Paramétrages activable paramètres l interface comptable

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1 Interface Comptable

2 Sommaire Paramétrages... 3 Onglet «Clients»... 4 Onglet «Fournisseurs»... 4 Onglet «Autres comptes»... 5 Ventes à l international... 5 Ventes Union Européenne... 6 Onglet «Export»... 6 Structure du format CIEL... 7 Structure du format EBP... 7 Structure du format SAGE... 7 Le format "Autres"... 7 Onglet "Paramètres"... 8 Fenêtre «Choix du Compte»... 8 Paramétrages des TVA... 9 Onglet Ventes... 9 Onglet Achats... 9 Paramétrages des catégories Compte nominatif Fiche Article Fiche Client Génération des écritures La validation d une journée de caisse La création d une facture «validée» lors de la facturation d un BL La validation d une facture client La validation d un salon Gestion des journaux comptable Exemple de validation d une journée de ventes caisse Exemple de validation d'une journée de ventes caisse avec catégories Exemple de validation de facture Exemple de validation de salon Exporter les écritures Modifier une ligne Supprimer une/des ligne(s) Imprimer le résultat... 17

3 Paramétrages La nouvelle interface comptable de Librisoft est un module optionnel. Ce module est activable à partir de la fenêtre des paramètres de l interface comptable dans le menu Outils de Librisoft Les différents paramètres concernés seront initialisés avec une valeur par défaut. Remarque : L ensemble de ces comptes pourra être modifié. 1 compte pourra être identifié sur 13 caractères Alpha numériques maximum.

4 Onglet «Clients» Compte client : 411 Identification des modes de règlements : Règlement en chèque : 411_CHQ (ou 511_CHQ) Règlement en carte : 411_CB (ou 511_CB) Règlement en espèce : 411_ESP (ou 530_ESP ou 580_ESP) Règlement en Autre : 411_AU Règlement en Avoir : 411_AVO Règlement en Avance : 411_AVA Gestion des avoirs et acompte sur des comptes nominatifs Au lieu de passer les opérations d avoir et avance sur leur compte respectif par défaut, ils passeront sur le compte du client. Mettre le nom et prénom du client dans le libellé du compte si celui-ci n a pas de compte nominatif Donc en suivant la règle du dessus mais si le client n a pas de compte nominatif, on inscrira les données dans le compte client par défaut mais avec en libellé de compte sont nom et prénom. Onglet «Fournisseurs» Compte fournisseur : 401

5 Onglet «Autres comptes» Divers Écarts de règlement positif : 658 Écarts de règlement négatifs : 758 Ventes Export et intracommunautaire (facture ht et intracommunautaire) Ventes Union Européenne : Ventes à l International : Ventes à l international Pour utiliser le compte «Ventes à l international», la coche «Facturation exonérée de TVA» doit être cochée dans la facture :

6 Ventes Union Européenne Pour utiliser le compte «Ventes Union Européenne», le «Numéro de TVA intra-communautaire» doit être renseigné dans la facture en plus de la coche «Facturation exonérée de TVA» : Onglet «Export» Cet onglet permet de paramétrer le nom du fichier d export, le dossier d export et le type du format du fichier d export :

7 Structure du format CIEL Le format CIEL est structuré de cette façon : NUMMVT est une chaîne fixe sur 5 // N du mouvement JRNL est une chaîne fixe sur 2 // Code Journal DATEECT est une chaîne fixe sur 8 // Date d'écriture DATEECH est une chaîne fixe sur 8 // Date d'échéance NUMPIECE est une chaîne fixe sur 12 // N de pièce COMPTE est une chaîne fixe sur 11 // Compte LIBELLE est une chaîne fixe sur 25 // Libellé MONTANT est une chaîne fixe sur 13 // Montant CDTDBT est une chaîne fixe sur 1 // Crédit - Débit NUMPOINT est une chaîne fixe sur 12 // N de pointage CODEANAL est une chaîne fixe sur 6 // Code Analytique / Budgétaire Structure du format EBP Le format EBP est structuré de cette façon : NUMMVT est une chaîne fixe sur 5 // N du mouvement JRNL est une chaîne fixe sur 2 // Code Journal DATEECT est une chaîne fixe sur 8 // Date d'écriture DATEECH est une chaîne fixe sur 8 // Date d'échéance NUMPIECE est une chaîne fixe sur 12 // N de pièce COMPTE est une chaîne fixe sur 11 // Compte LIBELLE est une chaîne fixe sur 25 // Libellé MNTD est une chaîne fixe sur 13 // Montant Débit MNTC est une chaîne fixe sur 13 // Montant Crédit NUMPOINT est une chaîne fixe sur 12 // N de pointage CODEANAL est une chaîne fixe sur 6 // Code Analytique / Budgétaire Structure du format SAGE Le format SAGE est structuré de cette façon : JRNL est une chaîne fixe sur 2 // Code Journal NUMMVT est une chaîne fixe sur 5 // N du mouvement NUMPIECE est une chaîne fixe sur 12 // N de pièce COMPTE est une chaîne fixe sur 11 // Compte LIBELLE est une chaîne fixe sur 25 // Libellé DATEECT est une chaîne fixe sur 6 // Date d'écriture MNTD est une chaîne fixe sur 13 // Montant Débit MNTC est une chaîne fixe sur 13 // Montant Crédit DATEECH est une chaîne fixe sur 6 // Date d'échéance Le format "Autres" Ce format permet de définir avec les données de Librisoft, un format spécifique. Vous pouvez paramétrer : - L'ordre des colonnes en utilisant les flèches pour monter ou descendre une rubrique - La taille des rubriques : saisie direct dans le tableau en cochant "Mettre la fixe?" - Le séparateur des rubriques, par défaut ";" (point virgule) - En activant ou pas une rubrique : cliquez sur une coche dans le tableau

8 Onglet "Paramètres" - Permet de définir le code journal pour les ventes "Caisse" et "Autres", par défaut correspond à "V" - D'activer la génération des écritures pour les ventes "Caisse" et "Autres" (Factures, Salons) - De définir le format de la date d'exportation : Ce paramètre peut contenir un mot, une phrase,... Les caractères spécifiques représentant les différents éléments de la date (AAAA, AA, MM ou JJ) seront automatiquement remplacés par leur valeur identifiée dans la chaîne <Date>. Dans cette chaîne, les caractères : o AAAA représentent l'année sur 4 positions, o AA représentent l'année sur 2 positions. o M représente le mois (le zéro n'est pas affiché devant le numéro du mois), o MM représentent le mois sur 2 chiffres, o MMM représentant le mois en lettres sur 3 caractères (par exemple : jan). La casse utilisée dépend des options linguistiques du projet. Fenêtre «Choix du Compte» Cette fenêtre est accessible en cliquant sur le bouton parcourir : Elle permet de choisir un compte prédéfini. Vous pouvez aussi gérer les comptes : création, modification, suppression. Les comptes sont regroupés par classe.

9 Paramétrages des TVA Menu Outils Paramétrages Codes TVA Onglet Ventes Pour chaque code TVA vous pouvez définir un compte produit et un compte de TVA collectée. Comptes par défaut utilisés pour les opérations de ventes : Vente à 5.5% de TVA : 7071 Vente à 19.6% de TVA : 7072 Vente à 2.1% de TVA : 7073 Vente exonérée de TVA : 7074 Comptes de TVA collectée par défaut : TVA collectée à 5.5% : TVA collectée à 19.6% : TVA collectée à 2.1% : Onglet Achats Pas géré pour l instant. Comptes par défaut utilisés pour les opérations d achats : Achat à 5.5% de TVA : 6071 Achat à 19.6% de TVA : 6072 Achat à 2.1% de TVA : 6073 Achat exonérée de TVA : 6074 Comptes de TVA déductible par défaut : TVA déductible à 5.5% : TVA déductible à 19.6% : TVA déductible à 2.1% : 44563

10 Paramétrages des catégories Menu Outils Paramétrages Gestion des catégories Gestion des rubriques Pour chaque catégorie (niveau 1), vous pouvez définir un compte produit par TVA Compte nominatif Fiche Article Menu Base Recherche bibliographique Depuis le détail d une fiche article, à partir de l onglet «compta» vous pouvez gérer les comptes nominatifs pour tous les articles de la base Librisoft. Compte de ventes : Les comptes utilisés par défaut pour chaque vente de cet article. Ventes export et intracommunautaire : Pour cet article : seulement utilisé lors de validation de Facture et si la facture est en HT. Comptes d achats : Pas géré pour l instant.

11 Fiche Client Menu Clients Fichier Clients Gestion du fichier Clients Depuis le détail d une fiche client, à partir de l onglet «Compta», vous pouvez définir un compte nominatif par client. Ainsi si il existe un compte nominatif pour un client il sera pris en priorité pas rapport au compte commun, ici 411 Client.

12 Génération des écritures Les écritures sont générées au moment de : La validation d une journée de caisse Menu Caisse Traitement des journaux de caisse, bouton «Analyse» puis «Validation». La création d une facture «validée» lors de la facturation d un BL Menu Clients Bordereaux de Livraisons Gestion des bordereaux de livraisons, bouton «Lancer Recherche», puis «Détail (F2)» puis «Facturer BL»

13 La validation d une facture client Menu Clients Factures Gestion des Factures, bouton «Lancer Recherche», puis «Détail (F2)» puis «Valider facture».

14 La validation d un salon Menu Salon - Gestion des Bordereaux, bouton «Lancer Recherche», puis «Valider» Gestion des journaux comptable Menu Outils Interface Comptable Gestion des Journaux A partir de cette fenêtre, vous pouvez consulter les écritures générées : - En choisissant une période de recherche - Un n de pièce : n de caisse (AAAAMMJJ-99), n de facture, n de salon - Un n de compte - Le type de journal généré : Tous, les ventes (Caisse et/ou Autres), les achats (pas géré pour l instant) - Le statut : Non exporté, Exporté (Validé) Affichage trié par Débit N de Compte / Crédit N de Compte

15 Exemple de validation d une journée de ventes caisse Exemple de validation d'une journée de ventes caisse avec catégories Exemple de validation de facture Facture TTC

16 Facture exonérée de TVA Facture exonérée de TVA avec numéro de TVA intracommunautaire Exemple de validation de salon Exporter les écritures En cliquant sur le bouton «Exporter», cela a pour effet de générer un fichier texte au format que l on a souhaité : Ciel, EBP ou Sage des données affichées à l écran : Après l exportation les lignes changent de statut et passe en «VA» Exemple de fichier au format Sage : 7 V Ventes à 5.5% de TVA C 7 V TVA Collectée 5.5% C 7 V Vente exonérée de TVA C 7 V Ventes à 19.6% de TVA C 7 V TVA Collectée 19.6% C 7 V _AVA Règlement Avance 100 C 7 V _AVO Règlement Avoir 4.05 C 7 V _ESP Règlement Espèce D 7 V _CB Règlement Carte D 7 V _AU Règlement Autre 140 D 7 V _CHQ Règlement Cheque D 7 V _AVO Règlement Avoir 8.15 D 7 V Ventes à 5.5% de TVA D 7 V TVA Collectée 5.5% 0.57 D 8 V Vente exonérée de TVA C 8 V Ventes à 5.5% de TVA C 8 V TVA Collectée 5.5% C 8 V _AVO Règlement Avoir 7.5 C 8 V Ventes à 19.6% de TVA C 8 V TVA Collectée 19.6% C 8 V _AVA Règlement Avance 16.5 C 8 V _ESP Règlement Espèce D 8 V _CB Règlement Carte D 8 V Ventes à 19.6% de TVA 6.27 D 8 V TVA Collectée 19.6% 1.23 D

17 Modifier une ligne Permet de modifier tous les éléments d une ligne d écriture Supprimer une/des ligne(s) Sélectionnez les lignes dont vous souhaitez supprimer et cliquer sur le bouton «Supprimer». ATTENTION : Les lignes exportées, statut «VA» ne peuvent être supprimées. Imprimer le résultat

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