F MODULE F PRESTATIONS ET MISSIONS SOMMAIRE F MODULE F PRESTATIONS ET MISSIONS... 1 F.1 SERVICES EXTERIEURS... 2 F.1.1 CATEGORIES DE SERVICES VISES... 2 F.1.2 SERVICES PERMANENTS... 2 F.1.3 SERVICES PONCTUELS... 2 F.2 FORMATION... 4 F.2.1 NATURE DES FORMATIONS... 4 F.2.2 PROCEDURES D EXECUTION DES FORMATIONS... 4 F.3 ASSISTANCE TECHNIQUE... 5 F.3.1 NATURE DES SERVICES VISES... 5 F.3.2 PROCEDURES D APPEL A L ASSISTANCE TECHNIQUE... 5 F.4 MISSIONS... 5 F.4.1 ETABLISSEMENT DES ORDRES DE MISSIONS... 5 F.4.2 VERSEMENT DES INDEMNITES DE MISSION... 5 F.4.3 CONTROLE DES FRAIS DE MISSION... 6 F.4.4 ENVELOPPE DE FRAIS A JUSTIFIER... 6 F.4.5 COMPTE RENDU DE MISSION... 6 F.4.6 PROCEDURES APPLICABLES AUX MISSIONS... 7 F.5 ANNEXES DU MODULE... 8 Pestations et Missions 1
F.1 SERVICES EXTERIEURS F.1.1 CATEGORIES DE SERVICES VISES Les pestations de sevices que l Agence peut demande aux ties extéieus à l Agence compennent : les sevices pemanents, les sevices ponctuels. Il s agit de pestations founies au niveau local. Les pestations founies pa les pesonnes domiciliées hos du teitoie national sont classées dan la catégoie «assistance technique». F.1.2 SERVICES PERMANENTS F.1.2.1 NATURE DES SERVICES PERMANENTS Les sevices pemanents sont des pestations à caactèe continu qui sont demandées à un ties pendant une péiode déteminée. Ces sevices sont payés à échéances égulièes (mois, timeste, etc...) duant la péiode. Des exemples de sevices pemanents sont founis ci-apès : télécommunications (téléphone, télécopie, télex, intenet, etc.) ; sevices de couie ; founitue d électicité et eau ; sevices de gadiennage ; sevices d entetien et de nettoyage des locaux ; sevices de maintenance pemanente du matéiel infomatique ; location de bueaux. F.1.2.2 PROCEDURES D EXECUTION DES SERVICES Les pocédues d exécution des sevices à pestation continue entent dans le cade nomal des pocédues de machés (voi module D). La sélection d un pestataie epose donc su la consultation péalable de tois founisseus au moins afin d obteni les meilleus sevices au meilleu coût. Toutefois, pou les sevices publics en situation de monopole, il est déogé à cette ègle étant entendu que l Agence tentea d obteni, chaque fois que possible, les taifs les plus avantageux. L Agence véifiea que les loyes pofessionnels poposés ne s écatent pas des pix du maché pou des immeubles compaables. L engagement de dépenses pou des pestations pemanentes intevient au moyen d un contat signé ente l Agence et le pestataie. Le contat peut ête emplacé pa des fomulaies d abonnement du pestataie (cas de l électicité, de l eau, du téléphone). Pou cetains sevices (électicité, eau, téléphone), il est habituellement demandé une caution d avance ou une avance su consommation. La pièce de vesement de cette caution ou avance est soigneusement consevée pa la comptabilité afin de pouvoi éclame le embousement à la fin de contat. F.1.3 SERVICES PONCTUELS F.1.3.1 NATURE DES SERVICES CONCERNES Les sevices ponctuels sont des pestations à caactèe non épétitif qui sont demandées à un ties pou éponde à besoin pécis, sans considéation de la péiode de temps d exécution. Exemples de sevices pemanents : Pestations et Missions 2
sevices de épaation; sevices d installation d équipements. F.1.3.2 PROCEDURES D EXECUTION DES SERVICES PONCTUELS Les pocédues d exécution des sevices ponctuels entent dans le cade nomal des pocédues de machés (voi module D). Cependant, la véification de l exécution de la pestation incombe au DAF (ou à son epésentant, en paticulie l ASA) en pésence du demandeu du sevice. (voi épaation des biens au module F). La pièce d exécution de la dépense est un bon de tavail (BDT) ou bon d exécution. Au etou du BDT, le visa est apposé pa l ASA et le demandeu confime l acceptation des sevices founis pa le ties. Aucun visa ne doit ête délivé tant que la pestation n est pas confome au desciptif des tavaux demandés. Les factues pésentées doivent ête accompagnées de l oiginal du BDT visé pou acceptation. Pestations et Missions 3
F.2 FORMATION F.2.1 NATURE DES FORMATIONS Les sevices de fomation compennent toutes les pestations de savoi et de savoi-faie dispensées au pesonnel de l Agence pou lui pemette d accoîte son efficacité au tavail. Les fomations peuvent ête dispensées localement ou à l étange suivant les oppotunités offetes et les coûts budgétisés (voi module B). Le contenu de la fomation et les ésultats attendus sont définis dans les TDR. Les TDR découlent nomalement des ésultats des évaluations antéieues des connaissances du pesonnel et de ses besoins en fomation et donc du plan de fomation (voi module D). F.2.2 PROCEDURES D EXECUTION DES FORMATIONS On dénombe tois modes d exécution des fomations : fomations aupès d une institution spécialisée de fomation, fomations aupès d un bueau d études pivé, fomations assuées pa un consultant individuel. F.2.2.1 FORMATIONS AUPRES D UNE INSTITUTION SPECIALISEE La sélection de l institution est faite selon les pocédues de machés (voi module D). apès une consultation et une négociation avec plusieus institutions spécialisées dans le domaine des fomations pévues pa les TDR. Le coût global des fomations compend le pix des pestations de fomation augmenté des fais diects et indiects qui y sont attachés (fais de déplacements et fais dives des agents fomés notamment). Les pesonnels de l Agence paticipant à une fomation sont munis d une lette de pise en chage délivée pa le DG. Les factuations et les èglements des coûts de fomation sont pésentés et exécutés selon les temes du contat. Pou les fomations assuées à l extéieu du teitoie national, cetains PTF exigent leu accod su : les TdR, le choix de l institution de fomation, la pise en chage des dépenses. F.2.2.2 FORMATIONS EXECUTEES PAR UN BUREAU D ETUDES PRIVE (voi module D) Si les fomations sont financées pa un PTF et qu elles doivent ête éalisées pa un BE pivé, les TdR doivent ecevoi l accod péalable du PTF concené et les modalités de sélection du BE fomateu doivent especte les pocédues de machés décites au module D. F.2.2.3 FORMATIONS ASSUREES PAR UN CONSULTANT INDIVIDUEL Losque la fomation doit ête assuée pa un spécialiste econnu dans un domaine pévu, le DG est autoisé à négocie diectement avec cette pesonne un contat d intevention. Les modalités d exécution sont aêtées dans le contat suivant le contenu des TDR. Pestations et Missions 4
F.3 ASSISTANCE TECHNIQUE F.3.1 NATURE DES SERVICES VISES L assistance technique est une pestation de conseil, d appui ou d étude exécutée, dans l un des domaines d intevention de l Agence, pa un pofessionnel spécialisé. L assistance technique peut ête appotée soit pa un bueau d études, soit pa un consultant individuel qui, dans les deux cas, peuvent ête nationaux ou étanges. F.3.2 PROCEDURES D APPEL A L ASSISTANCE TECHNIQUE La pocédue de sélection de l assistant technique suit celles décites au module D F.4 MISSIONS F.4.1 ETABLISSEMENT DES ORDRES DE MISSIONS Le document pincipal de gestion des missions, tounées et voyages d études est l ode de mission. Il en existe deux types, selon qu il s agit de missions à l intéieu ou à l extéieu du teitoie national. L ode de mission à l intéieu compote obligatoiement les mentions suivantes la destination, le motif de la mission, la date de dépat et de etou pévues pou la mission, les noms, pénoms et qualités des pesonnes concenées, le nom du chauffeu, les éféences du véhicule, l imputation budgétaie de la dépense, la signatue du DG. L ode de mission à l extéieu compote les mentions suivantes : la destination, le nom, le pénom et la fonction de l agent concené, le motif de la mission, la date de dépat et celle du etou pévues, l imputation budgétaie de la dépense, le(s) moyen(s) de tanspot et la classe autoisée, la signatue du DG. Les odes de missions sont pépaés pa l ASD. Un exemplaie est toujous adessé à l ASF pou lui pemette de pépae les indemnités de mission F.4.2 VERSEMENT DES INDEMNITES DE MISSION Chaque agent de l Agence effectuant une mission dans le cade de ses activités pofessionnelles et pou le compte de l Agence et/ou d un des pojets exécutés pa l Agence a doit au vesement d indemnités de mission. Ces indemnités couvent les fais aisonnables suppotés pa l agent pou se loge et se noui duant sa mission. Venant en embousement de fais éels, elles ne doivent pas ête peçues comme un élément de salaie ou de evenu. Les sommes dues au pesonnel à ce tite sont intégalement vesées à l agent avant son dépat en mission (des systèmes de vesement patiel : ègle de 80/20 % sont aussi acceptables). Les indemnités de mission sont vesées su la base d un fofait jounalie. Ce fofait couve toutes Pestations et Missions 5
les dépenses de base (hébegement, estauation, fais de taxis dans la localité) Les dépenses annexes autoisées (visas, taxes d aéopot, fais médicaux, communications pofessionnelles, etc...) font l objet de embousements su pésentation de justificatifs. Les taux des pe diem appliqués pa l Agence pou les difféentes destinations doivent ête aisonnables (cf baème des pediem du système des Nations Unies) Dans tous les cas, ces taux sont fixés pa note de sevice du DG. Toute modification de taux est potée à la connaissance du pesonnel pa note de sevice. F.4.3 CONTROLE DES FRAIS DE MISSION Les dépenses elatives aux missions du pesonnel doivent, comme toutes les dépenses de fonctionnement de l Agence, ête igoueusement maîtisées et contôlées. Les missions doivent donc impéativement coesponde à des besoins incontestables et efléte le pogamme d activités de l Agence. A cet effet, le DG veillea à instaue avec le CG/CI un contôle igoueux de l utilisation des dépenses de missions inscites au budget. Les mesues nécessaies seont mises en oeuve afin d évite les dépassements su cette ubique ainsi que les missions ne pésentant pas un intéêt paticulie pou l Agence. F.4.4 ENVELOPPE DE FRAIS A JUSTIFIER Les fais non couvets pa le fofait jounalie sont compise dans l enveloppe de fonds avancés à l agent ou au chef de mission s il s agit d une équipe. La note de fais indique les catégoies de dépenses pises en chage dans l enveloppe. Le montant de cette avance est calculé en fonction de la duée de la mission et de la pobabilité de éalisation de ces fais. Au etou de mission l agent emet au l ASF une fiche de débous détaillant les dépenses effectivement exécutées. Il accompagne cette fiche de l ode de mission visé pa les autoités compétentes des localités visitées accompagné éventuellement du compte endu de mission. La fiche de débous pemet de égulaise l avance, soit pa peception des top peçus éventuels (qui peuvent ête epis su salaie), soit en vesant à l agent un complément d indemnité si l avance était inféieue aux dépenses éelles pouvant donne lieu à embousement. F.4.5 COMPTE RENDU DE MISSION Chaque agent ayant effectué une mission pou le compte de l Agence édige et soumet à son etou un compte endu de mission. Celui-ci fait la synthèse du déoulement de la mission. Il indique les pesonnes encontées et les ésultats obtenus. Chaque fois que nécessaie, il suggèe les mesues de suivi à envisage. Il est appuyé pa tous les documents pouvant justifie de l exécution de la mission et, pou l état des débous, des pièces justificatives de dépenses. Pestations et Missions 6
F.4.6 PROCEDURES APPLICABLES AUX MISSIONS Séquence Péiodicité acteus Desciption naative des tâches A E C D 1. Su instuction du DG L ASD établit un ode de mission qu elle soumet au DG pou signatue. 2. Le DG s assue que l ode de mission est confome à ses instuctions, appose sa signatue et le tansmet au DAF pou exécution. 3. Su instuctions du DAF L ASF desse un état de pise en chage à pati du baème des indemnités jounalièes en vigueu soumet au DAF pou véification 4. Le DAF s assue de la égulaité de l opéation, appose son visa et tansmet au DG 5. Le DG s assue de la égulaité de l opéation, signe l état de pise en chage pou l autoise et le etoune au DAF pou exécution 6. Le DAF Vise et tansmet la liasse à l ASF pou paiement des indemnités et le vesement de l enveloppe à justifie 7. A la éception de la L ASF emet au chef de mission l ode de mission et tout aute document nécessaie pou l exécution liasse (OM+EPC) de la mission vese à chaque agent ses indemnités de subsistance 8. 9. 10. 11. Dans un délai de 8 jous du etou de mission Le chef de mission fait signe un eçu aux bénéficiaies. pépae un compte endu de mission qu il tansmet avec tous les documents justifiant la mission au DG. joint un écapitulatif de débous et ses justificatifs pou l enveloppe à justifie. Le DG véifie l état d exécution de la mission et s assue de sa confomité autoise le paiement de complément éventuel des indemnités de mission. Dès éception des L ASF pocède au paiement du complément des indemnités de mission instuctions du DG Une fois pa mois Le DAF Pocède à la véification du bon taitement des fais de mission pa l ASF A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Pestations et Missions 7
F.5 ANNEXES DU MODULE 1 Modèle d ode de mission à l intéieu du teitoie nationale 2 Modèle d ode de mission à l étange 3 Etat de pise en chage des fais de mission 4 Modèle d état de justification de fais de mission 5 Modèle de compte endu de mission Pestations et Missions 8
ORDRE DE MISSION A L INTERIEUR ORDRE DE MISSION N DU Il est odonné à : Noms et pénoms Fonctions de se ende à (destination) pou (motif) date pévue de dépat date pévue de etou chauffeu véhicule n Instuctions paticulièes VISAS : Pésenté pa le esponsable de sevice Appobation du DG Date : Date : Pestations et Missions 9
(Veso de l OM) VISA DES AUTORITÉS DES LOCALITÉS VISITÉES 1èe destination Vu à l aivée le (date) à (heue) Vu au dépat le (date) à (heue) 2e destination Vu à l aivée le (date) à (heue) Vu au dépat le (date) à (heue) 3e destination Vu à l aivée le (date) à (heue) Vu au dépat le (date) à (heue) Pestations et Missions 10
ORDRE DE MISSION A L ETRANGER ORDRE DE MISSION N DU Il est odonné à : Noms et pénoms Fonctions de se ende à (destination) pou (motif) date pévue de dépat date effective de dépat date pévue de etou date effective de etou chauffeu véhicule n (ou avion) Instuctions paticulièes VISAS : Pésenté pa le esponsable de sevice Appobation du DG Date : Date : Pestations et Missions 11
(Veso de l OM) VISA DES AUTORITÉS DES PAYS / INSTITUTIONS VISITÉS 1èe destination Vu à l aivée le (date) à (heue) Vu au dépat le (date) à (heue) 2e destination Vu à l aivée le (date) à (heue) Vu au dépat le (date) à (heue) 3e destination Vu à l aivée le (date) à (heue) Vu au dépat le (date) à (heue) Pestations et Missions 12
ETAT DE PRISE EN CHARGE DE FRAIS DE MISSION ETAT N DU Type de mission N Ode de mission Destination Imputation comptable Nom & Pénom Fonction pe diems autes fais de mission avancés total Nbe de Taux Montant Cabuant Fais de Fais de pévisionnel avance émagement jous oute tanspot Autes TOTAL INDEMNITES DE MISSION TOTAL FRAIS DE MISSION AVANCES Le chef de mission Caissie Comptable DAF DG Pestations et Missions 13
ETAT N DU Type de mission N Ode de mission Destination Imputation comptable NOM ET PRENOMS Fonctions Date et heue de dépat Date et heue de etou Moyen de tanspot ETAT DE JUSTIFICATION DE FRAIS DE MISSION A empli pa chaque agent de etou de mission DECOMPTE DES FRAIS DE MISSION joinde les justificatifs Poste Unité Quantité Total Pe diem Hôtels estauants taxis Avions / tains/ bus Télécommunications Cabuant Autes A : Total des fais éels suppotés pa le demandeu B : Montant des avances eçues de l Agence C : complément à vese pa l Agence (si A est supéieu à B) D : top peçu à evese pa l agent (si B est supéieu à A) Signatue du demandeu Visa du CPT Visa du DAF Régulaisé le Pestations et Missions 14
ORDRE DE MISSION N DU REDACTEUR CHEF DE MISSION AUTRES MEMBRES DESTINATION DUREE DE LA MISSION OBJET DE LA MISSION RESUME SUCCINCT DE LA MISSION (1/2 page maximum) ENSEIGNEMENTS DE LA MISSION (1/4 de page maximum) LIMITES DE LA MISSION (1/8 de page maximum) SUGGESTIONS POUR LA PROCHAINE FOIS (1/8 de page maximum) MONTANT DU BUDGET GLOBAL DE LA MISSION COMPTE RENDU DE MISSION Signatue du édacteu Visa du chef de mission Visa du DAF Pestations et Missions 15