C.I.O. Médico-Économiques

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1 Les sept clefs pour réussir le changement e associé à la mise en place d'un dossier électronique patient (DEP) Pr. Ph. Kolh C.I.O. Chef du Service des Informations Médico-Économiques

2 Table des matières Contexte au CHU de Liège Présentation des 7 facteurs de réussite de l implantation l ti du DEP au CHU de Liège Conclusion

3 Table des matières Contexte au CHU de Liège Présentation des 7 facteurs de réussite de l implantation l ti du DEP au CHU de Liège Conclusion

4 Contexte au CHU de Liège Le CHU de Liège est un hôpital: universitaire d une capacité de 925 lits implanté sur 6 sites dont 3 d hospitalisation Contexte informatique avant 2004: informatique administrative centralisée absence d une informatique institutionnelle pour les applications cliniques prise de rendez-vous papier Cloisonnement important de l information médicale Prise de rendez-vous inadaptée au fonctionnement multisite Prise de fonction d un dun nouvel Administrateur délégué (AD) (=CEO, Chief Executive Officer) début 2002, favorable au processus d informatisation

5 Table des matières Contexte au CHU de Liège 7 facteurs de réussite de l implantation du DEP au CHU de Liège 1. Soutien de la Direction générale Conclusion

6 7 facteurs de réussite du projet DEP 1. Soutien de la Direction générale Mai 2003: rédaction d un Plan (Contrat) Stratégique Organisationnel (plan COS) sur proposition du nouvel AD et approuvé par le Conseil d Administration (CA): Mise en route basée sur plusieurs projets institutionnels, issus de groupes de travail pluridisciplinaires. 4 axes de travail: Performance des activités cliniques Soins aux patients Aspects organisationnels (procédures, compétences et motivation) Aspects financiers

7 7 facteurs de réussite du projet DEP 1. Soutien de la Direction générale Le projet DEP s inscrit dans le plan COS et est soutenu par la Direction générale car il contribue aux 3 objectifs suivants: Objectifs pour le Patient : une meilleure qualité des soins Objectifs pour le Personnel: une définition unique des données, des procédures claires, de meilleures conditions de travail Objectifs pour l Institution: davantage d efficacité Dès lors, il figure dans ses priorités d investissements des ressources humaines lui sont consacrées (transfert et augmentation) ti des directives institutionnelles sont imposées aux utilisateurs pour l adoption de nouveaux outils de travail

8 Table des matières Contexte au CHU de Liège 7 facteurs de réussite de l implantation du DEP au CHU de Liège 1. Soutien de la Direction générale 2. Organisation des structures informatiques Conclusion

9 7 facteurs de réussite du projet DEP 2. Organisation des structures informatiques Un service informatique 4 services : SAI (Service des Applications Informatiques) ATI (Architecture Technique et Infrastructure) (collaboration CHU et Université de Liège) SPI (Service Projets et Informations) SIMÉ (Service des Informations Médico-Économiques) Mise en place de la GSI (Gestion du Système d Information) avec une direction opérationnelle pour la coordination des services SAI, ATI et SPI une direction stratégique (directeur du SIMÉ) assurant une coordination entre le directeur opérationnel et la stratégie institutionnelle Une Commission GSI Composition: l AD, le Médecin chef, le Président du Conseil médical, le Doyen de la Faculté de Médecine, des représentants des utilisateurs, un expert juridique et un expert informatique Rôle: fixer les priorités des projets, valider leurs plannings, suivre leur avancement et veiller à la sécurité de l information (technique et éthique) Réunie annuellement Cette organisation optimise le support aux projets informatiques et Cette organisation optimise le support aux projets informatiques et soutient le respect des plannings définis

10 Table des matières Contexte au CHU de Liège 7 facteurs de réussite de l implantation du DEP au CHU de Liège 1. Soutien de la Direction générale 2. Organisation des structures informatiques 3. Mise en place progressive du DEP Conclusion

11 7 facteurs de réussite du projet DEP 3. Mise en place progressive du projet DEP Le projet DEP est découpé é en 6 lots : LOT 1: un serveur de résultats (biologie clinique, Imagerie médicale, Médecine nucléaire et Anatomie pathologique) gq LOT 2: un dossier médical LOT 3 : une gestion des ressources avec une gestion des rendez-vous patients et multisite (lot 3a) une gestion des lits en temps réel (lot 3b), LOT 4: la prescription et l administration des médicaments LOT 5: la prescription de biologie clinique et des examens médico-techniques LOT 6: une gestion des soins avec Lot 6 a: Dossier infirmier Lot 6 b: Dossier paramédical Lot 6c: Gestion des repas

12 7 facteurs de réussite du projet DEP 3. Mise en place progressive du projet DEP Logique d implémentation: 1. Commencer par l ossature : Lot 1 (serveur de résultats) en 2004 Lot 2 (dossier médical) dès Mise en place de la gestion des rendez-vous informatisée (Lot 3a) 3. Parallèlement, et pour soutenir l implémentation de l informatique institutionnelle, mise en place: 1. du mode de travail en Paperless (en collaboration avec les archives pour le scannage de documents encore produits sous forme papier) 2. du Wireless dans les unités de soins 4. Déploiement des fonctionnalités périphériques au dossier médical (lots 4, 5 et 6)

13 7 facteurs de réussite du projet DEP 3. Mise en place progressive du projet DEP Importance de la gestion du projet: Planification rigoureuse de chaque lot Validation du planning et soutien par les autorités via une Commission de pilotage mise en place pour le projet déploiement sans enlisement Affectation des ressources financières et humaines nécessaires

14 Table des matières Contexte au CHU de Liège 7 facteurs de réussite de l implantation du DEP au CHU de Liège 1. Soutien de la Direction générale 2. Organisation des structures informatiques 3. Mise en place progressive du DEP 4. Architecture applicative Conclusion

15 7 facteurs de réussite du projet DEP 4. Architecture applicative Implémentation du DEP dans tous les services médicaux et chirurgicaux Quelques logiciels spécifiques auxquels le DEP ne peut se substituer sont autorisés (ex: Médecine nucléaire). Ceux-ci sont interfacés au DEP Numérisation des documents papier et intégration au DEP Intégration des appareils médicaux Respect de l objectif d un dossier patient institutionnel unique: Respect de l objectif d un dossier patient institutionnel unique: perte d information évitée optimisation de la prise en charge du patient

16 7 facteurs de réussite du projet DEP 4. Architecture applicative Carenet, comptabilité, budgets, achats, finances, Situation avant 2004 Dossier administratif patient Tarification-facturation Occupation lits Préadmissions Identif. patient, admissions, sorties RCM Facturation - tarification Archives Biologie clinique Dossier médical papier Anesthésie réanimation Rapports (consultations, hospitalisation, actes techniques s Imagerie médicale Prescriptions Médecine nucléaire Prise de rendez-vous «papier» Anatomie pathologique

17 7 facteurs de réussite du projet DEP 4. Architecture applicative Carenet, comptabilité, budgets, achats, finances, LOT 1: serveur de résultats Dossier administratif patient Tarification-facturation Occupation lits Préadmissions Identif. patient, admissions, sorties RCM Facturation - tarification Biologie clinique OmniPro Serveur de résultats Résultats Médecine nucléaire Anatomie pathologique s Imagerie médicale Traçabilité et sécurité : Charte éthique et de sécurisation des données Logins et MP personnels Complètement effectif depuis juillet 2005

18 7 facteurs de réussite du projet DEP 4. Architecture applicative Lot 2: Dossier médical Carenet, comptabilité, budgets, achats, finances, Dossier administratif patient Tarification-facturation Occupation lits Préadmissions Identif. patient, admissions, sorties RCM Facturation - tarification Rapports médicaux Rapports médicaux Rapports médicaux Rapports médicaux Biologie clinique OmniPro Dossier Serveur médical de résulttats informatisé Résultats Anesthésie réanimation Consultation ti anesthésie Médecine nucléaire Anatomie pathologique s Imagerie médicale Complètement effectif : depuis mars 2007 dans tous les services médicaux depuis mars 2009 pour les paramédicaux

19 7 facteurs de réussite du projet DEP 4. Architecture applicative Paperless Carenet, comptabilité, budgets, achats, finances, Dossier administratif patient Tarification-facturation Occupation lits Préadmissions Identif. patient, admissions, sorties RCM Facturation - tarification Biologie clinique Numérisation documents Images Dossier patient Informatisé OmniPro Serveur de résuttats Anesthésie réanimation Consultation ti anesthésie Médecine nucléaire Anatomie pathologique s Imagerie médicale Scannage des nouveaux évènements: Finalisation pour tous les services médicaux et chirurgicaux fin 2009

20 7 facteurs de réussite du projet DEP 4. Architecture applicative Intégration des appareils médicaux Occupation lits Préadmissions Carenet, comptabilité, budgets, achats, finances, Dossier administratif patient Tarification-facturation Identif. patient, admissions, sorties RCM Facturation - tarification Numérisation documents Dossier patient Informatisé Images résultats Anesthésie réanimation Consultation ti anesthésie Médecine nucléaire Anatomie pathologique s Imagerie médicale Appareils médicaux Processus continu depuis 2005

21 7 facteurs de réussite du projet DEP 4. Architecture applicative Carenet, comptabilité, budgets, achats, finances, Lot 3a: gestion des RDV Occupation lits Préadmissions Dossier administratif patient Tarification-facturation Identif. patient, admissions, sorties RCM Facturation - tarification Biologie clinique Numérisation documents Dossier patient Informatisé Images Résultats RDV Anesthésie réanimation Consultation anesthésie Médecine nucléaire Anatomie pathologique s Imagerie médicale RDV Appareils médicaux UltraGenda Pro RDV Patients Finalisé pour tous les services médicaux et paramédicaux Clôturé en juillet 2009

22 7 facteurs de réussite du projet DEP 4. Architecture applicative Lot 3b: gestion des lits en temps réel Occupation lits Préadmissions Carenet, comptabilité, budgets, achats, finances, Dossier administratif patient Tarification-facturation Identif. patient, admissions, sorties RCM Facturation - tarification Biologie clinique Dossier patient Informatisé Numérisation documents Images RDV Résultats Anesthésie réanimation Consultation ti anesthésie Médecine nucléaire Anatomie pathologique s Imagerie médicale Rendez-vous Appareils médicaux RDV Patients t Finalisé en octobre 2007 et clôturé en juillet 2008 (y compris la mise en place d une nouvelle version permettant la consolidation du système)

23 7 facteurs de réussite du projet DEP 4. Architecture applicative Lot 5: prescription des examens complément aires Occupation lits Préadmissions Carenet, comptabilité, budgets, achats, finances, Dossier administratif patient Tarification-facturation Identif. patient, admissions, sorties RCM Facturation - tarification Biologie clinique Prescr. Dossier médical informatisé Numérisation documents Images RDV Résultats Anesthésie réanimation Consultation ti anesthésie Médecine nucléaire Anatomie pathologique s Imagerie médicale Prescr. Rendez-vous Appareils médicaux RDV Patients t En cours de déploiement Objectif: finalisation en avril 2013

24 7 facteurs de réussite du projet DEP 4. Architecture applicative Lot 6: Dossier infirmier informatisé Occupation lits Préadmissions Carenet, comptabilité, budgets, achats, finances, Dossier administratif patient Tarification-facturation Identif. patient, admissions, sorties RCM Facturation - tarification DI-RHM Dossier médical informatisé + Dossier infirmier = DOSSIER Dossier médical PATIENT informatisé Numérisation documents Images RDV Résultats Biologie clinique Prescr. Anesthésie réanimation Consultation ti anesthésie Médecine nucléaire Anatomie pathologique s Imagerie médicale Prescr. Rendez-vous Appareils médicaux RDV Patients t En cours de déploiement Objectif: finalisation en décembre 2014

25 Table des matières Contexte t au CHU de Liège 7 facteurs de réussite de l implantation du DEP au CHU de Liège 1. Soutien de la Direction générale 2. Organisation des structures informatiques 3. Mise en place progressive du DEP 4. Architecture applicative 5. Ecoute et implication des utilisateurs Conclusion

26 7 facteurs de réussite du projet DEP 5. Ecoute et implication des utilisateurs L implémentation de chaque lot est étudiée et préparée, avant tout déploiement, en collaboration avec les utilisateurs (groupes de travail) Les déploiements sont planifiés rigoureusement et soutenus par des référents de terrain désignés Des réunions «Users group» sont organisées régulièrement. Elles sont un terrain d échanges durant et après le déploiement

27 7 facteurs de réussite du projet DEP 5. Ecoute et implication des utilisateurs L équipe projet est encadrée par sa Commission de pilotage (COPIL): réunie tous les 3 mois avalise les plannings proposés émet des remarques et propositions soutient le projet et exerce l autorité fonctionnelle nécessaire à la gestion de difficultés éventuelles

28 Table des matières Contexte t au CHU de Liège 7 facteurs de réussite de l implantation du DEP au CHU de Liège 1. Soutien de la Direction générale 2. Organisation des structures informatiques 3. Mise en place progressive du DEP 4. Architecture applicative 5. Ecoute et implication des utilisateurs 6. Structures t d accompagnement et de formation Conclusion

29 7 facteurs de réussite du projet DEP 6. Structures d accompagnement et de formation Les moyens financiers dégagés par l institution ne se limitent pas aux investissements techniques: Mise en place de structures de formation: Une équipe d accompagnateurs (6 personnes du SPI) assurent la formation de tous les utilisateurs au moment du déploiement Dans 3 salles de formation informatique sur 2 sites d hospitalisation

30 7 facteurs de réussite du projet DEP 6. Structures d accompagnement et de formation Mise en place de structures t d accompagnement: L équipe d accompagnateurs (SPI) assure également: Le paramétrage du logiciel, avant déploiement, en fonction des spécificités des services, tout en s assurant que le dossier médical minimum (défini institutionnellement) soit respecté L accompagnement fonctionnel des utilisateurs: In situ la semaine suivant la formation Via une ligne help desk permanente durant les jours et heures ouvrables La gestion des droits d accès Une équipe d informaticiens (4 personnes du SAI) assurant le support applicatif Un helpdesk technique (8 personnes de l ATI) chargés de la gestion du parc informatique institutionnel et du helpdesk technique

31 Conseil d Administration i ti Administrateur délégué Comité stratégique Commission d Axe Patient Commission de pilotage Bureau GSI Personnes ressources SIME Archives médicales Encodage (RCM, RIM ) Exploitation données (DWH) SPI Support Fonctionnel (accompagnateurs) Chef de Projet DMI Bureau DMI Équipe projet SAI Gestion des applications ATI Support Technique (help-desk) Les référents DMI Les Services du CHU 1. le staff 2. Les utilisateurs (CLIENTS) du dossier médical de gestion des rendez-vous Service du Personnel

32 Table des matières Contexte t au CHU de Liège 7 facteurs de réussite de l implantation du DEP au CHU de Liège 1. Soutien de la Direction générale 2. Organisation des structures informatiques 3. Mise en place progressive du DEP 4. Architecture applicative 5. Ecoute et implication des utilisateurs 6. Structures d accompagnement et de formation 7. Ergonomie Conclusion

33 7 facteurs de réussite du projet DEP 7. Ergonomie La possibilité d intégration ti des informations dans le DEP en temps réel est essentielle: Pour chaque lot, une analyse des besoins est réalisée en collaboration avec les utilisateurs concernés Des tests sont réalisés durant une phase pilote et sont soumis à validation avant tout déploiement Des PC fixes (câblés) dans toutes les unités de soins, les boxes de consultation, les locaux médicotechniques, les quartiers opératoires et les secrétariats Du Wi-Fi dans les unités de soins : des portables sur chariot pour le tour de salle médical et pour le dossier infirmier des PDA pour les fonctions de gestion du prélèvement

34 Chariot médecin

35 Chariot infirmier Prototype conçu sur base d un cahier des Prototype conçu sur base d un cahier des charges soumis aux fournisseurs potentiels

36 Étiquette tube code-barrée ASSOCIATION = SÉCURITÉ Bracelet patient t code-barré

37 Imprimantes bracelets codes barres

38 Table des matières Contexte t au CHU de Liège 7 facteurs de réussite de l implantation du DEP au CHU de Liège 1. Soutien de la Direction générale 2. Organisation des structures informatiques 3. Mise en place progressive du DEP 4. Architecture applicative 5. Ecoute et implication des utilisateurs 6. Structures d accompagnement et de formation 7. Ergonomie Conclusion

39 Conclusion Objectif de convergence de la gestion des systèmes d information Soutien de la direction générale: Investissements Ressources humaines Directives institutionnelles pour soutenir l adoption du DEP Organisation appropriée des structures informatiques pour encadrer le projet DEP Découpage de ce projet en lots et phasage de ceux-ci Implication des utilisateurs Travail de dématérialisation du dossier médical aux archives en parallèle au déploiement du DEP Wi-Fi dans les unités de soins Hardware informatique choisi après réflexion et tests impliquant les utilisateurs Structures de formation et d accompagnement

40 Merci de votre attention!

41 Annexes

42 SAI: Service Applications Informatiques Ce service est chargé de l implémentation implémentation, de l intégration et de la gestion des solutions informatiques médicales et administratives i ti

43 SPI : Service Projets et Informations assure l analyse des besoins auprès des utilisateurs est l interface entre les utilisateurs et les informaticiens doit maîtriser les circuits de l information.

44 ATI: Architecture Technique et Infrastructure constitué de personnel ULg dédié entièrement ou en partie au CHU missions principales : Déploiement de postes et leur gestion Support aux utilisateurs Gestion du réseau informatique et de la sécurité de l infrastructure informatique Gestion de l intranet institutionnel Gestion des serveurs et des systèmes de stockage

45 SIME : Services des Informations Médico- Economiques Missions: Gestion des signalétiques, des résumés cliniques, Mise à disposition d informations pour l analyse de la situation médico-économique du CHU, Appui logistique dans l exploitation de données médicales par les services, Gestion du dossier médical informatisé et des archives médicales.

46 Commission de pilotage du projet DEP La Commission de pilotage (COPIL) du projet DEP est composée de : représentants de la direction médicale représentants de la direction du nursing représentants des services de la GSI représentants du service du personnel du président du conseil médical d un expert informatique du coordinateur du plan COS.

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