Salon PaperWeek 2014 MANUEL DE L EXPOSANT. PAPTAC

Transcription

1 Salon PaperWeek

2 Salon commercial PaperWeek Canada 2014 Mardi - mercredi, 4-5 février 2014 Hôtel Fairmont Le Reine Elizabeth Cher Exposant: Le salon PaperWeek Canada 2014 regroupe un nombre important de fournisseurs de produits, services et technologies de l industrie des pâtes et papiers. Nous sommes heureux que vous ayez décidé de promouvoir ce que vous avez à offrir en exposant avec nous et de ne pas manquer de rencontrer directement (en personne) les clients, ceux qui font l achat de vos produits et services. Voici le Manuel de l exposant qui contient toutes les informations dont vous avez besoin pour réussir à transporter, installer, équiper et démonter votre stand. À noter que tous les formulaires nécessaires, ainsi que les services fournis par chacun des «fournisseurs officiels» sont disponibles sur le site : - à consulter selon les besoins. Veuillez consulter ces informations et prêter attention aux détails de la commande et des délais, afin d économiser temps et argent. Le cas échéant, cliquez sur le lien vers le formulaire approprié, remplissez-le et retournez-le à chaque fournisseur directement, comme indiqué dans les formulaires. Si vous avez des questions, contactez les fournisseurs en question directement. Les numéros de téléphone des fournisseurs sont répertoriés sur les formulaires et dans la section liste de contacts de ce manuel. vous remercie de votre participation et de votre engagement à faire de ce salon, le salon numéro 1 au Canada pour les pâtes et papiers! Nous vous remercions pour votre participation! Nous vous souhaitons un salon empreint de succès! P. 2

3 Vos frais incluent: Information sur le salon Espace pour votre stand Stand de tenture gratuit : (rideau, affiche/enseigne, une table noire jupée, deux chaises, 1 corbeille) Salle d exposition couverte de tapis Une prise électrique standard Manutention (transport de votre matériel pour le stand de l entrepôt jusqu à votre espace d exposition) Description de 50 mots de votre entreprise dans le guide officiel du salon et sur le site de la conférence Les pause-café et les réceptions à l intérieur du salon Un gardien de sécurité durant la nuit 3 badges par stand pour le personnel Un enregistrement tout inclus transférable (offert en premier lieu au représentant officiel de la société, mais transférable s il ne peut pas participer) Vous avez 3 options pour votre stand: 1 Accepter le forfait stand de tenture, offert sans frais 2 Louer le stand Spécial Salon ou autre type de stand fourni par GES-Clarkson-Conway (consulter leur lien pour toute information) 3 Apporter votre propre stand P. 3

4 Montage / Démontage Installation: lundi, 3 février de 6h à 23h59 Si vous n utilisez pas les services du décorateur officiel de GES (Clarkson Conway), tout votre matériel d exposition doit être installé dans votre stand pour le lundi 3 février 2014, au risque de perdre votre emplacement. Il est de la responsabilité de chaque exposant de s assurer que le personnel qui s occupe de la mise en place du stand, ainsi que du démontage, respecte les procédures de sécurité. Démontage: Mercredi 5 février 2013 de 16h à 23h59 (une réception aura lieu dans le salon de 16h30 à 18h) Le démontage des stands débutera dès que la réception sera terminée. Votre collaboration est essentielle afin que le processus de démontage soit terminé de manière efficace et en toute sécurité. Nous vous demandons de ne pas commencer à démonter et empiler le matériel d exposition à coté de votre stand avant que la réception soit terminée. Bureau de service de GES Clarkson Conway: lundi 3 février 2014 de 8h à 20h Horaire d exposition Mardi 4 février de 10h à18h Mercredi 5 février de 10h à18h Les inscriptions en ligne pour les exposants seront ouvertes à partir du mois de novembre P. 4

5 Plan du salon d exposition PaperWeek Canada February 3-6 février 2014 Tradeshow / Salon February 4-5 février 2014 (move-in/installation: Feb 3 fév) Fairmont The Queen Elizabeth / Fairmont Le Reine Elizabeth Grand Salon Hochelaga 1 Contact: Greg Hay / ghay@paptac.ca Expédition, manutention, entreposage Si vous souhaitez expédier votre matériel directement au salon, veuillez vous reporter aux rubriques correspondantes du formulaire de notification et lire toutes les informations attentivement afin de vous assurer de la bonne adresse d expédition du matériel et d autres informations pertinentes pour la manutention de vos marchandises au cours du processus d installation (montage) et de démontage. Pour les exposants qui s occupent eux-mêmes de leur propre stand et de la mise en place, notez que les ascenseurs et les escaliers mécaniques pour les visiteurs ne doivent pas être utilisés pour le transport de marchandises et d équipement dans la salle d exposition. P. 5

6 GES Clarkson Conway, décorateur officiel du salon, est responsable de: Décharger le matériel et de le livrer au stand Ramasser au stand les conteneurs vides et les amener dans la zone de stockage désignée (peut-être hors-site) Retourner les conteneurs vides au stand après la réception (qui se termine à 18h) Charger à bord du transporteur de votre choix Ce service comprend le montage et démontage. Note: Le transport vers et à partir le site d exposition n est pas inclus dans le service. L entreposage, le transport, ainsi que le courtage en douanes peuvent être organisés par North American Logistics Inc. Plan de chargement - Hôtel Le Reine Elizabeth P. 6

7 Termes et conditions L exposant accepte, en signant le contrat relatif au salon, de se conformer aux Termes et conditions ci-dessous mentionnés: L attribution de l espace d exposition se fera sur la base du principe premier arrivé, premier servi. se réserve le droit de réattribuer l espace, si nécessaire, pour éviter les conflits d intérêts. En outre, à sa discrétion, se réserve également le droit de réduire l espace d exposition et / ou changer l emplacement du salon d exposition si les circonstances le justifient. L espace d exposition ne peut pas être utilisé pour des raisons autres que dans le cadre de l événement PaperWeek Canada. Dans le cas où le Salon est annulé pour des raisons indépendantes de la volonté de PAP- TAC, ne peut en aucun cas être tenue responsable d autre chose que de rembourser l exposant, sans intérêt, la somme qui a été versée à dans le cadre de la location du stand au salon d exposition. Comme tout est fait au nom de et que le lieu d exposition prévoit des mesures de sécurité raisonnables, et le lieu d exposition ne seront pas tenus responsables, en aucun cas, de tout dommage, perte, ou préjudice au personnel ou toute autre propriété de l exposant résultant de la participation au salon d exposition. Les demandes d annulation doivent être faites par écrit et reçues par au plus tard 30 jours avant de déroulement de l événement, et entraîneront des frais d annulation de 100 $. Aucun remboursement ne sera accordé passé le délai de 30 jours avant le salon. Aucun stand ne peut être revendu ou sous-loué par l exposant à une autre société lorsque la réservation de l espace est annulée. se réserve le droit de résilier un contrat d exposition immédiatement sur avis écrit si l exposant viole l une des conditions générales et autres engagements, y compris le non-paiement à l échéance. a désigné des fournisseurs officiels pour fournir des services tels que : la manutention, le mobilier, la décoration, les panneaux, les télécommunications, l audiovisuel, le courtage et autres. Les tarifs et bons de commande pour ces services seront affichés sur le site de l événement. Tout arrangement et paiement pour ces services doit être fait directement entre l exposant et le fournisseur. n assume aucune responsabilité pour les services fournis par ces fournisseurs. P. 7

8 Aucune diffusion, enregistrement visuel ou sonore, ou transmission en direct n est autorisée sans le consentement préalable et écrit de. L exposant accepte que son nom, son logo, nom de domaine, et autres marques identifiables soit utilisés et reproduits dans le matériel promotionnel relatif à la conférence Paper- Week Canada et au salon d exposition. L exposant consent à ce que son espace d exposition, son personnel, ses présentoirs, etc. soient photographiés, et / ou vidéo-enregistrés, et accorde les droits à d utiliser les photos et / ou vidéos à des fins promotionnelles. L exposant consent à respecter les périodes d inactivités et ne planifie ou ne mènera aucune activité commerciale (incluant réceptions, activités de formation, salons, etc.) lors des événements du programme régulier, que ces activités aient lieu au salon ou en de hors sauf en cas d autorisation écrite préalable de. a le contrôle exclusif des politiques d admission. L exposant s engage à respecter tous les règlements d incendie locaux et à adhérer à toutes les conventions collectives. Le paiement de(s) l espace (s) pour le stand doit être fait avant le début de l événement. Les chèques doivent être libellés à l ordre de:, 740 rue Notre-Dame Ouest, bur Montréal, QC H3C 3X6 Autres lignes directrices En matière de sécurité, tous les participants à la conférence et au salon d exposition connexe sont concernés, nous demandons donc que toute situation dangereuse soit signalée immédiatement à, à GES - Clarkson Conway ou au service de sécurité de l Hôtel, et que les directives suivantes soient respectées pendant toute la durée de l événement. Le tabagisme est interdit dans le salon d exposition, ainsi que dans tous les lieux où se déroule l événement. Il est interdit de monter sur des chaises, des tables et autres meubles. Utilisez une échelle ou demandez de l aide au personnel de GES. Ne pas utiliser ou faire fonctionner du matériel qui ne vous appartient pas et / ou que vous n êtes pas autorisé à manipuler. Veuillez marcher et ne pas courir dans les couloirs du salon. P. 8

9 Les fils électriques et les câbles peuvent être dangereux s ils sont effilochés ou s ils traversent un corridor. Veuillez vérifier tous les câbles endommagés. Contacter le personnel des services d électricité pour demander de l aide à la réparation ou la suppression d un câble d alimentation endommagé. Ne surchargez pas les prises. Gardez les sorties de secours libres. Signaler tout feu immédiatement et déclenchez l alarme incendie la plus proche. Maintenez le bon ordre. Débarrassez-vous judicieusement des déchets et conservez le matériel en toute sécurité. Gardez les allées libres de tout débris. Protégez vos objets de valeur. Surveillez tout objet coûteux ou de valeur. Les articles laissés sans surveillance dans les stands sont des cibles faciles pour des voleurs. Fournisseurs Officiels du Salon Décorateur: GES Canada / Clarkson-Conway (Ghislain Boucher) 800 de la Gauchetière West, Suite 1165 Montréal, QC H5A 1K6 (T) (F) gboucher@ges.com / Locations au salon d exposition Travaux d installation et de démontage Tapis, sous-tapis et nettoyage Tableaux Mobilier Plantes Graphisme Transport de votre matériel et livraison au stand Ramassage au stand des conteneurs vides et transport dans la zone de stockage désignée Retour de conteneurs vides à la fin du salon Chargement à bord du transporteur de votre choix P. 9

10 Transporteur et courtier en douanes: Carrier & North American Logistics Services Inc Courtier en douanes: (Robert Vieira) 205, avenue Viger Ouest Montréal, QC H2Z 1G2 (T) Numéro gratuit (F) / Réception et stockage Services de transport Services de courtage en douane Gestion et sécurisation du transport de la marchandise Services de dédouanement au Canada, États-Unis et international AV: AV Experience (John Simpson) Avenue Lachine, Qc H8T 2J6 (T) (F) Ordinateurs, audiovisuel, etc. P. 10

11 Exigences et services de l Hôtel Fairmont Le Reine Elizabeth : (Danny Champagne) 900, boul. René-Lévesque Ouest Montréal, Québec H3B 4A5 (T) GRATUIT (F) danny.champagne@fairmont.com / Services de technologie (internet, etc.) Télécommunications (téléphones, messages vocaux, etc.) Alimentation et éclairage (électricité, extensions, ascenseur électrique, etc.) Les services techniques (électricien, etc.) Nourriture et boissons PaperWeek Canada a négocié pour 2014 le prix de: $ 172 la nuit Date limite pour réserver votre chambre d hôtel à ce prix : 17 janvier Code du groupe: PAPER2014 Lien pour effectuer les réservations: P. 11