Mars 2014 CS-MA-2014

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1 Mars 2014 Responsable Scientifique : Pascal SCHLICH Responsable Technique : Olivier BERDEAUX Responsables Qualité : Nicolas DEPRETRE / Anne-Laure LOISEAU Plate-Forme ChemoSens Centre des Sciences du Goût et de l Alimentation UMR 6265 CNRS, UMR 1324 INRA, Université de Bourgogne 17, rue Sully, BP 86510, F Dijon, France 9E, boulevard Jeanne d Arc, F Dijon, France chemosens@dijon.inra.fr / www2.dijon.inra.fr/csga

2 ChemoSens o Présentation o Objectifs et missions o Stratégie o Fonctionnement o Organigramme o Politique Qualité Système de management de la Qualité o Cartographie des processus o PS 1 : Management de la Plate-Forme o PS 2 : Management de la Qualité o PS 3 : Gestion des demandes o PS 4 : Analyse, Prestation, Assistance o PS 5 : Recherche, Développement Méthodologique o PS 6 : Formation o PS 7 : Ressources Humaines o PS 8 : Ressources Matérielles p3 p4 p5 p6 p7 p8 p9 p10 p11 p12 p13 p14 p15 p16 p17 2

3 Au sein de l UMR Centre des Sciences du Goût et de l Alimentation, la Plate-Forme ChemoSens comporte une composante physico-chimique et une composante sensorielle. La gestion de cette plate-forme est placée sous la responsabilité scientifique de Pascal Schlich (DR2 INRA), et sous la responsabilité technique d Olivier Berdeaux (IR 1 INRA). La plate-forme ChemoSens s appuie sur l expérience et les compétences de ses deux composantes intitulées «analyses physico-chimiques» et «analyse sensorielle». La composante physico-chimique assure plus particulièrement les développements méthodologiques liés aux axes de recherche concernés par l analyse physico-chimique des molécules de la flaveur (arômes, composés sapides) et des lipides. La composante analyse sensorielle conçoit et mène des programmes de recherches méthodologiques visant à développer des outils originaux d analyse sensorielle nécessaires aux programmes de recherches du CSGA et de différents partenaires publics ou privés. Ces outils relèvent aussi bien de l acquisition des mesures sensorielles (évaluation sensorielle) que de leur analyse (sensométrie). 3

4 La plate forme ChemoSens a trois objectifs principaux : Scientifique : Caractérisation physico-chimique et organoleptique des aliments à celle des préférences et des comportements alimentaires des consommateurs. Technique : Rationalisation moyens humains, matériels, et des compétences ; acquisition de nouvelles compétences à l interface des domaines d études respectifs. Fonctionnel : Mutualisation des ressources humaines et des systèmes de gestion et d information. Les missions principales de la plate forme sont : Conseiller et apporter une expertise lors de la conception de projets d analyses physicochimiques et/ou sensorielles, Mettre à disposition des moyens humains et techniques, Apporter une assistance technique et offrir une formation initiale et continue aux utilisateurs, Mettre en place une animation scientifique autour des outils de la PF, Effectuer une veille technologique et scientifique, Développer des outils et des méthodes, Participer/coordonner des projets de recherche méthodologiques avec des partenaires extérieurs (public ou privé). 4

5 Objectif de la plate-forme Développer et diffuser des méthodes innovantes en analyse sensorielle et physico chimique permettant de mieux comprendre les comportements alimentaires de l homme. Stratégie Apporter un support technique aux équipes de recherche du CSGA Favoriser le partenariat extérieur afin de gagner de nouveaux utilisateurs des méthodes, techniques et outils déjà développés et d initier de nouveaux développements répondant à des besoins réels. Politique qualité Harmoniser et améliorer la gestion des projets Optimiser l utilisation des ressources matérielles Mesurer et accroître la satisfaction de ses clients Favoriser les projets de développements méthodologiques, Obtenir la certification 5

6 La plate-forme dispose de trois instances de gestion. Le comité scientifique Il est composé d un président, des responsables de la plate-forme ChemoSens, de représentants de l UMR CSGA, et d utilisateurs et experts extérieurs. Il s assure de la qualité des prestations offertes et propose des évolutions méthodologiques. Il se réunit une fois par an. Le comité des utilisateurs Ce comité propose des améliorations concernant le fonctionnement et les prestations offertes, et discute des priorités entre projets. Il est constitué des responsables de la plate-forme, du directeur de l UMR CSGA, et de représentants des équipes utilisatrices de la plate-forme. Il se réunit deux fois par an pour aborder à la fois des aspects analyse sensorielle et physico-chimique. Le comité de gestion Ce comité se réunit pour aborder les questions liées au fonctionnement courant de la plate-forme (gestion des équipements et locaux, bilan et planification des projets ). Il est composé par le personnel de la plate-forme. Il se réunit une fois par mois pour chaque composante ; tous les trois mois, un comité de gestion global a lieu. 6

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8 La Plate-Forme ChemoSens développe de nouvelles techniques et méthodes en analyse physico-chimique et sensorielle. Les services de la plateforme s adressent aux équipes du Centre des Sciences du Goût et de l Alimentation et à des partenaires académiques et industriels, nationaux et internationaux. Afin de satisfaire aux exigences de ses utilisateurs et aux aspects réglementaires liés à ses activités, la plate-forme s est engagée dans une démarche de certification de son système de management de la qualité. Cela permettra d optimiser son fonctionnement dans un souci d amélioration continue. Les objectifs qualité de la plate-forme sont : harmoniser et améliorer la gestion des projets, optimiser l'utilisation des ressources matérielles, mesurer et accroître la satisfaction de ses clients, favoriser les projets de développement méthodologique, obtenir la certification ISO 9001 pour l ensemble des ses activités. La direction s engage à mettre en œuvre les actions nécessaires pour atteindre les objectifs de la politique qualité. A cet égard, la direction a mis en place une cellule Qualité (Nicolas DEPRETRE - Anne-Laure LOISEAU) chargée de mener à bien cette mission. La politique qualité est accessible à l ensemble du personnel de la plate-forme via le réseau informatique du centre. Elle est réévaluée annuellement en Revue de Direction. Fait à Dijon, le 4 Mars

9 Processus Pilotage PS1 : Manager Plate-Forme PS2 : Management Qualité Processus Réalisation Exigences Client PS3 : Gestion Des Demandes PS4 : Analyse, Prestation, Assistance PS 5 : Recherche, Développement Méthodologique PS 6 : Formation des utilisateurs Satisfaction Client Processus Support PS 7 : Ressources humaines PS 8 : Ressources matérielles Processus sous-traités PS 9 : Achats PS 10 : Informatique

10 Données d entrée Stratégie interne Stratégie CSGA Directives des tutelles (stratégie, support financier) Comité scientifique (n-1) Comité d évaluation (CNOC, IBISA) Comités des utilisateurs (n-1) Bilan du suivi d activité (n-1) Description du processus Définir la stratégie et les orientations pour la PF et les déployer au sein des différents processus Elaborer la politique qualité Prioriser les projets Déterminer les besoins en ressources humaines et matérielles Piloter le budget Assurer la communication en interne et en externe Données de sortie Politique qualité Comité scientifique Recherche de financement Tarification Demandes en ressources humaines (poste) et matérielles Suivi budgétaire(recettes/dépenses) Réunion qualité /CR comité de gestion CR comité des utilisateurs Pilotes : Olivier BERDEAUX Pascal SCHLICH Indicateurs : Taux de remplissage du suivi d activité Calcul du taux d ouverture via le suivi d activité Documents, outils Base JACO + Fichier excel (bugets) Base Etudes: listing des demandes Suivi des activités Instructions : Management de la plate-forme Gestion des budgets 10

11 Données d entrée CR de revue de direction (n-1) Exigences Norme ISO 9001 V 2008 Politique qualité CR Comité utilisateurs Description du processus Gérer la documentation interne et externe Animer et suivre la mise en œuvre du système de management de la qualité Communiquer, informer la direction Suivre l efficacité du système de management de la qualité et surveillance des processus Veiller à l amélioration continue Procéder à l écoute client et évaluer leur niveau de satisfaction Planifier, organiser, et assurer le suivi des audits internes Données de sortie CR de Revue de direction CR réunion Qualité / comité de gestion Plan d actions Non-conformités, actions préventives, actions correctives Enregistrements retour client Résultats enquête de satisfaction CR d audits internes Pilotes : Anne-Laure LOISEAU Nicolas DEPRETRE Indicateur : Niveau de satisfaction client Documents, outils Procédures obligatoires Questionnaire de satisfaction Système documentaire Enregistrements CS-EN-001_liste_docs_en_vigueur CS-EN-002_tableau_enregistrements CS-EN-003_tableau_des_non_conformites CS-EN-004_suivi_management_qualite CS-EN-007_evaluation_fournisseurs_prestataires Norme ISO 9001 :

12 Données d entrée Besoins du client en : Ressources matérielles Prestation technique Formation, conseil et expertise Développement méthodologique Description du processus Assurer la prise en charge des demandes clients Recueillir/centraliser les besoins des clients dans la base étude Assurer la traçabilité des demandes et leur suivi Analyser et statuer sur la faisabilité de chaque demande Identifier et planifier les ressources (matérielles /humaines) Répondre à la demande de l utilisateur Données de sortie Récapitulatif de la demande Devis Prise en compte de la demande Notification de la demande : acceptée / refusée Envoi du devis Nom de projet / N d Etude Contrat (si nécessaire) Cahier des charges (si nécessaire) Sous-traitance (si nécessaire) Pilote : Christophe MARTIN Indicateurs : Délai de prise en compte de la demande Délai d acceptation ou de refus de la demande Délai de réalisation du devis 12 Documents, outils Base plate-forme : formulaire demande interne / externe Instructions : Gestion des demandes internes / externes Création et suivi des demandes dans la base PF Consignes pour remplir le formulaire de sollicitation des ressources plate-forme (en interne) Gestion des ressources matérielles PC sous GRR Réservation des équipements d analyse sensorielle via GRR Processus en aval Analyse et prestation, assistance Recherche, développement méthodologique Formation des utilisateurs

13 Données d entrée Demande d étude acceptée par la plateforme Nom de projet/n étude Récapitulatif de la demande Devis (si nécessaire) accepté et signé Cahier des charges (si nécessaire) Contrat signé (si nécessaire) Echantillons (codification) Sous-traitance ( si nécessaire) Description du processus Mettre à disposition des ressources matérielles (locaux, équipements) pour l expérimentation Réaliser une prestation technique (analyse physico-chimique, aide technique pour l expérimentation, recrutement, création et saisie de questionnaire..) Permettre l utilisation d outils (panelsens, Agilent MSD chem ) et assurer le support technique (résolution de problèmes techniques ponctuels, dépannages) Apporter un conseil/expertise sur une problématique spécifique liée à un protocole, méthode Données de sortie Données transmises, données brutes Rapport d analyse (si nécessaire) Procès-verbal Valorisation (restitution des résultats, communication orale, posters, publications ) Echantillons Evaluation de la sous-traitance Questionnaire de fin d étude Comité de Protection des Personnes Pilotes : Sylvie CORDELLE Olivier BERDEAUX Indicateurs : Niveau de satisfaction (questionnaire de fin d étude) Sous-estimation constatée a posteriori du coût réel d une étude 13 Documents, outils Outil de Gestion des Réservations des Ressources (G.R.R) / diffusion du questionnaire de fin d étude Documentation : - utilisation des équipements ou outils - chartes (de la plate-forme, de recrutements ) - relatives aux exigences règlementaires (recherche bio-médicale, HACCP, indemnisation des sujets )

14 Données d entrée Besoins en recherche et développement Question scientifique Devis (si nécessaire) Contrat de recherche Qualiment signé (si nécessaire) Echantillons PC (codification) Sous-traitance (si nécessaire) CR Conseil Scientifique CR Comité Utilisateurs Ecoute client Description du processus Répondre à une question scientifique dans le cadre de projets portés par la plate-forme et/ou en collaboration avec des utilisateurs Développer de nouvelles méthodes ou outils pour les utilisateurs et pour la plate-forme. Données de sortie Données brutes Données transmises Questionnaire de fin d étude Procès-verbal (si nécessaire) Outils, méthodes Valorisation (thèse, restitution des résultats, communication orale, posters, publications, brevets, réunions.) Echantillons PC Evaluation de la sous-traitance Pilotes : Etienne SEMON Michel VISALLI Christine LANGE Indicateurs : Niveau de satisfaction (questionnaire de fin d étude) Valorisation par projet Documents, outils Prod INRA Enregistrements : Contrat de recherche (plan de financement ) Protocole expérimental Fiche projet 14

15 Données d entrée Description du processus Données de sortie Demande d étude acceptée par la plate-forme Récapitulatif de la demande Devis (si nécessaire) Nom du projet / N étude Former et habiliter les utilisateurs (outils, équipements, méthodes, locaux) Attestation de suivi de formation Fiche de présence (si nécessaire) Liste de personnes habilitées Questionnaire de fin d étude Procès-verbal (si nécessaire) CPP Pilotes : Isabelle ANDRIOT Nicolas DEPRETRE Indicateurs : Niveau de satisfaction (questionnaire de satisfaction en fin de formation) Niveau de satisfaction (questionnaire de fin d étude) Documents, outils Instructions utilisation outils Enregistrements : Attestation de formation Suivi / Catalogue formations Gestion des compétences 15

16 Données d entrée Besoins en : Evaluation et évolution carrière Compétence nouvelle (création de poste, stagiaire, CDD, Doctorant, développement d un service PF) Main d œuvre occasionnelle Formation Description du processus Gérer les compétences de la plateforme Organiser la transmission du savoir-faire Détecter, proposer et dispenser des formations adaptées aux besoins du personnel Données de sortie Dossier individuel du personnel Compétences du personnel en poste identifiées Fiche de poste Recrutement de titulaire, CDD, stagiaire, MOO Contrat de travail Accompagnement/tutorat nouvel arrivant Entretien individuel Définition des attentes vis-à-vis de la formation (critères) Historique des formations demandées / effectuées Plan de formation (seulement interne PF) Evaluation des formations Pilote : Caroline LAVAL Indicateurs : Utilisation des compétences acquises lors de la formation au sein de la plate-forme dans les mois qui suivent. Documents, outils Outils : Plan de formation, suivi d activité Instructions : Recrutement de personnel temporaire Accueil nouvel arrivant Accompagnement nouvel arrivant Gestion des compétences Gestion des formations Enregistrements : Fiches de postes Tableau des compétences 16

17 Besoins en : Données d entrée Maintenance (préventive et corrective) Métrologie Nouveaux équipements (achats) Description du processus Assurer la maintenance préventive et corrective des équipements Assurer la conformité des équipements de mesure en les : identifiant, étalonnant /vérifiant périodiquement Acquérir ou remplacer (si nécessaire) des équipements Données de sortie Contrat de maintenance Bon d intervention Enregistrement de la maintenance interne Équipements de mesure identifiés Certificats d étalonnage externes Enregistrement de la vérification interne Balisage de l équipement en cas de nonconformité Cahier des charges Pilote : Karine GOURRAT Indicateurs : Taux de réservation des équipements / des locaux (via GRR) 17 Documents, outils Outil de Gestion des Réservations des Ressources (GRR) Enregistrement : - Tableau des ressources matérielles Instructions : - Gestion des ressources matérielles - Gestion des ressources matérielles PC sous GRR - Réservation des équipements d analyse sensorielle via GRR