MARCHE DE SERVICES : CAHIER DES CHARGES IMPLEMENTATION D UNE PLATEFORME DE VEILLE

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1 MARCHE DE SERVICES : CAHIER DES CHARGES IMPLEMENTATION D UNE PLATEFORME DE VEILLE

2 SOMMAIRE 1. > Objectifs du projet > Produits attendus Spécifications fonctionnelles > Fonctionnalités générales > Fonctionnalités spécifiques Spécifications graphiques et techniques > Ergonomie > Charte graphique > Hébergement et maintenance > Propriété intellectuelle > Réglementation de la consultation > Contacts... 10

3 PRÉSENTATION DU PÔLE PASS Représentant l industrie aromatique et cosmétique française, le Pôle de compétitivité Parfums, Arômes, Senteurs et Saveurs (PASS) se positionne sur une logique d organisation verticale allant, en amont, de la production agricole (matières premières ) vers le consommateur (produits-finis ). Forte de plus de 150 adhérents, représentant près de 4 milliards d euros de CA en 2012, cette industrie promeut un «savoir-faire» indispensable, fournissant le goût à l industrie agroalimentaire comme l odeur à celle de la parfumeriecosmétique et des biens de consommations. Cette filière est au cœur du développement du territoire de la Région Provence Alpes Côte d Azur (PACA), avec un fort impact sur son espace, son économie, son emploi ou même son identité. Cette industrie est le fruit d une tradition industrielle séculaire dans la parfumerie, d une agriculture tournée vers les productions horticoles et les plantes aromatiques et à parfum. Dans ce cadre, le Pôle PASS constitue le premier territoire national de productions de plantes à parfums aromatiques et médicinales (PPAM) et occupe la position de leader mondial pour l essence de lavandin. Parmi les 130 firmes opérant en France dans l industrie des matières premières aromatiques, près de 65% d entre elles se trouvent réunies aux alentours de Grasse. Un dense réseau de sociétés de cosmétiques s est naturellement développé à proximité de ces fournisseurs de matières premières. A l heure où les évolutions sociétales placent la santé, la sécurité des consommateurs et la protection de l environnement au cœur des enjeux de la filière, les acteurs de l industrie des arômes, des parfums, et des produits cosmétiques implantés en région PACA, ont décidé de s unir pour impulser un effort de recherche-développement (R&D) permettant à la filière de surmonter ces mutations industrielles et sociétales.

4 OBJET DU DOCUMENT Ce présent document constitue le cahier des charges afférent à la mise en place d une plateforme de veille pour le service de veille du Pôle PASS. Cette plateforme devra permettre, outre un système de recherche d informations pertinentes intuitif, un paramétrage individualisé afin de mettre à disposition des membres du Pôle de compétitivité des informations pertinentes et récurrentes dans les domaines liés à la cosmétique, la parfumerie et l aromatique. A partir d un travail d analyse des besoins réalisé auprès des membres du Pôle PASS et de son équipe d animation, ce document précisera les spécifications fonctionnelles et techniques du service attendu. 1. > OBJECTIFS DU PROJET Le Pôle de compétitivité PASS souhaite que le prestataire assure la mise à disposition d une plateforme de veille paramétrable et personnalisable pour chaque adhérent au service de veille PASS-TECH, permettant de rechercher, diffuser et stocker des informations pertinentes de manière individualisée et sécurisée, sans correspondance possible entre les «espaces clients». Les objectifs attendus par la mise en place de ce service au niveau du Pôle PASS sont les suivants : Sur le périmètre technique de l outil : Le prestataire doit apporter la garantie que : La plateforme apporte les solutions techniques performantes de recherche et de suivi d information au travers d un crawler (veille de page à partir d une source identifiée) ou d un module de recherche sur le web visible comme invisible.

5 La plateforme de veille doit être disponible à tout moment pour chaque utilisateur abonné, sans différenciation de leurs activités (entreprises, centres de formation, laboratoires de recherche ) ni de leurs utilisations, ni de leurs localisations. L outil présente les fonctionnalités adéquates à une utilisation individualisée, à une sécurisation des données comme des contenus associés. (Prestation par la suite dénommée comme «Spécifications fonctionnelles») Sur la qualité de traitement de l information : Le prestataire s engage à : Garantir la confidentialité de chaque information répertoriée sur la plateforme de veille, visant à empêcher la récupération de données par tout utilisateur non autorisé en dehors de l administrateur du service. Sur le fonctionnement du service : Le Pôle PASS doit : Avoir la garantie que le prestataire assure la fonction technique associée à l outil de veille, à savoir (liste non exhaustive) o le développement et le suivi technique de la solution en adéquation avec les besoins du service ; o le paramétrage de l outil en adéquation avec l administrateur du service interne au Pôle PASS ; o la mise à disposition d un SAV technique, comprenant une réactivité forte en cas d impératifs (problèmes techniques ) ; o une formation à l utilisation de la plateforme.

6 2. > PRODUITS ATTENDUS Mise à disposition d une plateforme de veille personnalisable permettant la création, la diffusion et le stockage d informations pertinentes individualisées. Manuel d utilisation à destination du coordinateur du service et paramétrage de l outil en collaboration avec ce dernier SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES Le périmètre du projet mentionné dans ce document comprend la mise à disposition d une plateforme de veille à destination des utilisateurs du service PASS-TECH, membres adhérents du Pôle de compétitivité PASS > FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES Hébergement : L outil sera accessible pour les utilisateurs autorisés en se connectant sur la plateforme par l intermédiaire d un accès dédié sur le site internet du Pôle PASS : Compte client : La plateforme de veille devra mettre à disposition des espaces de gestion et de diffusion d informations clos et sécurisés pour chaque utilisateur. Aucune possibilité de collaborations inter-entreprises n est envisageable. Seul l intra-entreprise doit être permise. Cependant, un système d envoi d informations par mail à un collaborateur «externe» est possible.

7 La mise en place de portails clients «responsive» serait apprécié : intégration des informations par thématiques personnalisées, dashboard en sont quelques exemples. Diffusion aux utilisateurs : Les adhérents utilisateurs pourront recevoir les informations qui leurs sont dédiées, via un livrable personnalisé, directement sur leur messagerie personnel (mail). Ils doivent également pouvoir accéder à l intégralité des informations transmises en se connectant sur la plateforme de veille. Fréquence de diffusion des informations : La fréquence des alertes de diffusion des informations est relative aux besoins des utilisateurs : immédiate, quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle > FONCTIONNALITÉS SPÉCIFIQUES Création et production de fiches d informations : L outil de création de fiches d informations devra être intuitif, simple, rapide et compréhensible même pour un non-expert de la veille. Les différents types de documents pouvant faire partie des fiches d informations (brevets, actualités, appels d offres ) doivent faire l objet de modèles adaptés. Les fiches devront contenir les informations suivantes (liste non exhaustive) : o Titre o Type de document (brevet...) o Date de publication o Résumé o Pièce jointe (pdf, jpeg...) o Thématiques et sous thématiques liées au «compte utilisateur» uniquement o Source

8 Pour les informations de type brevets, les fiches devront contenir les informations supplémentaires suivantes : o Date de publication o Numéro de publication o Numéro de priorité o Inventeur(s) o Déposant(s) o IPC/CIB La possibilité de créer automatiquement des fiches d informations simples (titre, résumé, source ) à partir d un crawler ou d un système de recherche d information interne à la plateforme serait apprécié. Archivages des informations : Chaque information doit être archivable, pour une durée indéterminée, pour chaque «compte utilisateur». Les informations archivées doivent être uniquement disponibles pour le «compte utilisateur» abonné, et non-collaborative. Les informations doivent être exportables, au minimum, par des livrables pouvant être réalisées automatiquement ou semi automatiquement, et personnalisables via la plateforme de veille proposée. Le prestataire devra permettre de réexploiter la base de données existante en incluant ces données au sein la solution proposée. Accès à l outil de veille : Pour accéder à la plateforme de veille et à son compte personnel, l utilisateur doit s identifier sur le site internet du pôle PASS à l aide d un identifiant et d un mot de passe tous deux définis lors la création du «compte utilisateur» associé.

9 Gestion des profils : Les profils des «comptes utilisateurs» doivent pouvoir être gérés par l administrateur du service de veille interne au Pôle PASS. Les fiches de veille existantes devront pouvoir être importées sur cette plateforme. Les acteurs sont identifiés tels que : - 1 administrateur de la plateforme interne au Pôle PASS - 1 veilleur interne au Pôle PASS 2.2. SPÉCIFICATIONS GRAPHIQUES ET TECHNIQUES > ERGONOMIE L ergonomie de l outil devra rester la plus simple et la plus claire possible, paramétrable et personnalisable aisément et rapidement. La plateforme doit permettre une rapidité et une simplicité d exécution même pour un utilisateur non expert de la veille > CHARTE GRAPHIQUE La charte graphique de la plateforme de veille sera conforme à la charte graphique du Pôle PASS. Un travail spécifique d harmonisation (agencement ) devra être fait en collaboration avec le Pôle PASS > HÉBERGEMENT ET MAINTENANCE L hébergement peut se faire : - Chez un hébergeur web ou le prestataire de la solution qui doit mettre à disposition tous les éléments pour sécuriser l information

10 et faire en sorte qu elle ne soit accessible par aucune interface ni aucun utilisateur non accrédité. - En interne au Pôle PASS, sur un serveur dédié La maintenance technique de la solution est à la charge unique du prestataire qui devra mettre en œuvre les compétences allouées au bon fonctionnement de la solution (mise à jour ), comme aux besoins du Pôle PASS > PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE Devront être considérés comme strictement confidentiels, les documents, informations et données intégrés sur la plateforme de veille. Ces derniers, sauf indications mentionnées dans la source, sont la propriété du Pôle PASS. En cas de rupture de contrat entre le prestataire et le Pôle PASS, ce dernier s engage à restituer au Pôle PASS les données hébergées sur la plateforme, dans leur intégralité. Chaque utilisateur aura la maitrise totale de ses informations, et uniquement celles entrant dans le cadre de son abonnement. Il est libre d organiser la réutilisation des informations pour duplication (envoi interne par mail par exemple) comme sa modification ou sa suppression. Pour les textes, images, illustrations et contenus numériques utilisés sur sa plateforme, le prestataire doit garantir au Pôle PASS qu il est en règle en rapport avec la législation de la propriété intellectuelle en vigueur > RÉGLEMENTATION DE LA CONSULTATION Les candidats devront proposer une offre correspondant aux prescriptions mentionnées dans le présent cahier des charges. Les solutions techniques de qualité supérieure pouvant correspondre aux besoins afférents demandés seront également étudiées. L offre devra être détaillée en prenant en compte les différents paragraphes et points techniques de ce présent

11 cahier des charges. Les candidats préciseront les délais de réalisations à compter de la date de la commande. Les réponses devront contenir les documents demandés dans le règlement de la consultation joint > CONTACTS Philippe CLAUD Délégué Général Tel : p.claud@pole-pass.fr Vincent PASSEL Intelligence économique / Veille Tel : v.passel@pole-pass.fr