Marché de téléphonie mobile

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1 Ville de Blainville sur Orne (14550) Marché de téléphonie mobile MARCHE DE FOURNITURES ET DE SERVICES (Procédure Adaptée passée en application de l article 28 du CMP) Cahier des Charges Valant Acte d Engagement ****** Remise des offres Date limite de réception : Le vendredi 3 juillet 2015 Heure limite de réception : Avant 12 H 00 délai de rigueur

2 CAHIER DES CHARGES SOMMAIRE CHAPITRE I : DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES Article 1 : Article 2 : Article 3 : Article 4 : Article 5 : Article 6 : Identification de l organisme qui passe le marché Objet du marché Caractéristiques principales du marché Conditions relatives au marché Modalités de consultation Jugement des offres CHAPITRE II : DISPOSITIONS TECHNIQUES Article 1 : Article 2 : Article 3 : Article 4 : Article 5 : Flotte actuelle Service et prestations recherchées Délai d assistance Litige Correspondant CHAPITRE III : DISPOSITIONS CONTRACTUELLES Article 1 : Article 2 : Article 3 : Contractant Prix Paiement CHAPITRE IV : MEMOIRE TECHNIQUE Cahier des Charges valant Acte d Engagement 2

3 I. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES Article 1 : Identification de l organisme qui passe le marché Nom et adresse officiels de l organisme acheteur : Monsieur Daniel FRANÇOISE, Maire Ville de BLAINVILLE SUR ORNE 4 Rue du Général Leclerc BLAINVILLE SUR ORNE Article 2 : Objet du marché La présente consultation concerne la fourniture de services de téléphonie mobile pour la Mairie de Blainville sur Orne comprenant : - L abonnement à un réseau de téléphonie mobile national ; - Les communications voix et data et les services associés (messagerie vocale, sms, etc.) ; - La fourniture de 33 terminaux et leurs accessoires ; - Les prestations relatives à la gestion de la flotte ; - Les prestations de service après vente. Article 3 : Caractéristiques principales du marché a. Mode de passation : Le présent contrat est un marché public de services passé en procédure adaptée selon les dispositions de l article 28 du CMP. b. Négociation : Après examen des offres déposées, le Pouvoir Adjudicateur se réserve la possibilité de négocier avec un ou plusieurs candidats ayant remis une offre satisfaisante dans les délais impartis afin : -de s assurer de la bonne adéquation entre l offre, les besoins et contraintes exprimées dans le Cahier des Charges, - de demander des ajustements dans l offre (délai, coûts, etc ) c. Pièces contractuelles et réglementations applicables : Les pièces à valeur contractuelles sont par ordre d importance : Le présent cahier des charges signé et ses annexes, valant acte d engagement ; Le mémoire technique (limité à 15 pages); Le bon de commande ; Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de fournitures courantes et services en vigueur (CCAG/FCS) Cahier des Charges valant Acte d Engagement 3

4 IMPORTANT : Le présent marché prévaut sur toutes autres conditions évoquées par le titulaire. Toute clause portée dans les conditions générales de vente du titulaire, dans les tarifs, dans toute documentation, et contraire aux dispositions des pièces susvisées constitutives du présent marché, est réputée non écrite. d. Date de prise d effet : Le marché prend effet à la date de début d engagement soit le 1 er septembre 2015 soit une date de portage le 2 septembre 2015 au plus tard. Article 4 : Conditions relatives au marché a. Modalités de règlement des comptes : Le délai global de paiement est fixé à trente (30) jours à réception de la facture. Le marché est financé par le budget de la Ville de Blainville sur Orne. Les prestations sont réglées par application des prix unitaires dont le libellé est donné dans la grille des prix unitaires établi par le Titulaire et complété par des barèmes d'application ou de remises et/ou des conditions spéciales. Le règlement des prestations est réalisé par mandat administratif ou virement dans les conditions prévues aux articles 86 et suivants du Code des marchés publics et à l'article 11 du CCAG FCS. En cas de facture non conforme au marché ou si l'un des justificatifs nécessaires au traitement de la facture est absent au moment de la réception de la facture par la personne publique, celle-ci est retournée au Titulaire par la Ville de Blainville sur Orne, accompagnée d'une lettre explicitant le motif de son rejet et indiquant la liste des documents à fournir. Dans ce cas, le délai global de paiement est suspendu. Il ne reprend qu'à compter de la réception de la facture établie en bonne et due forme et / ou des documents et justificatifs nécessaires à son traitement. Le fait pour la Ville de procéder au règlement des prestations ne peut être assimilé à une acceptation définitive de sa part vis-à-vis de la bonne exécution des dites prestations ni de la bonne application des conditions financières prévues au marché. La Ville se réserve le droit de porter ultérieurement contestation si elle venait à prendre connaissance même après règlement d'un fait ou d'un tarif non conforme aux termes du marché. Les taux de T.V.A. en vigueur au jour de l'exécution des services seront appliqués. Le défaut de paiement dans ce délai fait courir de plein droit et sans autre formalité, pour le titulaire du marché ou le sous-traitant, des intérêts moratoires, à compter du jour suivant l expiration du délai. Le taux applicable est celui de l intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires commencent à courir, majoré de 7 points. Le point de départ du délai global de paiement est la date de réception par le Pouvoir Adjudicateur de la demande de paiement. b. Pénalités : Non respect des engagements de performances et de services Cahier des Charges valant Acte d Engagement 4

5 b-1 : Les pénalités seront calculées de la façon suivante en cas de manquement aux : Délais de livraison des téléphones 30 TTC / mobile / jour de retard Délais d ouverture de ligne 30 TTC / ligne / jour de retard Délai de rétablissement d une ligne * 30 TTC / ligne / jour de retard Délai de dépannage des téléphones * 30 TTC / ligne / jour de retard * en fonction de l engagement du candidat sur le délai d assistance (Chapitre II article 3) La pénalité pourra être appliquée sans mise en demeure préalable et devra être déduite de la facture du mois suivant ou remboursée si elle survient le dernier mois du contrat. b-2 Pénalités en cas de facturation non conforme Une pénalité de 100 Euros TTC limitée au montant HT de la facture concernée sera appliquée pour chaque facture non conforme aux conditions du marché. Une facture est déclarée non conforme si l'une des dispositions suivantes est présente : -Facture ne respectant pas les prix unitaires et/ou les conditions tarifaires du marché (remises, gratuités,...) -Facture ne respectant pas les conditions de regroupement des abonnements par sous-compte telles que demandées par la Ville -Facture présentant des incohérences ou ne permettant pas une identification immédiate des différentes prestations facturées. Cette pénalité ne dispense pas le Titulaire de procéder aux rectifications nécessaires et de communiquer les avoirs correspondants s'ils échoient. c. Résiliation : En cas de non-exécution avérée par l une ou l autre des parties de ses obligations, le marché peut être résilié, de plein droit et sans indemnité après une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet durant 15 jours francs suivant sa réception. La résiliation s effectue par lettre recommandée avec accusé de réception indiquant les motifs de la résiliation, la date de la mise en demeure et la date de prise d effet de la décision. Article 5 : Modalités de consultation a. Modalités de retrait des dossiers : Le dossier de consultation sera consultable et téléchargeable gratuitement sur le site de la commune : à partir du 10 juin Attention : Si les candidats souhaitent recevoir les éventuelles modifications, précisions ou rectifications qui peuvent être apportées à la consultation, ils devront faire parvenir leurs coordonnées à l adresse courriel suivante : achats@blainville-sur-orne.fr. b. Pour tout renseignement : Administratif et technique: Mme ROCQUE à l adresse suivante : achats@blainville-sur-orne.fr Cahier des Charges valant Acte d Engagement 5

6 c. Date de remise des offres : le vendredi 3 juillet 2015 avant 12h. d. Dépôt des offres : Les offres peuvent être transmises par lettre recommandée avec accusé de réception ou déposées en Mairie, au service Marchés Publics, contre récépissé. L enveloppe devra impérativement porter la mention : «Ne pas ouvrir». Ce pli devra être remis contre récépissé ou, s il est envoyé par la poste par pli recommandé avec avis de réception postal, parvenir à destination avant la date et l heure limites de réception des offres indiquées sur la page de garde du présent document et ce, à l adresse suivante : Monsieur Le Maire VILLE DE BLAINVILLE SUR ORNE 4, rue du Général Leclerc BLAINVILLE SUR ORNE Les plis qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites précitées ainsi que remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus et les plis ne seront pas renvoyés à leurs auteurs. e. Contenu de l enveloppe : L enveloppe devra impérativement contenir pour être recevable : Tous documents permettant d évaluer les capacités professionnelles, techniques et financières du candidat. Descriptif des moyens humains et techniques mis en œuvre Lettre de candidature DC1, Déclaration du candidat DC2, Le présent cahier des charges dûment complété ET signé ; Le tableau Annexe 1 des modèles de portables proposés complété ; Le mémoire technique (limité à 15 pages). Cahier des Charges valant Acte d Engagement 6

7 Article 6 : Jugement des offres Le jugement des offres sera effectué dans le respect des principes fondamentaux du Code des marchés publics selon les critères indiqués ci-dessous et pondérés de la manière suivante : Sous Critère critère 1. Valeur technique (Mémoire technique maxi 15 pages) Nombre et qualité des modèles de mobiles proposés Délais, couverture de réseau, assistance technique pondération Mode de calcul 50 % Note finale x 50 % Note x 20 % Note x 30 % Qualité des prestations proposées Note x 20 % SAV et garanties Note x 30 % Note totale des sous critères (100 %) à pondérer par : 50 % 2. Prix 50 % NOTE FINALE DETERMINANT LE CLASSEMENT DEFINITIF DES OFFRES Chaque sous critère sera noté sur 20 selon l échelle suivante Non remis : 0 Très insuffisant : 2 Peu satisfaisant : 5 Assez satisfaisant : 10 Satisfaisant : 15 Très satisfaisant : 20 Formule de notation du critère prix : La notation sera réalisée sur 20 : La valeur technique est l addition de toutes les notes obtenues dans les sous critères affectées de la pondération Note sur : 10 (50 % de 20) (Offre moins-disante / Offre du Candidat) x 50 % x % Addition des 2 notes Note de Prix = Offre la moins disante Offre du candidat x 20 x pondération en % Le classement des offres se fera ensuite sur l addition de la note «valeur technique» et de la note «prix». L offre la mieux classée sera donc retenue à titre provisoire en attendant que le ou les candidats produisent les certificats et attestations des articles 46-I et 46-II du Code des marchés publics. Le délai imparti par le pouvoir adjudicateur pour remettre ces documents ne pourra être supérieur à 10 jours. Cahier des Charges valant Acte d Engagement 7

8 II. DISPOSITIONS TECHNIQUES Article 1 Flotte actuelle La flotte actuelle de la Mairie de Blainville sur Orne comporte : - 33 terminaux mobiles (23 portables de «base» / 4 portables «intermédiaires» / 6 portables type «smartphones») avec 26 abonnements avec un forfait de 1 heure externe + 1 heure interne par portable et 7 abonnements appels, sms et internet illimité. La période d engagement se termine le 31 août Besoins nouveaux : 24 portables «de base», 4 portables «intermédiaires» et 5 «Smartphones» dont 1 IPHONE avec un abonnement IPHONE (appels, sms et internet illimités). La flotte actuelle est sous contrat SFR BUSINESS TEAM. Les modèles de portables actuellement utilisés apparaissent dans le tableau à compléter en annexe 1 du cahier des charges. Les modèles de portables proposés devront avoir au minimum les fonctions des téléphones de l ancienne flotte. Il est demandé dans le cas de proposition de plusieurs modèles de joindre ce tableau complété autant que de modèles proposés. Il sera alors précisé «annexe 1», «annexe 2», etc Article 2 Service et prestations recherchées Achat de terminaux et accessoires Les besoins en terminaux mobiles au titre de la présente consultation sont recensés dans le tableau suivant et détaillés dans le tableau joint en annexe (numéros, type de mobile et abonnements) : Quantité de portables 24 Basiques Forfait mutualisé renégociable gratuitement, Report des minutes non consommées, fonctions Téléphone de base robuste Chargeur secteur, kit oreillettes, housse de protection solide accessoires 4 Intermédiaires 5 Smartphones dont 1 IPHONE Facturation à la seconde, SMS Site internet de gestion de parc possibilité de limiter les appels et connexions échange gratuit pdt 2 ans de tous les terminaux Appareil photo, accès agenda électronique, réceptions de mails Réceptions de mails, accès internet, appareil photo, accès agenda électronique Chargeur secteur, kit oreillettes, housse de protection avec une ouverture portefeuille Chargeur allume cigare, câble téléchargement photos, kit voiture bluetooth et film de protection écran posé Cahier des Charges valant Acte d Engagement 8

9 Le candidat proposera un choix de 3 modèles de terminaux par type de mobile. Seront privilégiées la robustesse, l accessibilité, la prise en main, la simplicité d usage, et la bonne tenue de charge. Prestations et services attendus L ensemble des numéros actuels des téléphones mobiles devront être conservés. Important : Les portables proposés devront faire l objet d essais préalables dans les locaux administratifs afin d évincer tout problème de réception. L offre présentée devra proposer une formule d «engagement 24 mois». Seront notamment précisés : - Les éventuels coûts des appels vers l ensemble des numéros de la flotte mobile et fixe (une vingtaine de numéros fixe) de la mairie de Blainville sur Orne, soit en illimité, soit pour un forfait temps mensuel, - Les coûts des communications en cas de dépassement du temps forfaitaire vers les opérateurs fixe ou mobile sur la globalité de la flotte, -Le coût éventuel d une sauvegarde de la base des contacts de chaque utilisateur en cas de vol du terminal, permettant ainsi à l utilisateur de récupérer l ensemble de ces contacts professionnels ainsi que son agenda, - Les tarifs de communications entrantes et sortantes à l international (Europe et hors Europe), - Les tarifs de l option internet/mail illimité pour la France et à l international (Europe et hors Europe), - Les coûts de résolution de problèmes (déblocage - remplacement de carte sim - remplacement de terminal en cas de perte ou de vol, etc.), - La durée de garantie des terminaux et accessoires ainsi que les modalités de remplacement éventuel pendant le délai contractuel, et les tarifs de la protection des terminaux, - Les délais d ouverture, de suspension, de résiliation d une ligne, - Les modes de suivi et de gestion de la flotte : Suivi report de la consommation par terminal Gestion du parc des mobiles Consultation des factures, facturation (détaillée et globalisée par numéro). Gestion des commandes. Cahier des Charges valant Acte d Engagement 9

10 Le candidat s'engage à fournir : - une garantie de bon fonctionnement, - la liste des codes PUK pour l ensemble de la flotte sur un fichier excel, - les modalités afin de procéder au déblocage des terminaux fournis, - une grande qualité de service, - un service après vente efficace, - le service d une assistance commerciale pour répondre au mieux à nos besoins. Livraisons Le candidat devra préciser le délai de livraison du matériel et de mise en place de la prestation à partir du moment où le marché lui aura été notifié. En tout état de cause, la mise en service de la flotte des portables devra se faire le jour prévu soit le 2 septembre 2015 au plus tard. Des vérifications qualitatives porteront sur l état des terminaux livrés. Tous les matériels non conformes à la commande et tous les articles défectueux seront repris et échangés sous 24 heures. La Mairie de Blainville sur Orne dispose d un délai de 30 jours à compter de la réception des terminaux et de leur mise en service pour effectuer toute observation ou réclamation quant à l état de livraison (tous frais de retour afférent à cet échange ou à cette reprise étant à la charge du fournisseur). Durée de l engagement L engagement contractuel sera de 24 mois, susceptible de faire l objet de reconductions expresses, le présent marché ne pouvant excéder quatre années. Article 3 : Délai d assistance Délai d assistance à partir de la réception formelle par téléphone, mail ou par fax de la demande de dépannage (remplacement de portable, réparation, demande d information, mise à disposition d un portable en cas de panne dont la durée de réparation est supérieure à 48h, etc ) : Article 4 : Litiges Les parties s engagent à rechercher une solution amiable à tous les différends ou litiges susceptibles de naître de l exécution ou de l interprétation du présent contrat. Le cas échéant, les tribunaux administratifs pourront en connaître. Article 5 : Correspondant Pour la bonne exécution du présent marché, le responsable au nom du titulaire sera : (à remplir impérativement) Mr ou Mme..... Adresse N de téléphone.. Mail. Cahier des Charges valant Acte d Engagement 10

11 OFFRE ACCEPTEE LE Le Maire de BLAINVILLE SUR ORNE, Daniel FRANÇOISE Je reconnais avoir pris connaissance de l ensemble du présent cahier des charges et ses annexes Le à *indiquer les nom et qualité du signataire et le cachet de l entreprise Cahier des Charges valant Acte d Engagement 11

12 III. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES OFFRE DE PRIX valant Acte d Engagement Article 1 : Contractant Je soussigné Représentant l entreprise Adresse... N Siret :. N Téléphone - Après avoir pris connaissance du Cahier des Charges et des documents qui y sont mentionnés. - Et après avoir établi les documents prévus au Code des Marchés Publics, M engage sous réserve, conformément aux stipulations des documents visés ci-dessus à exécuter les prestations dans les conditions ci-après définies. L offre ainsi présentée ne me lie toutefois que si son acceptation m est notifiée dans un délai de 120 jours à compter de la date limite de remise des offres fixée par le Cahier des Charges. Article 2 : Prix Les prix annoncés s entendent fermes pour la durée du contrat, hors taxes et toutes taxes comprises. 1. Prix abonnement/mois Catégorie et quantités de téléphone 24 Basiques 4 Intermédiaires 5 Smartphones dont 1 IPHONE Prix unitaire de l abonnement Total du prix abonnements pour l ensemble de la flotte/mois TOTAL abonnements/catégorie/mois En HT En TTC Cahier des Charges valant Acte d Engagement 12

13 2. Prix matériel et accessoires (*voir annexe) 3. Prix abonnements 24 mois MONTANT TOTAL DE L OFFRE avec 1 IPHONE (2+3) Prix en HT * * Prix en TTC Dans le cas où le mobile IPHONE et son abonnement ne serait pas retenu, je vous demande de préciser le coût pour 5 Smartphones identiques. 1. Prix abonnement/mois Catégorie et quantités de téléphone 24 Basiques 4 Intermédiaires 5 Smartphones Prix unitaire de l abonnement Total du prix abonnements pour l ensemble de la flotte/mois TOTAL abonnements/catégorie/mois En HT En TTC 2. Prix matériel et accessoires (*voir annexe) 3. Prix abonnements 24 mois MONTANT TOTAL DE L OFFRE (2+3) Prix en HT * * Prix en TTC Le candidat fera une proposition «type» de matériel dans le tableau Annexé. Autrement dit, il fera la proposition d un modèle de portable par personne qu il jugera le plus adapté aux besoins précisés dans ce même tableau. Le coût lié à cette proposition devra apparaître dans le tableau cidessus. Le candidat devra, en parallèle, proposer au moins au autre modèle de portable par personne. Soit en TOUTES LETTRES T.T.C. : Toute modification de lignes et donc du nombre d'abonnements (à la hausse ou à la baisse), fera l'objet d'un avenant au présent contrat. Cahier des Charges valant Acte d Engagement 13

14 Article 3 : Paiement de la facture et mandatement Les factures afférentes au paiement seront établies par voie dématérialisée à l adresse finances@blainville-sur-orne.fr selon les caractéristiques mentionnées à l Acte d Engagement. Les factures devront comporter : -Numéros de marché -Date et numéro de la facture -Numéro de compte bancaire sur lequel seront affectés les règlements (en conformité avec les dispositions communiquées à l'acte d'engagement) -Période de facturation -Numéros d'abonnés et/ou de lignes -Nature des prestations facturées -Détail des consommations hors forfait -Numéros appelés (apparition des numéros complets sans surcoût) -Toutes indications de nature à identifier les articles facturés par rapport aux prix et conditions figurant dans la grille des prix unitaires Prix HT -Taux et montant de la TVA -Prix TTC Sur chaque facture, le Titulaire établira un récapitulatif de la facture comprenant au minimum : le nombre d'abonnements par catégorie (et/ou par durée), Les factures portent sur une période se terminant le dernier jour du mois sauf pour ce qui concerne les suppressions d'abonnements ou de services qui sont facturés jusqu'à la date de suppression. Les remises apparaissant sur les factures doivent être explicites et détaillées : -Prestations sur lesquelles les remises sont appliquées -Montant des remises Un RIB ou RIP y sera joint impérativement. Compte ouvert au nom de : Désignation du compte à créditer : - Etablissement :.. - Adresse : - N de compte :..clé ::. - Code banque : Code guichet :... J affirme, sous peine de résiliation de plein droit à mes torts exclusifs, du marché ou de la passation du nouveau marché à mes risques et périls, que je ne tombe pas sous le coup de l interdiction prononcée par l article 50 de la loi du 14 avril 1952 et du décret N du 22 janvier 1954 pris pour son application (ou qu aucune des personnes visées dans la société pour laquelle j interviens, ne tombe pas sous le coup de l interdiction précitée. Cahier des Charges valant Acte d Engagement 14

15 Fait en un seul exemplaire A, Le, Mention manuscrite «lu et approuvé» Cachet et Signature Marché accepté par le Pouvoir Adjudicateur, A, Le Daniel FRANÇOISE MAIRE DE BLAINVILLE SUR ORNE Cahier des Charges valant Acte d Engagement 15