Direction de l Administration et des Finances

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1 Direction de l Administration et des Finances Division des Achats et des Services généraux Appel d offres international N 07/2010 Equipements informatiques de la Maison de la Francophonie Date limite de dépôt de candidature : Lundi 15 novembre 2010 à 17h00 Paris, le 14 octobre 2010 Consultation : Contact: aof @diffusion.francophonie.org

2 TABLE DES MATIERES 1. Introduction Clauses générales Clauses particulières Présentation de l Organisation Internationale de la Francophonie (OIF) Maitre d ouvrage Objet de l appel d offres Lots Période validité Contenu des offres Propriété des offres Entreprise en groupement et consortium Ouverture des offres Evaluation des offres Délai de livraison Définition des quantités Critères de sélection des offres Méthodologie de sélection des offres Pénalités de retard Les modalités de paiement Clauses générales et particulières 2

3 1. Introduction Clauses générales et particulières 3

4 1/ L Organisation Internationale de la Francophonie lance un appel d offres international portant sur la fourniture, la livraison, l installation et la configuration d équipements informatiques, de reprographie et de téléphonie pour la Maison de la Francophonie située au avenue Bosquet à Paris / Est admis à soumissionner tout prestataire qui possède toutes les garanties requises pour assurer dans de bonnes conditions l exécution de cette demande. 3/ Les personnes physiques ou morales en liquidation de biens ou de règlement judiciaire ou sous plan de sauvegarde judiciaire ne sont pas admises à soumissionner. 4/ Les offres doivent être envoyées en 4 exemplaires papier et réceptionnées par l Organisation le lundi 15 novembre, à 17h au plus tard. L enveloppe extérieure portera l adresse : Organisation internationale de la Francophonie Division des achats et des services généraux Commission des Marchés Appel d offres international n 07/ , quai André Citroën PARIS - France Lot(s) n «NE PAS OUVRIR PAR LE SERVICE COURRIER ET L ACCUEIL» et contiendra deux enveloppes intérieures : La première enveloppe intérieure portera la mention : APPEL D OFFRES INTERNATIONAL 07/2010 Offre technique Division des achats et des services généraux Commission des marchés Lot(s) n «A ne pas ouvrir» Cette 1 ère enveloppe intérieure présentera le descriptif technique de l offre et toute autre information utile permettant d apprécier les conditions d exécution de la demande, à l exclusion des prix. Ce descriptif indiquera clairement les références de l appel d offres et la date. La seconde enveloppe intérieure portera la mention : APPEL D OFFRES INTERNATIONAL 07/2010 Offre financière Division des achats et des services généraux Commission des marchés Lot(s) n «A ne pas ouvrir» Cette 2 ème enveloppe intérieure présentera l offre financière conformément au cahier des charges ciaprès et indiquera clairement les références de l appel d offres et la date. Les soumissionnaires devront bien distinguer l offre financière de l'offre technique. Toute enveloppe ouverte ou ne respectant pas la formalisation ci-dessus demandée ne pourra pas être acceptée. Clauses générales et particulières 4

5 5/ Les soumissionnaires doivent prendre toutes les dispositions requises pour que leur offre soit reçue à l Organisation Internationale de la Francophonie au 13 quai André Citroën, Paris (France), avant la date et l heure indiquées ci-dessus, le cachet de l Organisation faisant foi. Ils sont informés par ailleurs qu aucune offre présentée par télécopie ou de manière électronique ne pourra être acceptée. 6/ Les soumissions seront conformes au cahier des charges. Toute proposition qui serait incomplète serait rejetée sans recours ni indemnité. Dans le cas où la rédaction du dossier d appel d offre présenterait une quelconque difficulté d interprétation, une demande de précision pourra être adressée par écrit à l adresse aof @diffusion.francophonie.org, et ce jusqu à 7 jours calendaires avant le délai de réception des offres. Des informations complémentaires et les précisions en réponse aux questions émises seront affichées sur la toile De plus, elles seront envoyées par courrier électronique à chaque soumissionnaire ayant transmis son adresse électronique à aof @diffusion.francophonie.org 7/ La soumission agréée fera l objet d un contrat entre l OIF et le prestataire retenu et aucun soumissionnaire ne pourra être considéré comme retenu sans qu il en ait été avisé par écrit. Clauses générales et particulières 5

6 2. Clauses générales Clauses générales et particulières 6

7 Article 1: Les soumissionnaires ne devront pas se trouver en situation de conflit d intérêt par rapport à cet appel d offres et devront préciser les liens contractuels qu ils ont pu entretenir avec l Organisation Internationale de la Francophonie. Article 2: Les prestations seront effectuées selon le cahier de charges, celui-ci faisant partie intégrante du présent appel d offres. Le ou les prestataires retenus comme adjudicataires ne pourront sous-traiter leurs prestations qu avec le consentement écrit et préalable de l OIF. Article 3 : Il est possible de répondre à un ou plusieurs lots, en apportant les références nécessaires attestant de la capacité à assurer les prestations de chaque lot. Article4 : L OIF se réserve le droit de faire exécuter une partie ou la totalité de chaque lot par d autres prestataires. Article 5 : Les soumissions doivent comporter les indications suivantes : 1. Le lot ou les lots pour lequel (lesquels) le soumissionnaire offre d être prestataire ; 2. pour l offre technique : la désignation précise des prestations conformément au cahier de charges et aux clauses particulières qui suivent les présentes clauses générales ; 3. pour l offre financière : le montant hors taxes de la soumission. Doit être fournie également toute autre donnée financière demandée par les clauses particulières du cahier de charges ; 4. la date, le cachet et la signature du soumissionnaire. Article 6 : Le soumissionnaire est tenu de fournir une documentation relative à son entreprise, et notamment en : indiquant la situation fiscale et sociale de son entreprise et en justifiant de la régularité de la situation administrative au regard de la législation et de la réglementation sociale et fiscale de son pays ; identifiant la forme juridique de son entreprise et en indiquant le nom de la personne physique ayant le pouvoir d engager celle-ci ; indiquant les numéros d enregistrement au registre du Commerce en joignant un certificat d immatriculation (K-BIS) datant de moins de 15 jours ; fournissant le chiffre d affaires hors taxes (HT) des trois derniers exercices clos ; fournissant les références éventuelles d un certificat professionnel en état de validité, correspondant aux normes définies par un organisme professionnel de qualification adapté à la prestation, objet de ce marché ; joignant une déclaration spécifiant que le soumissionnaire n est pas en redressement judiciaire, ni en liquidation, ni sous plan de sauvegarde ; spécifiant l équipement technique, les moyens d étude et de recherche, les ressources humaines susceptibles d être mobilisées pour la réalisation des prestations afférentes à cet appel d offres ; fournissant une liste de références professionnelles et de références relatives à l exécution de marchés comparables à celui pour lequel il soumissionne. Les soumissionnaires peuvent utiliser des bordereaux récapitulatifs de ces renseignements, lorsque ceux-ci existent dans leur pays. Article 7 : Sera retenu l entreprise qui aura déposé l offre la mieux disante, c'est-à-dire la plus intéressante en termes de rapport qualité-prix. Article 8 : En cas de prestation supplémentaire concernant les mêmes équipements, le contrat peut faire l objet d un avenant aux mêmes conditions, par accord entre l OIF et le prestataire. Article 9 : L OIF se réserve le droit de résilier le contrat dans les conditions suivantes : a) en cas d inexécution même partielle des prestations sollicitées, la résiliation est prononcée huit (8) jours après une mise en demeure envoyée par lettre recommandée et restée sans effet ; il sera alors, le cas échéant, pourvu aux besoins du service par des commandes passées Clauses générales et particulières 7

8 d urgence ou tout autre moyen jugé convenable, aux risques et périls du prestataire défaillant. La différence entre les prix de la prestation ou de la commande que l OIF pourrait être obligée de passer serait prélevée sur les sommes dues au prestataire défaillant à divers titres sans préjudice des droits à exercer contre d autres biens du prestataire défaillant en cas d insuffisance de ces sommes. b) lorsque le prestataire s est livré à des actes frauduleux, notamment sur la nature et la qualité des services, les biens, services ou travaux refusés pour vice de fabrication ou ne remplissant pas les conditions du marché, ou non conformes à la commande, devront être repris aux frais du prestataire dans les huit (8) jours et remplacés sans indemnité lorsqu il s agit de biens, ou renouvelés aux frais du prestataire, selon un calendrier à déterminer, lorsqu il s agit de travaux ou de toute autre prestation. c) en cas de dissolution de l entreprise, de liquidation de biens ou de règlement judiciaire, si le titulaire du marché ne peut exécuter intégralement son contrat. Article 10 : Les personnes morales qui ont effectué des études préalables ne peuvent, par la suite, bénéficier des contrats qui en découlent. Article 11 : L appel d offres et toute information, quel qu en soit le support, communiquée au soumissionnaire ou à laquelle celui-ci pourrait avoir accès à l occasion de cet appel d offres et de la mission, est confidentielle, à l exception de l usage d informations confidentielles pour répondre au présent appel d offres. L OIF se réserve le droit de demander à ce que l ensemble des documents et informations fournis, quel qu en soit le support, lui soit retourné à la fin du présent appel d offres. Article 12 : L OIF aura la propriété pleine et entière des «Résultats» des prestations décrites dans les cahiers de charges et réalisées par le soumissionnaire. Par les «Résultats» sont entendus de tous livrables, études, savoir-faire quels que soient leur nature, leur forme et leur support. Article 13 : Les soumissionnaires s engagent à ce que les règles de discrétion et de confidentialité professionnelles en vigueur soient respectées, notamment en ce qui concerne le secret des entretiens tenus au cours de la réalisation des commandes. Article 14 : Les soumissions ainsi que les travaux conduits doivent être effectués en français, langue de travail de l OIF. Article 15 : Tout litige découlant d un contrat éventuel sera tranché, à défaut d un accord amiable, définitivement suivant le règlement de conciliation et d arbitrage de la Chambre de Commerce Internationale de Paris, par un ou plusieurs arbitres nommés conformément à ce règlement. La langue applicable à la procédure sera la langue française et les arbitres statueront selon le droit français. L arbitrage aura lieu à Paris. M. Pierre OUEDRAOGO Chef de Division achats et services généraux Commission des marchés Clauses générales et particulières 8

9 3. Clauses particulières Clauses générales et particulières 9

10 3.1. Présentation de l Organisation Internationale de la Francophonie (OIF) L Organisation internationale de la Francophonie est une organisation multilatérale fondée en 1970 regroupant actuellement 70 États et gouvernements partageant l usage de la langue française. L OIF est une personne morale de droit international public et possède une personnalité juridique, dont le siège est à Paris, France. Elle est financée par les États et gouvernements membres sous forme de contributions obligatoires ou volontaires. Son budget annuel est de l ordre de 80 millions d euros. L OIF remplit une triple mission : politique, diplomatique et de coopération. Elle déploie ses actions selon quatre axes : La promotion de la langue française et de la diversité culturelle et linguistique ; La promotion de la paix, de la démocratie et des droits de l homme ; L appui à l éducation, la formation, l enseignement supérieur et la recherche ; Le développement de la coopération au service du développement durable et de la solidarité. Une attention particulière est portée aux jeunes et aux femmes ainsi qu à l accès aux technologies de l information et de la communication dans l ensemble des actions de l OIF. L OIF emploie environ 300 collaborateurs répartis entre le Siège (Paris), trois organes subsidiaires (deux à Paris et un à Québec) et 9 unités hors siège (quatre représentations permanentes à New York, Bruxelles, Genève et Addis-Abeba ; trois Bureaux régionaux à Lomé, Libreville et Hanoi ; et deux antennes régionales à Bucarest et Port-au-Prince). Lors du XIIème Sommet des chefs d Etats de la Francophonie à Québec en 2008, le gouvernement français et l OIF ont signé la convention de mise à disposition de la Maison de la Francophonie. Située au avenue Bosquet Paris - France, cette Maison est destinée à accueillir le nouveau siège de l Organisation Internationale de la Francophonie. Elle permettra de regrouper les 4 sites parisiens occupés par l OIF en un seul Maitre d ouvrage Organisation Internationale de la Francophonie 13, quai André Citroën Paris - France 3.3. Objet de l appel d offres Dans le cadre de son déménagement dans la Maison de la Francophonie, l OIF souhaite : Mettre en place une nouvelle infrastructure informatique Installer un atelier complet de reprographie Acquérir des terminaux de téléphonie IP L objectif de l OIF est d emménager le plus rapidement possible dans la Maison de la Francophonie. Clauses générales et particulières 10

11 3.4. Lots Le présent appel d offres a pour objet la sélection de prestataires pour les lots suivants : Désignation des lots Lot 1 : Cœur de l infrastructure et postes informatiques fixes Description des lots Fourniture et livraison sur site (au 6 éme étage service SI) du matériel cœur de l infrastructure Fourniture et livraison sur site des postes informatiques fixes Fourniture des logiciels du système de supervision du parc informatique Fourniture des logiciels des déploiements administration et maintenance Fourniture des logiciels de sauvegarde Installation et configuration du matériel du cœur de l infrastructure châssis et serveurs lames baie de stockages disques système de sauvegarde (bandothèque) réseau SAN Mise en œuvre de l infrastructure Active Directory Reprise des données serveurs et utilisateurs Installation et configuration du système de supervision du parc informatique Installation et configuration industrialisées des équipements des lots 1, 2, 3, 4 et 5 Transferts de compétences Lot 2 : Les ordinateurs portables Fourniture et livraison sur site du matériel Lot 3 : Les postes informatiques métiers Fourniture et livraison sur site du matériel Lot 4 : Les imprimantes Fourniture et livraison sur site du matériel Lot 5 : Les numériseurs Fourniture et livraison sur site du matériel Lot 6 : Appareils de reprographie Lot 7 : Accessoires de reprographie Lot 8 : Téléphonie Fourniture, livraison, installation et configuration du matériel de reprographie sur site (au rez-de-chaussée à l atelier de reprographie). Transfert de compétences Fourniture et livraison des accessoires de reprographie sur site (au rezde-chaussée à l atelier de reprographie) Fourniture, livraison, installation et configuration des postes téléphoniques sur site Les spécifications détaillées des lots sont exprimées dans le cahier des charges. Clauses générales et particulières 11

12 Les prestataires pourront répondre à un ou plusieurs de ces lots. L OIF se réserve cependant le droit de sélectionner des soumissionnaires différents pour réaliser chaque lot constitutif du projet. Chaque lot fait l'objet d'un marché séparé et les quantités indiquées aux différents lots sont indivisibles. Le soumissionnaire doit obligatoirement offrir l'ensemble de la ou des quantité(s) indiquée(s) à chaque lot. Les offres partielles ne sont en aucun cas prises en considération. Si un soumissionnaire remporte plusieurs lots, un marché global portant sur l ensemble de ces lots peut être conclu. Les soumissionnaires peuvent faire figurer dans leurs offres la remise globale qu ils consentent en cas d'attribution de certains lots ou de tous les lots pour lesquels ils présentent une offre. La remise doit être clairement indiquée pour chaque lot, de telle manière qu'il puisse être annoncé lors de la séance d'ouverture des plis des offres financières. L'attribution du marché se fera lot par lot, mais l OIF peut choisir la solution globale la plus avantageuse, compte tenu des remises consenties Période validité Chaque soumissionnaire reste lié par son offre pendant une période de 90 jours à compter de la date limite pour la remise des offres. Dans des cas exceptionnels, et avant expiration de la période initiale de validité prévue, l OIF peut demander par écrit aux soumissionnaires à ce que cette période soit prolongée de 40 jours. En cas de refus, les soumissionnaires cessent de participer à la procédure Contenu des offres Les parafes sur l ensemble des documents réponse, sur les clauses générales et particulières, et sur le cahier des charges sont obligatoires Offre technique L offre technique ne doit en aucun cas contenir des données de nature financière. L offre technique est un ensemble de documents décrivant les solutions proposées par les soumissionnaires selon les modalités techniques définies dans le cahier des charges annexé. Elle devra répondre pour chacun des lots de manière complète aux spécifications techniques et aux exigences décrites. Pour les lots n 1 et 6 Chaque soumissionnaire doit fournir un dossier technique comportant : a) Le dossier de réponse technique spécifique à chacun des lots figurant en annexe dûment rempli. Ce dossier comporte : La présentation du candidat Les références du candidat La méthodologie de gestion des projets proposés Le dossier administratif du candidat complet Les fiches techniques des matériels proposés Les clauses générales, les clauses particulières et le cahier des charges (en un seul exemplaire). Une copie du dossier sur un support numérique (CD/DVD ou clé USB) L ensemble des documents dossier réponse doit être parafé. Lors de la signature du contrat avec le ou les soumissionnaires sélectionnés, l'équipe affectée au projet doit être la même que celle proposée lors de la soumission au présent appel d'offres. En cas d'impossibilité dûment justifiée des personnes au parcours, expérience et qualifications équivalents devront être désignées. Le non-respect de cette clause est un motif de rupture de contrat. Clauses générales et particulières 12

13 Le dossier de réponse technique est un fichier électronique joint à l appel d offre : aof _offre-technique.doc Pour les lots n 2, n 3, n 4, n 5, n 7 et n 8 Chaque soumissionnaire doit fournir un dossier technique comportant : a) Le dossier de réponse technique spécifique à chaque lot figurant en annexe, dûment rempli ; b) Les documents techniques suivants : Une description détaillée du matériel et/ou logiciels, Une description des technologies utilisées et les raisons de leurs choix, Une explication détaillée des points forts et des points faibles, Les clauses générales, les clauses particulières et le cahier des charges. Une copie du dossier sur un support numérique (CD/DVD ou clé USB) L ensemble des documents du dossier réponse doit être parafé. Le dossier de réponse technique est un fichier électronique joint à l appel d offre : aof _offre-technique.doc Offre financière L offre financière doit préciser le coût hors taxes (H.T.) détaillé du matériel et des prestations pour chacun des lots selon le cahier des charges. Chaque soumissionnaire doit dûment remplir et retourner le dossier de réponse financière spécifique à chacun des lots figurant en annexe. Les soumissionnaires doivent faire des propositions financières séparées pour chacun des lots. L organisation se réserve le droit d exécuter tout ou une partie du marché en fonction des offres qui sont proposées. Aucun élément du présent appel d offres ne doit être interprété comme une entrave à la capacité du soumissionnaire de démontrer qu il est en mesure d assurer les services requis. L ensemble des documents du dossier réponse doit être parafé. En complément du dossier papier, une copie sera fournie sur un support numérique (CD/DVD ou clé USB). Les prix sont exprimés en Euros et sont fermes et non actualisables. Le dossier de réponse de l offre financière est un fichier électronique joint à l appel d offre : aof _offre-financiere.xls 3.7. Propriété des offres L OIF conserve la propriété de toutes les offres reçues dans le cadre de la présente procédure d'appel d'offres. En conséquence, les soumissionnaires ne peuvent exiger que leur offre leur soit renvoyée Entreprise en groupement et consortium Lorsque le soumissionnaire est constitué d entreprises en groupement ou un consortium de deux personnes ou plus, l'offre doit être unique en vue de constituer un seul marché, chacune de ces personnes doit la signer et est solidairement responsable de l'offre et de tout marché. Ces personnes désignent celle d'entre elles qui est habilitée à les représenter et à engager le groupement ou le consortium. La composition du groupement ou du consortium ne peut être modifiée sans le consentement préalable écrit de l OIF. Toutes les entreprises du groupement ou consortium doivent remplir les obligations et fournir les informations requises à l appel d offres. Clauses générales et particulières 13

14 L'offre ne peut être signée par le représentant du groupement ou du consortium que si celui-ci a été expressément mandaté à cet effet, par écrit, par les membres du groupement ou du consortium et si l'acte notarié ou si l'acte sous seing privé conférant ce mandat est présenté à l OIF en accord avec le point 3.6 (contenu des offres) des présentes instructions aux soumissionnaires. Toutes les signatures apposées au bas du mandat doivent être certifiées conformes selon les lois et règlements nationaux de chacune des parties composant le groupement ou le consortium, de même que la procuration écrite établissant que les signataires de l'offre sont habilités à prendre des engagements au nom des autres membres du groupement ou du consortium. Chaque membre du groupement ou du consortium doit fournir les preuves requises comme s'il était lui-même soumissionnaire Ouverture des offres L'ouverture et le dépouillement des offres ont pour objet de vérifier si les soumissions sont complètes, si les garanties de soumission ont été fournies, si les documents ont été dûment inclues et si les soumissions sont, d'une manière générale, en ordre. Après l'ouverture des offres, aucune information relative au dépouillement, à la clarification, à l'évaluation et à la comparaison des offres, ainsi qu'aux recommandations concernant l'attribution du marché, n'est divulguée jusqu'à ce que le marché ait été attribué. Toute tentative d'un soumissionnaire visant à influencer le comité d'évaluation dans la procédure d'examen, de clarification, d'évaluation et de comparaison des offres ou visant à obtenir des informations sur le déroulement de la procédure ou à influencer l OIF dans sa décision relative à l'attribution du marché entraîne le rejet immédiat de son offre. Toutes les offres reçues après la date limite de soumission des offres indiquées dans l avis de marché ou les présentes instructions seront conservées par l OIF. Les offres tardives seront rejetées Evaluation des offres Examen de la conformité administrative des offres Cette phase a pour objet de vérifier si l'offre est conforme, quant au fond, aux prescriptions du dossier d'appel d'offres. Une offre est conforme lorsqu'elle respecte toutes les conditions modalités et spécifications contenues dans le dossier d'appel d'offres, sans déviation ni restriction importante. Les déviations ou restrictions importantes sont celles qui affectent le champ, la qualité ou l'exécution du marché ou qui, d'une manière substantielle, s'écartent du dossier d'appel d'offres ou limitent les droits de l OIF ou les obligations du soumissionnaire au titre du marché et portent atteinte à la situation, au regard de la concurrence, des soumissionnaires ayant présenté des offres conformes. Cette classification des offres administrativement non conformes devra être dûment justifiée dans le procès verbal d'évaluation. Lorsqu'une soumission n'est pas conforme au dossier d'appel d'offres, elle est immédiatement rejetée et ne peut, par la suite, être rendue conforme par des corrections ou par la suppression des déviations ou restrictions Evaluation technique Les offres jugées administrativement conformes par la commission des marchés seront transmises au comité technique de l OIF. Après analyse, ce comité leur attribuera une note technique. Dans un souci de transparence et de traitement égal ainsi que pour faciliter le dépouillement et l'évaluation des offres, le comité technique peut demander à chaque soumissionnaire des explications sur son offre, y compris sur la décomposition des prix unitaires, dans un délai raisonnable à fixer par le comité technique. La demande d'explication et la réponse sont faites par écrit, mais aucun changement au montant ou à la substance de la soumission ne sera sollicité, proposé ou autorisé, sauf si un changement est nécessaire pour confirmer la correction d'erreurs de calcul découvertes pendant l'évaluation des soumissions en application à l évaluation financière (3.10.3). Une telle demande d'explication ne doit pas fausser la concurrence. Clauses générales et particulières 14

15 Évaluation financière Seules les offres financières des soumissionnaires dont les offres techniques ont été retenues seront évaluées Délai de livraison Le délai de livraison est considéré come un critère de sélection. L objectif de l OIF est d emménager le plus rapidement possible dans la Maison de la Francophonie. Il est précisé que le respect des délais de livraison et de parfaite exécution des prestations par l adjudicataire constituent des conditions déterminantes de l engagement de l OIF et que leur non respect sera de nature à permettre l annulation, au tort de l adjudicataire, du marché et l engagement de sa responsabilité ; ceci indépendamment des pénalités qui pourraient être appliquées Définition des quantités Les quantités souhaitées sont définies dans le cahier des charges du présent appel d offre. L organisation se réserve le droit de varier les quantités de commande sur plus ou moins 20% des quantités initiales sans incidence tarifaire sur les coûts unitaires proposés ni sur le délai de livraison ou d exécution. Dans ce cas, l'adjudicataire ne peut demander de compensation à l'oif Critères de sélection des offres Critères éliminatoires Les critères suivants sont éliminatoires : Absence des fiches réponses techniques et financières correctement renseignées Présence de toutes données de nature financière dans l offre technique Absence de parafes sur l ensemble des documents des dossiers de réponse (3.6) Critères de sélection Les critères suivants permettront de sélectionner les candidats : Désignation des lots Lot 1 : Cœur de l infrastructure et postes informatiques fixes Lot 6 : Appareils de reprographie Lot 2 : Les ordinateurs portables Lot 3 : Les postes informatiques métiers Lot 4 : Les imprimantes Lot 5 : Les numériseurs Lot 7 : Accessoires de Reprographie Lot 8 : Téléphonie Critères de sélection La conformité à l expression des besoins et des spécifications du cahier des charges Les qualités des matériels La pertinence du calendrier de mise en œuvre compte tenu des exigences de l OIF (L objectif de l OIF est d emménager le plus rapidement possible dans la Maison de la Francophonie) Les qualités des prestations proposées Le coût des prestations et des fournitures La compréhension du projet global La qualité de la démarche projet pour l ensemble de la prestation La qualité de l équipe projet La pertinence des solutions proposées en regard des besoins de l OIF La conformité à l expression des besoins et des spécifications du cahier des charges Les qualités des matériels Les délais de livraison proposés (L objectif de l OIF est d emménager le plus rapidement possible dans la Maison de la Francophonie) Les qualités des prestations proposées Le coût des prestations et des fournitures Clauses générales et particulières 15

16 3.14. Méthodologie de sélection des offres La méthodologie de sélection des offres est différente selon les lots Pour les lots n 1 et n 6 La sélection des offres comportera trois phases dont la note globale est de 100 : La phase 1 consiste en l'analyse des offres techniques sur la base : Phase 1 De la conformité du matériel proposé avec l expression des besoins et les spécifications du cahier des charges De la compréhension du projet global de mise en place de l infrastructure informatique de l OIF De la pertinence des solutions de mise en œuvre proposées en regard des besoins de l OIF Cette phase 1 compte 50 points et la note de passage pour la phase suivante est de 40 La phase 2 consiste en une audition basée sur : Phase 2 La qualité de la démarche projet pour l ensemble des prestations La pertinence du calendrier de mise en œuvre contenu des exigences de l OIF Qualité de l équipe projet pour la mise en œuvre de l'infrastructure informatique Cette phase 2 compte pour 20 points. A son terme, la note des candidats est la somme des notes des deux premières phases. La note de passage pour la troisième phase est de 50 La phase 3 consiste en l'analyse de l'offre financière sur la base du coût le plus avantageux possible de l'offre. Cette phase compte pour 30 points. Les plis financiers des soumissionnaires qui n'auront pas atteint cette phase ne seront pas ouverts. Phase 3 La note attribuée lors de l analyse financière sera calculée selon la formule suivante : Montant de l offre la moins disante 1 Note Financière (NF) = 100 X Montant de l offre proposée 1 Offre la moins disante ayant obtenu la note technique minimale requise La note finale est la somme des notes des trois phases. Sera retenu le soumissionnaire ayant obtenu la meilleure note. Clauses générales et particulières 16

17 Pour les lots n 2, n 3, n 4, n 5, n 7 et n 8 La sélection des offres comportera deux phases dont la note globale est de 100: La phase 1, consiste en l'analyse des offres techniques, sur la base de : Phase 1 o o La conformité du matériel proposé avec l expression des besoins et les spécifications du cahier des charges La pertinence du délai de livraison compte tenu du calendrier prévisionnel de l'oif Cette phase 1 compte pour 70 points et la note de passage pour la phase suivante est de 60. La phase 2 consiste en l'analyse de l'offre financière, sur la base du coût le plus avantageux possible de l'offre. Cette phase compte pour 30 points. Les plis financiers des soumissionnaires qui n'auront pas passé la phase 1, ne seront pas ouverts. Phase 2 La note attribuée lors de l analyse financière sera calculée selon la formule suivante : Montant de l offre la moins disante 1 Note Financière (NF) = 100 X Montant de l offre proposée 1 Offre la moins disante ayant obtenu la note technique minimale requise A l'issue de la phase 2, la note des candidats sera la somme des notes des deux phases. Sera retenu le candidat ayant obtenu la meilleure note Pénalités de retard Pénalités applicables pour le lot n 1 et n 6 Si le fournisseur ne pouvait pas terminer le projet de déploiement de tout ou partie des équipements commandés à la date de livraison fixée dans son offre, l OIF pourra de plein droit et sans mise en demeure préalable retenir à titre de pénalité 0,3 % du montant hors taxe de la facture correspondant aux éléments non livrés par jour de retard calendaire, à compter du premier jour de retard. Les pénalités sont cumulables et plafonnées à 50% du montant du marché global. Elles ne sont pas exclusives des dommages et intérêts que l OIF pourrait réclamer au titre du préjudice subi par elle en cas de retard imputable à l adjudicataire. Les retards de livraison des autres lots qui n'incombent pas au fournisseur de l'un de ces lots ne seront pas décomptés dans les pénalités de retard Pénalités applicables pour les lots n 2, n 3, n 4, n 5, n 7 et n 8 Si le fournisseur ne pouvait livrer tout ou partie des fournitures commandées à la date de livraison fixée dans le contrat, l OIF pourra de plein droit et sans mise en demeure préalable retenir à titre de pénalité 0,3 % du montant hors taxe de la facture correspondant aux éléments non livrés par jour de retard calendaire, à compter du premier jour de retard. Les pénalités sont cumulables et plafonnées à 50% du montant du marché global. Elles ne sont pas exclusives des dommages et intérêts que l OIF pourrait réclamer au titre du préjudice subi par elle en cas de retard imputable à l adjudicataire. Les retards de livraison des autres lots qui n'incombent pas au fournisseur de l'un de ces lots ne seront pas décomptés dans les pénalités de retard. Clauses générales et particulières 17

18 3.16. Les modalités de paiement Pour les lots n 1 et n 6 La répartition des paiements s effectuera comme suit : 30% du montant du marché à la signature du contrat ; 65% du montant du marché après installation, mise en exploitation de l infrastructure informatique, transfert de compétences, signature des procès verbaux de recette et de toute la documentation relative au projet ; 5% du montant du marché à la réception définitive, qui sera prononcée une année après la date de signature des procès verbaux de recette signés par les parties. (Période de garantie de bon fonctionnement) Les modalités de réception seront définies dans les contrats Pour les lots n 2, n 3, n 4, n 5, n 7 et n 8 La répartition des paiements s effectuera comme suit : 30% du montant du marché à la signature du contrat ; 70% du montant du marché après signature des procès verbaux de recette signés par les parties ; Les modalités de réception seront définies dans les contrats. Clauses générales et particulières 18

19 ANNEXES Annexe 1 = Cahier des charges Annexe 2 = Dossier réponse pour les offres techniques Annexe 3 = Dossier réponse pour les offres financières Clauses générales et particulières 19

20 Annexe 1 : Cahier des Charges Techniques Cahier des charges techniques Annexe 1 - page 1

21 TABLE DES MATIERES LOT 1 - CŒUR DE L INFRASTRUCTURE ET POSTES INFORMATIQUES FIXES DESCRIPTION CŒUR DE L INFRASTRUCTURE MATERIEL LES POSTES INFORMATIQUES FIXES DEPLOIEMENT DE L INFRASTRUCTURE INFORMATIQUE DEFINITION DES FOURNITURES LES PRESTATIONS ATTENDUES POUR LA FOURNITURE DES MATERIELS DU CŒUR DE L INFRASTRUCTURE INFORMATIQUE LES PRESTATIONS ATTENDUES POUR LES LOGICIELS DE L INFRASTRUCTURE INFORMATIQUE FOURNITURE DES LOGICIELS CONTRATS DE MAINTENANCE LOGICIELS LES PRESTATIONS ATTENDUES POUR LE DEPLOIEMENT DE L INFRASTRUCTURE INFORMATIQUE INSTALLATION ET CONFIGURATION DU CŒUR DE L INFRASTRUCTURE INSTALLATION ET CONFIGURATION DE L INFRASTRUCTURE ACTIVE DIRECTORY (AD) DEPLOIEMENT DES POSTES INFORMATIQUES FIXES ET IMPRIMANTES INSTALLATION ET CONFIGURATION DES POSTES INFORMATIQUES INSTALLATION ET CONFIGURATION DES IMPRIMANTES ET NUMERISEURS INSTALLATION DU SYSTEME DE SUPERVISION, DE GESTION DES RESSOURCES ET DES INCIDENTS PRESTATION DE SUPPORT TECHNIQUE POUR L EXPLOITATION ET LA MAINTENANCE DE L INFRASTRUCTURE INFORMATIQUE LES GARANTIES MATERIELLES CŒUR DE L'INFRASTRUCTURE INFORMATIQUE POSTES INFORMATIQUES FIXES LOT 2 - LES ORDINATEURS PORTABLES DESCRIPTION LES MICROS ORDINATEURS PORTABLES LES MICROS ORDINATEURS ULTRA-PORTABLES DEFINITION DES FOURNITURES LES PRESTATIONS ATTENDUES LES GARANTIES MATERIELLES LOT 3 - LES POSTES INFORMATIQUES METIERS DESCRIPTION LES POSTES TRAITEMENT D IMAGES, VIDEO ET SON LES POSTES CREATION NUMERIQUE DEFINITION DES FOURNITURES LES PRESTATIONS ATTENDUES LES GARANTIES MATERIELLES Cahier des charges techniques Annexe 1 - page 2

22 LOT 4 - LES IMPRIMANTES DESCRIPTION DEFINITION DES FOURNITURES LES PRESTATIONS ATTENDUES LES GARANTIES MATERIELLES LOT 5 - LES NUMERISEURS DESCRIPTION DEFINITION DES FOURNITURES LES PRESTATIONS ATTENDUES LES GARANTIES MATERIELLES LOT 6 - APPAREILS DE REPROGRAPHIE DESCRIPTION DEFINITION DES FOURNITURES LES PRESTATIONS ATTENDUES LES GARANTIES MATERIELLES PRESTATIONS DE SUPPORT TECHNIQUE POUR L'EXPLOITATION ET LA MAINTENANCE DES COPIEURS DE L'ATELIER DE REPROGRAPHIE LOT 7 - ACCESSOIRES DE REPROGRAPHIE DESCRIPTION DEFINITION DES FOURNITURES LES PRESTATIONS ATTENDUES LES GARANTIES MATERIELLES LOT 8 - TELEPHONIE DESCRIPTION DEFINITION DES FOURNITURES LES PRESTATIONS ATTENDUES LES GARANTIES MATERIELLES Cahier des charges techniques Annexe 1 - page 3

23 TABLE DES FICHES DESCRIPTIONS TECHNIQUES FICHE 1.1 : CHASSIS DES SERVEURS LAMES FICHE 1.2 : SERVEURS LAMES FICHE 1.3 : STOCKAGE SAN FICHE 1.4 : ROBOT DE SAUVEGARDE SAN FICHE 1.5 : COMMUTATEURS FIBRE CHANNEL FICHE 1.6 : POSTES INFORMATIQUES FIXES FICHE 1.7 : LOGICIELS DES POSTES INFORMATIQUES FIXES FICHE 1.8 : OUTIL DE DEPLOIEMENT D ADMINISTRATION ET DE MAINTENANCE DES SYSTEMES FICHE 1.9 : OUTIL DE SUPERVISION, DE GESTION DU PARC INFORMATIQUE ET GESTION DES INCIDENTS FICHE 1.10 : LOGICIEL DE SAUVEGARDE FICHE 2.1 : POSTES INFORMATIQUES PORTABLES FICHE 2.2 : POSTES INFORMATIQUES ULTRA-PORTABLES FICHE 2.3 : NETBOOKS FICHE 2.4 : LOGICIELS DES POSTES INFORMATIQUES PORTABLES ET ULTRA PORTABLES 30 FICHE 3.1 : POSTES METIERS «TRAITEMENT D IMAGES, SON ET VIDEO» FICHE 3.2 : POSTES METIERS «CREATION NUMERIQUE» FICHE 3.3 : LOGICIELS DES POSTES INFORMATIQUES METIERS FICHE 4.1 : IMPRIMANTES MOYENNE CAPACITE NOIR ET BLANC FICHE 4.2 : IMPRIMANTES MOYENNE CAPACITE COULEUR FICHE 4.3 : IMPRIMANTES INDIVIDUELLES FICHE 4.4 : IMPRIMANTES PORTATIVES FICHE 5.1 : NUMERISEURS FICHE 5.2 : NUMERISEURS COULEUR A FICHE 6.1 : COPIEURS MULTIFONCTIONS «ATELIER DE REPROGRAPHIE» FICHE 7.1 : DUPLICATEURS DE CD/DVD FICHE 7.2 : MASSICOT FICHE 7.3 : THERMORELIEUR FICHE 7.4 : DESTRUCTEURS DE DOCUMENTS (MOYENNE CAPACITE) FICHE 7.5 : DESTRUCTEURS DE DOCUMENTS (GRANDE CAPACITE) FICHE 8.1 : TELECOPIEURS Cahier des charges techniques Annexe 1 - page 4

24 Lot 1 - Cœur de l infrastructure et postes informatiques fixes Cahier des charges techniques Annexe 1 - page 5

25 1. Description 1.1. Cœur de l infrastructure matériel L OIF souhaite mettre en place une infrastructure composée essentiellement de matériels destinés : A l hébergement de l infrastructure Active Directory pour la gestion et le partage de l ensemble des ressources informatiques de la Maison de la Francophonie et de ses 7 unités hors siège A l hébergement des applications métiers de l organisation A l'hébergement des sites web et des applications liés à la mise en œuvre des activités de coopération Au stockage des données utilisateurs et celles des applications métiers Elle souhaite disposer d une infrastructure performante, robuste et évolutive, s appuyant sur des serveurs lames et un réseau de stockage SAN (Storage Area Network) Les postes informatiques fixes L OIF souhaite disposer de postes informatiques fixes performants, robustes, d un format compact et dotés d une ergonomie optimisée pour une intégration harmonieuse avec l environnement de travail des utilisateurs. Dotés du système d exploitation Windows 7, ces postes sont destinés à accueillir des outils de traitements bureautiques, diverses applications métiers de complexité variée et exigeantes, en matière de disponibilité et de rapidité Déploiement de l infrastructure informatique Cette partie concerne les travaux nécessaires au déploiement et à la mise en exploitation de l ensemble de l infrastructure informatique de la Maison de la Francophonie. Il s agit donc de réaliser l installation et la configuration du matériel du présent lot et des lots 2 (postes informatiques portables et ultra-portables), 3 (postes informatiques métiers), 4 (imprimantes) et 5 (numériseurs). La mise en œuvre de ce déploiement doit être vue comme un projet à part entière, à travers lequel le prestataire doit proposer une solution et les outils nécessaires à une installation industrialisée, méthodologique, rapide et efficace de l infrastructure. Cette solution doit s appuyer sur les meilleures pratiques en la matière et s inscrire dans une démarche projet claire, solidement structurée et garantissant les délais et l atteinte des objectifs fixés. Les outils proposés doivent non seulement permettre le déploiement de l'infratructure, mais aussi son administration et sa maintenance ultérieures. En vue d'une exploitation efficace de l'infrastructure, le système de déploiement, d'administration et de maintenance doit être complété d'un système de supervision, de gestion de ses ressources informatiques et de gestion des incidents. 2. Définition des fournitures Les soumissionnaires fourniront le matériel suivant et respecteront les caractéristiques techniques minimales spécifiées. Matériel à fournir Quantité à fournir Descriptions des spécifications techniques minimales Châssis de serveurs lames 2 voir Fiche 1.1 jointe Serveurs lames 28 voir Fiche 1.2 jointe Serveur de stockage SAN 1 voir Fiche 1.3 jointe robot de sauvegarde SAN 1 voir Fiche 1.4 jointe Commutateurs Fibre Channel 2 voir Fiche 1.5 jointe Postes informatiques fixes 220 voir Fiche 1.6 jointe Logiciels des postes informatiques fixes voir Fiche 1.7 jointe voir Fiche 1.7 jointe Cahier des charges techniques Annexe 1 - page 6

26 Les soumissionnaires fourniront les outils suivants : Matériel à fournir Quantité à fournir Descriptions des spécifications techniques minimales Logiciel de déploiement industrialisé, d administration et de maintenance des postes informatiques et des serveurs Logiciel de supervision, de gestion de l infrastructure informatique et de gestion des incidents 1 voir Fiche 1.8 jointe 1 voir Fiche 1.9 jointe Logiciel de sauvegarde SAN 1 voir Fiche 1.10 jointe Logiciel serveur Windows server Logiciel serveur Redhat Enterprise Les prestations attendues pour la fourniture des matériels du cœur de l infrastructure informatique Les prestations attendues pour la fourniture des matériels sont les suivantes : Fourniture d un dossier technique complet des matériels souhaités par l'oif Fourniture et livraison sur site au 6 ème étage du matériel du cœur de l infrastructure à la «Maison de la Francophonie» Fourniture d un rack de 42 U, 2m de haut, 60 cm de large et 120 cm de profondeur, destiné à accueillir l ensemble des composants du cœur de l infrastructure Fourniture de tous les câbles et accessoires de connexion électrique, aux normes françaises pour l alimentation des machines. Ces accessoires doivent être en nombre suffisant pour l alimentation de toutes les machines et doivent être intégrés au rack destinés à les accueillir Fourniture des câbles fibres optiques et de tous les accessoires nécessaires à l interconnexion des composants du réseau SAN Fourniture et livraison des postes informatiques fixes à la Maison de la Francophonie 4. Les prestations attendues pour les logiciels de l infrastructure informatique 4.1. Fourniture des logiciels Logiciel de déploiement industrialisé, d administration et de maintenance des postes informatiques et des serveurs Logiciel de supervision, de gestion de l infrastructure informatique et de gestion des incidents Logiciel de sauvegarde SAN Outils de configuration matérielle des châssis et de chacun des composants du réseau SAN 4.2. Contrats de maintenance logiciels L'OIF souhaite souscrire à un contrat de maintenance pour : Le logiciel de déploiement industrialisé, d administration et de maintenance des postes informatiques et des serveurs Le logiciel de supervision, de gestion de l infrastructure informatique et de gestion des incidents Le logiciel de sauvegarde SAN Pour chacun de ces logiciels, ce contrat de maintenance doit permettre à l'oif de bénéficier de toutes les mises à jour et des évolutions proposées par leurs éditeurs. La durée du contrat sera de 1 an à compter de sa date d entrée en vigueur. Après la première année, le contrat sera renouvelé automatiquement pour des périodes successives d un an par tacite reconduction à la date anniversaire, sauf si l une des parties décide d y mettre fin, par lettre recommandée avec accusé de réception et sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. L ensemble des éléments composant la Cahier des charges techniques Annexe 1 - page 7

27 solution informatique (programmes sources, documentation, etc.) sera constamment à la disposition de l OIF en cours et en fin de contrat. 5. Les prestations attendues pour le déploiement de l infrastructure informatique Les prestations attendues sont les suivantes : L'installation matérielle et configuration du cœur de l infrastructure La construction de l infrastructure Active directory L installation et la configuration du système de déploiement industrialisé, d administration et de maintenance des postes informatiques et des serveurs L'installation et la configuration du système de supervision, de gestion de l infrastructure informatique et de gestion des incidents L'installation et configuration des postes utilisateurs, des imprimantes et des numériseurs 5.1. Installation et configuration du cœur de l infrastructure L installation matérielle du cœur de l infrastructure comporte essentiellement les opérations suivantes : Installation matériel du cœur de l'infrastructure o Installation du Rack et réalisation du câblage électrique o Installation et raccordement électrique des châssis, du système de stockage disque, du robot de sauvegarde et des commutateurs Fibre Channel dans le rack. Configuration des serveurs lames o Installation des serveurs lame dans les châssis, installation systèmes d exploitation des serveurs et configuration de ces derniers pour l accès au réseau SAN. Configuration de la baie de stockage o Configuration du système de stockage disque, installation des disques et configuration des partitions de stockage pour les différents serveurs. Configuration du système de sauvegarde o Configuration du système de sauvegarde sur bande o Installation du logiciel de sauvegarde o Mise en œuvre de la politique de sauvegarde Installation et configuration du réseau SAN o Construction et configuration du réseau SAN par interconnexion des divers composants (Châssis, serveurs lames, commutateurs FC, système de stockage et système de sauvegarde) o Mise en place du zoning, avec pour chaque serveur l'attribution des ses espaces de stockages Transfert de compétence o Transfert de compétence pour la prise en main et l exploitation de l infrastructure. Cette opération a pour objectif la préparation des serveurs et des espaces de stockage pour la mise en œuvre de l infrastructure Active Directory. Les livrables attendus sont : Le cœur de l infrastructure totalement installé, configuré et opérationnel. Un rapport complet d installation de l ensemble de l infrastructure, contenant une présentation détaillée de l architecture du réseau SAN, les étapes, les paramètres et les méthodes de configuration, Un dossier complet d exploitation contenant les procédures et les routines d'administration et de maintenance de l'infrastructure Installation et configuration de l infrastructure Active Directory (AD) En s installant à la Maison de la Francophonie, la configuration d implantation géographique de l OIF change énormément. Les sites de Paris fusionnent pour n en faire qu un seul. Cela n est pas sans conséquence sur la topologie réseau de l organisation et par conséquent sur l architecture de l infrastructure AD qui doit s y conformer pour être plus cohérent. Cahier des charges techniques Annexe 1 - page 8

28 L OIF souhaite construire une nouvelle infrastructure AD simple qui permette de segmenter l'exploitation rationnelle des ressources informatiques de chaque site de l'organisation tout en leur permettant de communiquer. L'objectif étant de privilégier les communications intra sites et de réduire les échanges inter sites au minimum. L'OIF souhaite donc avoir : Un domaine privé pour les ressources informatiques utilisées par les agents de la Maison de la francophonie Un sous-domaine pour les ressources informatiques mises à la disposition des salles publiques de la Maison de la francophonie Un sous-domaine pour chacune des 7 unités hors siège de l organisation Maison de la Francophonie UHS 7 Public UHS 1 UHS 2 Schéma de principe Active Directory de l OIF La configuration et l organisation détaillées de l annuaire AD, sa topologie et la synchronisation entre les sites de l OIF, la répartition des rôles hébergés par chaque contrôleur de domaine, le fonctionnement des services DNS de toute la forêt Active Directory, l adressage IP et l utilisation du service WINS dans chaque sous-réseau feront l'objet de l'étude préalable de mise en œuvre. Les ressources informatiques prises en charge pour chaque domaine sont les suivantes : Domaine Privé de la Maison de la francophonie Domaine Public 15 serveurs Windows server serveurs Windows server micro-ordinateurs Windows micro-ordinateurs Windows comptes utilisateurs Une cinquantaine de comptes utilisateurs 60 imprimantes Une dizaine imprimantes 25 numériseurs Domaines des Unités Hors siège Ils seront déployés ultérieurement, mais l'étude et la construction de la topologie AD doit les prendre en compte. Les documents de mise en œuvre devront prévoir les procédures d'intégration graduelle de ces domaines dans l'infrastructure. Le nombre d'utilisateurs maximum sur les unités hors siège est 25. Les opérations à réaliser sont donc : Constitution du dossier de spécifications détaillées de mise en œuvre l infrastructure AD Construction de l infrastructure Active Directory Configuration des nouveaux serveurs DNS et des serveurs WINS Installation et configuration de 5 serveurs fichiers Windows server 2008 Installation et configuration de 3 serveurs d impression Windows server 2008 Création des comptes utilisateurs avec leurs dossiers et profils itinérants Migration des données utilisateurs des serveurs de fichiers actuels vers les nouveaux Intégration d anciens serveurs Windows Server 2003 (Qté : 3) dans le nouvel AD Toutes ces opérations sont à réaliser sur le site de la Maison de la Francophonie. Cahier des charges techniques Annexe 1 - page 9