Aide Financière Simplifiée. Diagnostic Plan d Actions RPS

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1 Mise à jour le 01/06/2016 Aide Financière Simplifiée Date limite de dépôt du dossier : 30 septembre 2017 Conditions Générales d Attribution Page 2 Annexe A Proposition de cahier des charges pour la formalisation Page 6 du contrat entre l entreprise et l'intervenant Dossier à compléter Page 8 Annexe 1 Dossier de réservation Page 8 Annexe 2 Attestation sur l honneur du chef d entreprise Page 9 Annexe 3 Convention individuelle Page 10 Annexe 4 Lettre d engagement Page 14 Dossier AFS Page 1 sur 14

2 CONDITIONS GENERALES D ATTRIBUTION (Arrêté du 9 décembre 2010 relatif aux incitations financières) Ce dispositif a pour objectif d'améliorer durablement les situations de travail soumises à des facteurs de risques à l'origine de troubles psychosociaux (augmentation des exigences du travail combinée à une baisse des marges de manœuvre et à un déficit de reconnaissance au travail), Pour atteindre l'objectif visé, les entreprises peuvent bénéficier d'une Aide Financière Simplifiée (AFS) pour le financement d'un intervenant inscrit sur la liste de la Carsat Rhône-Alpes, soit en prévention des RPS, pour les accompagner dans la réalisation d'un diagnostic leur permettant de définir un plan d'actions. >> Les actions permettant d obtenir cette aide financière Vous trouverez ci-dessous les différentes étapes attendues pour être accompagné par un intervenant afin de réaliser un diagnostic et définir un plan d'actions, pour la prévention des RPS. Dispositif : «Accompagnement pour la prévention des RPS» PHASE INTERVENTION Analyse de la demande (0.5 jour) Sensibilisation et transfert d outils et de méthodes (1 jour) Analyse et Restitution (2 jours) Suivi et évaluation 2 mois après (3 demi-journées) DISPOSITIF AFS RPS 5 JOURS OBJECTIFS DE L INTERVENTION Analyse de la demande initiale afin de comprendre les enjeux et le contexte général de l entreprise ; Reformulation de cette demande en une problématique de nature ergonomique, centrée sur l activité du travail. Sensibilisation à la prévention du risque d apparition de RPS ; Aide à l analyse de l activité des situations de travail et à l élaboration de pistes de transformation, à partir de cette analyse. Accompagnement de l entreprise dans l élaboration de son plan d actions de prévention des RPS. Evaluation de la pertinence et de l efficacité du plan d actions. LIVRABLES A FOURNIR PAR L INTERVENANT Document précisant le plan de l intervention jour après jour à partir du diagnostic Outils de dépistage des RPS Rapport d intervention Rapport d intervention AIDE PREVUE Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter au cahier des charges (Annexe A). >> Les bénéficiaires Sont éligibles à cette aide, les entreprises du Régime Général de moins de 50 salariés, ayant au moins un établissement dont le n SIRET est implanté en région Rhône-Alpes. 1 Aide versée en un seul versement, dans la limite de 70% des dépenses engagées HT. Dossier AFS Page 2 sur 14

3 >> Le Financement L'aide correspond à 70 % des dépenses engagées HT et ne peut excéder 3 300, par entreprise. Elle se fait en un seul versement. Les entreprises ne pourront bénéficier qu une seule fois de cette aide sur toute sa durée de validité. Cette aide est proposée dans la limite de la dotation annuelle régionale réservée à cette opération. En cas de demandes excédant la dotation allouée, une règle privilégiant les demandes de réservation selon l ordre chronologique d arrivée sera appliquée. >> Les Critères administratifs L entreprise a au moins un établissement implanté en région Rhône-Alpes dont l effectif global est compris entre 1 et 49 salariés, L entreprise est à jour de cotisations pour tous ses établissements implantés dans la circonscription de la Carsat Rhône-Alpes, Le Document Unique de l établissement est à jour et à disposition de la Caisse, si celle-ci demande à le consulter, Les institutions représentatives du personnel sont informées de cette démarche, L établissement adhère à un service de santé au travail. >> Les Critères d exclusion Sont exclus du présent dispositif d aide financière simplifiée, les entreprises : - ayant déjà bénéficié de 2 autres aides financières simplifiées de la part de l Assurance Maladie risques professionnels sur la période ou ayant atteint le plafond de d aide versée ; - bénéficiant d un contrat de prévention, ou ayant bénéficié d un contrat de prévention dont la transformation en subvention date de moins de 2 ans à la date du dépôt de la demande ; - sous injonction quelle que soit la nature du risque ou sous majoration de leur taux AT/MP ; - ayant bénéficié de subvention d un autre partenaire public sur le même objet ; - ayant déjà bénéficié de cette aide. Dossier AFS Page 3 sur 14

4 >> La réservation de l aide avant le 30 septembre 2017 AIDE FINANCIERE SIMPLIFIEE 1. Dans un premier temps, envoyer par lettre recommandée à la Carsat Rhône-Alpes : le dossier de réservation (Annexe 1), l attestation sur l honneur (Annexe 2), le ou les devis des prestations objets de la demande. la convention individuelle en deux exemplaires originaux (Annexe 3), CARSAT Rhône-Alpes Direction de la Prévention des Risques Professionnels 35, rue Maurice Flandin LYON Cedex 03 afs@carsat-ra.fr / Tel : ou A réception du dossier complet, la Caisse répond dans un délai maximum de deux mois. Ce courrier de recevabilité est adressé avec la référence du dossier identifiant la réservation. 2. Après réception du courrier de recevabilité, faire parvenir à la Carsat dans les deux mois une copie du bon de commande conforme au devis pour que la réservation soit considérée comme ferme. La référence du dossier doit être mentionnée dans ce courrier. Si l entreprise n envoie pas de bon de commande dans les deux mois, elle recevra une réponse défavorable de la Carsat Rhône-Alpes au motif de non présentation de celui-ci. En cas de réponse défavorable suite à l envoi du dossier de demande d aide financière, l entreprise recevra une réponse motivée de la Carsat Rhône-Alpes. >> Le versement de l aide 3. Avant le 31 décembre 2017, faire parvenir à la Carsat : Une attestation URSSAF de moins de 3 mois indiquant que l entreprise est à jour de ses cotisations au titre de ses établissements implantés dans la région, Le duplicata des factures des prestations acquittées, datées et signées par le chef d entreprise, avec mention manuscrite «conforme à l original», en précisant le mode et la date du règlement ; La date de toute facture faisant partie des pièces justificatives, doit être comprise dans la période de validité de l offre ; La lettre d engagement à poursuivre la démarche de prévention (Annexe 4) Un Relevé d Identité Bancaire original au nom de l entreprise. En outre, la Carsat Rhône-Alpes se réserve le droit de vérifier dans l établissement, les matériels et prestations subventionnés. >> Clause de résiliation Si l entreprise n a pas envoyé ses justificatifs avant la date de fin du dispositif, elle ne pourra plus prétendre au versement de l aide, même si la réservation avait été acceptée au préalable. Dossier AFS Page 4 sur 14

5 >> Responsabilité La Caisse s engage à aider financièrement l entreprise dans les conditions stipulées ci-dessus sans qu il puisse toutefois en résulter une quelconque mise en cause de sa responsabilité, l entreprise assumant seule les conséquences de toute nature de ses investissements et ses actions en matière de prévention. >> Lutte contre les fraudes Dans le cadre de la politique de lutte contre les fraudes, le présent dossier est susceptible d être contrôlé par des visites sur site par les ingénieurs-conseil et contrôleurs de sécurité qui exigeront de voir les équipements ou matériels subventionnés ainsi que les justificatifs originaux. Si ce matériel ou équipement est non monté, non installé, s il n est pas visible, la Caisse demandera par voie de contentieux le remboursement de la totalité de l aide financière accordée. Ces contrôles s exerceront pendant un an à compter de la date de paiement. Les fournisseurs pourront aussi être interrogés. >> Litiges En cas de litige, le dossier sera porté devant le tribunal compétent. Dossier AFS Page 5 sur 14

6 ANNEXE A - DISPOSITIF:AFS RPS PROPOSITION DE CAHIER DES CHARGES POUR LA FORMALISATION DU CONTRAT ENTRE VOTRE ENTREPRISE ET L'INTERVENANT Contexte de la demande Environnement de l'entreprise : nature de l'activité, effectif, organisation générale, projets en cours, réorganisation éventuelle, contexte économique, etc. Objectifs à atteindre Expliquer le ou les objectifs que vous visez. Eviter ou réduire l'apparition de troubles psychosociaux. Ex: repérer les sources de risques, identifier les groupes de salariés les plus affectés (par métier et/ou service), identifier des actions correctives ou faire acquérir de nouvelles compétences, etc Consulter l ED 6070 de l INRS «Et si vous faisiez appel à un consultant?» Méthodologie et démarche Donner les valeurs et principes à respecter dans votre entreprise et notamment : La personne La transparence : préserver la santé et la sécurité et améliorer les conditions de travail, : être clair dans les objectifs visés, faire partager une culture orientée vers la santé et la sécurité des salariés, s'engager à mettre en place les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés, prendre en compte la réalité des situations de travail, communiquer sur la santé et la sécurité du travail, Le dialogue social : impliquer les salariés, impliquer les instances représentatives du personnel dans le projet de prévention des risques psychosociaux (voir la brochure INRS ED 902). Proposition de prestation que l'intervenant adaptera dans son devis en fonction de la nature de la demande de l'entreprise : 4 étapes réparties sur 5 jours. PHASE D'INTERVENTION OBJECTIFS DE L'INTERVENTION LIVRABLES A FOURNIR PAR EXEMPLE DE CONTENU D'INTERVENTION Etapes de l'intervention Analyse de la demande (0,5 jour) Analyse de la demande initiale afin de comprendre les enjeux et le contexte général de l'entreprise. Reformulation de cette demande en une problématique de nature ergonomique, centrée sur l'activité de travail. Document précisant le plan de l'intervention jour après jour à partir du diagnostic Rencontrer et identifier les interlocuteurs privilégiés et apprécier leurs connaissances de la problématique de santé : direction, instances représentatives du personnel, médecin du travail, production, qualité, sécurité, bureau d'études, bureau des méthodes, etc. Afin de sensibiliser à la démarche de prévention des RPS et de comprendre le fonctionnement de l'entreprise, le champ d'actions et le contexte général (politique et enjeux) d'intervention. En fonction de la demande initiale de l'entreprise, choisir la ou les personnes relais (de la prévention), les situations de travail présentant des risques de RPS qui feront l'objet des observations, des entretiens collectifs et/ou individuels et éventuellement de groupes de travail. Méthode et outils d investigation : analyse des situations de travail : entretiens individuels et/ou collectifs, questionnaire et éventuellement des observations, formulation d'hypothèses de travail, de programme de formation, etc Dossier AFS Page 6 sur 14

7 Sensibilisation et transferts de méthodes et outils (1 jour) Sensibilisation à la prévention du risque psychosocial Favoriser l autonomie de l entreprise en animant des temps de transfert des méthodes et outils Tableaux des indicateurs d alerte Typologie des facteurs de risque Sensibiliser à la prévention des risques psychosociaux et accompagner l'entreprise dans l'élaboration d'un projet de prévention à court moyen et long terme. Contribuer à la conception de moyens de travail adaptés aux situations de travail présentant des risques RPS en prenant en compte les notions de santé et de production. Accompagner la dynamique de changement susceptible d éviter ou de réduire les risques liés à l organisation du travail : établir des plans fonctionnels, former une personne relais, apporter des connaissances sur la prévention des RPS et des outils d'analyse de l'activité et de repérage du risque de RPS, etc. Méthode et outils : analyse de l'activité / de situations de travail, observations, entretiens individuels ou collectifs, simulation, questionnaires, formation, groupe de travail, etc. Etapes de l intervention (suite Analyse et appui à l élaboration du plan d actions (2 jours) Aide à l'analyse de l'activité des situations de travail et à l'élaboration de pistes de transformation, à partir de cette analyse. Accompagnement de l'entreprise dans l'élaboration de son plan d'actions de prévention des RPS. Rapport d'intervention Restituer des résultats de l'analyse à la Direction, aux délégués du personnel et aux salariés concernés, Accompagner l'entreprise dans la mise en œuvre de l'amélioration des conditions de travail et la mise en place du plan d'actions, validé par le Direction. Suivi accompagnement et évaluation à 2 mois (3 demi-journées) Evaluation de la pertinence et de l'efficacité du plan d'actions Evaluation du niveau d appropriation des outils et méthodes Rapport d'intervention Réaliser un retour sur l'exécution du plan d'actions et proposer des modifications de ce dernier le cas échéant. Aide au transfert dans le DU Aspects financiers et choix de l'intervenant L'intervenant doit : - faire partie des intervenants conventionnés par la Carsat Rhône-Alpes, - donner des références d'intervention similaires menées dans d'autres entreprises si possible dans le secteur d activité concerné, - donner des renseignements sur sa structure : type de société, spécialités, effectif, etc - fournir un devis détaillé : méthodes, outils, phase de l'intervention, durée, coût, livrables (rapports, schéma, etc.) et justifier de leur pertinence dans le cadre de la prévention des RPS. Procédure de traitement des devis des intervenants Vérifier l'adéquation du devis avec le ou les objectifs à atteindre. Prévenir l'intervenant de la date de validation ou non de son devis et des modalités d'intervention. Dossier AFS Page 7 sur 14

8 ANNEXE 1 AIDE FINANCIERE SIMPLIFIEE DOSSIER DE RESERVATION Raison sociale : Adresse : Adresse Siret :... Code Risque : Tel : Effectif total de l établissement (SIRET) : Je soussigné : Prénom : Nom : Fonction : Effectif total de l entreprise (SIREN) : Votre aide financière nationale simplifiée a retenu mon attention et je souhaite en faire bénéficier mon entreprise. Je déclare avoir pris connaissance des conditions générales d attribution de l aide et les accepte. Je vous adresse les documents nécessaires pour la réservation de mon aide : Attestation sur l honneur Copie du devis ou des devis détaillé(s) Convention individuelle en deux exemplaires originaux Fait à...le. /. / Signature obligatoire* et cachet de l entreprise Vous avez eu connaissance de cette aide financière par : L a CARSAT Rhône-Alpes, Précisez le nom de votre interlocuteur :.. Un partenaire de la CARSAT, Précisez :.. Le Service de Santé au Travail, Précisez : Un Syndicat Professionnel, Précisez :.. Un fournisseur Une autre entreprise La presse, Précisez :... Autre, Précisez :. *Attestation obligatoirement signée par l un des représentants légaux de l établissement Dossier AFS Page 8 sur 14

9 ANNEXE 2 AIDE FINANCIERE SIMPLIFIEE ATTESTATION SUR L HONNEUR Raison sociale : Siret : Code Risque : Effectif total de l établissement (SIRET) : Effectif total de l entreprise (SIREN) : Je soussigné(e) Prénom : Nom : Fonction : Déclare sur l honneur que : - le Document Unique de mon entreprise est mis à jour depuis moins d un an et qu il est à la disposition du service prévention de ma Caisse d Assurance Retraite et de la Santé au Travail (Carsat), - le cas échéant, les institutions représentatives du personnel de mon établissement ont été informées de la démarche engagée pour bénéficier de cette aide financière simplifiée, - mon entreprise est à jour de ses cotisations URSSAF, - mon entreprise adhère à un Service de Santé au Travail nommé : - mon entreprise n a pas bénéficié d un financement d un autre partenaire public le cas échéant pour le même projet d investissement. Fait à...le -- /--/201.. Signature obligatoire* et cachet de l entreprise *Attestation obligatoirement signée par l un des représentants légaux de l établissement. Dossier AFS Page 9 sur 14

10 ANNEXE 3 AIDE FINANCIERE SIMPLIFIEE CONVENTION INDIVIDUELLE Aide Financière Simplifiée «Diagnostic Plan d Actions Prévention des risques Psychosociaux (RPS)» Entre : La Caisse d Assurance Retraite et de la Santé Au Travail Rhône-Alpes, 35 rue Maurice Flandin LYON CEDEX 03 Ci-après dénommée Carsat Rhône-Alpes et représentée par : Monsieur Yves CORVAISIER, Directeur Général D une part, Et L Entreprise Ci-après dénommée L Entreprise Et représentée par : D autre part, Il a été préalablement exposé ce qui suit : Préambule L accord interprofessionnel du 13 mars 2007 sur les propositions de réforme de la branche AT/MP a défini comme priorité la prévention des risques professionnels dans les PME-TPE. Les partenaires sociaux ont confirmé cette position dans la COG signée le 29 décembre A l issue de la conférence tripartite entre l Etat et les partenaires sociaux le 4 octobre 2007, il a été acté que la branche AT/MP propose de nouveaux dispositifs d aides financières au développement de la prévention des risques professionnels dans les très petites entreprises (TPE). En région Rhône-Alpes, comme au plan national, la prévention des RPS est l une des priorités. Le 11 mai 2011, la Commission Régionale Accidents du Travail et Maladies Professionnelles (CRATMP) de la Carsat a donné un avis favorable pour que les entreprises de moins de 50 salariés puissent bénéficier d Aides Financières Simplifiées afin de financer l intervention de consultants compétents pour les accompagner dans la réalisation d un diagnostic et dans la définition d un plan d actions. Dossier AFS Page 10 sur 14

11 Article 1 - Objet de la Convention Améliorer durablement les situations de travail soumises à des facteurs à l origine de troubles psychosociaux (RPS) - augmentation des exigences du travail combinées à une baisse des marges de manœuvre et à un déficit de reconnaissances au travail. Pour atteindre l objectif visé, les entreprises peuvent bénéficier d une Aide Financière Simplifiée pour le financement d un intervenant conventionné pour accompagner l entreprise dans la réalisation d un diagnostic et définir un plan d actions. L aide financière correspond soit à 3 jours d intervention dont les ½ journées consacrées au suivi, à l accompagnement et à l évaluation. Article 2 Bénéficiaire L Entreprise déclare, pour le compte de son établissement : SIRET Code Risque Adresse Code Postal Commune Ne pas être sous injonction ou majoration de son taux de cotisation AT/MP ; Ne pas avoir bénéficié d un contrat de prévention depuis 2 ans ou avoir bénéficié d un contrat de prévention dont la transformation en subvention date de moins de 2 ans, date du dépôt de la demande d AFS, Avoir établi son document Unique d Evaluation des Risques Professionnels, mis à jour depuis moins d un an, Ne pas avoir déjà bénéficié de cette Aide Financière durant toute la période de validité de l offre. L Entreprise peut cumuler deux dispositifs différents d AFS dans la limite d une aide maximum de Article 3 Modalités 1 La présente Convention ne peut être prise en compte qu en appui à une demande de subvention précisant la formule choisie, conformément aux «Conditions Générales d Attribution» associée au programme de prévention proposé par la Carsat Rhône-Alpes, 2 La demande de subvention doit être transmise préalablement à la réalisation du projet, l intervention consultant en prévention ou le cabinet conventionné, 3 La Carsat Rhône-Alpes étudie le dossier, vérifie les conditions préalables requises et la disponibilité budgétaire financière en fonction des budgets alloués par la CNAMTS et répond à l Entreprise. Dans le cas d une réponse favorable, la Carsat Rhône-Alpes adresse un courrier de recevabilité de la demande, précisant la procédure à suivre et les éléments complémentaires à fournir par l Entreprise pour obtenir le versement de la subvention ; 4 L Entreprise met en œuvre les prestations préconisées et envoie toutes les pièces justificatives nécessaires et complémentaires à la Carsat Rhône-Alpes ; 5 La Carsat Rhône-Alpes vérifie le contenu du dossier et se réserve le droit de procéder à des vérifications des réalisations et à leur évolution, en matière de prévention des RPS ; 6 La Carsat Rhône-Alpes effectue le versement de la subvention. Dossier AFS Page 11 sur 14

12 Les prestations décrites et les listes établies dans le cadre de la présente convention ne constituent en aucune manière une garantie de bon fonctionnement ou de bonne prestation. La responsabilité de la Carsat Rhône-Alpes ne saurait être engagée, en cas de défaillance ou en cas de litige de quelque nature que ce soit entre l Entreprise et ses fournisseurs ou prestataires. Article 4 Engagement de la Carsat Rhône-Alpes La Carsat Rhône-Alpes s engage à verser en une seule fois une dotation financière globale d un montant de 3300 maximum, suivant les conditions requises valables au jour de la demande et après fourniture des éléments indiqués dans les conditions générales d attribution. Article 5 Engagement de l entreprise L Entreprise s engage à respecter les conditions d attribution et de mise en œuvre définies dans les conditions générales d attribution. Elle s engage à : Faire venir un Intervenant Conventionné en Prévention des RPS Mettre en œuvre un plan d actions de prévention, Fournir les justificatifs nécessaires au versement de l aide financière. Elle s engage également à informer les instances représentatives du personnel (ou à défaut le personnel) préalablement à la mise en place des actions. Article 6 Communication Les entreprises qui bénéficieront de cette aide financière pourront être sollicitées par la Carsat Rhône- Alpes pour participer à des actions de communications (reportages, témoignages ). Article 7 - Clause de résiliation La présente convention sera résiliée de plein droit par l une des parties en cas d inexécution par l autre d une ou plusieurs de ses obligations mentionnées précédemment. La convention pourra être dénoncée à tout moment, par l une des parties, notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l autre partie. Dans ce cas, il est convenu que la dénonciation prendra effet au terme d un délai de 3 mois suivant l envoi de ladite lettre recommandée. L exercice de cette faculté ne dispense pas la partie défaillante de remplir les obligations contractées jusqu à la date de prise d effet de la résiliation mentionnée. Article 8 - Litiges Toute contestation née de l interprétation et/ou de l exécution de la présente convention donnera lieu à une tentative de règlement amiable entre les parties. Tout litige non réglé par voie amiable, pourra être porté devant le Tribunal de droit commun du lieu du siège de la Carsat Rhône-Alpes. Dossier AFS Page 12 sur 14

13 Article 9 - Date d application et durée de la Convention visée en objet Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature et s achèvera au 31 décembre Fait à Lyon, Le En deux exemplaires originaux Signataires Pour la Carsat Rhône-Alpes, Yves CORVAISIER, Directeur Général Pour l Entreprise, Dossier AFS Page 13 sur 14

14 ANNEXE 4 LETTRE D ENGAGEMENT Raison sociale : Siret : Je soussigné(e) : Prénom : Nom : Fonction : M engage à poursuivre la mise en œuvre de la démarche de prévention des Risques PsychoSociaux, et notamment la mise en œuvre du plan d actions à court, moyen et long termes, mis en place suite à l intervention de : M Fait à...le -- /--/201.. Signature obligatoire* et cachet de l entreprise *Attestation obligatoirement signée par l un des représentants légaux de l établissement. Dossier AFS Page 14 sur 14