MANUEL DES PROCEDURES POUR LA REALISATION DES ACTIONS D ASSISTANCE TECHNIQUE

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1 AGENCE NATIONALE POUR LA PROMOTION DE LA PETITE ET MOYENNE ENTREPRISE MANUEL DES PROCEDURES POUR LA REALISATION DES ACTIONS D ASSISTANCE TECHNIQUE EVOLUTIONS SUCCESSIVES Indice Nature de l'évolution Novembre

2 Décision portant adoption du Manuel des Procédures pour la réalisation des actions d assistance technique au profit des bénéficiaires des programmes d appui de l ANPME Vu la Décision N 1/2008 du 29/10/2008 portant règlement fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l ANPME ainsi que certaines dispositions relatives à leur contrôle et à leur gestion. Le Directeur Général de l Agence Nationale pour la Promotion de la PME Décide Article 1: La mise en œuvre des prestations de conseil, d expertise, d assistance technique, d accompagnement, de supervision et de coaching menées et/ou financées par l ANPME est assurée suivant le présent manuel des procédures. Article 2: Ce manuel des procédures sera complété et actualisé chaque fois que nécessaire sur décision du Directeur Général de l ANPME. Article 3: Le présent manuel des procédures est applicable à partir du 16 Novembre Novembre

3 SOMMAIRE 1. CONTEXTE OBJET DU MANUEL DES PROCEDURES GESTION DU MANUEL DES PROCEDURES GLOSSAIRE PRESENTATION DU DISPOSITIF DU PROCESSUS DE FONCTIONNEMENT GLOBAL DU PROGRAMME MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DES ACTIONS DANS LE CADRE DU PROGRAMME Novembre

4 1. CONTEXTE L approche d'intervention de l'agence Nationale pour la Promotion de la Petite et Moyenne Entreprise (ANPME) se base sur des programmes d'appui différenciés selon le niveau de compétitivité des entreprises. Ces programmes d appui visent à accompagner les entreprises dans leur démarche de modernisation et d'amélioration de leur productivité, à travers la mise en place de programmes fonctionnels accessibles à l'ensemble des secteurs. L objectif de ces programmes fonctionnels est, notamment, d améliorer la productivité et d accélérer l usage des technologies de l information au sein de ces entreprises induisant ainsi le renforcement de leurs facteurs de compétitivité en termes notamment de coût, de délais et de qualité. Ces programmes fonctionnels pourront être structurés en deux catégories : des projets sectoriels qui concerneront notamment les fonctions opérationnelles de l entreprise : - Processus de production, - Approvisionnement, - Design, - Etc. des projets transversaux visant l optimisation des fonctions de support : - Stratégie, - Fonction commerciale, - Organisation/Qualité, - Logistique, - Fonction financière, - Systèmes d information, - Etc. 2. OBJET DU MANUEL DES PROCEDURES Le présent manuel constitue un outil de travail qui remplit les fonctions suivantes : il est une référence méthodologique pour l ensemble des acteurs concernés, précisant le rôle de chaque intervenant, les règles à suivre, les modalités à appliquer et les documents à fournir pour pouvoir bénéficier des actions de conseil, d assistance technique, d expertise, etc. ; il constitue un outil d information pour les partenaires de l ANPME qui seraient appelés à intervenir aux divers stades d instruction des dossiers des entreprises ; il contribue, à l occasion de ses mises à jour, au développement des réflexions constructives en termes d organisation, d efficacité et d efficience ; il offre une présentation complète, précise et fidèle des activités des acteurs impliqués, sert de base informative pour toute mission d évaluation et de contrôle visant à apprécier la qualité de gestion des actions ; Le présent manuel des procédures a pour objet de décrire et de formaliser l ensemble des étapes permettant d accéder au financement des actions de conseil et d assistance technique, réalisées par des prestataires de services externes pour soutenir les efforts de modernisation compétitive des bénéficiaires. Novembre

5 3. GESTION DU MANUEL DES PROCEDURES 3.1 ETABILISSEMENT DU MANUEL DES PROCEDURES Le Manuel des Procédures est élaboré en se basant sur le Cadre Contractuel Etat/ANPME pour le renforcement de la compétitivité des entreprises, les expériences précédentes de l Agence dans la conduite de ses programmes et des résultats de ses concertations avec les acteurs concernés (prestataires, entreprises, associations professionnelles, etc.). Le présent Manuel des Procédures est approuvé par le Directeur Général après avis de l Agent comptable. 3.2 MISE À JOUR DU MANUEL DES PROCEDURES La révision du Manuel des Procédures peut être effectuée sur décision du Directeur Général de l ANPME qui désigne une équipe de travail ad hoc à cet effet. L objectif de cette révision est d améliorer le processus global de fonctionnement du programme, de fluidifier et sécuriser les procédures, en tenant compte de l évolution des ressources humaines, organisationnelles, techniques de l ANPME et du développement de ses activités. Toute modification est réalisée, vérifiée, approuvée et diffusée dans les mêmes conditions que le document initial. Elle est matérialisée par le changement de la date d édition, identifiée par le changement de la police d impression du texte modifié qui s écrit en italique et par la mise à jour de la page de garde du manuel. L utilisation de l italique doit être supprimée si un changement ultérieur du document a eu lieu. Les destinataires doivent s assurer que seuls les documents vérifiés et approuvés sont en circulation. 3.3 DIFFUSION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DU MANUEL DES PROCEDURES La version originale du présent manuel est gardée dans le classement au secrétariat du Pôle Appui et Animation (P2A). Une liste des destinataires dudit manuel des procédures est établie par le P2A. Une version électronique (format pdf) doit être accessible aux entreprises, prestataires et partenaires, via le site Internet de l ANPME, A la réception d une nouvelle version, chaque destinataire est responsable du retrait des exemplaires périmés en sa possession. Le Manuel des Procédures est archivé à l ANPME dans le secrétariat du P2A à partir de sa date de péremption pour une durée de cinq ans. La mention «PERIME» est portée sur ces documents. Les éditions du Manuel des Procédures diffusées à l extérieur de l Agence ne sont pas prises en charge et leur mise à jour n est pas assurée par l ANPME (version non contrôlée). La version non contrôlée est téléchargeable via le site Web de l Agence en format pdf. Si des documents périmés sont à conserver dans un but quelconque, ils sont apposés de la mention «UTILISATION INTERDITE» et conservés dans un lieu distingué par son identification. Novembre

6 4. GLOSSAIRE Appel à manifestation d intérêt : Invitation lancée auprès des prestataires pour soumettre leur candidature pour l inscription dans le Répertoire des Compétences et/ ou pour la présentation de leur offres de services. Bénéficiaire : Toute personne physique ou morale, éligible aux programmes d appui de l Agence souhaitant bénéficier de l accompagnement prévu par ces programmes. et Contrat de prestations services Entreprise Prestataire : Contrat signé entre le Prestataire et le bénéficiaire formalisant les engagements de l entreprise et du Prestataire pour la réalisation des actions d accompagnement, conformément à l offre de services. Contrat de prestations services Tripartite Entreprise Prestataire ANPME : Contrat signé entre l Entreprise, le Prestataire et l ANPME qui a pour objectif de définir l offre de services et le mode d intervention du Prestataire au sein de l Entreprise ainsi que les engagements de chacun dans le cadre de la mise en œuvre d une action. Convention de partenariat ANPME - Entreprise : Accord signé entre l Entreprise et l ANPME qui a pour objectif de définir les engagements de chacun dans le cadre de la mise en œuvre d une Action. Convention de partenariat ANPME Partenaire : Accord signé entre l ANPME et le Partenaire qui a pour objectif de fixer le cadre de partenariat, en vue de la conception, de la mise en œuvre et de l évaluation de l impact d une Action. Consultation restreinte simplifiée : Consultation lancée par l ANPME en concertation avec l entreprise et/ou le partenaire, destinée à mettre en concurrence au moins trois prestataires présélectionnés dans le répertoire de compétence mis en place par l agence à cet effet, conformément aux dispositions du règlement des marchés de l ANPME. Critères d éligibilité : Critères quantitatifs et/ou qualitatifs définis préalablement par l ANPME et/ou par les parties prenantes du programme ou projet concernés. Des critères d éligibilité différents peuvent être utilisés par programme. Offre de services : Proposition de services du Prestataire contenant la méthodologie adoptée, les modalités d intervention, les CVs des consultants, le planning de réalisation, les livrables, les indicateurs de résultats, ainsi que le budget d intervention. Prestataire : Le Prestataire ayant proposé l offre de services, validé par le bénéficiaire et signataire du contrat de prestation de services avec le bénéficiaire. Partenaire : Personne physique ou morale, publique ou privée, nationale ou internationales, contribuant à une action conjointe avec l ANPME (ex : Unions régionales de la CGEM, Associations Professionnelles, Centres Techniques, Délégations, Chambres professionnelles, etc.) Répertoire des compétences : Ensemble d informations structurées concernant les prestataires susceptibles d être présélectionnés dans le cadre de la mobilisation de l expertise directement par l ANPME, le(s) entreprise(s) ou le(s) partenaire(s). Une classification peut être effectuée suivant les domaines d activité ou par nature d intervention Novembre

7 Termes de références : Document de base pour l élaboration de l offre de services ou le lancement d une consultation restreinte par l ANPME qui fixe l objet, les objectifs, les résultats attendus, les activités à réaliser par le prestataire, la durée d intervention et le volume H/J d expertise pour chaque action d accompagnement. Relais : Acteurs régionaux (publics ou privés) jouant le rôle de relais d information et de communication de l ANPME auprès des entreprises. Chargé de Projet ANPME : Responsable désigné par l ANPME en vue de superviser la conception, la mise en œuvre et l évaluation de l impact des actions d accompagnement. 5. PRESENTATION DU DISPOSITIF DU PROCESSUS DE FONCTIONNEMENT GLOBAL DU PROGRAMME 5.1 CONTACT ANPME Adresse 10, rue Ghandi, Rabat, BP 211, Maroc Téléphone (0) Fax (0) anpme@anpme.ma Site Internet Info centre?? (0) TEXTES DE REFERENCE a. Création de l ANPME Considérant la loi n formant la Charte de la Petite et Moyenne Entreprise, telle qu elle a été promulguée par le dahir n du 12 joumada I 1423 (23 juillet 2002), portant création de l Agence Nationale pour la Promotion de la Petite et Moyenne Entreprise. b. Passation des marchés Décision N 1/2008 du 29/10/2008 portant règlement fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l ANPME ainsi que certaines dispositions relatives à leur contrôle et à leur gestion Le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés de services portant sur les prestations d études et de maîtrise d œuvre passées pour le compte de l Etat (CCAG-EMO), approuvé par le décret n du 22 Rabii I 1423 (4 juin 2002) ; Le cadre contractuel pour le renforcement de la compétitivité des entreprises ( ) signé entre l Etat et l ANPME en date du 02/10/2009 ; Des lois et règlement en vigueur au Maroc, notamment en ce qui concerne la fiscalité (taxe sur la valeur ajoutée, impôt sur les sociétés), l'emploi de la main d'œuvre, les accidents du travail. c. Cadre Contractuel Etat-ANPME pour le renforcement de la compétitivité des entreprises Le Cadre Contractuel ANPME-Etat pour le renforcement de la compétitivité des entreprises , qui a été signé le 2 Octobre 2009, prévoit la mise en place du Fonds d Appui à la Compétitivité des Entreprises (FACE). Novembre

8 L ANPME a créé auprès de la Trésorerie Générale du Royaume un compte dénommé «Fonds d Appui à la Compétitivité des Entreprises» (FACE) portant le numéro et qui est destiné à financer les activités prévues par le Cadre Contractuel. Ce compte est mouvementé par double signature du Directeur Général et de l agent comptable de l ANPME. d. Autres programmes Toute convention/ accord/ protocole précisant le recours au présent manuel des procédures de l ANPME. 5.3 QUESTIONS CLES ET PRINCIPES GENERAUX a. Qu est-ce que la prestation de services? Toute action de conseil, d expertise, d assistance technique, de supervision, d étude, de coaching et formationaction réalisée par un prestataire en vue de répondre aux besoins des bénéficiaires en matière, notamment, de restructuration, de modernisation et de l amélioration de la compétitivité. Chaque prestation doit faire l objet de termes de référence et d offres de services pour clarifier les objectifs, les résultats attendus, les profils des consultants/experts et le planning de réalisation. La prestation contribue à apporter une plus value aux bénéficiaires. b. Quels sont les domaines couverts par les prestations? Les domaines couverts concernent tous les secteurs d activités et toute les fonctions de l entreprise : la production, le commercial, le marketing, la comptabilité, etc. Il s agit : Dans le cadre de prestations de services sectorielles ou transverses : expertise, assistance technique, conseil, accompagnement, coaching, mise en relation, études, assistance au développement de produits, etc. ; Dans le cadre de l acquisition des Systèmes d Information : acquisition des systèmes d information (logiciels) et/ou des prestations correspondantes. c. Qui peut en bénéficier? Peuvent bénéficier des prestations, les entreprises qui en expriment le besoin et qui remplissent les critères d éligibilité prédéfinis. Ces critères peuvent être définis par l ANPME ou dans le cadre de conventions de partenariat signées par cette dernière et ses partenaires. Ils peuvent concerner des critères de transparence, qualitatifs, quantitatifs et/ ou sectoriels. d. Qui fournit les prestations de conseil et d assistance technique? Les prestataires répondant aux critères de transparence Registre de commerce, CNSS et Attestation des impôts et ayant les qualifications nécessaires pour répondre aux besoins des clients. Ces prestataires doivent signer des contrats de prestation de services avec les entreprises qui ont opté pour leurs prestations. Les prestataires inscrits au répertoire des compétences de l ANPME peuvent également participer aux consultations restreintes lancées par l ANPME à la demande des bénéficiaires potentiels. mp Novembre

9 e. Quels sont les instruments de financement des prestations? Le budget de l Agence et le Fonds d Appui à la Compétitivité des Entreprises (FACE) et tout e autre ressource mobilisée à cet effet. prend en charge une partie du financement des actions d assistance technique. f. Quels sont les quotités et plafonds de financement des prestations? Les quotités et plafonds de financement des prestations sont définis par programme. A titre d illustration, quotités et les plafonds du programme Moussanada sont définis comme sont : les Plafond de contribution du FACE (par Entreprise) : Dhspour les offres moussanada transverses et sectorielles ; DH pour les TIC Quotité de financement du FACE : dans la limite de 60% du coût des prestations de services (TTC) ; Quote-part de l Entreprise : 40% du coût des prestations de services (TTC) ; Durée du Programme : la durée d éxecution cumulée des actions ne pas devra excèder 36 mois. Sur cette période, le plafond pourra être consommé par l Entreprise en plusieurs prestations comme en une seule ; actions. g. Comment se fait le choix du prestataire? Concernant le choix du prestataire, il faut envisager trois modes de fonctionnement : Dans le cadre d une demande de partenariat : - soit l entreprise a déjà identifié son prestataire et ainsi, elle se présente à l ANPME avec son prestataire et une offre de services précise ; - soit l entreprise sollicite l aide de l ANPME pour le choix de son prestataire. L ANPME oriente l entreprise vers le répertoire des compétences présent sur son site Internet. Ainsi, le choix du prestataire demeure du ressort de l entreprise. Dans le cadre d une prestation groupée (regroupement d actions pour le compte de plusieurs entreprises d une même région par exemple ou du cas particulier d une entreprise qui sollicite l appui de l Agence pour choisir le prestataire), l ANPME procède à une consultation restreinte en vue de sélectionner le ou les prestataires, en vue de mutualiser les coûts, d homogénéiser la prestation et d optimiser la qualité des intervenants. f. Qu est ce que le répertoire des compétences? Le répertoire des compétences est une base de données de l ANPME référençant les prestataires répondant aux exigences règlementaires, administratives et techniques fixées par l ANPME. Périodiquement, l ANPME lance un Appel à Manifestation d Intérêt à destination des prestataires afin de procéder aux inscriptions à ce répertoire des compétences. Ce répertoire des compétences est mis à disposition de tous sur le site Internet de l ANPME. Novembre

10 5.4 PROCESSUS DE FONCTIONNEMENT GLOBAL Novembre

11 6. MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DES ACTIONS DANS LE CADRE DU PROGRAMME PROCEDURES 6.1 PROCEDURE DE TRAITEMENT DE LA DEMANDE DE PARTENARIAT ET CONTRACTUALISATION 6.2 PROCEDURE DE CONSULTATION RESTREINTE POUR LA MOBILISATION DU PRESTATAIRE 6.3 PROCEDURE DE SUIVI ET D EVALUATION 6.4 PROCEDURE REGLEMENT DES CONTRIBUTIONS FINANCIERES 6.5 PROCEDURE DE MISE EN PLACE D UN REPERTOIRE DES COMPETENCES Novembre

12 6.1 PROCEDURE DE TRAITEMENT DE LA DEMANDE DE PARTENARIAT ET CONTRACTUALISATION Etape 1 : Expression du besoin et sélection du prestataire Les bénéficiaires potentiels manifestent librement leur intérêt pour les programmes d appui ou projets promus de l ANPME ou via un Partenaire/relais. L ensemble des axes d intervention des programmes/projets sont disponibles sur le site Internet de l ANPME, Le bénéficiaire potentiel entre en contact avec le prestataire de son choix. Ce dernier propose une offre de services en adéquation avec le besoin exprimé par le bénéficiaire potentiel et entrant dans le champ d intervention des programmes/projets de l ANPME. Les bénéficiaires potentiels envoient directement, ou via un partenaire, leur demande de partenariat de manière volontaire. Les demandes doivent être envoyées à l ANPME et doivent se présenter sous la forme d un dossier de candidature contenant les pièces suivantes : Un formulaire de candidature ; Une lettre de demande de participation au programme concerné, signée et cachetée par le bénéficiaire ; Un dossier administratif contenant, entre autres, l extrait du Registre du Commerce et tout autre document spécifié dans le cadre du programme concerné ; Le(s) offre(s) de services du prestataire ; Tout autre document nécessaire à l examen du dossier de l entreprise. Il est entendu que le choix des actions relève de la seule résponsabilité du bénéficiaire. Les demandes de partenariat peuvent se faire par courrier, ou déposées directement à l ANPME ou via un Partenaire désigné à cet effet. L ANPME mettra des documents de référence (type) sur le site Internet de l Agence pour leur téléchargement. Etape 2 : Traitement de la demande et notification de l accord Le traitement de toute demande consiste à titre indicatif à : Contrôler la liste des documents requis ; Enregistrer la demande par la saisie informatique ; Affecter le dossier à un Chargé de Projet à l ANPME ; Marquer l accord sur la demande de participation : - Vérifier l éligibilité du candidat suivant les critères fixés ; - Valider le choix du prestataire, figurant au répertoire des compétences ; - Valider l offre de services en appréciant la conformité des actions à mener. Notifier l accord de l ANPME au bénéficiaire. Novembre

13 La vérification et l enregistrement de la demande dans la Gestion Electronique des Dossiers d Appui (GEDA) sont effectués par le Chef de service planification de l ANPME. L affectation du dossier à un Chargé de projet à l ANPME est réalisée par le Chef de division concerné en concertation avec le chef de pôle " Appui et Animation ". L examen et l accord sur la demande sont quant à eux effectués par le Chargé de projet à l ANPME sous la supervision du Chef de la division concernée. Le chargé de projet ou toute autre personne mandatée peut lors de ce traitement : Effectuer des contacts (Téléphone, mailing, etc.) pour s assurer des informations fournies ou les compléter ; Demander des documents d informations complémentaires. Réaliser des visites in site. L ANPME informe le bénéficiaire de l accord ou du rejet à sa demande dans un délai de deux semaines à compter de la date de réception de toutes les informations demandées. Cette notification d accord ou de rejet doit se faire via une lettre /Fax de notification, signée par le Directeur Général de l ANPME ou le Chef de pôle Appui & Animation et adressée au bénéficiaire. Etape 3 : Contractualisation Le bénéficiaire et le prestataire préparent un projet de Contrat de prestations de services sur la base de l offre de services et des termes de référence signés. Le Contrat de prestations de services formalise les engagements des parties signataires pour la réalisation des actions d accompagnement, conformément à l offre de services. Un modèle est fourni par l ANPME et accessible sur le site web. Ensuite, une Convention de partenariat entre l ANPME et le bénéficiaire est établie par le chargé de projet sous la supervision du chef de division concerné. Cette convention fixe notamment : Les obligations des Parties ; Les conditions et les modalités de déblocage des contributions financières par l ANPME et le Bénéficiaire ; Les mécanismes de suivi des résultats et des performances dans le cadre de la réalisation de l Action. Les conventions de partenariats sont signées par le Directeur Général, après avis du chef de pôle " Appui et Animation ". Novembre

14 6.2 PROCEDURE DE CONSULTATION RESTREINTE POUR LA MOBILISATION DU PRESTATAIRE Ce type de mobilisation du prestataire ne sera mis en œuvre que dans les cas suivants : Une action groupée pour le compte de plusieurs entreprises ; Une action individuelle pour une entreprise n étant pas en mesure de sélectionner elle-même le prestataire. Etape 1 : Expression du besoin, traitement de la demande et notification du résultat Les bénéficiaires potentiels manifestent librement leur intérêt pour les programmes d appui aux projets promus de l ANPME ou via un Partenaire/Relais. Les bénéficiaires potentiels envoient directement, ou via un partenaire, leur demande d accompagnement de manière volontaire. Les demandes doivent être envoyées à l ANPME et doivent se présenter sous la forme d un dossier de candidature simplifié contenant les pièces suivantes : Un formulaire de candidature ; Une lettre de demande de participation, signée et cachetée par le bénéficiaire ; Un dossier administratif contenant, entre autre, l extrait du Registre du Commerce et tout autre document spécifié dans le cadre du programme concerné. Les demandes d accompagnement peuvent se faire par courrier ou déposés directement à l ANPME ou via un Partenaire désigné à cet effet. L ANPME mettra des documents de référence (type) sur le site Internet de l Agence pour leur téléchargement. Le traitement de toute demande consiste à titre indicatif à : Vérifier l exhaustivité de la demande à savoir si le dossier de candidature est complet et conforme ; Enregistrer la demande par une saisie informatique ; Affecter le dossier à un Chargé de Projet à l ANPME ; Marquer l accord sur la demande de participation : - Vérifier l éligibilité du candidat suivant les critères fixés ; Notifier l accord de l ANPME au bénéficiaire. La vérification et l enregistrement de la demande dans la Gestion Electronique des Dossiers d Appui (GEDA) sont effectués par le Chef de services du Bureau d ordres de l ANPME. L affectation du dossier à un Chargé de projet à l ANPME est réalisée par le Chef de division concerné en concertation avec le chef du Pôle " Appui et Animation ". L examen et l accord sur la demande sont quant à eux effectués par le Chargé de projet à l ANPME sous la supervision du chef de la division concernée. Le chargé de projet ou toute autre personne mandatée par l ANPME peut lors de ce traitement : Effectuer des contacts (Téléphone, mailing, etc.) pour s assurer des informations fournies ou les compléter ; Demander des documents d informations complémentaires. Réaliser des visites in site. L ANPME informe le bénéficiaire d accord ou du rejet à sa demande dans un délai de trois semaines à compter de la date de réception de toutes les informations demandées. Cette notification d accord ou de rejet Novembre

15 doit se faire via une lettre de notification, signée par le Directeur Général de l ANPME ou le Chef de pôle à l ANPME et adressée au bénéficiaire. Etape 2 : Préparation de la consultation restreinte pour la mobilisation du prestataire Le Chargé de projet désigné élabore les termes de référence en concertation avec le bénéficiaire / partenaire et sous la supervision du Chef de la division concernée. Ces termes de référence sont validés par le bénéficiaire/partenaire avant le lancement de la consultation. L ANPME présélectionne, en concertation avec le bénéficiaire/partenaire, une liste d au moins trois prestataires à partir du répertoire des compétences de l ANPME qui est mis à disposition par le Chargé de projet et le responsable du répertoire des compétences à l ANPME. Il est indiqué de clarifier, avant le lancement de la consultation, les critères de sélection des prestataires et les estimations financières sur la base du bordereau des prix et des grilles de plafonds des contributions de l ANPME établis sur décision du Directeur Général, ou son délégataire. Suite à cette sélection, le bénéficiaire doit envoyer à l ANPME, un dossier d accompagnement comprenant : Les termes de référence validés, signés et cachetés ; La lettre d engagement de paiement de la quote-part du bénéficiaire ; La liste des prestataires sélectionnés, validée, signée et cachetée. Etape 3 : Consultation restreinte et dépôt des offres L ANPME procède au lancement de la consultation restreinte simplifiée conformément au règlement de marchés de l ANPME. Cette consultation fait l objet d une lettre circulaire, accompagnée des termes de référence, d un acte d engagement et d un bordereau des prix, adressés par fax confirmé ou par voie électronique, le même jour, aux prestataires sélectionnés. L envoi précipité doit être effectué sept (7) jours francs au moins avant la date prévue pour la séance d ouverture des plis. Les dossiers présentés par les prestataires soumissionnaires doivent comporter, outre les termes de référence paraphés et signés, une offre financière (acte d engagement et bordereau des prix) et une offre technique telles que prévue dans le règlement de marché. La réception de ces dossiers doit être enregistrée sous GEDA. Etape 4 : Evaluation des offres et signature d un Contrat de prestations de services Tripartite L évaluation des offres financières et éventuellement techniques est réalisée conjointement par une commission désignée par le Directeur Général ou son délégataire et composée de représentants de l ANPME et éventuellement de ceux de(s) bénéficiaire(s), de(s) partenaire(s) et toute autre personne qualifiée. Le prestataire retenu est celui qui a présenté l offre que la commission juge la plus avantageuse compte tenu des critères prédéfinis. L ANPME peut demander, le cas échéant, au prestataire ayant présenté l offre la plus avantageuse, de réduire son offre. Un procès verbal de ces travaux est dressé et signé par les membres de la commission d évaluation. Il doit indiquer les critères de choix du prestataire et les justificatifs correspondant. Novembre

16 L ANPME envoie au prestataire retenu une lettre de notification de l acceptation de son offre par fax confirmé. Cette correspondance doit être effectuée dans un délai qui ne peut dépasser sept (7) jours francs à compter de la date d achèvement des travaux de la commission. Dans le même délai et les mêmes conditions, l ANPME avise également les prestataires non retenus du rejet de leurs offres. Un Contrat de prestations de services tripartite est signé entre l ANPME, le bénéficiaire et le prestataire retenu. Le prestataire peut entamer l exécution de l action, objet du contrat, à compter du lendemain de la notification de l ordre de service de commencement de la mission par l ANPME. 6.3 PROCEDURE DE SUIVI ET D EVALUATION Etape 1 : Lancement des actions au niveau des partenaires et des bénéficiaires Le Chargé de projet à l ANPME peut participer au lancement de l action pour clarifier les engagements et définir un planning de travail prévisionnel. Il doit s assurer de l implication du bénéficiaire et ainsi, organiser des réunions de travail dont la tenue est confirmée par la rédaction d un procès verbal. Etape 2 : Suivi de l avancement Le suivi régulier de l Action est assuré par le Chargé de projet à l ANPME, le partenaire ou toute autre personne mandatée par l ANPME. A cet effet, une réunion d avancement ou un contact entre le partenaire, le bénéficiaire et le prestataire sera tenue régulièrement, selon le planning convenu à cet effet, et ayant pour objet : La revue de l avancement des actions conformément aux tableaux de bords ; L arbitrage sur les points de blocage mineurs rencontrés ; L établissement du tableau de bord des actions à réaliser pour la réunion suivante (actions, échéance, responsable, etc.). Le suivi intermédiaire, qui sera assuré par le chargé de projet ANPME ou le Partenaire, permet de valider l atteinte des objectifs intermédiaires de l Action. Ces objectifs intermédiaires sont basés sur la finalisation des différentes phases de mise en œuvre, telles qu elles sont définies dans le planning détaillé de l Action. Le Chargé de projet à l ANPME assure la coordination et le suivi des activités. Il est chargé de la coordination des travaux et des intervenants et veille à une mobilisation des différents acteurs concernés pour la réalisation de ces activités. Etape 3 : Validation des livrables et évaluation d impact Conformément aux dispositions de la convention signée avec l entreprise, l ANPME procède au contrôle de l avancement et la qualité de mise en œuvre de l Action par le prestataire, ainsi que l approbation des livrables validés par l entreprise. A cet effet, l ANPME ou/ et l entreprise peuvent éventuellement demander des changements ou et des ajustements qui sont à opérer par le prestataire. De même, l ANPME peut lancer des missions d audit d exécution et de respect des engagements du bénéficiaire et du Prestataire. Novembre

17 Le Prestataire procédera à l évaluation de l impact des actions sur la base d indicateurs quantitatifs et qualitatifs objectivement vérifiables, à la fin de chaque mission. Cette évaluation fera l objet d un rapport d impact. 6.4 PROCEDURE DE REGLEMENT DES CONTRIBUTIONS FINANCIERES Etape 1 : Préparation du dossier de paiement Le bénéficiaire ou le partenaire adresse un dossier de paiement à l ANPME, conformément aux modalités prévues à cet effet. Le chargé de projet procède en concertation avec le chef de Division, à l examen du dossier de paiement. Les documents constituant le dossier de paiement sont comme suit : Dans le cas d une convention de partenariat A- Documents relatifs à la conclusion du contrat - Lettre/Fax de notification de l accord - Contrat de prestations de services liant l Entreprise et le Prestataire - Convention de partenariat entre l ANPME et l Entreprise - Convention de partenariat entre l ANPME et le Partenaire, le cas échéant B- Documents relatifs à l exécution et au règlement du contrat - Fiche d évaluation des livrables signée par l entreprise - Relevés des prestations (fiches de temps) - Justificatif(s) de règlement de la quote-part de l Entreprise - Accord (éventuel) du bénéficiaire pour le paiement de la quote-part ANPME au Prestataire - Ordre de paiement signé et cacheté par le Directeur Général de l ANPME - La facture datée, numérotée signée et cacheté par le prestataire. Elle doit : - faire référence au contrat ; - et ressortir le montant HT, TVA et TTC et, le cas échéant, la référence à l exonération de la TVA. Dans le cas d une consultation restreinte simplifiée A- Documents relatifs à la mise en concurrence - Liste des prestataires présélectionnés dans le Répertoire des Compétences, signée par l ANPME, l Entreprise bénéficiaire et le Partenaire, le cas échéant - Lettres circulaires signées avec confirmation de réception - Lettre de décision de désignation des membres de la commission d évaluation. - Estimation de l offre financière, basée sur le bordereau des prix. - PV de la commission d évaluation des offres, signé par les membres désignés. - Dossier financier (signé et cacheté par le Prestataire) : - Acte d engagement ; - Bordereau des prix. B- Documents relatifs à la conclusion du contrat - Lettre de notification d accord - Contrats de prestations de services Tripartites entre l ANPME, l Entreprise et le Prestataire (y compris les termes de référence paraphés, signés, cachetés et enregistrés par les parties prenantes) - Ordre de service de commencement de l Action C- Documents relatifs à l exécution et au règlement du contrat - Fiche d évaluation des livrables - Relevés des prestations (fiches de temps) Novembre

18 - Justificatif(s) de règlement de la quote-part de l Entreprise - Ordre de paiement signé et cacheté par le Directeur Général de l ANPME - La facture datée, numérotée signée et cacheté par le prestataire et cachetée par l ANPME. Elle doit : - faire référence au contrat ; - et ressortir le montant HT, TVA et TTC et, le cas échéant, la référence à l exonération de la TVA. Etape 2 : Ordre de paiement de la contribution de l ANPME Le Chef de la division Ressources Humaines et Financières (DRHF) instruit et s assure de la conformité par rapport aux procédures et l exhaustivité du dossier. Il émet alors un ordre de paiement et transmet pour signature, le dossier pour paiement à la Direction Générale de l ANPME. Etape 3 : Règlement de la contribution de l ANPME L ordre de paiement est transmis pour signature à l Agent Comptable par le DRHF, relatif au dossier de paiement des prestations réalisées. Novembre

19 6.5 PROCEDURE DE MISE EN PLACE D UN REPERTOIRE DES COMPETENCES Etape 1 : Publication de l Avis d Appel à Manifestation d Intérêt (AMI) et dépôt des dossiers L ANPME prépare un dossier fixant les modalités et les conditions d inscription au répertoire des compétences suite à la publication d un avis d appel à manifestation d intérêt. Cet avis est publié dans un support de communication choisi par l ANPME. Les prestataires intéressés doivent présenter au Bureau d Ordres de l ANPME un dossier comprenant notamment : Une demande d inscription ; Une présentation générale du prestataire intéressé ; Un dossier administratif comprenant les points 2), 3), 4) et 6) du paragraphe A de l article 24 du règlement des marchés de l ANPME ; Toute pièce complémentaire exigée par le dossier d inscription. L inscription à ce répertoire de compétences donne les possibilités aux prestataires retenus d être consultés dans le cadre des consultations restreintes lancés par l ANPME. L ANPME privilégiera le recours à ce répertoire des compétences par ses partenaires dans le cadre des partenariats sans exclusivité. Etape 2 : Inscription au répertoire des compétences Une commission de sélection au répertoire des compétences est désignée par décision du Directeur Général de l ANPME. Cette commission examine l ensemble des dossiers présentés et dresse un procès-verbal de ses travaux. Ce procès-verbal enregistre, s'il y a lieu, les observations ou protestations présentées au cours des opérations d'examen des dossiers par les membres ou par les prestataires ainsi que le point de vue de la commission sur ces observations ou protestations. Il indique également les motifs de la non inscription des prestataires au répertoire des compétences. Les prestataires retenus sont intégrés au répertoire de compétences par le responsable dudit répertoire moyennant une mise à jour régulière en précisant les domaines d intervention par consultant et/ ou secteur d activité. De même, il prépare une lettre de notification des résultats aux prestataires soumissionnaires, acceptés ou non, à adresser par le Directeur de l ANPME ou son représentant dans un délai qui ne peut dépasser sept (7) jours francs à compter de la date d'achèvement des travaux de la commission. Une liste des prestataires retenus est communiquée aux Chargés de projet, à la Direction des Ressources Humaines et Financières (DRHF) et à l agent comptable. Les mises à jour régulières du Répertoire Des Compétences sont consultables sur le site Internet de l ANPME, Etape 3 : Mise à jour du répertoire des compétences Pour pouvoir maintenir l inscription au Répertoire des Compétences, les prestataires doivent fournir des documents mis à jour et valables administrativement : Novembre

20 Un extrait du registre de commerce (modèle J) mentionnant le nom des représentants légaux de l entreprise, (pour les personnes morales) ; Une copie certifiée conforme de l attestation fiscale modèle 203 pour soumission au marché public ; Une copie certifiée conforme de l attestation CNSS pour soumission au marché public ; Une copie des statuts en cas de changements des associés ou actionnaires ; La déclaration d exclusivité des consultants non permanents, le cas échéant (la déclaration d exclusivité est obligatoire pour les consultants non permanent proposé dans le cadre d une mission financée par l ANPME) ; Un engagement conjoint et solidaire en cas de groupement ou consortium. Les prestataires peuvent proposer à n importe quel moment des consultants et suivre les modalités d inscription en vigueur. L ANPME se réserve le droit de retirer l inscription du prestataire en cas d insatisfaction, notamment, des partenaires, entreprises, par rapport aux services fournis, ou du non respect des conditions générales. Le chargé de suivi du répertoire des compétences veille à la mise à jour des dossiers et communique les informations aux Chargés de projets, à la DRHF et à l agent comptable. Novembre