Ville de Saint-Genest-Lerpt

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1 Ville de Saint-Genest-Lerpt Cahier des charges Recherche d un prestataire pour la réalisation des lettres d information et des bulletins municipaux Maître d ouvrage Commune de Saint-Genest-Lerpt Saint-Genest-Lerpt Tél. : Fax : Courriel : isabelle.serre@ville-st-genest-lerpt.fr Représentée : par monsieur Christian Julien, Maire Type de procédure Procédure adaptée selon le Code des marchés publics 1

2 1. CONTEXTE La ville de Saint-Genest-Lerpt édite annuellement 8 lettres d information municipale, 1 lettre d information spéciale (conseil municipal des jeunes ou environnement) et 2 bulletins municipaux qui sont diffusés par ses soins dans tous les foyers de la Ville. Une convention a été conclue avec un prestataire jusqu en décembre Le prestataire actuel assure : la relecture, la correction éventuelle et l impression des 8 lettres municipales selon un fichier INDESIGN fourni par le service communication de la ville, la réalisation technique et l impression des 2 bulletins municipaux, la fourniture d un PDF allégé pour chaque document (pour mise en ligne sur le site Internet de la ville), la livraison des documents en Mairie. 1.2 CARACTÉRISTIQUES DES DOCUMENTS Fréquence des parutions : 2 fois dans l année pour les bulletins municipaux - avril et octobre, 8 fois dans l année pour les lettres municipales - en principe la 2 e quinzaine du mois sauf pour le numéro du mois de juin (dernière semaine) et celui de septembre (1 re semaine), 1 fois ou 2 dans l année pour la lettre d information «spéciale» - date à définir. Nombre d exemplaires imprimés : 2800 Lettres municipales et lettre «spéciale» : format 21 X 29,7 cm fermé 4 pages impression sur papier couché 200 g/m² - label PEFC - quadrichromie réalisées en interne avec le logiciel IN DESIGN et fourniture du fichier au prestataire pour vérification de la qualité du document et impression. Bulletins municipaux : format 24 X 32 cm fermé 24 pages impression couverture et intérieur sur papier couché brillant 150 g label PEFC quadrichromie dont 2 pages de publicité en couverture C2-C4 et 3 pages intérieures, les éléments : textes, images ou autres sont fournis par la municipalité. le financement est assuré partiellement par la publicité qui est régie par le service communication de la ville. 1.3 DURÉE EXCLUSIVITÉ Un convention a été établie entre les deux parties pour une durée de trois années et prendra fin en décembre Pendant toute la validité de la convention, la municipalité conserve à la société l exclusivité de la réalisation des lettres municipales et des bulletins municipaux. 2

3 2. RECHERCHE D UN NOUVEAU PRESTATAIRE La commune de Saint-Genest-Lerpt recherche un prestataire pour : la création de deux maquettes pour ses publications : une pour la lettre d information, une pour le bulletin, la réalisation graphique des deux bulletins semestriels, l impression de toutes ces publications. 2.1 CREATION DE DEUX MAQUETTES La ville souhaite la création de nouvelles maquettes pour ses publications. Une cohérence graphique doit s établir entre les différentes revues : des maquettes claires, aérées, actuelles ; les polices de caractères utilisées lisibles par tous. L'ensemble doit respirer l innovation et la créativité. Le but est de communiquer sans perte d efficacité, donner du sens, de la valeur ajoutée à l information. Une fois l'habillage défini, titre et maquette devront avoir une durée de vie relativement longue pour ne pas désorienter les administrés par des changements trop fréquents. Les titres actuels seront peut être conservés Maquette pour la lettre d information et la lettre d information spéciale Contenu : La lettre d information (4 pages) s adresse à l'ensemble de la population lerptienne. Il convient de créer un document généraliste, qui relate, simplement, ce qui se passe dans la commune, qui présente les manifestations et les principaux projets en cours ou à venir, les informations utiles à chacun au quotidien... Le mot du maire est également intégré en première page de cette publication. La lettre d information spéciale est dédiée, soit au conseil municipal d enfants, soit à l environnement (ou les deux), en fonction de l actualité. Elle est publiée une fois par an. La maquette doit se rapprocher de celle conçue pour les lettres d information mais doit s adapter au thème en question (environnement ou Conseil municipal d enfants) et au public visé. Ces lettres seront réalisées en interne sous PC avec In Design.. Le service communication fournira au prestataire le fichier correspondant pour impression Maquette pour le bulletin municipal «Nouvelles lerptiennes» Contenu : Le Bulletin Nouvelles Lerptiennes (24 pages dont 5 de publicité) est édité deux fois par an. Le prestataire devra proposer une maquette en fonction du rubriquage actuel (visible sur le site internet dans les publications en ligne ou fourni à votre demande par le service communication). Toutefois, la mise en place d une nouvelle formule nécessite des ajustements que la réalité seule permettra d'identifier : pertinence des rubriques selon la richesse du contenu, équilibre photo/texte, respect de la maquette initiale et capacité à s'adapter à l'actualité le cas échéant. La conception graphique des encarts publicitaires qui sont gérés par la collectivité (5 pages de publicité) sera également confiée au prestataire. 4 pages de couverture en quadrichromie (dont 2 pages de publicités C2 et C4) 20 pages intérieures en quadrichromie (dont 3 pages de publicités) Propriété et droits Le prestataire cèdera à la commune tous les droits de propriété afférents aux différentes maquettes. Dans le cas où le prestataire ne souhaite, ou ne peut, consentir à cette cession, il assurera à la commune, le droit d utilisation, de reproduction et de représentation illimité de ces éléments. 3

4 2.2 RÉALISATION GRAPHIQUE DES BULLETINS SEMESTRIELS La réalisation graphique de chaque bulletin semestriel sera confiée au prestataire. Les éléments : textes, images ou autres seront fournis par la municipalité. Le prestataire se conformera aux rubriques définies par la ville (voir point 2.1.2). Toutefois, des ajustements seront possibles en fonction de l'actualité. Le prestataire transmettra à la municipalité une épreuve complète des deux bulletins pour «BON À TIRER». 2.3 IMPRESSION DES PUBLICATIONS L impression de toutes les publications (lettres d information et bulletins Nouvelles lerptiennes) sera confiée au prestataire. Nombre d exemplaires imprimés : Lettres d information : 2800 Bulletins semestriels : 2800 Ces chiffres pourront être modifiés en fonction des besoins. Caractéristiques actuelles : Lettre municipale et lettre «spéciale» : impression sur papier couché 200 g/m² label PEFC - quadrichromie 4 pages impression à partir d un fichier fourni par la ville au prestataire Bulletins municipaux : impression sur papier couché brillant 150 g/m² - label PEFC - quadrichromie 24 pages Le prestataire devra également fournir un PDF allégé de chaque publication pour l insertion desdites revues sur le site Internet de la ville. Le prestataire doit fournir plusieurs propositions détaillées : une proposition en fonction de ce que la collectivité pratique actuellement (voir ci-dessus) ou similaire, une proposition en fonction de ce qui lui semble le plus pertinent en terme de communication, une proposition pour une impression permettant de réduire encore plus les impacts environnementaux induits afin de trouver le meilleur compromis écologique sur ces actions de communication, par exemple : utilisation de papier recyclé ou papier de fibres vierges issues de forêts gérées durablement (label FSC ou PEFC), réponse à des normes environnementale ISO ou marque Imprim Vert, utilisation d encre végétale 4

5 3. CADRE DE LA REPONSE Toutes les sociétés souhaitant répondre à cette consultation peuvent adresser leur proposition en respectant le cadre de réponse défini ci-après. 3.1 PROPOSITION DE BASE Dans sa réponse, le prestataire devra préciser les points suivants : Proposition financière : Le prestataire doit fournir une proposition financière détaillée pour l ensemble des prestations demandées et indiquera la durée de validité de son offre. Délais et planning de réalisation : L'offre devra être adressée par pli recommandé avec avis de réception postal à l'adresse ci-dessous ou remise contre récépissé à : Mairie de Saint Genest Lerpt Place Charles De Gaulle St Genest Lerpt Les dossiers qui seraient remis après la date et l'heure limites fixées dans le présent cahier des charges ne seront pas retenus. L offre devra parvenir à destination avant le vendredi 16 décembre 2011 à 16h00. La première publication interviendra en janvier 2012, 2 e quinzaine du mois. Un convention sera établie entre les deux parties pour une durée définie. Pendant toute la validité de la convention, la municipalité conserve à la société l exclusivité de la réalisation des lettres municipales et des bulletins municipaux. L attribution du marché se fera selon les critères suivants : - critère artistique : 45 % - critère technique (respect des délais, planning, expérience...) : 20 % - critère financier : 35 % 3.2 MODALITÉS PARTICULIÈRES Les entreprises qui désirent répondre à cette consultation devront fournir en même temps que leur devis, une maquette graphique pour chaque publication, cohérentes avec la communication globale de la ville : pour le bulletin de 24 pages, une déclinaison de la page de couverture + une page intérieure, pour la lettre d information, la 1 re page + une page intérieure 3.3 RENSEIGNEMENTS Isabelle SERRE Tél. : Fax : isabelle.serre@ville-st-genest-lerpt.fr 5