciliation travail/famille, l utilisation des biens du CPE, l hygiène et l apparence personnelle ainsi que la politique sur l usage de tabac, drogue et médicaments; Présentation du nouveau manuel et de ses politiques au CA; Compilation des modifications apportées et remise des documents aux employés déjà à l emploi; Mandats de la directrice générales et de l équipe de gestion

4 Explication détaillée du manuel et de ses politiques aux nouveaux employés de Brin d étoiles; Élaboration d un tableau comparatif sur les différences entre l ancienne politique des employées de l Agence Mamie Soleil et le nouveau manuel de l employé; Rencontre des anciennes employées de l agence Mamie Soleil. 6. Finaliser la politique de gestion des employés cadres Formation d un comité au conseil d administration; Adoption d une procédure; Échanges et discussions au sein du comité; Élaboration d une politique et d un contrat de travail; Présentation de la politique et du contrat de travail au conseil d administration. 7. Autres projets Assurer une continuité dans le quotidien du CPE Toutes les tâches liées au bon fonctionnement des installations dont tous les très nombreux remplacements de congé maternité et de maladie des éducatrices et le réaménagement des horaires inhérents. Concernant le BC, prendre connaissance des nouvelles modalités, s adapter et mettre en place ces changements, et modifier à nouveau les changements des changements modifiés et remodifiés par le MFA. Gérer les inattendus Administrer l instruction n o 7 et gérer les conséquences de l action concertée; Gérer, entre autres, toutes les modifications et les re-modifications du MFA concernant le milieu familial; Gérer le départ d une conseillère au soutien du BC et assurer son remplacement; Modifier et modifier à nouveau les Services plus. Autres réalisations : Implication de la directrice générale sur le comité de consolidation des services du CQSGEE. Mandats de la directrice générales et de l équipe de gestion

5 Implication de la directrice adjointe à la pédagogie et de la directrice générale au comité Di-TED du CSSS et de la table de concertation petite enfance. 3 e rencontre régionale du BC : o Instructions relatives à la répartition des places subventionnées; o Instructions relatives à l octroi et au paiement des subventions aux RSG. Production du rapport financier et d activités du MFA. Production du rapport d activités du CPE présenté à l assemblée générale annuelle. 2 rencontres de CPE/BC avec le CQSGEE concernant la nouvelle réglementation du MFA à venir. Autres réalisations au milieu familial : Reconnaissances des RSG vs statistiques des naissances; Informations données (instruction 7) aux RSG concernant l application d une diminution de subvention en cas d action concertée; Gestion du dossier de l action concertée; Planification de 2 rencontres avec les RSG les 25 et 26 janvier afin de les informer de la mise en application de l instruction 9 relative à l octroi et au paiement des subventions aux RSG. Mandats de la directrice générales et de l équipe de gestion