Cahier des Clauses Techniques Particulières

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1 MARCHE PUBLIC DE SERVICES Cahier des Clauses Techniques Particulières C.C.T.P. N CCTP_Départementales_2015 Pouvoir adjudicateur Ministère de l Intérieur Préfecture du Haut-Rhin représentée par le Préfet du Haut-Rhin Objet du Marché : IMPRESSION D ADRESSES ET MISE SOUS PLI DE LA PROPAGANDE ELECTORALE EN VUE DES ELECTIONS DEPARTEMENTALES DES 22 ET 29 MARS 2015 /7 1

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 - OBJET DU MARCHÉ OBJET ET FORME DU MARCHÉ...3 AUTRES PRESTATIONS INCLUSES :...3 ARTICLE 2 - DÉLAIS...3 ARTICLE 3 - ADRESSAGE PROGRAMMATION ET CONDITIONNEMENT MENTIONS À IMPRIMER SUR LES ENVELOPPES :...4 ARTICLE 4 - MISE SOUS PLI CONTRÔLES PAR LE POUVOIR ADJUDICATEUR CALENDRIER PRÉVISIONNEL ET SUIVI DE LA PRODUCTION...5 ARTICLE 5 - DOCUMENTS À INSÉRER...5 ARTICLE 6 - CONDITIONNEMENT ET LIVRAISON DES PLIS AUX SERVICES DE LA POSTE CHARGÉS DE LA DISTRIBUTION DE LA PROPAGANDE DÉLAI D EXÉCUTION DE LA MISE SOUS FILM ET DÉLAI DE LIVRAISON LIEU DE LIVRAISON MODALITÉS DE CONDITIONNEMENT...7 ARTICLE 7 - RELATIONS AVEC LES SERVICES DE LA PRÉFECTURE...7 RÉUNIONS DE COORDINATION...7 ARTICLE 8 - RESTITUTION ET DESTRUCTION DES DOCUMENTS (APRÈS AUTORISATION)...7 ARTICLE 9 - SÉCURITÉ DES DONNÉES...7 ANNEXES : ANNEXE 1 : Répartition des électeurs par canton ANNEXE 2 : Attestation de livraison de la propagande électorale pour les élections départementales de mars 2015 /7 2

3 1.1 Objet et forme du marché Article 1 - Objet du marché Le présent marché a pour objet l impression d adresses et la mise sous pli de la propagande électorale pour environ électeurs* représentant 10 cantons du département du Haut-Rhin (et environ 65 % de ce nombre au 2ème tour de scrutin), à l occasion des élections départementales des 22 et 29 mars Les cantons concernés sont : Brunstatt, Colmar-1 et -2, Kingersheim, Mulhouse-1, -2 et 3, Rixheim, Saint-Louis et Wittenheim. L adressage sera effectué par le titulaire par impression directe sur les enveloppes (format A4 au 1 er tour, format A5 au 2 nd tour) remises par la préfecture, à l aide des fichiers informatiques transmis par les communes. * nombre d électeurs au 28 février 2015 ; ce nombre sera réévalué au cours de la 2 ème quinzaine du mois de janvier 2015 à partir des chiffres arrêtés au 10 janvier Le marché comprend les prestations suivantes : - impression des adresses des électeurs des cantons concernés sur les enveloppes fournies, - mise sous pli des documents remis par les candidats ( électeurs au 1 er tour, 65 % environ de ce nombre au second tour de scrutin) Autres prestations incluses : - la réception et le traitement des fichiers-adresses des électeurs transmis par les communes, par voie électronique et le reclassement de ces communes dans les cantons concernés ; - le transport des enveloppes de propagande (depuis Colmar), le transport (également depuis Colmar), la réception, le recomptage et le stockage des documents de propagande fournis par les candidats ; - la remise des plis à la Poste, triés selon ses indications, en vue de leur acheminement aux électeurs ; - le stockage des documents restants et non utilisés jusqu à ordre de destruction donné par le client. Article 2 - Délais Le délai d exécution part de la date inscrite sur l ordre de service de démarrage. L ordre de service sera notifié par voie électronique avant la date de démarrage. Le délai maximum d exécution pour la mise sous film relative au 1 er tour est de 6 jours, samedi et dimanche compris, le traitement des fichiers adresses ayant été effectué préalablement à cette opération. Le délai maximum d exécution de la mise sous film relative au 2 nd tour est de 2 jours. La date d expiration du délai d exécution est la date à laquelle tous les plis ont été livrés au service postal. La livraison des bulletins de vote et des circulaires au titulaire se fera selon un calendrier défini par arrêté préfectoral. Les dates exactes à respecter pour la réalisation des prestations seront communiquées dans l ordre de service de démarrage. L attention des candidats est attirée sur le délai particulièrement court pour effectuer la mise sous pli pour le 2 nd tour de scrutin. Aucun dépassement de délai ne pourra être toléré. /7 3

4 Article 3 - Adressage Dans l ordre de service de démarrage des prestations l administration définira, en fonction du nombre actualisé des électeurs, les quantités exactes de documents à traiter. 3.1 Programmation et conditionnement La prestation comprend notamment : La programmation à l aide de fichiers informatiques c est-à-dire la prise en charge des supports, le tri et l édition des listings produits par les communes des 10 cantons concernés par cette opération. 3.2 Mentions à imprimer sur les enveloppes : L adressage sera réalisé par impression directe sur les enveloppes fournies par la préfecture (format A4 pour le 1 er tour, A5 pour le 2 nd tour), à l aide de fichiers informatiques qui seront transmis par les communes concernées, par transfert de fichiers de type csv ou xml Les plis adressés aux électeurs reprendront l intégralité des coordonnées figurant dans les fichiers transmis par les communes, et notamment le n du canton. Le titulaire devra apposer un autocollant sur les plis destinés à l international afin de faciliter leur orientation par les services de la Poste. La vérification des fichiers adresses transmis par les communes incombe au prestataire qui informe le bureau des élections de la préfecture en cas d erreurs, d altération ou de non renseignement des champs. Toutes modifications intervenant sur le fichier adresses pour les besoins techniques seront à la charge du prestataire, après accord du bureau des élections de la préfecture. Un contrôle sera effectué par une personne nommée à cet effet par le prestataire. Article 4 - Mise sous pli Dans l ordre de service de démarrage des prestations, l administration définira, en fonction du nombre actualisé des électeurs, les quantités exactes de films à réaliser. La mise sous pli des documents ne pourra commencer qu après ordre du bureau des élections de la préfecture. Les dates seront communiquées ultérieurement, leur respect est impératif. 4.1 Contrôles par le pouvoir adjudicateur Après un contrôle effectué par la personne affectée à cette tâche par le titulaire et dont les coordonnées seront données au bureau des élections de la préfecture, les plis seront fermés, collés et remis à la poste selon les formalités indiquées dans l article 5 du présent CCTP. Important : pour la réalisation des opérations de mise sous pli, le titulaire du présent lot s engage, d une part, à recourir à une main d'œuvre suffisamment formée pour effectuer ce type de tâche (sachant obligatoirement lire le contenu des documents remis) et, d autre part, à prévoir un nombre de personnes approprié pour encadrer le personnel directement chargé de la confection des plis de propagande électorale. /7 4

5 Toute personne dont le comportement individuel serait de nature à troubler la bonne exécution des travaux de mise sous pli devra être écartée de cette mission dans les plus brefs délais, notamment dans le cas d un signalement porté à la connaissance du titulaire du présent lot par les représentants de la commission locale de propagande. La commission locale de propagande, les agents de la préfecture ou un représentant des candidats sont susceptibles de faire une vérification à tout moment avant la fermeture des plis. Pour que le travail de vérification puisse se dérouler dans les meilleures conditions possibles, le titulaire devra mettre à disposition une ligne téléphonique et un espace de travail. 4.2 Calendrier prévisionnel et suivi de la production Le titulaire devra établir un calendrier prévisionnel des opérations de mise sous pli et de routage. Ce calendrier aura valeur contractuelle. Une fois que les opérations de mise sous pli auront débuté, le prestataire indiquera quotidiennement le nombre de plis réalisés. En cas d écart avec les données fournies dans le calendrier contractuel, le prestataire devra tout mettre en œuvre pour rattraper son retard. En cas de disparité constatée, la préfecture fera exécuter la prestation aux frais du titulaire. Article 5 - Documents à insérer Les quantités exactes de documents à mettre sous pli seront déterminées par le nombre de listes de candidats de chaque commune ayant déposé des documents de propagande à envoyer aux électeurs. Sous réserve des modifications réglementaires pouvant intervenir d ici à la date de réalisation de la prestation, et conformément aux articles R29, R30 et R34 du code électoral, chaque pli comportera au maximum les documents suivants : DOCUMENT FORMAT NOMBRE DE DOCUMENTS PAR PLI Circulaires 210 X 297 mm Egal au nombre de listes de candidats ayant Bulletins de vote * 148 X 210 mm déposé de la propagande électorale Il s agira, pour chaque tour, de mettre sous pli un ou plusieurs documents A4 et A5 par pli et par électeur (annexe 1 : répartition des électeurs par canton) * Point important : les communes de Mulhouse et de Riedisheim étant dotées de machines à voter, les candidats aux élections dans ces deux villes ne fourniront pas de bulletin de vote mais uniquement la circulaire. /7 5

6 Article 6 - Conditionnement et livraison des plis aux services de la Poste chargés de la distribution de la propagande 6.1 Délai d exécution de la mise sous film et délai de livraison Pour le premier tour de scrutin les plis seront mis à la disposition de la Poste le mercredi précédant le scrutin à minuit. Le titulaire du présent marché devra réaliser les prestations dans la stricte limite des délais suivants : Jour de prise en charge Proportion maximale de plis pouvant être pris en charge J 5 à J 3 70 % J 2 à J 30 % En conséquence les délais de prise en charge pourront varier entre J au minimum et J 5 au maximum (J = dernier jour de prise en charge des plis par la Poste). La prise en charge des plis pourra être progressive et étalée dans le temps. En cas de prise en charge progressive, un bordereau de prise en charge doit être établi entre un représentant de la Préfecture ou son délégué et un représentant de la Poste. Pour le second tour de scrutin, les plis devront être mis à la disposition de la Poste au plus tard le jeudi précédant le scrutin à minuit. Ce calendrier (annexe 2 de l acte d engagement) fera l objet d un accord entre le routeur, la Préfecture et la Poste au moins un mois avant le début des opérations de mise sous pli. Aucune prise en charge par la Poste n est prévue le dimanche. 6.2 Lieu de livraison Conformément aux termes du marché passé au niveau national par le ministère pour l acheminement des plis de propagande, si la livraison est effectuée dans un rayon de 200 km autour de Colmar, la Poste collectera les plis fermés directement sur le lieu de la mise sous pli. Si la mise sous pli est effectuée en dehors d un rayon de 200 km autour de Colmar, le titulaire devra rapporter les plis fermés à ses frais dans le département du Haut-Rhin. Les plis devront être remis dans les stricts délais précisés à l article 6.1 A cet effet, le titulaire du présent marché prendra contact avec la Poste afin de fixer les modalités pratiques d enlèvement des plis, de façon à respecter impérativement le calendrier prévisionnel des enlèvements et de préciser les volumes. Lors de l enlèvement des plis il sera établi un bordereau de prise en charge précisant notamment la date de prise en charge, le poids de référence du pli, la quantité totale de plis, le nombre de contenants, la destination. Il est impératif que le titulaire du présent marché dispose de locaux de taille suffisante pour stocker les contenants afin d éviter le fractionnement des enlèvements et faciliter l accès de la Poste à ses locaux pour le chargement des plis. /7 6

7 6.3 Modalités de conditionnement Le titulaire conditionnera les plis a minima par code postal. Un tri plus fin pourra être réalisé en concertation avec la Poste afin de fluidifier la distribution des plis. Article 7 - Relations avec les services de la Préfecture Au fur et à mesure que le titulaire du marché reçoit les documents de propagande dans ses locaux, il devra aussitôt informer, par courriel, le bureau des élections de la préfecture du Haut- Rhin sur la nature (circulaires, bulletins de vote) des documents reçus ainsi que sur les quantités réceptionnées (voir annexe 2). Il devra disposer d un scanner couleur pour que la Préfecture puisse s assurer de la conformité des documents de propagande. En outre, au moins deux agents désignés par le pouvoir adjudicateur devront pouvoir se rendre quotidiennement dans les locaux du titulaire pour s assurer du bon déroulement des opérations de mise sous film. Réunions de coordination Avant tout commencement des travaux, une ou plusieurs réunions de coordination seront, en cas de besoin, tenues entre les interlocuteurs du titulaire (informaticien, responsable de production, de la logistique ) les représentants de la préfecture et le service chargé de l acheminement postal. Article 8 - Restitution et destruction des documents (après autorisation) A l issue des opérations, le titulaire devra, avant chaque scrutin, restituer le reliquat des bulletins de vote à la : Préfecture du Haut-Rhin DRLP / Bureau des élections 11 avenue de la République COLMAR CEDEX La destruction des circulaires qui n auront pas été récupérées par la préfecture sera prise en charge par le prestataire. Elle ne pourra intervenir qu après l expiration des délais de recours. Elle se fera aux frais du prestataire et sur instruction expresse de la préfecture. Article 9 - Sécurité des données Le prestataire est responsable de la sécurité des documents qui lui sont confiés. Il lui appartient de saisir immédiatement le bureau des élections de la préfecture de toute difficulté qu il pourrait rencontrer. L usage des documents et fichiers communiqués au titulaire se fera dans les conditions de confidentialité fixées à l article 6 du CCAP du présent marché. /7 7