Risques et opportunités d amélioration

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1 CHD Vendée La Roche Sur Yon Luçon Montaigu Informatisation de la prise en charge médicamenteuse Risques et opportunités d amélioration Thomas TIPHINE Pharmacien, CHD Vendée SFPC / SoFGRES 28 janvier 2014

2 Déclaration de conflits d intérêts Aucun conflit d intérêt à déclarer 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 2

3 Plan Objectifs Description des risques liés aux systèmes d information Description de pistes d amélioration Généralités L informatisation au CHD Les sources de connaissance des risques Risques liés à l informatisation et pistes d amélioration Risques lors de la prescription Risques lors de l administration Risques techniques et risques liés aux interfaces Conclusion 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 3

4 Présentation du CHD Vendée L établissement lits et places dont ~800 en MCO 3 sites géographiques L informatisation du circuit du médicament Génois (Syndicat Interhospitalier de Bretagne) Depuis janvier 2007 Informatise toutes les étapes du circuit Vision identique services de soins - pharmacie ~1 200 lits et places informatisés 100% SSR et SLD/EHPAD 76% MCO peu d informatisation de la chirurgie 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 4

5 Les sources de connaissance des risques (1) Analyse systématique des erreurs liées à l informatisation Véronique Vialle (thèse 2009) «Connaître, comprendre et lutter contre les erreurs médicamenteuses induites par l informatisation du circuit du médicament» Période ; ~ 380 lits informatisés 35 types d erreurs (classées selon dictionnaire français de l erreur médicamenteuse édité par la SFPC) avec 3 causes principales Facteur humain : paramétrage et formation Problèmes de communication : ergonomie Problèmes de conception : intuitivité et complexité de l outil Actions correctrices réalisées Patchs correctifs livrés par l éditeur Reprise du paramétrage (300 heures de travail) Mise en place d une formation régulière des nouveaux arrivants Changement majeur de version en 2012 Des publications existent pour d autres progiciels Cristal Net ; Actipidos ; Crossway -Pharma ; 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 5

6 Les sources de connaissance des risques (2) Analyse pharmaceutique exhaustive en routine ~ 450 ordonnances analysées par jour 7% d interventions pharmaceutiques (IP) ~ 25 à 33% des IP «liées à l informatique» (interventions techniques) Diminution depuis le changement de version de 2012 Participation active à un Club Utilisateur national Depuis fin 2010 Échanges entre utilisateurs Alerte sur les risques Astuces de paramétrage ou d optimisation Échanges avec l éditeur Mutualisation et hiérarchisation des demandes Prise en compte des particularités de certaines activités 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 6

7 Risques lors de la prescription (1) Risque d erreur de choix du médicament Ordre d apparition des médicaments dans les listes Libellés issus des bases de données par forcément pertinent pour prescrire Paramétrage Harmonisation et optimisation des libellés Solution buvables HALDOL 2MG/ML SOL BUV 15ML, avec système compte-goutte manque la correspondance dose goutte dans le libellé de la base de données HALDOL 0,1MG/GTTE 2MG/ML SOL BUV 15ML Ordre d apparition DUPHALAC 10G/15ML FLACON 200ML DUPHALAC 10G/15ML SACHET ou DUPHALAC 10G/15ML SACHET DUPHALAC FLACON 10G/15ML BUV 200ML 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 7

8 Risques lors de la prescription (2) Risque d erreur de posologie Erreur d unité / de fréquence / de quantité Paramétrage Paramétrage de la liste des unités disponible Paramétrage par défaut (unité, quantité, schémas type, ) LOVENOX 4000UI SERINGUE possibilité de prescrire en UI, ml et seringue posologie 4000UI par défaut LOVENOX 8000UI SERINGUE possibilité de prescrire en UI, ml et seringue, aucune donnée par défaut TOBREX 0,3% COLLYRE 5ML ne pas mettre «flacon» dans les unités de prescription mais «goutte» 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 8

9 Risques lors de la prescription (3) Risque d erreur de mode d emploi Erreur de dilution, de type de perfusion (continue / discontinue), Paramétrage Voie et mode d administration par défaut Paramétrage des dilutions (règles uniformes dans l établissement) Voie par défaut La voie parentérale des bases de données n a pas de sens CEFTRIAXONE 1G PDR INJ médicament non accessible au médecin mais choix d un médicament «fictif» associant le mode d administration à la spécialité CEFTRIAXONE PERFUSETTE G5, CEFTRIAXONE PERFUSETTE NACL, CEFTRIAXONE SC + LIDOCAÏNE 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 9

10 Risques lors de la prescription (4) Risque d erreur de durée Oubli d arrêt ou de reconduction Paramétrage ; formation des utilisateurs Attention aux durées de prescriptions limitées Stupéfiants 28 jours si ligne non renouvelée le traitement s arrête Mésusage des outils proposés par le logiciel Prescription conditionnelle pour une consigne systématique Outil «modalités» plus adapté Erreur d interprétation d un bouton «tout de suite» = prise unique immédiate et non début tout de suite Erreur dans la recherche des équivalences Message d adaptation de posologie peu lisible Formation des utilisateurs, ergonomie, intuitivité du logiciel 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 10

11 Risques lors de la prescription (5) Autres risques lors de la prescription Redondances ou oublis de prescription Non spécifiques à l outil informatique Excès de prescription Oubli de suppression des lignes inutiles d un protocole Erreur d utilisation des fonctions d arrêt / reprise de ligne DIFFU K 1 matin et soir, si choix «arrêt» à 9h la prise de ce matin reste planifiée car «matin» = 6h45 (horaire IDE d administration du matin) Formation des utilisateurs, ergonomie, complexité de l outil Prescriptions difficiles à informatiser «toutes les 36h» Débits variables de perfusion Évolutions du logiciel 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 11

12 Risques lors de l administration (1) Risques liés à la dissémination de l information Plusieurs écrans / fenêtres, voire plusieurs outils Formation des utilisateurs ; ergonomie ; «outil unique» Risques liés aux erreurs de planification Absence de planification automatique risque de non administration Ligne sans planification peu visible au milieu des lignes planifiées Paramétrage ; évolutions de l outil Planification erronée risque d excès d administration Ceftriaxone 1g toutes les 24h se planifie à l heure de prescription Double administration si vient d être faite aux urgences ou au bloc Formation des utilisateurs Dans notre organisation actuelle le médecin planifie tout Évolutions de l outil Outils de planification IDE Outils de replanification IDE (peu performants aujourd'hui) 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 12

13 Risques lors de l administration (2) Autres risques lors de l administration Risques liés aux erreurs lors de la prescription Erreur d unité Sans action spécifique l IDE valide une posologie aberrante Absence de signature de la prescription Prescription non signée ne génère pas de plan de soins Formation des utilisateurs Risques liés aux calculs informatiques 1000ml de G5 + 2g Na à perfuser en 24h (débit 41,7ml/h) Affiche 1020ml à administrer car 2g de Na = 20ml 25ml de furosémide sur 24h au PSE (débit 1,04ml/h) Affiche «25ml/24h, 1 seringue = 25h» car arrondit le débit à 1,0 ml/h puis recalcule la durée Après correctif débit avec 4 chiffres après la virgule Évolutions de l ergonomie 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 13

14 Risques techniques et liés aux interfaces (1) Risques liés à la gestion informatique des séjours Pas de séjour prescription impossible Régularisation administrative perte de prescription Transfert MCO SSR sans création de nouveau séjour Le bureau des entrées créé un nouveau séjour et antidate la fermeture de l ancien perte de l ordonnance Formation des utilisateurs (y compris utilisateurs «indirects») Séjours parallèles peu de lisibilité Patient d EHPAD hospitalisé temporairement en médecine = 2 séjours ouverts L ordonnance est en médecine Mais peut être consultée et modifiée en EHPAD Formation des utilisateurs ; ergonomie Risque d erreur de patient Prescription faite pour le bébé et non pour la maman à la maternité Formation des utilisateurs, ergonomie 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 14

15 Risques techniques et liés aux interfaces (2) Risques liés à la non exhaustivité de l informatisation Certains services ou certaines activités ne sont pas informatisées Risque de récupérer une ordonnance obsolète Patient en neurologie, passe 4 jours en réanimation (autre logiciel) puis revient en neurologie récupération d une ordonnance vieille de 4 jours Paramétrage, «outil unique» Risques liés aux coupures Quel accès aux prescriptions pendant les coupures (pannes, maintenance)? «Paramétrage» (procédure dégradée fonctionnelle et accessible) Risques techniques Verrouillage informatique des ordonnances Pour éviter à plusieurs intervenants de modifier en même temps la même ordonnance messages parfois peu clairs «ressource non détenue par vous», «l ordonnance a été déverrouillée par un administrateur» Ergonomie 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 15

16 Conclusion Pas de remise en cause de l informatisation Absence de retranscription et amélioration de la lisibilité La prescription génère le plan de soins et les demandes de dispensation Cependant, les risques ne doivent pas être niés Sont systémiques, c est-à-dire non spécifiques à l outil utilisé (e-iatrogénie) Sont connus et donc en grande partie évitables, à condition : D avoir une (très) bonne connaissance de l outil De réaliser en continu (énormément) de paramétrage Certaines erreurs résultent de choix de paramétrage De qualifier (toutes) les nouvelles versions Pour détecter les évolutions, les régressions et les mises à jour à réaliser dans le paramétrage D assurer une formation initiale et continue des utilisateurs De participer au développement de l outil Clubs utilisateurs pour mutualiser les demandes et les expériences 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 16

17 Merci de votre attention 28/01/2014 T. TIPHINE - SFPC/SoFGRES 17