FICHE DE POSTE N DU POSTE :

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1 FICHE DE POSTE N DU POSTE : A11375 DATE CREATION : 28 juin 2017 QUOTITE : 100% (barrer) INTITULE FONCTION : Directeur de l Administration H/F FILIERE : Administrative CATG. : A / B / C (barrer) Métropole (1) Service commun (2) (barrer) GRADE : Attaché territorial attaché principal AFFECTATION : Direction de l Administration DIRECTION GENERALE ADJOINTE : Cohésion Sociale et Urbaine DIRECTION : DIRECTION DE L ADMINISTRATION Date mise à jour : 28/06/2017 Rédacteur : Edi TISSINO 1- LE SERVICE D AFFECTATION - Mission principale du service : La Direction de l administration est une direction support qui pilote, accompagne et exécute l activité administrative, comptable et financière générée par les directions opérationnelles de la DGA et qui coordonne la consolidation des commandes transversales et des demandes de reporting adressées à la DGA. La direction est en charge également du pilotage des instances avec le DGA, dans le périmètre qui est le leur, et pour lesquelles la direction doit assurer la sécurisation et le respect des procédures métropolitaines. - Composition du service : La direction de l administration compte 8 agents, dont la Directrice, répartis en 3 unités : > Unité pilotage budgétaire, administratif et financier (3 agents) > Unité exécution administrative et comptable (4 agents) > Unité actes et instances (1 agent) - Nom / fonction du supérieur hiérarchique direct : Edi TISSINO / Directeur Général Adjoint 2- FINALITES DU POSTE Placé sous l autorité hiérarchique du Directeur Général Adjoint, et en liens fonctionnels forts avec les services ressources centraux de la Métropole, le poste de directeur / directrice de l administration permet d asseoir une sécurisation, harmonisation ou mutualisation des pratiques administratives, budgétaires et comptables au sein de la DGA d appartenance (DGA CSU) et pour les secteurs opérationnels couverts par la Direction de l Administration (DA). Le poste de directeur /directrice de l administration coordonne également le reporting transversal relatif aux activités conduites au sein de la DGA, notamment en lien avec la prospective et le suivi des ressources financières mobilisées. Le poste de directeur / directrice de l administration contribue et assure la consolidation pour le DGA des éléments utiles au bon fonctionnement des instances métropolitaines par le pilotage d une commission thématique (cohésion sociale).

2 3- Enjeux Relayer, expliquer et faire appliquer les commandes et les procédures de la Direction Générale des Services ou des DGA Ressources (modalités administratives, reporting financier, nouveaux outils et process) au sein de son entité en sensibilisant le DGA et les directeurs opérationnels aux exigences ainsi posées. Etre en alerte sur les échéances des étapes budgétaires et délibératives, piloter les rétroplannings et les circuits de validation correspondants. Veiller au respect des délais et informer le DGA du bon déroulement dans chaque direction opérationnelle. Manager une équipe dédiée rattachée hiérarchiquement à la direction de l administration, qui assure des métiers et fonctions spécifiques, mais relevant de secteurs liés fonctionnellement à des directeurs opérationnels. 4- ACTIVITES ET TACHES, INTITULE ET DESCRIPTION Activité 1 : management d équipe - Organiser le travail à partir de la structuration et des principes d organisation établis pour la DA, - Assurer le management hiérarchique direct des cadres administratifs de la direction de l Administration (RAFs de secteur et coordinatrice administrative et financière), - Tenir des réunions d équipes à intervalle régulier, - Effectuer un suivi RH de premier niveau Activité 2 : pilotage, coordination et sécurisation - Participer aux groupes de travail de la Métropole, - Etre un participant actif du RESEDA Réseau des Directions de l Administration, - Relayer et adapter les commandes hiérarchiques de reporting transversal, suivre et valider avec le DGA les réponses produites à l échelle de la DGA, - Alimenter l ordre du jour du CODGA sur les volets administratif et financier / actes et instances - Sécuriser les projets définitifs d actes produits par la DGA CSU (décisions de bureau, délibérations du conseil), en s assurant de leur validation en amont par les directeurs opérationnels, et en préparant celle du DGA en aval. - Sécuriser les propositions budgétaires consolidées au titre de l Autorisation de Programme Politique de la Ville et veiller à la bonne communication des autres éléments budgétaires via la coordinatrice administrative et financière de la DA.

3 Activité 3 : méthodes et process - Adapter les méthodes et process établis centralement, - Concevoir, en collaboration avec la coordinatrice administrative et financière de la DA, des outils à l échelle de la DGA, qui sont soit complémentaires aux dispositifs communs, soit qui répondent à des besoins spécifiques de la DA / DGA. Activité 4 : gestion de commission - Anticiper et superviser le bon déroulement des séances de commission - Encadrer le travail de la chargée actes et instances / chargée de commission - Finaliser les compte-rendus de séance en vue de leur approbation - Centraliser et fluidifier le lien au SAVI Proportion du poste dédiée à la gestion de projet : 100 % O/N Mission de référent * % du poste 0/N Missions de sécurité % de poste N Référent Système info territorial N Chargé de premiers secours O N O Référent communication interne Référent participation Référent Oxyad * Cf. fiche transversale descriptive des missions de référent 5- COMPETENCES ET TECHNICITES EIGEES PAR LE POSTE Compétences Niveaux de maîtrise Compétences transversales à développer (6mois) oui non CONNAISSANCES Environnement juridique et institutionnel des collectivités territoriales et des Métropoles en particulier Fonctionnement des collectivités territoriales et des Métropoles en particulier Principes de la comptabilité publique. Bonne culture générale et maitrise avancée du français

4 SAVOIR FAIRE Conception d outil de reporting Techniques de vérification et de contrôle Techniques de management SAVOIR ETRE Autonomie et réactivité Partage et circulation de l information Organisation, rigueur, méthode Sens du contact et diplomatie Sens de l adaptation Discrétion Légende : 1 : Elémentaire 2 : Pratique 3 : Maitrise 4 : expertise Internes : 6- RELATIONS FONCTIONNELLES - Directeur de la cohésion sociale et de la politique de la ville - Directeur de l insertion et emploi - Directeur des services et équipements solidaires - Responsable de la mission renouvellement urbain - Direction des finances et du contrôle de gestion - Direction des ressources humaines - Service des Assemblées et de la Vie Institutionnelle - Secrétariat général Externes : // 7- CONDITIONS D EERCICE / MOYENS MATERIELS ET FINANCIERS Lieu de travail : locaux administratifs de la Métropole, bâtiment Le Trident 54, avenue de l Europe à Grenoble Temps et horaires de travail : règlement métropolitain Rémunération : selon le cadre d emploi + régime indemnitaire de la collectivité Equipements : // Logiciels métier : // 8- PROFIL REQUIS Statut : Attaché territorial titulaire attaché principal titulaire Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Formation supérieure en Gestion des collectivités locales, Droit public, Sciences politiques, contrôle de gestion Expérience souhaitée : Expérience de 5 ans sur des missions similaires

5 9- EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE (OBJECTIF GPEC) // 10- INDICATEURS D ACTIVITE / DE RESULTAT / DE SATISFACTION) Identité de l agent Date de début Date de fin Nom / Prénom Catégorie Grade Signature Du responsable De l agent