Constituer et organiser les collections documentaires. Marchés et consultations

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1 Constituer et organiser les collections documentaires Marchés et consultations

2 Règles en vigueur de janvier 2014 à décembre 2015 Il n y a pas de procédure imposée en-deçà de H.T. = TTC Seuil en dessous duquel les marchés sont considérés comme de faible montant, une simple mise en concurrence en demandant 3 à 5 devis de fournisseurs potentiels peut suffire, il n est pas obligatoire de produire un contrat écrit. La passation d un marché public est soumise à des règles de publicité, de mise en concurrence et d impartialité. Les marchés de fournitures et services (par opposition aux marchés de travaux)concernent l achat de matériels, de mobiliers ou de produits A partir de , les procédures sont lourdes et complexes mais ne concernent pas les budgets de petites bibliothèques et médiathèques.

3 Règles et procédures entre et H.T. Règles de constitution des lots La pratique dite de saucissonnage, qui consiste à passer plusieurs procédures de faible montant les unes après les autres pour rester en-deçà des seuils de procédures, est interdite, Lorsque le marché comprend plusieurs lots, c'est la valeur cumulée de tous les lots qui doit être prise en compte, Lorsque les lots sont inférieurs à , Il existe une dérogation à ce principe : certains lots peuvent être passés en procédure adaptée, quand bien même la valeur globale de la procédure est supérieure aux seuils de marchés formalisés. Les marchés passés selon la procédure adaptée sont des marchés passés selon des modalités de publicité et de mise en concurrence déterminées par la personne responsable du marché en fonction de leur objet et de leurs caractéristiques.

4 Règles de publicité pour les marchés de fournitures et services des établissements publics Publicité adaptée : modalités au choix de l acheteur : sur le profil d acheteur de la collectivité (site dématérialisé de l acheteur), presse spécialisée, BOAMP (bulletin officiel des annonces de marchés publics), JAL (journal habilité à recevoir des annonces légales) Pour les acquisitions en petites bibliothèques et médiathèques Passer un marché à bons de commande pour une période d 1 an, reconductible par périodes de 1 an pour une durée maximale de reconduction de 3 ans. Cela permet de ne pas recommencer chaque année l écriture d un marché, démarche lourde qui prend beaucoup de temps pour peu de bénéfice final (le prix du livre et la remise étant fixes, les prestations de base des librairies étant à peu près semblables).

5 Un marché comprend Pièces obligatoires : Le règlement de consultation : fixe les conditions dans lesquelles va se passer la consultation, un seul commun à tous les lots, L acte d engagement : 1par lot. Attention aux minimum et maximum. Ne pas indiquer de maximum (ce n est plus obligatoire, c est inutile et contraignant). En revanche, le minimum permet au soumissionnaire d estimer si le bénéfice du marché compense le travail exigé et le temps passé à répondre au marché Le C.C.A.P. commun à tous les lots (Cahier des Clauses Administratives Particulières) détaille procédures, lots, durée du marché (renouvelable ou pas), pièces constitutives, délais et conditions d exécution, garanties, prix, modalités de règlement et de paiement, pénalités, assurances, conditions de résiliation Ces pièces administratives sont produites par la collectivité, mais la bibliothèque participe à leur élaboration et leur écriture. Il faut relire attentivement, la signature de ces pièces engage la collectivité et la médiathèque pour la durée du marché, Un C.C.T.P. pour chaque lot (Cahier des Clauses Techniques Particulières) est produit par la bibliothèque : il précise l objet du marché, les modalités et lieux de livraison, les modalités de suivi des commandes, et tout autre article que l on souhaite inclure (offices, prestations supplémentaires ). Le prestataire le signe et s engage à respecter les conditions inscrites dans le CCTP. S il ne les respecte pas, il est possible de résilier le marché.

6 Un marché comprend Pièces facultatives mais bien utiles! Ce sont des pièces produites par la médiathèque pour faciliter les procédures de choix afin de mettre en lumière les points forts ou les points faibles des uns ou des autres. Le prix du livre et la remise (9%) étant fixes, seules les conditions de service peuvent faire la différence. Un D.T.O. (Descriptif Technique de l Offre) : Les gros fournisseurs noient le client sous une masse d informations et de documents. Les petites librairies n ont pas de documentation pour présenter leurs services et leurs compétences. Le D.T.O. pose les questions sur lesquelles la bibliothèque souhaite fonder son choix. Il impose un cadre de réponse identique pour tous, simplifiant la comparaison. Malheureusement, rien n oblige un fournisseur à remplir le D.T.O D autres pièces permettent d évaluer la compétence des soumissionnaires : demande de bibliographie, listes de petits éditeurs que le prestataire s engage à fournir Tout choix sur des services complémentaires (aide aux accueils d auteurs, participation aux animations etc. est illégal!!! Ne pas se faire d illusion, le marché n ira souvent pas au meilleur candidat mais au plus menteur, sauf si on met beaucoup de points sur la bibliographie, ou d autres pièces qui nécessitent une réponse personnalisée d un professionnel compétent.

7 Les procédures du marché Préparation du marché - Bien réfléchir aux services qu on attend et aux conditions d applications - Comparer des CCTP récupérés dans d autres médiathèques, noter les services et les procédures mis en valeur dans ces CCTP - Partir de pièces déjà écrites, approfondir, copier-coller, corriger, ajouter, préciser - Poser dans le DTO les questions qui complètent et précisent des demandes du CCTP. Détailler : le DTO sert de base à l évaluation de la qualité du service proposé par le soumissionnaire, - Rédiger la demande de bibliographie en fonction du service que l on attend (différent selon les lots). - Office : les offices sont à prescrire en-deça d un budget dédié de 8000 /an, sauf en cas d achat systématique d au moins un exemplaire par titre proposé

8 Envoi Période de réponse : laisser 2 à 4 mois aux soumissionnaires pour répondre correctement à l appel. Les soumissionnaires peuvent poser des questions jusqu à une certaine date ( «au plus tard 10 jours avant la date limite de réception des offres») mais toute réponse donnée doit être transmise également à tous les soumissionnaires. Dépouillement - Dépouillement administratif A l ouverture des plis - Vérification que toutes les pièces exigées dans le règlement de consultations sont présentes dans les plis, - Vérification du sérieux de la candidature et de la viabilité du soumissionnaire. Les soumissionnaires ayant oublié une pièce obligatoire seront éliminés sans appel même si leur offre aurait été la meilleure...

9 - Dépouillement technique Préparer des tableaux de comparaison et de notation très détaillés : la différence ne peut se faire que sur des détails (délais de livraison et de facturation, présentation des bordereaux de livraison et des factures, compétence - expérience et/ou formation du corrrespondant attitré de la médiathèque etc.). Noter chacun de ces points selon un barême pré-établi au moment de la réflexion sur le service que l on attend du prestataire. Pour la notation des prix : Noter la remise su peu de point : elle doit être de 9% pour les livres (libre pour les CD et DVD). Rédiger un rapport à présenter à la collectivité. Dans certaines collectivités, ce rapport est formalisé. Sinon, indiquer les critères de notation, les notes, le classement, les appréciations point par point et fournisseur par fournisseur, la synthèse de ces différentes comparaisons C est la collectivité qui prend la décision finale et notifie le marché. - Les après : Répondre aux questions des non-retenus (extraits du tableau comparatif avec note du retenu et note du demandeur). On peut enfin travailler.