COFFRE-FORT ÉLECTRONIQUE

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1 COFFRE-FORT ÉLECTRONIQUE GAGNEZ DU TEMPS EN OPTANT POUR UNE PRODUCTION DIGITALISÉE DE VOS BULLETINS DE PAIE RESPECTEZ LES NOUVELLES OBLIGATIONS LÉGALES EN OFFRANT DES PORTAILS RH PERSONNELS ET SÉCURISÉS À VOS SALARIÉS RÉALISEZ DES ÉCONOMIES MASSIVES EN SUPPRIMANT LES COÛTS D IMPRESSION ET D AFFRANCHISSEMENT DES BULLETINS PÉRENNISEZ ET PROTÉGEZ VOS DONNÉES EN SÉCURISANT LES DROITS D ACCÈS ET EN INTÉGRANT UNE CERTIFICATION FAISANT FOI OFFREZ AUX SALARIÉS DE VOTRE ENTREPRISE UN ACCÈS NOVATEUR, SIMPLE ET ILLIMITÉ À LEURS BULLETINS DE PAIE

2 DÉMATÉRIALISATION DU BULLETIN DE PAIE, CE QUE DIT LA LOI Dans le cadre de la simplification du bulletin de paie, un décret du 16 décembre 2016 fixe les modalités de dématérialisation du bulletin de paie, qui devient la règle. Depuis le 1 er janvier 2017, la dématérialisation du bulletin de paie devient le principe et le format papier l exception (le salarié peut en faire la demande). Le décret n du 16 décembre 2016 fixe les modalités de mise en œuvre du bulletin de paie électronique, en définissant la durée de disponibilité et les conditions d accessibilité du bulletin de salaire dans le cadre du Compte Personnel d Activité (CPA). Pour la remise du bulletin de paie électronique, l employeur doit : Informer le salarié des modalités de son droit d opposition à cette voie de transmission (un mois avant la 1 ère émission du bulletin de paie ou au moment de l embauche). Fixer les conditions dans lesquelles le bulletin de salaire est disponible pour le salarié (durée de 50 ans ou jusqu aux 75 ans du salarié). BULLETIN DE PAIE ÉLECTRONIQUE ET CPA Le CPA est un portail regroupant différents services en relation avec le parcours professionnel. La loi du 8 août 2016 prévoit que chaque usager du CPA puisse consulter ses bulletins de paie lorsque ceux-ci ont été édités par l employeur au format électronique. Nibelis garantit l accessibilité des bulletins de paie numériques via ce service en ligne : le titulaire du CPA peut les consulter dans son espace personnel. Les bulletins ne sont pas stockés sur le portail CPA, mais peuvent s y afficher lorsque le titulaire du compte en fait la demande, conformément à la délibération de la CNIL relative au projet de décret. LES ATOUTS DU COFFRE-FORT ÉLECTRONIQUE NIBELIS 1. Une plateforme d archivage numérique ergonomique totalement intégrée à la Paie 2. La garantie d une totale conformité aux nouvelles obligations légales 3. Une source d économies massives avec la supression des coûts liés à l impression et l affranchissement de vos bulletins 4. Des droits d accès sécurisés et une certification faisant foi, pérennisant et protégeant les données 5. Une communication digitale novatrice offrant aux salariés un accès illimité à leurs bulletins de paie 2

3 POURQUOI CHOISIR LE COFFRE-FORT NUMÉRIQUE NIBELIS? VOS BÉNÉFICES 1 UNE PLATEFORME D ARCHIVAGE NUMÉRIQUE ERGONOMIQUE TOTALEMENT INTEGRÉE À LA PAIE Grâce au Coffre-Fort numérique Nibelis, les salariés accèdent à leurs bulletins de paie dématérialisés. A la clôture de la Paie, les bulletins sont immédiatement archivés dans un environnement sécurisé et consultables sans limite d historique par les salariés. Votre Service RH est en mesure d envoyer et d archiver instantanément les bulletins de paie dématérialisés. Il gagne du temps et peut ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion des talents par exemple. 2 L ASSURANCE D UNE TOTALE CONFORMITÉ AUX NOUVELLES OBLIGATIONS LÉGALES La souscription à l offre de stockage et d archivage numériques Nibelis garantit une parfaite application de la législation en vigueur. Ainsi, les bulletins de salaire sont conservés de façon sécurisée et consultables / imprimables pour une durée de 50 ans ou jusqu aux 75 ans du salarié. Soyez sereins. Grâce au Coffre-Fort électronique, la gestion dématérialisée des bulletins de paie de vos salariés est réalisée en parfaite conformité avec la réglementation en vigueur. 3 UNE SOURCE D ÉCONOMIES MASSIVES AVEC L ALLÈGEMENT DES COÛTS LIÉS À L IMPRESSION ET À L AFFRANCHISSEMENT DE VOS BULLETINS Au-delà de la simplicité et du gain de temps considérables apportés par le Coffre-Fort numérique Nibelis, celui-ci dispense les entreprises de l ensemble des frais liés à la gestion papier des bulletins de salaire (impression, routage, affranchissement). Vous générez des économies (en moyenne euros annuels pour une entreprise de 200 salariés) et renforcez votre engagement RSE. Libéré des problématiques de distribution et d archivage qui sont entièrement automatisés, vous êtes déchargé de tout suivi. 4 DES DROITS D ACCÈS SECURISÉS ET UNE CERTIFICATION FAISANT FOI, PÉRENNISANT ET PROTÉGEANT LES DONNÉES Afin d offrir à ses clients le plus haut degré de fiabilité, Nibelis a conçu son offre Coffre-Fort électronique selon un processus hautement sécurisé. Cryptage et certification garantissent la confidentialité et la protection à long terme de vos bulletins de paie. Les bulletins de paie de vos salariés sont centralisés sur la plateforme sécurisée Nibelis, évitant ainsi leur circulation et leur manipulation. Les risques de perte ou de destruction sont éliminés, vos salariés ne vous sollicitent plus pour l émission de duplicatas, etc. 5 UNE COMMUNICATION DIGITALE NOVATRICE OFFRANT AUX SALARIÉS UN ACCÈS ILLIMITÉ À LEURS BULLETINS DE PAIE Le Coffre-Fort numérique Nibelis, développé à partir des derniers standards technologiques, offre aux salariés un accès intuitif et illimité à leurs bulletins de paie. Ils bénéficient d un espace de stockage et d archivage, centralisé et hautement sécurisé des documents numériques de leur choix. Ils peuvent les consulter et les imprimer à tout moment et ce au-delà de leur expérience professionnelle au sein de l entreprise. Modernisée, votre communication RH conjugue transparence et fluidité. Vous offrez à vos collaborateurs un outil fédérateur, insufflant souplesse et simplicité dans leur gestion administrative. Votre Service RH n est plus interrompu par les demandes de vos salariés, devenus autonomes dans leur gestion administrative. COFFRE-FORT ÉLECTRONIQUE 3

4 UN COFFRE-FORT NOUVELLE GÉNÉRATION ÉLABORÉ EN PARTENARIAT AVEC ARKHINÉO, FILIALE DE LA CAISSE DES DÉPÔTS CDC Arkhinéo est certifiée suivant la norme NF Z42-013, portant sur l enregistrement, le stockage et la restitution des documents électroniques dans des conditions qui en garantissent l intégrité. Grâce à ce partenariat, Nibelis offre un archivage électronique avec valeur probante de vos bulletins de salaire. 4

5 DES BÉNÉFICES CONCRETS DES GAINS DE PRODUCTIVITÉ, DE FIABILITÉ & D EFFICACITÉ LE SALARIÉ APPRÉCIE Sa bibliothèque personnelle de documents administratifs consultable à tout moment via Internet. Grâce à ses droits d accès personnels, ses fichiers sont à sa disposition de manière instanta née, sans limite de date. Son espace personnel ergonomique, très simple d utilisation. Il dispose d un outil intuitif pour archiver et consulter ses bulletins dématérialisés, également dispo nibles via son portail CPA. Il gagne en autonomie! La fiabilité d une solution 100 % sécurisée. Les bul letins de paie ne circulent pas et leur confidentialité est totalement garantie. Le salarié évite tout risque de perte ou de destruction, et ce indépendamment de son contrat de travail : le coffre reste accessible pendant 50 ans ou jusqu aux 75 ans de l utilisateur. L EMPLOYEUR APPRÉCIE Les gains de productivité générés, tangibles et immédiats. La fin des étapes d impression et de routage sonne le glas d heures de travail peu productives. Autant d économies en temps et en argent pour le Service RH. L horodatage, mécanisme de scellement dans le temps, renforce l intégrité des bulletins dématérialisés. La gestion facilitée et innovante des bulletins de salaire. Les équipes RH sont affranchies de missions administratives chronophages et potentiellement génératrices d erreurs. Elles marquent leur volonté d entrer dans un mode de collaboration modernisé et simplifié, en centralisant les informations. La dimension éco-responsable de la Solution. Avec la mise en place du bulletin dématérialisé et son archivage en ligne, ce sont des millions de tonnes de papier qui vont être économisés. C est la preuve de son engagement concret pour la préser vation de l environnement. UNE COMMUNICATION RH INTERNE FACILITÉE Paramétrage du mail d alerte à destination des salariés lors du dépôt d un fichier Traçabilité des échanges : historique des envois, horodatage des bulletins Adhésion rapide des collaborateurs à un outil moderne et fédérateur UNE NAVIGATION INTUITIVE ET ERGONOMIQUE Fonctions de recherche facilitées Consultation, archivage et impression des documents Gestion simplifiée des libellés et des données personnelles UN ESPACE D ARCHIVAGE EFFICACE Bulletins de paie classés, sécurisés et stockés en ligne Suppression du suivi d impression et de routage Possibilité de certifier l historique des bulletins déjà produits dans la Solution Nibelis COFFRE-FORT ÉLECTRONIQUE 5

6 UN STOCKAGE FIABLE ET PÉRENNE DES BULLETINS DE PAIE DÉMATÉRIALISÉS LE COFFRE-FORT ÉLECTRONIQUE NIBELIS SIMPLIFIE LE QUOTIDIEN DES ENTREPRISES ET DE LEURS SALARIÉS LE SALARIÉ Accède de manière intuitive à l ensemble des bulletins de paie dans son coffre-fort personnel, dont la création se déclenche automatiquement à réception du premier document. A la possibilité de stocker un nombre considérable de documents administratifs : plus de bulletins de paie, factures, contrats, attestations... Peut également consulter ses bulletins de paie dématérialisés via son portail CPA. ÉGALEMENT DISPONIBLE : LE COFFRE-FORT ÉLECTRONIQUE EMPLOYEUR L EMPLOYEUR Accède à 5 ans d historique de bulletins de paie de ses salariés, avec une traçabilité des opérations effectuées. Détermine les modalités de classement (par société, établissement, salarié, etc.) de sa plateforme d archivage sécurisée pour les adapter à ses habitudes de gestion. Prend rapidement en main les fonctionnalités de son Coffre-Fort grâce à l ergonomie intuitive Nibelis (menus, fonctions...) qui lui est familière. PRODUCTIVITÉ Gagnez du temps et de l argent grâce à un e-coffre-fort intégré Libérez vos Services RH des tâches administratives chronophages liées au suivi de l impression et du routage des bulletins. Economisez les frais liés à l achat de papier, la mise sous pli, l affranchissement Autant de charges facilement quantifiables! Optez pour un mode de communication digital s inscrivant dans une démarche progressiste et moderne. FIABILITÉ Respectez les nouvelles obligations légales Archivez vos bulletins dans le plus strict respect des normes réglementaires en vigueur. Ceux-ci sont consultables dans le CPA des salariés qui en font la demande. Les données sont cryptées et les droits d accès sécurisés. Horodatés, les bulletins ne sont pas modifiables et bénéficient de la certification Nibelis. Garantissez la pérennité du stockage des bulletins de salaire, quelle que soit l évolution du contrat de travail du salarié. Celui-ci dispose d un accès à ses bulletins d une durée de 50 ans ou jusqu à son 75 e anniversaire. EFFICACITÉ Simplifiez le partage des informations destinées à vos salariés Offrez à vos collaborateurs un accès direct à leurs bulletins de paie numériques via le Coffre-Fort électronique Salarié. Les documents ne sont pas manipulés ou consultables par un tiers non autorisé. Facilitez la consultation des bulletins de salaire électroniques par vos collaborateurs grâce à une solution accessible en ligne 24h/24 et 7 j/7. Apportez satisfaction à vos collaborateurs grâce à un outil numérique nouvelle génération, simple d utilisation, source d optimisation de leur gestion administrative. 6

7 LE COFFRE-FORT ÉLECTRONIQUE NIBELIS, INTÉGRÉ AU CŒUR DU SIRH NIBELIS Nibelis a développé une Solution Paie et une gamme complète de 12 applications RH, pour un pilotage performant de votre Paie et de vos Ressources Humaines. A l instar du Coffre-Fort numérique Nibelis, les applications RH sont nativement intégrées à la Solution Paie. Elles permettent la constitution d un SIRH efficace couvrant tous les domaines de la gestion du personnel et des Ressources Humaines. Salariés, managers et experts Paie sont connectés au travers de systèmes de workflows collaboratifs. Optionnelles, ces 12 applications sont activables rapidement et répondent à l ensemble des besoins RH d une entreprise. Elles sont regroupées en quatre grandes familles : Planning RH Talents Portail RH Pilotage D É V E L O P PER S U I V R E D É C I D E R P A R T A G E R PAIE COFFRE-FORT ÉLECTRONIQUE ADMINISTRATION DU PERSONNEL PAIE DÉCLARATIFS PORTAIL RH Gestion Manager Données Personnelles Notes de Frais TALENTS Formation Compétences & Évaluations Recrutement PLANNING RH Absences Présence Activité PILOTAGE Rapports Légaux Simulation Budgétaire Décisionnel ILS NOUS FONT CONFIANCE clients issus de secteurs variés ont choisi Nibelis. Ces entreprises de 50 à salariés profitent d une Solution agile, fiable et performante pour leur gestion Paie & RH. COFFRE-FORT ÉLECTRONIQUE 7

8 CHIFFRES CLÉS DE NIBELIS DE CROISSANCE * >170 >1200 * 13,6 millions d euros de chiffre d affaires en Suivez-nous sur : SIÈGE SOCIAL 157, rue Anatole France Levallois-Perret Tel AGENCE NORD 6, rue Jean Roisin Lille Tel AGENCE SUD-EST 40, avenue Pompidou Lyon Tel AGENCE OUEST 2, place Delorme Nantes Tel AGENCE SUD-OUEST 298, Allée du Lac Labège Tel