PHASE QUI? Apport possibles de l IRFA ADAPTER LA DEMARCHE AU CONTEXTE

Transcription

1 1 LA DEMARCHE Elle s appuie sur le principe suivant : Il appartient en conséquence à chaque établissement demandeur de négocier, en fonction des ressources internes dont il dispose, le juste positionnement d accompagnement qu il souhaite. PHASE QUI? Apport possibles de l IRFA ADAPTER LA DEMARCHE AU CONTEXTE IRFA + Etablisst PLANIFIER LA DEMARCHE Etablissement en fonction de ses échéances INFORMER L ENSEMBLE Directeur ou DES PROFESSIONNELS Référent Qualité de l établissement CONSTITUER L EQUIPE Directeur PROJET ADAPTER REFERENTIEL LE Conseils en termes d organisation générale de la démarche, aide au positionnement des instances IRFA évolution peut animer des sessions d information collective d établissement Etablissement Proposition d un référentiel de base, possibilité d intervenir pour animer une journée de travail CONDUIRE L EVALUATION Groupe projet IRFA évolution forme à l appropriation du référentiel, aux techniques de l audit, propose des supports d audit (papier et informatiques) SYNTHETISER LES RECUEILS REDIGER LES PROPOSITIONS DE PLANS D ACTIONS VALIDER LES PLANS REDIGER LE RAPPORT FINAL La commande auprès d un organisme de formation ne peut pas être de «faire à la place de...», ni de centrer l intervention sur la production exclusive de propositions, mais plutôt de permettre à une équipe, par un transfert de méthodes de réflexion et d action appropriées, d être en capacité de réaliser par elle-même, en s appuyant notamment sur un travail en inter session, la production attendue : l évaluation interne et le premier PAQ (Plan d Amélioration de la Qualité). Groupe projet Groupe projet Directeur d établissement Directeur d établissement + Référent qualité IRFA évolution forme à la synthèse IRFA évolution forme aux méthodes de résolution de problèmes, à la créativité dans la recherche de solutions, à la notion de pilotage de projet Le logiciel d évaluation constitue une ressource documentaire pour cette rédaction. Il permet notamment l export des synthèses ; des échéances de plans d action en format WORD directement intégrables au rapport.

2 2 LES OUTILS DEMARCHE UN REFERENTIEL SUPPORT UN LOGICIEL UN LIVRET METHODOLOGIQUE LE REFERENTIEL. L ANESM ( 1 ) a préconisé, dans son guide de l évaluation de septembre 2006, l utilisation d un outil spécifique à l appui de la démarche: le REFERENTIEL d évaluation interne. «L évaluation ne peut se faire sans quelques outils permettant à la fois d identifier ce que l on cherche précisément à apprécier et de se doter d un cadre structurant, permettant de recueillir des informations pertinentes (en particulier pour ne pas diluer l évaluation dans une masse d informations qui serait par la suite difficilement exploitable)». L Agence n a pas souhaité contraindre les établissements à l utilisation d un modèle unique, du fait notamment de leur grande diversité, mais aussi pour permettre que le travail d élaboration ou d adaptation de cet outil soit déjà, par lui-même, l opportunité d un premier questionnement, et une porte d entrée dans la démarche. Elle a cependant précisé un certain nombre de DOMAINES à explorer A MINIMA. Ils sont au nombre de 4 : 1 - le droit et la participation des usagers, la personnalisation des prestations 2 - l établissement ou le service dans son environnement 3 - le projet d établissement ou de service et ses modalités de mise en œuvre 4 - l organisation de l établissement ou du service. D autre part, depuis septembre 2006 sont successivement parues des «recommandations de bonnes pratiques» éditées et validées par l ANESM. Enfin, l ANESM a préconisé de décliner l outil d évaluation selon trois niveaux : des références des critères des indicateurs. 1 ANESM : On voit ici que le référentiel ANGELIQUE utilisé par les EHPAD ne répond pas à ces exigences et ne reprend pas les recommandations de bonnes pratiques.

3 L ANESM n ayant pas souhaité imposer de référentiel aux établissements, il leur appartient donc de construire le leur, en fonction de leurs spécificités et en intégrant les préconisations listées cidessous. C est un travail passionnant, mais très chronophage. C est la raison pour laquelle IRFA évolution propose, à l appui de la démarche, son outil : QualIRFA Ce référentiel à été élaboré par une équipe pluridisciplinaire de formateurs, professionnels du secteur social et médico-social, du droit et du management par la qualité. Ce référentiel a été construit de manière volontairement adaptable à la réalité des différentes typologies d établissements. Il s adapte notamment facilement au contexte des EHPAD, MAS ou Foyers QualIRFA est structuré en neuf domaines, eux-mêmes déclinés en références, puis en critères d évaluation. Ces domaines sont interconnectés avec le projet d établissement qui en constitue l ancrage central :

4 Son contenu s inspire : Des préconisations de l Agence Nationale de l Evaluation et de la qualité des Etablissements et Services sociaux et Médico-sociaux (Domaines incontournables, recommandations) De la législation en vigueur Des principes de la qualité déclinés pages précédentes D une analyse des retours d expériences d équipes l ayant utilisé. QualIRFA est conçu pour être adapté par chaque équipe dans une démarche participative EXTRAIT DE QualIRFA : DOMAINE PAPC LA PERSONNALISATION DES ACCOMPAGNEMENTS ET DES PRISES EN CHARGE Référence 1 L'approche est personnalisée et ses fondements figurent dans le projet d'établissement Référence 2 Les conditions et les modalités d'admission sont définies et formalisées Référence 3 L'établissement assure un accueil personnalisé Critère 1 permettant de satisfaire la référence 3 (ce critère résulte des recommandations ANESM) Critère 2 permettant de satisfaire la référence 3 (idem) Critère 3 permettant de satisfaire la référence 3 (idem) 1 ANESM 2 ANESM 3 ANESM Le projet d'établissement/service définit les conditions et les modalités d'accueil au travers de la mise en place d une procédure d accueil La procédure d accueil définit les modalités de programmation et d organisation (qui?quoi?comment? où? comment?) La procédure d accueil est connue des professionnels (contenu et archivage) C est un outil de travail qui laisse leur place aux spécificités des établissements, à leurs valeurs et à leur cadre éthique. De ce fait, dans le cadre de l accompagnement IRFA à l évaluation interne, il est chaque fois amendé ou enrichi des éléments pertinents résultant des objectifs du Projet d établissement, de la nature des accompagnements, de la structure de l environnement de chaque établissement et des éléments concrets de sa pratique. Il est adaptable à la réalité et au contexte de chaque établissement, qui pourra l enrichir en fonction de pratiques existantes, et qu il souhaite valoriser.

5 LE LOGICIEL IRFA évolution a conçu un logiciel pouvant s avérer une aide précieuse dans les différentes phases de l AUDIT des pratiques et, par la suite, la gestion des plans d amélioration. Facile d utilisation, il n induit aucune dépendance ultérieure à des prestations IRFA. Il est proposé GRATUITEMENT aux établissements sollicitant un accompagnement. PHASE RECHERCHE ET COLLECTE D INFORMATIONS FONCTIONS UTILES DU LOGICIEL Au démarrage de la démarche, permet l adaptation du référentiel par l ajout, la suppression, ou l adaptation des différentes composantes Facilite l organisation des audits grâce à une fonction désignation des auditeurs et des audités, pour chacune des références En cours de démarche, permet la sortie papier des documents de collecte propres à une référence ou à un critère, en fonction des besoins des auditeurs Permet de repérer facilement au fur et à mesure de la démarche où en est l établissement grâce à une fonction «tableau de bord» ECRITURE ET SYNTHESE Permet la saisie des éléments recueillis au fur et à mesure de la démarche, et en facilite le classement Permet de sortir des états «synthèses partielles» ou «définitives» RECHERCHE DE SOLUTION Le logiciel n est pas un support d aide à la décision PROGRESSION Le logiciel comprend un module de gestion du pilotage des Plans d Amélioration. Ce module permet un suivi précis de chaque plan d action, quel que soit le pilote désigné, et le nombre d étapes intermédiaires du Plan.

6 LE LIVRET METHODOLOGIQUE Rédigé par deux intervenants IRFA, ce manuel (150 pages) a pour buts : 1 - De mettre en lien les concepts de qualité, d amélioration continue de la qualité, et de management par la qualité 2 De préciser les conditions de réussite d une démarche d évaluation visant à l amélioration continue, dont plus spécifiquement le positionnement adéquat des acteurs 3 - D expliciter la convergence entre une approche «processus» et une évaluation interne conduite à partir d un référentiel 4 - De détailler les étapes d une démarche d évaluation interne 5 - De proposer quelques outils et fiches techniques à l appui de cette démarche Il s adresse à tout professionnel associé à la démarche d évaluation et, plus spécifiquement, aux référents qualité d associations, d institutions ou d établissements, comme aide pédagogique au pilotage de la démarche, et la mise en place d une communication de terrain motivante pour les acteurs. IL ABORDE LES CHAPITRES SUIVANTS : Concepts et définitions Positionnement des acteurs Une lecture des organisations : l approche par processus Evaluer : quoi? Comment? Le référentiel d évaluation interne : élaboration, utilisation L évaluation interne en 9 étapes La gestion documentaire de la démarche La boite à outils de la qualité Nous contacter : DEMARCHE