CNFPT Rhône-Alpes Lyon COT SDIS 69

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1 COT SDIS 69 Organisation en mode Denis CHAUMAT Cabinet Orizon

2 Evaluation de l activité Objectifs Objectifs : Connaître les enjeux, les finalités, les points clés d une conduite de, Identifier la place de la conduite de dans l organisation stratégique et opérationnelle, Paramétrer son ou ses s ; en définir les dimensions stratégique et technique (initialisation, caractérisation, intégration, découpage, structuration, délimitation, détermination des différentes instances et des acteurs, prise en compte des documents de commande ), Intégrer les aspects managériaux (rôle du chef de, positionnement des équipes, des chaînes hiérarchiques et des interfaces). Organiser la vie (communication, réunions des instances et revues de, promotion ), Différencier la posture managériale hiérarchique de la posture managériale transverse (), Connaître les différents facteurs de légitimité et de crédibilité d un chef de (tradition, statut, compétence, charisme), afin d identifier des éléments pour renforcer sa posture. orizon@orizon.fr

3 COT SDIS 69 Organisation en mode Partie 1 Qu est-ce qu un? orizon@orizon.fr

4 Qu est-ce qu un en langage commun? Selon le Petit Robert, un peut prendre deux sens : Image d une situation, d un état que l on pense atteindre (dessein, idée, intention, plan, programme ) Travail, rédaction préparatoire, premier état (canevas, ébauche, esquisse, schéma ) La notion de, dans le vocabulaire courant, renvoie donc tout à la fois à un résultat que l on souhaite obtenir, et à la démarche mise en œuvre pour y parvenir. Qu est-ce qu un? Vocabulaire du management de Définition d un (ISO ) Processus unique qui consiste en un ensemble d activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entreprises dans le but d atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources. Qu est-ce qu un dans le vocabulaire du management de? Etat initial Management de Maîtrise des délais Coordination de l action Maîtrise des risques Processus unique Objectif Ressources allouées Exigences Début Processus : ensemble d activités corrélées ou interactives qui transforment des éléments d entrée en éléments de sortie Fin orizon@orizon.fr

5 Qu est-ce qu un processus? La notion de processus est issue des concepts de la qualité (norme ISO 9000 notamment) Un processus est un ensemble d activités/d actions mises en œuvre pour satisfaire les attentes d une ou plusieurs parties intéressées. Attente des parties intéressées Processus = Ensemble d activités/d actions Satisfaction des attentes Qu est-ce qu un processus? L intérêt de la notion de processus est de permettre une approche de l organisation tournée vers sa finalité (les attentes des différentes parties intéressées), plutôt que sur les contraintes et l organisation interne. Attentes Satisfaction Qu est-ce qu un processus? Une organisation peut être décrite comme un ensemble de méta-processus : Processus de direction Processus supports Besoins et attentes du client Ressources humaines Ressources matérielles Ressources financières Processus de réalisation Information et savoir faire Perception satisfaction du client Typologie des processus (D après Stéphane MATHIEU Réussir l approche processus Afnor 2003) orizon@orizon.fr

6 Qu est-ce qu un processus? Les méta-processus des collectivités Parties intéressées Equipe municipale Populations Société Etat Processus administratifs Processus Services Processus Direction Processus Techniques Processus Gestion financière Processus GRH Processus analyse prospective Parties intéressées Equipe municipale Populations Société Etat Attentes Processus Mise en œuvre des politiques publiques Processus de gestion des services à la population Processus de maintenance du patrimoine Satisfaction des Attentes La notion de processus unique Processus permanent Les différentes activités qui composent le processus fonctionnent en permanence (Exemple : enregistrement de factures et mandatement ) Processus récurrent Leprocessusn estpaspermanent,maisilsereproduitplusieurs fois à date régulière ou non (exemple : élaboration du budget) Processus unique = Le processus ou l objectif sont uniques et n ont pas vocation à se reproduire. Qu est-ce qu un? Caractéristiques Processus permanent Processus récurrent Processus unique = Projet Fréquence Permanente Répétitive Unique Variables Rares et endogènes Intermédiaires Nombreuses et exogènes Dysfonctionnements Subis Résultat à obtenir Créativité / standardisation Mode de management Prévisibles, identifiables rectifiables = maîtrise des risques Prévisible et mesurable Possibilité de standardisation importante Management des processus Intermédiaires Intermédiaires Possibilité de définir des procédures Standardisation partielle Management par objectifs Prévisibilité restreinte Difficultés d identification = gestion des risques Estimé a priori / mesuré a posteriori Elevée Nécessite de la créativité Management de orizon@orizon.fr

7 Objectif du management de Le management de a pour objet, dans un cadre ouvert et non intégralement maîtrisable, de garantir : L efficacité de l action, par la conformité du résultat obtenu avec les exigences définies au préalable L efficience de l action, par allouées à cette action la maîtrise des ressources La maîtrise des risques liés à l action Le management de comme mode de management Le management de, un mode particulier de délégation La délégation du management peut trouver sa sourcedansuneclassiquegestiondutempsdelapartdu commanditaire. La délégation peut trouver sa source dans un mode d organisation spécifique (gestion par s). La délégation peut également trouver sa place du fait de compétences spécifiques du délégataire (le chef de ). Ces sources peuvent bien sûr se conjuguer Le management de comme mode de management Le management de, un mode particulier de délégation Le commanditaire Utilisateurs Destinataires Bénéficiaires Le chef de En passant en mode, un commanditaire confie de façon formelle à un chef de les moyens et la responsabilité de conduire un processus unique (le ) et d en livrer le produit à ses utilisateurs ou à ses destinataires. orizon@orizon.fr

8 Le management de, un mode particulier de délégation Le management de comme mode de management Si la délégation trouve sa source dans les compétences du chef de, ces compétences peuvent être de 3 ordres : Compétences techniques / Expertise Compétences organisationnelles Compétences managériales Le management de comme mode de management L articulation entre Maîtrise d ouvrage et Maîtrise d œuvre s effectue par le biais d un document, le cahier des charges Maître d ouvrage Cahier des charges fonctionnel Utilisateurs/Destinataires Maître d œuvre Cahier des charges technique Spécifications techniques La structure d un Projets simples Amont du Définition Validation Lancement La conduite Pilotage Gestion du planning Communication = Décision Régulation Conclusion Aval du Passage à l usage Suivi Capitalisation = Prise d acte orizon@orizon.fr

9 COT SDIS 69 Organisation en mode Partie 2 De l idée à l évaluation orizon@orizon.fr

10 Initialisation Initialisation Structuration Réalisation Achèvement et/ou Livraison du De l idée au : la définition L idée Les études préalables La décision de faire de ne pas faire ou de faire des études complémentaires Structuration Initialisation Structuration Réalisation Achèvement et/ou Livraison du De la définition à la commande (Note de cadrage / Note d organisation / Cahier des charges / Lettre de mission ) Les acteurs Les Ressources Les instances Le séquençage / le planning Le pilotage Les risques Les acteurs Le commanditaire : C est la personne ou l instance légitime pour enclencher et valider la mise en œuvre. Le commanditaire délègue la mise en œuvre au pilote et lui donne les moyens nécessaires. Le pilote ou chef de : Il est responsable/garant devant le commanditaire du respect des délais, des budgets et de l atteinte de l objectif. Il manage le, l organise, anime les équipes, assure le suivi et rend compte de l avancement. orizon@orizon.fr

11 Le pilotage des s complexes Niveau Stratégique Niveau Opérationnel Comité stratégique Groupe ressources Comité pilotage / supervision Pilotage opérationnel Groupe Comité(s) consultatif(s) Groupes de travailgroupes de travail Groupes de travail Sous s Sous s Sous s Séquençage d un stratégique Le stratégique Définition Définition et qualification des objectifs et des enjeux Définition des exigences spécifiques Dates clé Les différentes étapes opérationnelles Définition de l étape, objectif, enjeux, exigences Dates clé Ressources clé Acteurs clé Les actions/phases actions opérationnelles Objectifs / Résultats attendus Délais / Ressources / Coûts Le séquençage d un stratégique Séquençage linéaire Séquençage parallèle orizon@orizon.fr

12 Les risques s Architecture des risques Les risques performances / Risques ressources Les risques délais Les risques coûts Les risques qualité Les risques politiques Sources de risques Risques organisationnels, humains, managériaux Structure Décisions Hiérarchies Rôles et responsabilités Information Compétences Gestion des intervenants Conflits Sources de risques (Suite) Risques liés au management de Lors de la conception Risques liés à la définition des spécifications Internes / externes Risques liés à l utilisation des ressources Définition Disponibilités Lors de la mise en œuvre Risques liés aux méthodes Applicabilité Limites des outils Système de pilotage Risques liés aux résultats d exécution Détection tardive du risque Diagnostic faux Réponse inadaptée orizon@orizon.fr

13 La gestion des risques s Risques décelés Risque concrétisé Risque nouveau Anticipation Conception du Maîtrise Revue périodique de Mesures préventives Mesures différées Mesures mises en œuvre Mesure à chaud Le séquençage d un La détermination des dates clé La détermination des acteurs clé Identification des instances clé Identification des rôles La détermination des ressources La détermination des délais et leur planification Réalisation Initialisation Structuration Réalisation Achèvement et/ou Livraison du De la commande à la réalisation Organiser structurer Piloter, manager, arbitrer Contrôler, assurer le suivi Rendre compte orizon@orizon.fr

14 La revue de Les 4 étapes de suivi des s : Programmation du travail Surveillance de l avancement et collecte des résultats Comparaison de l avancement avec le planning Plan d action correctif / Prise de décision Initialisation Initialisation Structuration Réalisation Achèvement et/ou Livraison du Capitalisation et transfert de responsabilité Clôture Suivi Capitalisation Transfert de responsabilité orizon@orizon.fr