GÉRER DU PATRIMOINE HLM EN COPROPRIÉTÉ ET SON FONCTIONNEMENT?

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1 GÉRER DU PATRIMOINE HLM EN COPROPRIÉTÉ COMMENT ADAPTER SON ORGANISATION ET SON FONCTIONNEMENT? Paris - 17 et 18 octobre 2013

2 enjeux Les bailleurs sociaux sont plus que jamais des acteurs clé des politiques logement sur les territoires. Mais leur posture change : au modèle prédominant de la pleine propriété s ajoute désormais celui de la copropriété. Parce que les ventes de patrimoine s accélèrent mais aussi parce que la copropriété rejoint les enjeux de mixité, de mobilité et de droit au logement exprimés par les pouvoirs publics. Tous les organismes qui voient une partie de leur patrimoine passer en copropriété ont compris qu il leur fallait faire face à de profonds changements : En termes de stratégie patrimoniale : le choix des groupes à vendre doit impérativement prendre en compte la problématique copropriété pour éviter de générer à terme des copropriétés en difficulté. En termes d organisation : la copropriété s invite dans tous les services de l organisme. Les nouvelles modalités de gestion des locataires et des immeubles demandent de réinterroger l organigramme (services dédiés, instances de pilotage ) et de créer de solides interfaces (référent copropriété, syndic interne ). En termes de fonctionnement : comment adapter nos modèles de gestion à la réalité des immeubles en copropriété? Comment former les personnels de l organisme à cette nouvelle donne et organiser la transversalité? Ce séminaire s adresse aux référents copropriété et aux chefs de service qui sont confrontés à la nécessaire intégration de la copropriété dans le fonctionnement de leur organisme.

3 objectifs Identifier les filtres patrimoniaux qui permettent d écarter du plan de vente les groupes à risques (pouvant générer des copropriétés en difficulté) Maîtriser le processus de passage en copropriété : Les bonnes options de délimitation de la copropriété Les fondements d un règlement de copropriété sécurisant Mesurer l impact du passage en copropriété sur l organisation et le fonctionnement : Les services concernés et l évolution des pratiques de gestion courante La création des bonnes interfaces : le rôle du Référent Copropriété, les instances de pilotage, la coordination avec le syndic (interne / externe) Opérer un point juridique sur la copropriété Les implications liées au passage de la pleine propriété à la copropriété La rénovation énergétique des copropriétés.

4 jeudi 17 octobre 8h45 Accueil des participants 9h15 Présentation du séminaire Géraud BEAUFRERE, Responsable du Département Séminaire, afpols d ouvrage à penser copropriété dans la perspective de ventes de logements à terme? Alain PAPADOPOULOS, Consultant, Rédacteur en chef d UNIVERSIMMO Jean-Jacques BOURSON, Délégué à la Prévention des Risques en Copropriété, Batigère 9h30 Vers la mise en place de Plans Stratégiques de Copropriété? La copropriété : atout ou contrainte dans le modèle Hlm de demain? Quels outils de pilotage permettront d anticiper l impact de la vente et du passage en copropriété du patrimoine dans la stratégie de l organisme? Denis LANDART, Responsable du Département Accession Sociale et Copropriété, Union Sociale pour l'habitat 10h15 Maîtriser le processus de passage en copropriété pour ne pas hériter de bombes à retardement Quelle intelligence donner au choix des groupes à vendre, au découpage des lots et à l écriture du règlement de copropriété pour éviter au syndic comme au bailleur copropriétaire des problèmes de gestion en cascade? Choisir les bonnes options de délimitation de la copropriété : la division en volumes, les servitudes d accès, la mise en place d ASL Définir la commande à passer au géomètre et au notaire pour que le règlement de copropriété remplisse son rôle de sécurisation des acteurs de la copropriété (plutôt qu il ne les fragilise) Rédiger le règlement de copropriété dès la conception d une opération neuve : comment amener la maîtrise 11h30 Pause 11h45 Travaux en sous groupes Ce que change la posture de bailleur copropriétaire dans la gestion courante de l organisme Sur la base d une étude de cas, les participants devront : Repérer, dans l organigramme du bailleur, les services et les personnels impactés par le passage en copropriété : quelle doit-être leur fonction dans le processus de gestion de patrimoine en copropriété? Identifier les liens entre le bailleur et le syndic (qu il soit interne ou externe) : comment mettre en place un interfaçage efficace? Clarifier le positionnement du Référent Copropriété en interne : quel rattachement hiérarchique? quelle légitimité auprès des équipes? 12h45 Déjeuner 14h15 Restitution des travaux et premiers étayages : vers la mise en œuvre de réponses organisationnelles et fonctionnelles efficaces Alain PAPADOPOULOS, Consultant, Rédacteur en chef d UNIVERSIMMO Jean-Jacques BOURSON, Délégué à la Prévention des Risques en Copropriété, Batigère

5 jeudi 17 octobre 15h Syndic interne / externe : quand la qualité de gestion des copropriétés repose sur la polyvalence de l organisme a) Internaliser ou externaliser la gestion de la copropriété : un choix qui s opère en fonction des réalités de l immeuble Les 3 modèles de gestion de Coopération et Famille : Un modèle intégré : quand le responsable d agence est le syndic de copropriété. Description de l intégration de la gestion des copropriétés au sein de l agence Un modèle spécialisé : comment une fonction syndic interne gère les copropriétés complexes (en zone ANRU) et les copropriétés des autres filiales du Groupe Un modèle externalisé : comment les référents copropriété de l organisme assurent l interfaçage avec les syndics externes. b) Choisir le bon modèle de gestion d une copropriété : une démarche rationnelle qui repose sur des critères objectifs c) Former les personnels et organiser la transversalité La création, à l échelle du groupe, d une filière destinée à harmoniser les pratiques et les outils Un intranet dédié à la copropriété : démonstration en direct de son fonctionnement et des outils en ligne Le développement de processus destinés à rationaliser les pratiques : l exemple des saisies immobilières Emmanuelle BARBET, Direction de la Copropriété, Coopération et Famille 16h30 Pause 16h45 PARTENORD Copropriétés ou le choix d une gestion de syndic coordonnée entre siège et agences a) Au siège, une activité identique à celle d un syndic externe Une gestion des contrats d équipement, comptabilité, organisation des AG de la même façon qu un syndic externe Une interface claire et visible : - pour l interne : coordination des missions de syndic décentralisées aux agences - pour l externe : autres copropriétaires, entreprises b) Des agences mises en responsabilité : En tant que copropriétaire Revue des tâches de terrain portées par le Responsable de Secteur et le Technicien (veille pathologie bâtiment et sécurité, réclamations, bons de commande ) Quand le Responsable Patrimoine est maître d œuvre pour le compte du syndicat des copropriétaires : mise à jour du plan prévisionnel d investissement, adaptation du fonds de réserve en tenant compte de la capacité de paiement des autres copropriétaires, priorisation. c) Le rôle du syndic maison : Locataires / copropriétaires : comment harmoniser le niveau des prestations de services et les coûts? L entretien des immeubles, les conventions de mise à disposition, les sociétés de nettoyage La représentation des locataires aux AG Des process comptables clairs, partagés, contrôlés J.-François SIKORA, Responsable Copropriété, PARTENORD d) Gérer du patrimoine en pleine propriété / en copropriété : comment se croisent les enjeux stratégiques et tactiques? 18h Clôture de la journée

6 vendredi 18 octobre 8h15 Accueil 8h30 Pleine propriété / copropriété : Implications et changements de posture d un point de vue juridique Audit énergétique et plan de travaux, bilan initial de copropriété Ce qu il faut savoir sur la rénovation énergétique des copropriétés Réponse aux questions juridiques que vous aurez posées en amont du séminaire Gaëlle LECOUEDIC, juriste, USH 10h 10h15 Pause ATELIER 1 Sur quels critères s appuyer pour choisir un syndic externe? Quand le choix de gestion d un immeuble qui passe en copropriété s oriente vers un syndic externe, l organisme Hlm doit anticiper un certain nombre de questions : Quel cahier des charges bâtir pour faciliter la relation entre le bailleur copropriétaire et le syndic? Quelles sont les prestations attendues et à quels coûts? Cet atelier a pour objectif d identifier : Les éléments constitutifs d un cahier des charges permettant de définir la relation entre le syndic et les copropriétaires Les clés d un fonctionnement efficace entre le bailleur et le syndic Géraud BEAUFRERE, Responsable du Département Séminaire, afpols ATELIER 2 Constituer une maîtrise d ouvrage copropriété pour optimiser la gestion de patrimoine Cet atelier a pour objectif d identifier les actions à mettre en place pour adapter les processus de gestion au contexte de la copropriété. Votre organisme s est lancé dans une politique de vente qui génère un nombre croissant de copropriétés. Le Comité de Direction constate que la gestion en copropriété a des incidences sur les processus de tous les grands services de l organisme et décide d adapter son fonctionnement à cette nouvelle donne. Votre DG vous demande de produire une note dans laquelle vous décrivez la mise en place d une maîtrise d ouvrage copropriété : Comment organiser le pilotage de la politique copropriété de l organisme (vente passage en copropriété gestion des copropriétés)? Comment le dialogue interne doit-il fonctionner pour que la gestion de patrimoine locatif en copropriété soit efficace? Comment vont fonctionner les interfaces avec l externe? Christian THIBAULT, Consultant ATELIER 3 Quel patrimoine vendre pour se préserver de l émergence de copropriétés en difficulté? Le plan stratégique de vente d un organisme définit des orientations stratégiques qui croisent des enjeux financiers et patrimoniaux. Mais comment écarter du patrimoine à vendre les groupes à risque pouvant entraîner les copropriétés dans une spirale de dégradations? L objectif de l atelier est de bâtir les filtres patrimoniaux spécifiques à la copropriété qui permettront de sélectionner le patrimoine le mieux à même de garantir un bon fonctionnement en copropriété. Jean-Jacques BOURSON, Délégué à la prévention des risques en copropriété, Batigère

7 12h30 Déjeuner Nom Bulletin d inscription Copropriétés 17 & 18 octobre h Restitution des ateliers en plénière 15h Les syndics de redressement : quel avenir pour les organismes Hlm? Denis LANDART, Responsable du Département Accession Sociale et Copropriété, Union Sociale pour l'habitat Prénom Fonction Organisme Adresse CP Ville 16h Clôture du séminaire Téléphone Personne à contacter Fait à : le : Signature Gérer du patrimoine Hlm en copropriété Comment adapter son organisation et son fonctionnement? Mercure Paris Porte de Versailles Expo rue du Moulin Vanves cedex Coût par participant : Hors hébergement et repas du soir Repas de midi compris Cotisation de l organisme à l afpols obligatoire. Bulletin à découper et à retourner à Victoria Esteban afpols, 2 rue Lord Byron, Paris Tél Fax v.esteban.afpols@union-habitat.org!

8 Paris 17 et 18 octobre 2013 Gérer du patrimoine Hlm en copropriété Comment adapter son organisation et son fonctionnement? Mercure Paris Porte de Versailles Expo rue du Moulin Vanves Cedex Tél Métro : Ligne 12 Porte de Versailles NOUS CONTACTER Victoria Esteban Tél v.esteban.afpols@union-habitat.org Afpols 2 rue Lord Byron Paris Fax Design graphique: onoffdesign photos : afpols