Contenu de la version (Janvier 2015)

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1 Dealer Business Contenu de la version (Janvier 2015) En cas de difficultés, ou si vous avez des questions, contactez : Le service clients Everlog Tél : Fax : [email protected]

2 Cher client, Nous sommes heureux de mettre à votre disposition la nouvelle version de votre DMS Dealer Business. En plus des corrections apportées sur les modules que vous utilisez quotidiennement (Atelier, Magasin, Véhicules), cette nouvelle version permet l échange bidirectionnel avec les principaux outils de votre constructeur Toyota. Elle supportera également toutes les évolutions à venir réalisées dans Dealer Business. La version est indispensable pour le bon fonctionnement des nouvelles interfaces et outils que nous développons, aussi nous vous encourageons à actualiser au plus vite votre logiciel. Notre Service Client est à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en jour: par téléphone au (tapez 1) par à l adresse [email protected]. Restant à votre écoute, Bien cordialement, Le Service Clients Everlog

3 Interfaces Toyota Après la mise à jour de votre version, l intervention d un consultant sera nécessaire pour réaliser l installation des interfaces et vous permettre d en bénéficier. Nous prendrons contact avec vous prochainement pour planifier cette intervention. ASW (Planning atelier) : - Au sein du bureau Atelier, l icône «Planning» est remplacée par «RDV ASW». - Des échanges bi-directionnels en temps réel permettent d intégrer, dans Dealer Business, les RDV précédemment saisis (et toutes les informations qui y sont liées: client, véhicule, nombre de kms ) dans l ASW. Les RDV donneront lieu à la création d un pré-or (devis) et seront transformés en OR lors de la réception du véhicule. - Si le client et/ou le véhicule ne sont pas déjà renseigné(s) dans Dealer Business, il est possible de le(s) créer lors de la réception des RDV ASW. - Il est possible de filtrer les données et d effectuer une recherche de RDV non liés à un pré-or ou un OR Dealer Business ou de lancer une mise à jour des OR en relation avec les RDV ASW (ajout d une intervention dans ASW ). - Un libellé d intervention ASW peut-être associé à un forfait, une pièce ou une nomenclature de Dealer Business. Microcat live (Eclaté de pièces) : - Depuis Microcat, il est possible de retrouver le client enregistré dans Dealer Business pour lui associer une pièce ou un panier de pièces. - Les quantités en stock et la localisation de la pièce sont visibles. DCS pièces (Après-vente) : - Une sélection de pièces peut être transférée de Microcat live à Dealer Business pour la transformer en demande de disponibilité dans le DCS pièces. Elle sera ensuite validée en commande. - Le scanner Satellix permet la réception des livraisons et la gestion des commandes passées depuis Dealer Business. - Les factures d achat pièces sont intégrées et comptabilisées automatiquement.

4 Améliorations majeures RECHERCHE CLIENTS: Temps de réponse plus rapides. Recherche intuitive: possibilité de rechercher un client sur le nom et le prénom lorsque l on ne connait pas l orthographe exacte. Exemple : vous pouvez saisir un nom et seulement la première lettre du prénom. Possibilité d effectuer une recherche multi-critères sur la recherche avancée (un seul critère sur les versions précédentes). Recherche par numéro de téléphone simplifiée. Après une recherche, il n est plus nécessaire de saisir «Ø» dans le champ «n client» ou de cliquer sur les jumelles pour effectuer une nouvelle recherche. Vous pouvez directement saisir les critères de votre nouvelle recherche dans le champ «nom». GESTION MULTI-QUANTITÉS: VERSIONS PRÉCÉDENTES Sur un bon de commande, le programme imposait la même quantité d options, de lignes fréquentes, de pièces et d accessoires que celle correspondante aux véhicules vendus. Exemple : 1 bidon d huile pour 1 tondeuse. AMÉLIORATIONS VERSION Désormais, vous pouvez modifier la quantité des options, lignes fréquentes, pièces et accessoires attachés aux véhicules cumulés dans le cadre d une vente multiple. Il est aussi possible de saisir des quantités avec des décimales (par exemple, pour un article dont l unité de mesure est le mètre).

5 Améliorations majeures DEDOUBLONNAGE: Dealer Business permet désormais de gérer efficacement l épuration des comptes en double dans votre base de données (clients et fournisseurs). L outil de dédoublonnage automatique permet de conserver une seule fiche par client ou par fournisseur. Cette amélioration permet d obtenir une information client exploitable en vue d évaluer le potentiel du fichier : Combien y a-t-il de clients actifs? Combien n ont pas commandé depuis plus de 2 ans? Combien sont clients sur les véhicules mais pas l atelier? Autant de questions qui trouvent une réponse fiable lorsque le fichier est épuré de ses doublons. IMPORTANT L outil de dédoublonnage est à utiliser avec vigilance et nécessite une bonne compréhension du processus. 1. Au sein de la fenêtre de dédoublonnage, une infobulle d aide explique comment effectuer sereinement un dédoublonnage efficace. 2. Contactez notre Service Client avant utilisation. Les étapes du dédoublonnage 1. Sélection des critères : Huit critères sont proposés pour identifier les fiches en double ; on cumule autant de critères que l on veut (exemple : même nom, même prénom, même code postal, même téléphone). 2. Vérification des fiches en double : Les fiches en double sont affichées en liste, avec à chaque fois la fiche principale en premier, puis tous les doubles trouvés sur celle-ci. Après vérification, il est possible de décocher certaines fiches pour éviter qu elles ne soient fusionnées. 3. Fusion des fiches en double : Après la fusion automatique (opération irréversible), la fiche principale et ses doubles sont fusionnés. Une seule fiche est conservée. Tous les véhicules en parc y sont rattachés. 4. Epuration des tiers dans SAGE : Pour les sites multiples, un outil d épuration identifie les comptes tiers qui n ont jamais été utilisés (non mouvementés) en vue de les mettre en sommeil dans Sage. L outil est accessible depuis le menu principal : Outils / Qualité des données / Dédoublonnage Plus d information sur les règles de dédoublonnage appliquées? Contactez le service clients.

6 Autres Améliorations Inventaire : - Les temps d édition des listes de comptage ont été optimisés. Edition des primes constructeurs : - La fenêtre a été optimisée. - Il est désormais possible de sélectionner le(s) site(s) souhaité(s). Par défaut, c est le site en cours qui sera sélectionné. Offres / Bons de commande : - On peut maintenant classer dans l ordre souhaité les équipements de série d un véhicule. L édition d un document commercial (proposition, commande, facture) prendra en compte ce classement. Facturation Pièces/Accessoires : - Au sein des documents (proposition, commande, facture), il est désormais possible de saisir des quantités avec des décimales. OR en cours : - Désormais, seuls les codes internes associés à des départements de type atelier sont affichés dans la table des OR en cours. - Depuis la fiche client, un double-clic sur un OR ou un rendez-vous ouvre le détail du rendez-vous ou de l OR concerné. Codes internes et Type Main d œuvre : - Dans toutes les fenêtres de l atelier, la recherche est facilitée par un classement par ordre alphabétique.

7 Résolutions des anomalies Temps barèmés : - Pour les clients exonérés de TVA, il est désormais possible d indiquer un taux de TVA à 0% à toutes les étapes de saisie. Raccourcis claviers : - Des raccourcis claviers sont paramétrables pour les textes et fonctions pré-enregistrés. Des corrections ont été apportées pour les raccourcis qui fonctionnaient mal. Facturation : - Si l utilisateur n a pas les droits pour modifier la facture véhicule, il peut néanmoins l imprimer sans rencontrer de message d erreur. - Le bouton qui permet d annuler une écriture est de nouveau présent dans la fenêtre de contrôle des factures d achat pièces. - Les écarts d arrondis parfois constatés au moment du contrôle des factures d achat pièces par rapport au total des BL sont corrigés. Edition du journal des factures et règlements : - Lorsque l on éditait le journal des règlements en sélectionnant un type de règlement, les autres modes de paiement apparaissaient également. Cette anomalie est corrigée. Facturation fin de mois : - La comptabilisation d un avoir sur facture d un groupement avec frais de facturation est désormais correcte. - Désormais, l impression des cessions en multi sociétés est correcte au niveau de la facturation groupée fin de mois. Les véhicules associés aux OR apparaissent correctement. Bons de commande : - Si une fiche catalogue contient plusieurs lignes de garanties, alors elles étaient parfois doublées ou non reprises à la création de la commande. Ces anomalies ont été corrigées. Historique OR : - Il n est désormais plus possible d accéder au détail d un OR d un autre site si celui-ci n est pas facturé.

8 Résolutions des anomalies Inventaire : - Les filtres et le tri par ordre alphabétique fonctionnent maintenant correctement lors de l édition des listes de comptage. - A l édition du stock de pièces chiffré pour une même date de référence, il arrivait que l on rencontre des variations de valeurs et/ou quantités. Cette anomalie est corrigée. Proposition de commande à la quantité minimum : - A l édition d une liste filtrée sur un fournisseur, il arrivait que tous les fournisseurs apparaissent. Cette anomalie est corrigée. SMS : - Les erreurs de décompte des caractères restants ont été corrigées, notamment pour la gestion du «STOP». Recherche fournisseurs : - La recherche de fournisseurs selon des critères multiples est désormais pleinement opérationnelle en cliquant sur le bouton «jumelles». De plus, la recherche d un fournisseur par la saisie du nom fonctionne correctement.

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