1. METTEZ A JOUR VOTRE LOGICIEL 2. NOUVEAUX MODULES 3

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1 LISA (Lettre d Information du Support et Assistance) N 3 du jeudi 02 octobre 2008 Sommaire ACTUALITES 1. METTEZ A JOUR VOTRE LOGICIEL Statistiques Rayons, Familles, Sous-Familles par hiérarchisation NOUVEAUX MODULES 3 3. CORRECTIFS SUR LOGICIEL 23 Exporter vos données en y intégrant des filtres et enregistrez vos matrices d export. 4. TRUCS ET ASTUCES EVOLUER DANS LA GAMME Gestion des relevés de factures d encours client et encaissement des relevés. DYNAPOS BON A SAVOIR 27 Gestion des grilles tarifaires articles selon un planning ou une grille de quantité. (DYNASPORT uniquement) 1. Journal des rendus caisse, 2. Quantité récurrente en encaissement, 3. Impression de liste d articles série, 4. Impression des articles composants, 5. Arrhes sur location. 6. 1

2 Mettez à jour votre logiciel Vous disposez d une mise à jour de votre logiciel sur le serveur de mise à jour de NEGICOM. Cette mise à jour peut être faite directement depuis votre logiciel (Menu OUTILS, puis Mise à jour programme). Si vous ne disposez pas d une connexion Internet depuis votre poste d installation du logiciel DYNAPOS, veuillez alors cliquer sur le lien correspondant dans le tableau de liens qui vous a été envoyé par mail par l assistance NEGICOM Tableau récapitulatif de mises à jour logicielles. Mon logiciel est : Dernière version de mise à jour DYNALIGHT Version N 1.25 DYNASHOP Version N 1.26 DYNAMODE Version N 1.32 DYNASHOP PRO Version N 1.35 DYNAMODE PRO Version N 1.35 DYNASPORT Version N 1.49 DYNAETIQ Version N 1.62 DYNABACK OFFICE Version N

3 Nouveaux modules Tous logiciels de la gamme DYNAPOS Statistique Rayons, Familles, sous-familles par hiérarchisation. (Toute la Gamme DYNAPOS) Cette statistique rassemble les chiffres d affaires par rayons, familles et sous-familles en une seule fenêtre. La liste Depuis le menu principal, allez dans le menu Journaux et Statistiques, ensuite cliquez sur le bouton Statistique Rayons/Familles/Sous-Familles. Critères de filtres : Afin d affiner votre statistique, vous disposez de critères de filtre. Ajustez alors ceux-ci puis cliquez sur le bouton Rechercher selon les critères [Crtrl+R] 1. Bornage de dates = Statistique de la date xxxxxx à la date xxxxx 2. Type de documents : La statistique concerne quel type de document (Factures, devis etc ) 3. Rayon ou tous rayons : Vous pouvez restreindre la statistique à un seul rayon (cas de rayons ayant beaucoup de familles et sous-familles). Interpréter le résultat : Le résultat est représenté sous forme de liste dite hiérarchique, vous trouverez donc en entête de liste le rayon, puis par décalage vers la droite les familles suivies par un décalage de leurs sous-familles. Ligne de rayon (Bleu) Ligne de familles (Orange) Signes associés : > Famille >> Sous-Famille Ligne de sousfamilles (Blanc) 3

4 Impression : Pour Imprimer la statistique, cliquez simplement sur le bouton Imprimer la statistique *F4+. L impression reprend exactement le résultat écran. Le menu de destination s ouvrira, vous pourrez alors choisir l impression par aperçu ou impression directe. Détail d une ligne de résultat : Cette procédure vous permet de consulter le détail des articles concernés pour la ligne de statistique sélectionnée. Principe : Vous réalisez votre statistique, le résultat s affiche à l écran, il comprend plusieurs lignes de rayons et de familles ainsi que de sous-familles. Positionnez le curseur sur la ligne d un rayon puis cliquez sur le bouton Voir le détail des articles [F2], le programme ouvrira le détail des articles pour le rayon concerné. Maintenant si vous sélectionnez une ligne de famille pour ce rayon, puis vous demandez le détail, le ouvrira le détail des articles pour le rayon et pour la famille sélectionnée, dans ce résultat le détail est restreint au rayon + famille. La fenêtre détail des articles reprendra exactement les critères de filtres de votre statistique, vous aurez donc l analytique des articles pour la ligne de statistique sélectionnée. 4

5 Exporter vos données et enregistrez vos matrices d export. (Toute la Gamme DYNAPOS) Vous disposez maintenant d un outil d export des données vers un format externe à votre base de données DYNAPOS. Motivations : Ce module d export vous donnes donc les moyens de récupérer vos données afin de les exploiter dans un autre outil ou de les envoyés vers votre site web par exemple (Cas du fichier article). A noter que la législation oblige tous les éditeurs à fournir les outils ou tout autre moyen afin de restituer les données enregistrées par le ou les utilisateurs. Quelques soient les contrats passés, vous êtes propriétaires de vos données. Accès : Depuis le menu principal cliquez sur le bouton Outils, puis dans le menu Outils, cliquez sur Exporter des données. Principes : Je sélectionne un fichier à exporter, je détermine les rubriques de fichier à exporter, je crée des critères afin de filtrer les données à exporter, et enfin j exporte dans un fichier texte ou Microsoft Excel. Afin d optimiser et d automatiser cet export, je peux enregistrer les paramètres de sélection fichier, rubriques et critères de filtre. Il me suffira alors de sélectionner la matrice pour réitérer l export. Création d un export Depuis la fenêtre de gestion des matrices d export, cliquez sur Nouvelle matrice ou export *F2+. Dans la fenêtre de création remplissez les champs de création. Sont obligatoires : le fichier à exporter et le nom du fichier en destination, par défaut le programme reprendra le même nom que le fichier à exporter. Si vous ne désirez pas enregistrer une matrice d export, passez directement à l onglet de sélection des rubriques à exporter (Rubriques en export). 5

6 Champs d enregistrement d une matrice : Code matrice : N d identification unique pour la matrice, le programme proposera toujours un n unique, mais vous pouvez le modifier. Descriptif : Description courte de votre matrice (Ex : Export articles pour site web.). Date de création : Date à laquelle la matrice a été crée (renseignée automatiquement). Dernière utilisation : Date de dernière utilisation (renseignée automatiquement). Fichier à exporter : Fichier de la base de données concerné par l export, cliquez sur le bouton à droite du champ pour ouverture de la liste des fichiers disponibles. Il n existe aucune restriction quand aux fichiers disponibles en export, tous les fichiers sont exportables y compris les fichiers de paramètres ou de gestion des droits etc Positionnez le curseur sur le fichier à exporter, puis cliquez sur Sélectionner ou sur F12 du clavier. Dans l exemple, on a choisi le fichier articles Format d export : Xls = Microsoft Excel. Aucun formatage nécessaire. TXT = Texte simple. Formatage par séparateur de chaine (Chaque rubriques est séparée par le séparateur que vous avez défini) (Ex : MaRubrique1 ; MaRubrique2 ; MaRubrique3 ;. Dans cette exemple chaque rubrique est séparée par le caractère ; (Point virgule). Ce type de formatage est très souvent utilisé pour des dialogues inter-programmes. Destination : Correspond au nom du fichier crée pour l export, par défaut le programme prendra le même nom que le fichier à exporter, vous pouvez modifier ce nom si nécessaire. Attention, ne renseignez pas l extension. Ex : ne saisissez pas MONFICHIER.TXT, mais saisissez simplement MONFICHIER le programme se chargera de rajouter l extension TXT ou XLS selon le format sélectionné. Répertoire de création : Le fichier sera créé dans le répertoire défini dans ce champ, par défaut le programme a renseigné ce répertoire par un répertoire par défaut, vous pouvez modifier celui-ci en cliquant sur le bouton à droite du champ. Cette option vous permet de définir un répertoire propre à votre organisation. 6

7 Choix des rubriques à exporter : Cliquez sur l onglet Rubriques en export pour choisir les rubriques à exporter, il n est pas nécessaire à ce stade d enregistrer votre matrice, l enregistrement se fera à la fin. Ouverture de la liste des rubriques pour sélection Enlève la rubrique de la liste à exporter. Enregistre la matrice et lance l export des données Liste des rubriques : Cette liste correspond aux rubriques constituants le fichier à exporter, vous pouvez sélectionner au minimum 1 rubrique jusqu à toutes les rubriques du fichier, pour cela cochez simplement les case à droite de chaque ligne de rubrique. Bien sur la liste des rubriques en sélection correspond au fichier que vous avez sélectionné pour l export. Vous pouvez toujours ouvrir cette liste de rubriques pour complèter votre sélection dans le cas d un oubli de rubrique, réouvrez simplement la liste et sélectionnez la ou les rubriques à rajouter. Dans le cas ou vous sélectionnez des rubriques déjà présentes dans les rubriques en export, le programme ne les dupliquera pas en export, il vous notifiera que x rubriques n ont pas été inésérées dans la sélection car elles étaient déjà présentes dans les rubriques en export. 7

8 Définition des critères de filtres : Vous pouvez conditionner votre export selon des critères de filtre, ceux-ci s appliquent à chaque ligne de rubriques sélectionnées. Exemple concret : Vous sélectionnez le fichier article en export avec les rubriques code article, désignation et stock. Pour la rubrique Stock, vous définissez alors un critère de filtre : Prendre tous les articles dont le stock <=2. Dans la colonne OP. (Opérateur) vous sélectionnez l opérateur <= et dans le critère vous saisissez 2 Lors de l export, le programme créera automatiquement le filtre selon vos critères et exportera seulement les articles dont le stock et inférieur ou égale à 2. Concept de matrice d export : On appelle matrice d export le fait d enregistrer le fichier, les rubriques et les critères de filtres afin de réutiliser ces éléments sans devoir tout redéfinir à chaque export. Vous créez une ou des matrices, puis selon vos besoins vous lancez les exports de données sur la base de ces matrices, bien sur ces matrices sont modifiables à souhaits, il n existe aucune restriction quant à leur nombre de lancement et surtout vous pouvez en créer autant que vous en désirez. Astuces : Vous pouvez définir plusieurs matrices sur un même fichier mais pour des critères de filtres différents, il vous suffira de sélectionner la matrice concernée pour réaliser l export. Exemple : Une matrice d export des articles pour le RAYON : Immobilier. Une autre matrice d export des articles pour le RAYON : Papier peint Etc Modifier une matrice : Pour modifier une matrice d export, sélectionnez la matrice concernée, puis cliquez sur Le bouton : Modifier [F3], ensuite effectuez toutes les modifications sur cette matrice puis réalisez l export des données. 8

9 Gestion des relevés de factures d encours clients et encaissement des relevés. (Sauf DYNALIGHT) Vous disposez maintenant de la possibilité de réaliser des relevés (regroupement) de factures en crédit client (encours) et aussi d encaisser ces relevés donc toutes les ventes de ce relevé, et cela en 1 seule fois. Principes : Vous réalisez X ventes dans le mois pour un même client, à la fin du mois, vous regroupez toutes ses factures en 1 seul document, vous lui remettez ce relevé de factures, le client vous règle, vous demandez donc l encaissement de ce relevé, il vous règle par chèque, vous enregistrez ce règlement, vous imprimez son règlement avec le relevé et c est terminé, toutes les ventes associées à ce relevé ont été marquées comme réglées et vous repartez dans un cycle mensuel. Restrictions et obligations: Il n existe aucune restriction quant au nombre de facture sur un relevé (infini). Un relevé ne fait référence qu à des factures d un même client. Un relevé peut incorporer des ventes sans client identifié (cas d un oubli de sélection client en vente), vous aurez donc des ventes nominatives et d autres sans aucun client identifié et cela sur le même relevé. Les ventes sont obligatoirement des ventes à crédit. Les ventes ne doivent incorporer aucun règlement partiel, exemple : règlement de x euros en carte et le reste à crédit, cette vente ne pourra être prise en compte pour un relevé. Tant que le relevé n a pas été réglé, vous pourrez lui ajouter des ventes. Tant que le relevé n a pas été réglé, vous pourrez lui enlever des ventes. Tant que le relevé n a pas été réglé, il peut être supprimé simplement. Créer un relevé de factures : La création d un relevé se fait obligatoirement depuis la liste des crédits clients (Gestion des encours ). Depuis la liste des crédits, sélectionnez un bornage de dates, puis sélectionnez le client concerné, ensuite sélectionnez l option Crédits : Sans aucun règlement. Lancez la recherche. Cliquez sur le bouton Menu [F10] (menu déroulant), puis sélectionnez le dernier bouton : Créer un relevé d encours pour la liste à l écran. Cette procédure prendra toutes les ventes présentes dans la liste écran pour les associer au relevé en création. Si des ventes à l écran ne doivent pas faire partie du relevé, continuez quand même, vous pourrez les enlever du relevé depuis le module de gestion des relevés. 9

10 Dans la fenêtre suivante, renseignez le n de relevé client, celui-ci est automatiquement rempli par le programme (vous pouvez le paramétrer, voir les paramètres généraux, puis compteurs document). Renseignez un commentaire pour le relevé, ce commentaire sera imprimé en entête de relevé. Validez ensuite votre saisie, bouton Valider [F12]. Après validation de création, le programme vous proposera l impression de ce relevé (fenêtre standard choix d impression, aperçu ou impression directe). Votre nouveau relevé de factures est terminé. Gestion des relevés de factures : Depuis le menu principal de gestion des clients, cliquez sur le bouton Gestion des relevés de factures client [Alt+R]. Comprendre la fenêtre de gestion : La fenêtre est divisée en 3 blocs distincts : Le bloc du haut = zone de recherche et de filtrage des relevés client. Le bloc à gauche = Liste des relevés selon les critères de filtre d affichage Le bloc de droite = Liste des ventes pour le relevé sélectionné dans la liste des relevés à droite. A chaque fois que vous positionnez le curseur sur un relevé (liste de gauche), le programme affiche la liste des ventes pour ce relevé dans la liste de droite. Sous la liste des ventes, vous disposez des règlements pour la vente sélectionnée dans la liste. Ces règlements correspondent aux règlements effectués sur le relevé et ensuite ventilé sur chaque vente. 10

11 Menu de gestion des relevés : Vous disposez d un menu déroulant pour accéder aux procédures sur les relevés clients. Bouton Menu *F10+. Encaisser un relevé : Cette procédure ouvre l écran d encaissement identique à celui d un encaissement d une vente. Imprimer le relevé : Ouvre le menu de choix d impression du relevé Imprimer la liste des relevés : Imprime les relevés sous forme de liste, seul les relevés et les informations qu ils contiennent sont imprimés sous forme de liste. Imprimer la vente au format A4 : Vous permet de réimprimer la vente au format 21x29.7 (A4) Imprimer la vente au format ticket : Vous permet de réimprimer la vente mais au format ticket de caisse (imprimante spécifique). Ouvrir la fiche du client : Ouvre la fiche du client pour le relevé et la vente sélectionné. Supprimer le relevé de factures : Supprime le relevé sans supprimer les ventes bien sur, seul la notion de regroupement sous la forme d un relevé est supprimé. Cette suppression entraine donc la libération des ventes afin qu elles soient encaissées seules ou réaffectées à un autre relevé. Enlever la vente du relevé : Vous permet de retirer une vente d un relevé, cette vente redevient donc libre d encaissement seule ou peut être réaffectée à un autre relevé. Le programme réajustera automatiquement les calculs du relevé de facture. Ajouter une facture sur le relevé : Vous permet de rajouter une facture oubliée, sur le relevé en cours. Cette procédure ouvrira automatiquement la liste des crédits clients, faites votre recherche parmi la liste des crédits, puis sélectionnez la vente à ajouter au relevé. Le programme réajustera automatiquement les calculs du relevé de facture. Attention, lorsque vous enlevez ou ajouter une vente à un relevé, prenez soins de vérifier que ce relevé n a pas déjà été transmis à votre client, vous auriez 2 relevés différents pouvant engendrer une source de conflit. Encaissement d un relevé : La notion d encaissement d un relevé est un peu fausse, car le programme n encaisse pas un relevé mais un ensemble de ventes. L encaissement se fait comme pour une vente (écran avec les modes de règlement), gestion des rendus caisse etc Sélectionnez alors le ou les modes de règlements du relevé puis validez l encaissement. Restrictions : Les modes de règlements spécifiques type Crédit, Arrhes etc ne sont pas sélectionnables pour le règlement, le programme vous interdira leur sélection. 11

12 Ventilation des règlements et gestion du rendu monnaie : Lors de l encaissement d un relevé, le programme procède par ventilation des règlements sur les ventes associés au relevé en cours d encaissement. Exemple : Relevé N 1 Total TTC = Euros. Ce relevé correspond à 3 ventes : Vente 1 - total TTC = 500 Euros Vente 2 - total TTC = 300 Euros Vente 3 - total TTC = 200 Euros Le client règle avec un chèque de 1000 euros, ce chèque sera réparti au prorata des montants TTC de chaque vente. Vente 1 Règlement chèque = 500 Euros Vente 2 - Règlement chèque = 300 Euros Vente 3 - Règlement chèque = 200 Euros Dans le cas ou il existe plusieurs modes de règlement pour le relevé, chaque règlement sera réparti au prorata de chaque vente. Gestion de l encours client (fiche client) : L encours client défini dans sa fiche sera déduit du montant des encours réglés par l intermédiaire du relevé. Ventes à crédit réglées par le relevé : Chaque vente reçoit un mode ou des modes de règlement provenant de l encaissement du relevé, vous pouvez donc imprimer la ou les ventes normalement, le ou les règlements apparaitront dans la zone de règlement, vous aurez en plus le n de relevé correspond afin de faire la relation entre règlement et relevé associé. Cas particulier : Les ventes associées à un relevé ne peuvent plus être encaissées individuellement, car associées à un relevé de factures. Pour pouvoir encaisser une vente déjà associée à un relevé, vous devez aller dans la gestion des relevés, puis sélectionner le relevé concerné, puis sélectionnez la vente et enfin depuis le menu sélectionnez l option : Enlever la vente du relevé. Cette procédure dissociera la vente du relevé, vous pourrez ensuite encaisser cette vente normalement. Utilisateur du NEGOCE CLIENT La gestion des relevés ne fonctionne pas pour le négoce client (Module additionnel disponible par achat de l option). En effet dans ce module de négoce, les factures clients intègrent la notion de multi-commandes avec règlement différé. 12

13 Gestion des grilles tarifaires selon planning ou grille de quantité. Module disponible uniquement dans la version DYNASPORT de la Gamme DYNAPOS Principes : Vous disposez déjà dans les fichiers articles de la possibilité de définir des prix (Onglet tarification) (Disponible pour toute la gamme DYNAPOS hors DYNALIGHT). Ce module vous permet de définir des prix de vente selon des quantités achetées par vos clients. La gestion des grilles tarifaires apportent un niveau supérieur à ce module en permettant d unifier des tarifs/quantités/durées de location, selon des plannings ou de grilles quantitatives. Exemple : Vous avez des articles différents mais ayant les mêmes tarifs, vous pouvez donc les associer à une ou des grilles tarifaires, puis gérer leurs prix directement par ces grilles tarifaires. (Le prix de la fiche article existe toujours, il correspond à une base de travail pour la grille tarifaire). Lors d une vente, le programme vous proposera automatiquement la grille tarifaire en fonction des quantités ou durées vendues, vous pourrez soit appliquer le tarif de base ou le tarif de la grille tarifaire. Cette sélection de tarif reprend la gestion multi-tarif actuellement disponible sur les articles en vente. Rappel : L application des multi-tarifs est assujettie à l activation du paramètre d application disponible dans chaque fiche article. A l aide de ce paramètre vous pouvez donc définir une politique tarifaire sans l appliquer de suite, il en est de même pour les grilles tarifaires qui héritent des spécifications du module multi-tarifs. 13

14 Création d une grille tarifaire : Depuis le menu principal, cliquez sur le bouton Gestion des articles, depuis ce menu de gestion, cliquez sur le bouton Grille de tarifications. Lexique : GRILLE DE TARIFS : Regroupement de tarifs et de durées ou quantités qui seront appliqués aux articles par la structure de la grille. EQUIPEMENTS : Correspond à la classification la plus haute dans la hiérarchisation structurelle d'une grille. Le premier niveau d'hiérarchisation est l'équipement. (Peut être comparé par analogie au classement par rayon). FAMILLES : Correspond à la classification de second niveau dans la hiérarchisation structurelle d'une grille. (peut être comparé par analogie au classement par famille d'article, vous disposez d'ailleurs d'un bouton de sélection des familles). FORMULES : Correspond à la classification de troisième niveau dans la hiérarchisation structurelle d'une grille. La formule se rapproche essentiellement des articles qui seront concernés par cette grille de tarifs (Ex : SKI ou PACK SKI, ou encore Vélo ou vélo + remorque enfant etc...) BASE (Durée/Qté) : Par analogie : PLANNING de location ou CATALOGUE DE PRIX. Correspond aux durées ou quantités associé aux prix de vente TTC. Exemples : 1 jour de location = 10 euros ou Qté 10 = 5 euros 2 jour de location = 19 euros ou Qté 15 = 4.80 euros OBLIGATION DE CREER UN PLANNING OU CATALOGUE POUR UNE GRILLE Tarifs à l unité ou selon la durée : Les tarifs que vous saisissez pour chaque Durée/quantité peuvent être interprétés de 2 façons par le logiciel. A l'unité : Les prix que vous saisissez sont considérés comme des prix à l'unité en fonction de la Durée/Quantité. Exemple : Pour une quantité de 5 articles le prix sera de 10 euros l'unité Pour une quantité de 6 articles le prix sera de 9 euros l'unité Si j'en achète 5 je paierai 5 x 10 = 50 E Si j'en achète 6 je paierai 6 x 9= 54 E 2) Pour la Durée/Quantité : Les prix sont ici pour la Durée ou quantité saisie. Exemple : Pour une quantité de 8 je paierai 40 E Pour une quantité de 9 je paierai 36 E Si j'achète 8 articles, le total de la ligne de vente sera de 40 euros Si j'achète 9 articles, le total de la ligne de vente sera de 36 euros Dans le 1er cas vous définissez les prix à l'unité, dans le deuxième vous saisissez le total PVTTC. ATTENTION PRENEZ SOINS DE VERIFIER VOTRE SAISIE ET LE MODE DE TARIFICATION 14

15 Schéma de création d une grille : Création du planning/catalogue des quantités Récupérer un planning/catalogue des quantités existant Création d une hiérarchisation (Equipement/Familles/Formu les) Récupérer une hiérarchisation existante (Equipement/Familles/Formules) Saisie des éléments de la grille (Code de la grille, description, Bornage d application, Couleur de la grille) Saisie des tarifs pour chaque quantité ou durée de location : Ex : Qté 3 = 5 euros Qté 4 = 4.80 euros Etc Enregistrement de la grille (Validation [F12] Ouverture de la liste des articles : Définition de filtre sur article pour bien cibler les articles sur lesquels la grille devra être appliquée. L application de la grille de tarifs se fera sur la liste des articles affichés dans la liste à l écran, vous retrouvez ici une constante dans les programmes de la gamme DYNAPOS, on applique une procédure à un résultat affiché à l écran. Sélection de la grille qui devra être affectée aux articles sélectionnés, puis validation de ce choix. Vos articles bénéficient maintenant d une grille de tarifs 15

16 Modification d une grille et incidence : Pour modifier une grille, allez dans la gestion des grilles de tarifs, puis sélectionnez la grille concernée, appuyez sur le bouton modification, réalisez les modifications tarifaires ou autres, puis validez. Après validation, le programme vous proposera le réajustement des articles associés à cette grille, Validez, votre modification et incidence sont terminés. Suppression d une grille de tarifs : La suppression d une grille de tarif supprime toutes les relations entre la grille et les articles associés à cette grille, dans ce cas de figure, les articles reprenne automatiquement le tarif de Base de leur fiche article et cela quelque soit la quantité vendue. Allez dans la gestion des grilles de tarifs, puis sélectionnez la grille concernée, puis cliquez sur le bouton Supprimer la grille Supprimer seulement les associations grille/articles : Vous pouvez supprimer les associations grille/articles sans devoir obligatoirement supprimer la grille dans son intégralité. Cette procédure peut être utile dans le cas ou vous désirez arrêter l application de cette grille mais garder celle-ci pour un usage ultérieure. Allez dans la gestion des grilles de tarifs, puis sélectionnez la grille concernée, puis cliquez sur le bouton Supprimer les associations Grille/Articles pour la grille sélectionnée sans supprimer la grille [F6] Restreindre l application d une grille selon un bornage de dates : Si vous ne désirez pas supprimer une grille ou les associations grille/articles, vous pouvez aussi restreindre sa durée d application ou reporter cette durée en jouant sur les dates de début et de fin d application. A noter que ce bornage de dates correspond au bornage de dates de la gestion multi-tarifs, la gestion de grille hérite donc de ce bornage mais appliquée à un ensemble d articles associés à une grille. Allez dans la gestion des grilles de tarifs, puis sélectionnez la grille concernée, puis cliquez sur le bouton modifier la grille, saisissez ou modifier les dates d application de la Grille, puis valider (Validation *F12+). Supprimer l association Grille pour 1 seul article : Vous pouvez supprimer l association d une grille et d un article, cas d une mauvaise sélection d article ou l article ne fait plus partie de la grille tarifaire. Allez dans la fiche de l article concerné, puis dans l onglet Tarification, puis cliquez sur le bouton en bas à gauche : Gestion multi-taris en encaissement [Alt+G]. Dans la liste des multi-tarifs, positionnez le curseur sur une des lignes de grille tarifaire concernée, puis cliquez sur le bouton Supprimer [Suppr], le programme vous informera que cette ligne correspond à une grille tarifaire, et que la suppression de celle-ci entrainera la suppression des autres lignes de tarifs pour cette MEME GRILLE (Une grille tarifaire génère autant de ligne multi-tarif qu il existe de quantités ou de durées de location). Validez votre suppression, l article ne dépend alors plus de la grille tarifaire, et cette suppression d association ne concerne que cet article. 16

17 Journal des rendus caisse. (Toute la Gamme DYNAPOS) Sur demande d utilisateurs, vous disposez maintenant d une synthèse des rendus caisse et rendus caisse annulés. Principes : Pour chaque vente ayant un rendu caisse, le programme génère une ligne de règlement spécifique rendu caisse. Ce journal permet donc de faire une synthèse de ces rendus caisse. Accès : Depuis le menu principal, cliquez sur le bouton : Gestion de la caisse, puis dans ce même menu cliquez sur le bouton : Journal des rendus caisse. Filtre et affichage : La fenêtre est séparée en 2 blocs : Le premier bloc en haut pour définir des critères de filtre Le deuxième bloc correspond à la liste des ventes avec rendu caisse. Exporter la liste écran : Chaque ligne correspond à une vente, celle-ci peut être affectée à un client ou sans client identifié. Vous disposez de 2 colonnes de couleur qui vous indique si le rendu caisse a été effectué ou annulé (Cas des rendus caisse interdit sur règlement Chèque déjeuner). Cliquez sur le bouton de menu contextuel et choisissez le type d export à réaliser. Vous pouvez aussi faire cette export en demandant une impression en mode aperçu, et depuis l aperçu vous disposerez dans l entête de boutns d export. Impression liste : Réalisez un filtre selon bornage date et/ou client, effectuez la recherche, puis cliquez sur le bouton imprimer pour lancer l impression soit en aperçu, soit en impression directe 17

18 Quantité récurrente en encaissement (Toute la Gamme DYNAPOS) On entend par quantité récurrente le fait que vous déterminez une quantité par défaut et celle-ci sera affectée automatiquement à tous les articles qui suivront la saisie de cette quantité. Principes : Votre client en caisse a acheté des articles pour une quantité identique, ou les articles loués le sont pour une durée égale (ex : 7 jours), appelez alors la procédure quantité récurrente et définissez que la quantité saisie devra être reprise pour tous les articles suivants. Cette quantité récurrente restera jusqu à réinitialisation ou modification, même après avoir encaissé la vente. Menu de sélection : Pour définir une quantité récurrente, saisie cette quantité dans le champ quantité de l écran caisse, puis cliquez sur le bouton à droite du champ (Bouton avec un pinceau comme image). Valide la quantité saisie comme quantité récurrente Annule la quantité récurrente en cours Ferme le menu sans validation ni annulation Attention, rappelez-vous que cette quantité ne s annule pas entre chaque vente. 18

19 Impression de liste étiquettes articles gérés par numéro de série. (Seulement les versions dites PRO ) Vous pouviez déjà imprimer des étiquettes basées sur les n de série pour un article et cela depuis sa fiche, cette procédure était donc restreinte à l article en cours de modification. Avec cette nouvelle procédure, vous pouvez maintenant imprimer des étiquettes sur la base de n de série, non pas pour un seul article, mais pour une liste d articles filtrés. Principes : Depuis la liste des articles, vous réalisez un filtre simple ou avancé pour restreindre le champ d application aux articles concernés, puis vous sélectionnez depuis le menu contextuel (Menu *F10+), l option : Créer prépa. Etiquettes selon la liste écran [Alt+P]. Vous disposerez alors de ce nouveau menu de choix : Procédure actuelle d impression des étiquettes sur la base des codes articles etc Nouvelle procédure d impression d étiquettes sur la base des numéros de série articles Restrictions : Cette préparation ne peut concerner qu un maximum de 100 articles, cette limite provient du fait que l impression peut échouer dans le cas ou il existe un trop grand nombre d étiquettes en impression. Nous vous conseillons fortement de limiter vous-même votre impression en fonction du matériel dont vous disposez ou de la limite que vous fixera votre matériel. N oubliez pas que 100 articles disposant chacun de 10 n de séries correspond à une préparation de 1000 étiquettes (100 articles * 10 n de séries chacun). Impression : Le programme ouvrira une liste des articles/séries en impression, (vous pourrez depuis celle-ci enlever des séries en impression), cliquez alors sur le bouton imprimer pour le lancement de l outil DYNAETIQ d impression des étiquettes. 19

20 Nouveaux paramètres d impression des documents. (Sauf DYNALIGHT). Ces nouveaux paramètres sont disponibles depuis les paramètres généraux (menu principal, bouton Paramètres [F7]), puis dans le groupe Impression documents, et enfin le sous-groupe Devis/Commandes/Factures) Ne pas imprimer les articles composants sur une facture ou devis, seul l article composé sera imprimé. Ce paramètre validé, les articles composants ne figureront plus sur les factures et devis, actuellement, vous disposez d une ligne pour l article composé, suivie des lignes d articles composants, avec ce paramètre, les lignes d articles composants ne seront plus imprimées après la ligne d article composé. Ce paramètre est rétroactif sur les factures et devis déjà réalisés. Si vous désélectionnez ce paramètre les articles composants seront de nouveau imprimés sur les factures et devis, ce paramètre agit sur l impression et non sur l enregistrement de la vente. Imprimer le total TTC sur chaque ligne à la place du total HT. Ce paramètre vous permet de faire afficher lors de l impression d une facture, le total TTC sur chaque ligne de vente. Attention l impression du total TTC sur chaque ligne remplace l impression du total HT, vous devez donc choisir votre format d impression, soit vous imprimez le total HT sur chaque (mode par défaut), soit vous imprimez le total TTC sur chaque ligne (validation de ce paramètre). Ce paramètre est rétroactif sur les factures et devis déjà réalisés. A noter : Le total général HT de la facture sera toujours imprimé au bas de la facture, dans la zone de récapitulation. Impression des numéros de chèques en règlement. Dès l instant que vous saisissez les n de chèque client en règlement, ceux-ci seront imprimés sur les factures à droite du mode de règlement concerné. Votre client retrouvera donc le n de chèque effectué pour cette facture et vous pourrez aussi retrouver facilement le chèque encaissé pour la facture : Une augmentation éventuelle du champ d impression sera peut-être obligatoire pour la prochaine mise à jour, nous attendons les retours utilisateurs pour faire un point sur la longueur nécessaire en fonction des longueurs des n de chèque et type d imprimante utilisée. 20

21 Nouveaux critères de filtre pour la recherche avancé article. (Toute la Gamme DYNAPOS). Ces nouveaux critères sont disponibles depuis la liste des articles, puis cliquez sur le bouton Filtre avancé. Prendre les articles qui ont atteint ou dépassé le stock minimum qui leur est associé dans les paramètres de la fiche article. Ce critère vous permet le filtrage de tous les articles dont stock en cours (Stock magasin) est égale ou inférieur au stock minimum défini. Exemple : Article TEST : Stock magasin actuel = 2 Stock minimum = 5 Article AUTRETEST : Stock magasin = 10 Stock minimum = 6 Dans l exemple seul l article désigné TEST apparaitra dans la liste des articles concernés, car stock actuel inférieur ou égale à stock minimum, contrairement à l article désigné AUTRETEST. Ne prendre que les articles gérés par n de série. (Non dispo en DYNALIGHT) Ce critère vous permet le filtrage de tous les articles pour lesquels ils existent un ou des n de séries renseignés. Avec ce critère, vous pouvez extraire des articles afin d imprimer des étiquettes en mode liste (voir chapitre plus haut). A noter que si votre article a été géré par des n de série, mais ne l est plus, il est toujours considéré par le programme comme géré par n de série du au fait de la présence de série dans la fiche article. 21

22 Encaisser des arrhes sur une location en création. (DYNASPORT Uniquement). Cette procédure vous permet lors de l enregistrement d une location, de prendre des arrhes sur celle-ci. Arrhes versés selon les modes de règlement disponibles. Principes : Vous saisissez une location, puis lors du règlement vous sélectionnez le mode de règlement ARRHES LOC, ensuite saisissez le montant des arrhes versées, puis sélectionnez le mode de règlement de ces arrhes (Carte, espèces etc ) Validez cette location en cliquant sur Encaisser le vente [F12]. Retour de location : Lors du retour de location, vous rappelez la location concernée et automatiquement le programme affichera les arrhes déjà versées en déduction du total restant à payer. Précision : Attention, ne confondez pas Arrhes versées sur une location avec les cautions articles versées lors de la location, mais restituées lors du retour de location. Modifications graphiques des programmes. (Toutes la Gamme DYNAPOS). Cette modification concerne seulement les boutons dans les barres de menu en haut de chaque fenêtre, et les boutons du menu principal. Le graphisme choisi correspond à la tendance actuelle insufflée par Windows VISTA. Dans les barres de menu les boutons deviennent transparents en épousant la forme de la barre de menu, la couleur de survol des boutons est maintenant étroitement liée au programme de la gamme DYNAPOS installé. Exemple : DYNASPORT dominante orange, les boutons en survol sont donc orange. Les boutons du menu principal sont quant à eux identiques dans toutes la Gamme, ils sot maintenant avec des reflets et arrondis. Menu contextuel : Ceux-ci bénéficient aussi de la nouvelle norme de boutons transparents associés à la couleur d identification du programme en cours d utilisation. Modifier l apparence graphique vous-même : Depuis les paramètres généraux, groupe Poste de travail, puis sous-groupe Graphisme général, vous disposerez de paramètres vous permettant de personnaliser légèrement ce nouveau graphisme. 22

23 Correctifs sur logiciel La lecture ci-dessous concerne tous les correctifs effectués dans les nouvelles versions ou mises à jour, en fonction de tests réalisés en interne et des remontées utilisateurs. 1) Impression devis client : Lors de l impression d un devis le libellé en entête correspondait au libellé FACTURE, alors qu il s agissait bien d un devis et de la numérotation spécifique devis. 2) Affectation TVA : Menu gestion des TVA : Lors de l affectation d une TVA pour des articles, si on choisissait tous les articles dans le module multi-critères cela générait une erreur de type SQL. 3) Ordre d affichage des lignes de Vente : Correction de l ordre d affichage des lignes de ventes, le classement respecte maintenant l ordre de sélection en vente. L impression de la facture/devis respecte bien l ordre défini lors de la création du devis ou de la vente. 4) Civilités sur documents Les civilités ne s imprimaient plus sur les documents clients, cette mise à jour corrige ce dysfonctionnement. 5) Fidélité client L alerte montant client pour alerte fidélité en caisse n était pas gardé en mémoire lors d une modification du type de fidélité client. 23

24 Trucs et astuces Je voudrais lors de la vente d un article que le programme me propose des articles qui devraient être proposés avec l article : Vous devez pour cela faire des associations d articles, ouvrez la fiche d un article, puis allez dans l onglet Articles Associés et filtres, dans l encart en haut à gauche vous disposer de la gestion des articles associés à l article en cours, cliquez alors sur le bouton ajouter pour sélectionner un article à associer, répétez autant de fois l opération que d articles associés. En encaissement, dès l instant que vous sélectionnerez l article ayant des articles associés, une fenêtre s ouvrira avec la liste de ces articles, vous pourrez alors les proposer à votre client et les sélectionner pour la vente. Précisions : L association fonctionne que dans un sens, exemple : Vous vendez une imprimante, le programme vous proposera de vendre le câble (article associé), par contre si vous vendez le câble, le programme ne vous proposera pas de vendre l imprimante. A noter, vous disposez du même principe pour les articles qui ne sont plus disponibles en stock : Articles identiques ou de remplacement. Je voudrais afficher dans la liste des articles, tous les articles référencés par un fournisseur : Ouvrez la liste des articles, puis cliquez sur le bouton Filtre multi-critères [F9], dans la fenêtre de définition des filtres allez dans l onglet Fournisseurs, sélectionnez votre fournisseur, puis valider votre choix Valider *F12+, la liste des articles affichera alors la liste des articles pour le fournisseur sélectionné. A noter que le nouveau module d export sera dans les prochaine mises à jour lié au résultat de la liste des articles, vous pourrez donc réaliser des filtres avancés et exporter les résultats selon une matrice d export. Je voudrais afficher la vente pour le chèque de règlement n xxxxxx : Depuis le menu principal, ouvrez le menu de gestion de la caisse [F3], puis ouvrez la liste des ventes [Alt+V], cliquez sur le bouton Filtre multi-critères *F9+, dans la fenêtre de saisie des critères de filtre sélectionnez l onglet Règlement sur vente. Dans le champ n du chèque client, saisissez le n exact du chèque, puis validez par le bouton Valider [F12], la liste affichera alors la vente dont le règlement chèque correspond au n demandé. 24

25 je veux disposer de liste d articles les plus vendus en mode caisse. (Toutes la Gamme DYNAPOS). Définir des listes d articles préférentiels ou listes d articles les plus vendus. Cette notion concerne essentiellement les commerces qui vendent souvent les mêmes articles, cette récurrrence peut être géré au niveau de l écran de caisse. Principes : Vous définissez des listes d articles dits préférentiels, chaque liste sera alors disponible depuis l écran de caisse dans le mode d affichage Listes articles préférentiels. Création : Identifiez les listes que vous désirez créer en fonction des groupes d articles, identifiez les articles qui seront associés à chaque liste (un article peut être associé à plusieurs listes). Depuis le menu principal, ouvrez le menu de gestion des articles [F5], puis cliquez sur le bouton Articles préférentiels. Créez une liste en cliquant sur le bouton Nouvelle *F2+, remplissez les champs au bas de l écran pour cette liste, puis enregistrez votre saisie. Allez ensuite sur la liste de droite, cliquez sur le bouton Ajouter [F5] pour ajouter des articles à cette liste. Cette procédure ouvre la liste des articles avec tous les modules de filtres associés, vous pourrez sélectionner plusieurs articles en 1 seule recherche et les affecter à la liste d articles préférentiels. Répétez cette opération de création pour chaque nouvelle liste. Paramètre d affichage par défaut de l écran d encaissement : Pour afficher l écran par défaut des listes d articles préférentiels en caisse, allez dans les paramètres généraux *F7+, puis le groupe Poste de travail, puis le sous-groupe Graphisme écran des ventes. Dans l option Choix écran vente, choisissez le paramètre : Sélection article selon liste préférentielles. Validez vos paramètres, bouton valider [F12]. Choisir un affichage depuis l écran caisse : Depuis l écran caisse, vous pouvez basculer sur les différents écran disponibles, depuis l onglet Options (Bas de la fenêtre), cliquez sur le bouton Basculer écran *Alt+B+, dans le menu à l affichage, choissiez alors l écran concerné. 25

26 Evoluer dans la gamme DYNAPOS Vous pouvez sans difficultés, évoluer dans la gamme DYNAPOS, par exemple pour accéder à la gamme dite PRO. Cette évolution se fera très simplement par une restauration de vos données provenant de votre ancienne version ou alors en récupérant le répertoire de partage des données dans le cas d un modèle réseau (ou local). Cette facilité d évolution dans la gamme est due à la structure dite partagée de la gamme DYNAPOS. Schéma : GAMME DYNAPOS BASE DE DONNEES (Fichiers) Tous les logiciels de la gamme DYNAPOS utilisent la même structure partagée de la base de données. Ils peuvent donc travailler ensemble ou évoluer vers une gamme supérieure. Le tarif licence d une évolution dans la gamme DYNAPOS, correspond à l écart entre le prix de vente du logiciel source et le logiciel de destination. Logiciel installé en Prix vente HT Logiciel désiré pour Prix de vente HT Tarif de l évolution magasin catalogue évolution catalogue DYNASHOP 500 HT DYNASHOPRO 600 HT 100 HT Pour plus de renseignements, contactez le service commercial NEGICOM ou votre revendeur agrée. 26

27 Bon à savoir Agence France Route de Pompignan VALFLAUNES Tel : Renseignement commercial : contact@negicom.fr Renseignement technique : assistance@negicom.fr 27