Rapport annuel de gestion

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1 Rapport annuel de gestion Adopté par le conseil d administration du Centre de santé et de services sociaux des Etchemins le 14 juin 2011

2 Document disponible sur le site Internet du CSSS des Etchemins

3 TABLE DES MATIÈRES 1. Message de la présidente du conseil d administration et de la directrice générale 1 2. Déclaration de fiabilité des données 2 3. Mission, structure organisationnelle et faits saillants Mission Caractéristiques de la population Caractéristiques socioéconomiques Caractéristiques sociosanitaires Portrait sommaire de l état de santé et de bien-être Comité de direction Structure organisationnelle Faits saillants 7 4. Activités de l établissement Modifications apportées durant l exercice financier Orientations stratégiques et priorités d action Principaux défis Satisfaction de la clientèle obtenus Suivi des mesures relatives à l équilibre budgétaire Suivi de l entente de gestion Attentes spécifiques Agrément Sécurité des soins et des services Rapport du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services Rapport du médecin examinateur Conseils et comités de l établissement créés en vertu de la LSSSS Conseil d administration Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens (CMDP) Comité d évaluation médicale, dentaire et pharmaceutique Comité de pharmacologie Conseil des infirmières et infirmiers (CII) Comité des infirmières et infirmiers auxiliaires (CIIA) Conseil multidisciplinaire (CM) Comité des usagers Comités de gestion des risques/prévention des infections Comité stratégique de gestion des risques Comité opérationnel de gestion des risques et comité d évaluation des événements indésirables liés aux médicaments Comité de prévention et de contrôle des infections Comité de vigilance et de la qualité Effectifs de l établissement États financiers et analyse des résultats des opérations Fondation Sanatorium Bégin Code d éthique et de déontologie des administrateurs 59

4 1. M ESSAGE DE LA PRÉSIDENTE DU CONSEIL D ADMINISTRATION ET DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE Il nous fait plaisir de vous présenter le rapport annuel. La dernière année a, encore une fois, été marquée de divers faits saillants. Que nous soyons administrateurs, gestionnaires, employés, médecins, bénévoles ou partenaires, nous avons tous, à différents niveaux, relevé certains défis. Pour une seconde année, les administrateurs et les administratrices ont vu leur mandat être prolongé par le Ministère en lien avec les amendements à la Loi sur les services de santé et les services sociaux en vue de modifier certaines règles de la gouvernance actuelle n ayant pas encore été adoptées. Cette situation a entraîné certains changements au niveau du conseil d administration. Toutefois, à l exception d un poste actuellement vacant, nous avons pu combler les départs au fur et à mesure. Le dernier exercice a également été marqué par le départ à la retraite de madame France Laplante Théberge, qui fut directrice générale au cours des six dernières années, ce qui a entraîné le recrutement et l embauche d une nouvelle directrice générale. Différents projets ont mobilisé les troupes tout au long de l année, entre autres, le projet d optimisation de la complémentarité intersectorielle en première ligne selon l approche «Lean Healthcare». Ce dernier, en plus d être d envergure, est novateur du fait qu il a sollicité une implication importante des organismes communautaires du réseau local de services des Etchemins tout au long de sa mise en œuvre. Il a entraîné des changements de pratique, tant à l interne qu avec nos partenaires, changements qui permettront l atteinte, voire le dépassement des objectifs ciblés au début du projet. Ces objectifs touchent plus particulièrement l amélioration de l accessibilité et de la continuité de nos services de première ligne pour la population des Etchemins. travaillent et s impliquent dans un but constant d améliorer la qualité des services offerts à la population. Les enjeux reliés à la pénurie de main-d œuvre sont évidemment demeurés présents tout au long de l année. L attraction et la rétention de personnel compétent demeurent des priorités pour l établissement. Nous avons atteint encore une fois cette année l équilibre budgétaire ; ce sont les efforts constants de tous qui nous ont permis d y arriver. Le contexte financier du réseau de la santé et des services sociaux actuel sera un défi pour les prochaines années. Nous devrons travailler ensemble à l amélioration de notre performance tout en demeurant centrés sur les personnes que nous desservons, celles-ci étant notre raison d être. Nous devrons nous efforcer d améliorer l accès à nos services en tirant profit des ressources déjà disponibles, l optimisation sera donc au cœur de l organisation de nos services. Vous tous, employés, médecins, stagiaires, bénévoles et partenaires, qui offrez des soins et des services à notre population, êtes des maillons essentiels à la bonne marche et au rayonnement de notre Centre de santé et de services sociaux. Nous vous remercions et reconnaissons votre grand dévouement. Vous êtes la force de notre réseau! L arrivée en poste d une infirmière praticienne spécialisée en première ligne a permis, grâce à la collaboration des médecins, la mise en place de la pratique médicale au CLSC de Saint-Prosper, améliorant ainsi l accès à nos services pour la population de la partie Ouest de notre territoire. La démarche d agrément a de nouveau été amorcée : formation des équipes, questionnaires d autoévaluation, sondages de satisfaction des différentes clientèles et élaboration de plans d action. Ce processus a grandement sollicité les employés qui Présidente Directrice générale Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -1-

5 2. D ÉCLARATION DE FIABILITÉ DES DONNÉES Les résultats et l information contenus dans le présent rapport annuel de gestion relèvent de ma responsabilité. Cette responsabilité porte sur l exactitude, l intégralité et la fiabilité des données, de l information et des explications qui y sont présentées. Tout au cours de l exercice financier, des systèmes d information et des mesures de contrôle fiables ont été maintenus afin de supporter la présente déclaration. De plus, je me suis assurée que des travaux ont été réalisés afin de fournir une assurance raisonnable de fiabilité des résultats, et spécifiquement au regard de l entente de gestion. À ma connaissance, l information présentée dans le rapport annuel de gestion du Centre de santé et de services sociaux des Etchemins, ainsi que les contrôles y afférant sont fiables, et cette information correspond à la situation telle qu elle se présentait au 31 mars La directrice générale, Lucie Laflamme Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -2-

6 3. M 3.1 MISSION ISSION, STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ET FAITS SAILLANTS Le Centre de santé et de services sociaux des Etchemins est l instance publique responsable de l organisation et de la coordination du réseau local de services (RLS) de son territoire. Il doit planifier une gamme de services visant l amélioration de la santé et du bien-être de la population tout en se conformant aux orientations ministérielles et régionales, et en tenant compte des ressources disponibles. Le CSSS des Etchemins compte bien réaliser ses missions en partenariat avec les différents acteurs de son territoire et en impliquant les citoyens. Celles-ci s exercent sur deux sites, Lac Etchemin et Saint-Prosper et s articulent en trois volets : La mission hébergement (CHSLD) La mission d un centre d hébergement et de soins de longue durée est d offrir, de façon temporaire ou permanente, un milieu de vie substitut, des services d assistance, de soutien et de surveillance ainsi que des services de réadaptation, psychosociaux, infirmiers, pharmaceutiques et médicaux aux adultes qui, en raison de leur perte d autonomie, fonctionnelle ou psychosociale, ne peuvent plus demeurer dans leur milieu de vie naturel et ce, malgré le support de leur entourage. (LSSSS, article 83) La mission communautaire (CLSC) La mission d un centre local de services communautaires (CLSC) est d offrir en première ligne, à la population du territoire qu il dessert, des services de santé et des services sociaux courants, de nature préventive ou curative, de réadaptation ou de réinsertion. À cette fin, l établissement qui exploite un tel centre s assure que les personnes qui requièrent ces services pour elles-mêmes ou pour leurs familles soient rejointes, que leurs besoins soient évalués et que les services requis leurs soient offerts à l intérieur de ses installations ou dans leur milieu de vie, à l école, au travail ou au domicile ou, si nécessaire, s assure qu elles soient dirigées vers les centres, les organismes ou les personnes les plus aptes à leur venir en aide. (LSSSS, article 80) La mission enseignement Le CSSS des Etchemins détient une mission d enseignement qui se réalise par notre unité de médecine familiale (UMF). 3.2 CARACTÉRISTIQUES DE LA POPULATION Le CSSS des Etchemins dessert une population d environ habitants répartis dans treize municipalités de la MRC des Etchemins dont les deux principales sont Lac-Etchemin et Saint-Prosper CARACTÉRISTIQUES SOCIOÉCONOMIQUES 1 Une population nettement moins scolarisée : dans la population des 15 ans et plus de la MRC des Etchemins en 2006, quatre personnes sur dix ne détiennent aucun diplôme (39,2 % contre 27,9 % pour la région), tandis que moins du dixième possède une formation universitaire (8,5 % contre 14,5 %) ; Le plus bas revenu moyen de la région chez les femmes comme chez les hommes : en 2005, les femmes gagnent en moyenne $ de moins que leurs homologues de l ensemble de la région ( $ contre $) et les hommes, en moyenne, $ de moins ( $ contre $) ; Le plus faible taux d emploi de la région : en faible hausse de 0,7 point depuis 2001 (contre 2,1 points dans la région), il se limite à 54,2 % en 2006, presque 10 points de moins que pour l ensemble de la région (64 %) ; 1 Synthèse des portraits socioéconomiques de la région Chaudière-Appalaches - MRC des Etchemins, étude réalisée par le centre Urbanisation Culture Société de l Institut national de la recherche scientifique Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -3-

7 Un emploi sur huit dans les secteurs de l agriculture, la foresterie, la chasse et la pêche : en 2006, ce secteur concerne 12,3 % des emplois de la MRC des Etchemins, une part deux fois plus élevée que dans la région de Chaudière-Appalaches (6,2 %). En contrepartie, le secteur de la fabrication ne compte que 21,9 % des emplois (contre 26,9 % pour la région) ; Des emplois liés à la fabrication très concentrés dans les produits en bois : plus des deux cinquièmes des emplois du secteur de la fabrication relèvent du seul sous-secteur de la fabrication de produits en bois (9,4 % des emplois contre 4,6 % pour la région), une proportion inégalée dans les autres territoires de la région ; Une population moins défavorisée : la population de la MRC des Etchemins se classe au 4 e rang des plus défavorisées de la région de Chaudière-Appalaches en 2006, alors qu elle occupait le second rang en 2001 ; Une forte hausse du nombre de chômeurs chez les jeunes hommes de 15 à 29 ans : leurs effectifs ont bondi de 23,8 % depuis 2001, et leur taux de chômage a grimpé de 3,4 points pour atteindre 12 % en 2006 (contre 6,5 % dans la région) ; Une décroissance des effectifs occupés dans la transformation, fabrication et services d utilité publique : le nombre de personnes occupées relevant de cette catégorie professionnelle, plus présente dans la MRC des Etchemins que dans la région (13,5 % des effectifs contre 11,3 %), a diminué de 21,4 % depuis 2001 (contre -10,5 % pour la région) ; Une hausse des établissements actifs dans la construction : leur nombre a bondi de 13,3 % depuis juin 2008 (contre 0,1 % pour la région) ; il en résulte que leur part des établissements de la MRC des Etchemins en juin 2009 s est rapprochée de celle de la région (respectivement 9,7 % et 12,7 % des établissements) ; À peine plus de la moitié de la population occupe un emploi : le taux d emploi se limite à 54,2 % en 2006 (en hausse de 0,7 point), soit 10 points de moins que dans l ensemble de la région (64 %, en hausse de 2,1 points) ; Une présence marquée du secteur primaire : ce secteur d activité occupe 10,8 % de la population de la MRC des Etchemins en 2006, une proportion près de deux fois plus élevée que dans la région (5,9 %) CARACTÉRISTIQUES SOCIOSANITAIRES Une chute de parents féminins et un bond de parents masculins dans les familles monoparentales : le nombre de familles dont le parent est une femme a baissé de 25,8 % depuis 2001, alors que celles dont le parent est un homme ont crû de 26,7 %. Il en résulte que la part de ces dernières est passée de 23,6 % à 34,5 % en 2006, la plus élevée parmi les territoires de la région (26,2 %) ; Des personnes âgées très présentes : en 2006, le cinquième de la population des 15 ans et plus a atteint ou dépassé l âge de 65 ans dans la MRC des Etchemins (20,3 % contre 16 % pour la région) ; Une population de 15 à 44 ans décroissante : les effectifs des personnes de 15 à 29 ans et de 30 à 44 ans, déjà peu nombreux dans la MRC des Etchemins, ont connu de fortes baisses depuis 2001 (respectivement -11,4 % et -16,6 % contre -1,7 % et -10,4 % pour la région) ; Près des deux tiers des femmes de 15 ans et plus gagnent moins de $ par an : elles forment 65 % des effectifs dans la MRC des Etchemins en 2005, une part plus élevée que dans tout autre territoire de la région (52,1 % pour la région) ; Plus du quart des personnes à faible revenu sont âgées de 55 à 64 ans : elles constituent 27,5 % des effectifs vivant sous les seuils de faible revenu définis par Statistique Canada en 2005 (contre 22,1 % pour la région), et près du tiers chez les hommes (32,6 % contre 24,4 %) ; Un niveau de défavorisation élevé dans la plupart des municipalités : des treize municipalités que compte le territoire de la MRC des Etchemins en 2006, six sont classées défavorisé et cinq sont considérées très défavorisé. Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -4-

8 3.2.3 PORTRAIT SOMMAIRE DE L ÉTAT DE SANTÉ ET DE BIEN-ÊTRE 2 Une espérance de vie un peu moindre : L espérance de vie dans les Etchemins est un peu moindre que celle de la région, soit 74,2 ans (contre 75,7 ans) pour les hommes et 82,1 ans (contre 82,5 ans) pour les femmes ; Un taux de mortalité plus élevé : Les taux de mortalité et de mortalité prématurée sont plus élevés dans la MRC que dans la région, soit 774 décès par habitants (contre 741,7) pour le taux de mortalité et 356,4 décès par habitants (contre 319,7) pour le taux de mortalité prématurée ; Des taux ajustés d incidence semblables pour l ensemble des cancers : Tant chez les femmes que chez les hommes, les taux ajustés d incidence pour l ensemble des cancers sont semblables aux taux observés dans la région. Chez les femmes, on note un taux d incidence de 603,9 par (contre 607,2) tandis que chez les hommes, ce taux est de 463,7 par (contre 440,7). De plus, tant chez les femmes que chez les hommes, le nombre de décès par cancer et les taux ajustés de mortalité sont relativement stables. Plus de 85 % des décès par cancer surviennent chez les personnes de 60 ans ou plus ; Des proportions supérieures de personnes diabétiques : Pour les Etchemins, le taux de prévalence des cas de diabète chez les personnes de 20 ans ou plus est de 5,8 % contre 5,1 % en Chaudière-Appalaches. Pour les femmes, on remarque un taux légèrement supérieur, soit 6,3 % contre 5,0 % et pour les hommes, un taux comparable de 5,4 % contre 5,2 % ; Un taux de suicide plus élevé : Le taux de suicide, pour la période de 2002 à 2006, est de 27,8 par habitants (contre 16,4 ailleurs au Québec). Le suicide est la deuxième cause de décès chez les ans ; Un taux plus élevé de décès impliquant l alcool au volant : Le taux de conducteurs décédés, testés avec de l alcool dans le sang, est beaucoup plus important dans les Etchemins, soit 3,9 par (contre 2,2 ailleurs au Québec). 3.3 COMITÉ DE DIRECTION Lucie Laflamme Directrice générale Pierrette Gilbert Directrice des soins infirmiers et des programmesservices Santé physique Santé publique Services généraux Jeunes en difficulté Michel Huard Directeur des programmes-services Santé mentale Déficience intellectuelle- Troubles envahissants du développement - Dépendances Personnes en perte d autonomie liée au vieillissement Déficience physique Soutien à domicile Ressources de type familial Mylène Leblanc Directrice des services à la clientèle, à la qualité et aux communications Doric Pouliot Directeur des ressources financières et des services techniques Jacques Villemure Directeur des ressources humaines, informationnelles et hôtellerie 2 Sources : MSSS et ASSS de Chaudière-Appalaches - Fichiers de données Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -5-

9 3.4 STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ORGANIGRAMME Conseil d administration Conseils professionnels Comité d éthique clinique Commissaire local aux plaintes et à la qualité des services Comité des usagers Comités statutaires CMDP CII CM Comité de direction Direction générale Département de médecine générale Comité de vigilance et de la qualité Comité de gestion des risques (stratégique) Comité de vérification Comité d appréciation de la contribution du directeur général Comité de révision des plaintes Comité plénier des gestionnaires Service organisation communautaire Direction des services à la clientèle et à la qualité Direction des soins infirmiers Direction des programmes-services Santé physique - Santé publique - Services généraux - Jeunes en difficulté - Coordination des services de support, diagnostiques et thérapeutiques Direction des programmes-services PPALV - SAD - Déficience physique - Santé mentale - DI -TED - Dépendances - AÉO Social Programme Ressources de type familial Direction des ressources humaines - Informationnelles - Hôtellerie Direction des ressources financières - Services techniques Chef des programmes-services Santé physique - Services généraux Conseillère clinicienne en soins infirmiers - Gestion des risques Chef d unités de vie PPALV (1A - 2A - 4A - Centre d hébergement de Saint-Prosper) Loisirs - Bénévolat Chef de programmes SM volet externe, RAC (Équinoxe - Intemporel - Sainte-Justine) Intermédiaire - Duplex - Atelier du Lac Chef du service d hôtellerie (Services alimentaires - Buanderie - Lingerie - Hygiène et salubrité) Conseiller en gestion des ressources humaines Chef des ressources financières - (Approvisionnements - Budget - Bureau de poste - Comptabilité - Paie) Chef des services techniques - (Ressources matérielles - Ressources immobilières - Sécurité - Téléphonie) Chef du programme-service Jeunes en difficulté Conseillère en prévention et contrôle des infections et conseillère clinique en soins infirmiers Chef des programmes-services Soutien à domicile - Réadaptation - Centre de jour - Résidence Le Tremplin Chef des programmesservices DI-TED - Dépendances - Déficience physique - AÉO Social - RTF Chef du secteur d hôtellerie Chef du département pharmacie Coordonnatrices de soir et de nuit Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -6-

10 3.5 FAITS SAILLANTS DIRECTION DES PROGRAMMES/SERVICES PERSONNES EN PERTE D'AUTONOMIE LIÉE AU VIEILLISSEMENT, SOUTIEN À DOMICILE, DÉFICIENCE PHYSIQUE, SANTÉ MENTALE, DÉFICIENCE INTELLECTUELLE-TROUBLES ENVAHISSANTS DU DÉVELOPPEMENT, DÉPENDANCES ET RESSOURCES DE TYPE FAMILIAL Réorganisation administrative au niveau des fonctions de certains cadres intermédiaires de la direction ; Réinsertion sociale de 17 résidants hébergés dans le cadre du programme de longue durée en santé mentale de notre établissement ; Début des travaux de réalisation du plan fonctionnel et technique, phase 2, pour les unités 3A et 3B ; Début du programme d amélioration de l alimentation en centre d hébergement ; Début du système de distribution «plat par plat» sur les unités de vie 1A, 2A et 4A ; Déploiement de la «Politique régionale de gestion des aides techniques au soutien à domicile» ; Signature du protocole d entente entre notre établissement et la Coopérative de solidarité de services à domicile des Etchemins ; Élaboration de l entente de service sur le répit aux heures atypiques entre notre établissement, la Coopérative de solidarité de services à domicile des Etchemins et la Société Alzheimer Chaudière- Appalaches ; Élaboration d une trajectoire de services concernant l insalubrité morbide ; Partage des expertises de l Accueil santé et l Accueil social ; Formations dispensées à l équipe d intervenants en déficience intellectuelle et troubles envahissants du développement afin de mieux détecter les symptômes dès le jeune âge ; Dossier prévention du suicide : Depuis 2009, 80 personnes formées à titre de «sentinelles» sur notre territoire ; Formation de 3 intervenants de notre centre sur le suivi étroit pour agir en tant que formateurs auprès du personnel, afin de mettre en place la nouvelle pratique dans la communauté pour venir en aide aux personnes dépressives et suicidaires ; Déploiement d une équipe de postvention afin de mieux répondre aux besoins de la population endeuillée par le suicide ; Ressources de type familial (RTF) : Formation «AGIR» (programme de formation pour les intervenants travaillant auprès des personnes âgées en perte d autonomie) donnée aux propriétaires des ressources de type familial (RTF) ; Au 31 mars 2011, le taux d occupation dans les RTF est de 94 % ; Réorganisation administrative découlant de la mise en œuvre du projet d optimisation de la complémentarité intersectorielle en première ligne selon l approche «Lean Healthcare». DIRECTION DES SOINS INFIRMIERS DIRECTION DES PROGRAMMES/SERVICES SANTÉ PHYSIQUE SANTÉ PUBLIQUE SERVICES GÉNÉRAUX JEUNES EN DIFFICULTÉ Visite de l Ordre des infirmières et des infirmiers du Québec : le Comité d inspection professionnelle nous confirmait, en mars 2011, l approbation finale de la dernière étape de la démarche d inspection professionnelle amorcée en mai 2009 ; Formation dispensée aux infirmières, infirmières auxiliaires et préposés aux bénéficiaires dans le cadre de la réorganisation du travail en centre d hébergement ; Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -7-

11 Accueil d une première infirmière praticienne en soins de première ligne (IPSPL) en septembre 2010 ; L implantation d une pratique médicale au CLSC Saint-Prosper en octobre 2010 a nécessité l achat de matériel médical, l élaboration de procédures de fonctionnement et l aménagement de l environnement physique. Des services médicaux sont offerts sur rendez-vous une journée par semaine. L infirmière praticienne en soins de première ligne offre, pour sa part, des services de rendez-vous et de sans rendezvous trois jours par semaine ; Le nombre de demandes d examens de laboratoire est en constante augmentation depuis quelques années. Pour répondre aux normes ministérielles, plusieurs doubles cliniques de prélèvements ont été planifiées chaque semaine. Cette tendance s accentue d année en année. En , le nombre de prélèvements s élevait à alors qu en, le nombre s élève à tout près de prélèvements ; Révision et élaboration d une nouvelle entente de collaboration avec le CSSS de Beauce concernant l antibiothérapie intraveineuse en ambulatoire (ABIVA). Une formation sur les nouvelles molécules d antibiotiques a été offerte aux médecins, aux infirmières et aux pharmaciens communautaires. La mise en application est prévue en 2011 ; Élaboration du «Programme de lutte contre le cancer» pour la MRC des Etchemins ; Modifications dans l attribution des dossiers par municipalité aux intervenants sociaux afin de diminuer le temps d attente avant la prise en charge ; Réorganisation des services pour les jeunes présentant un trouble de déficit de l attention/hyperactivité (TDAH) ; en concertation avec la Commission scolaire de la Beauce-Etchemin, le CSSS de Beauce et le CSSS Alphonse-Desjardins ; Signature d un protocole d entente de services pharmaceutiques avec le Groupe Champlain, en juillet 2010, pour une durée d un an. Notre département de pharmacie a desservi les centres d hébergement l Assomption de Saint-Georges et Chanoine-Audet de Saint-Romuald. Présentation de ce projet pour la mise en candidature du Prix Excellence «Initiative prometteuse» de l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches ; Réorganisation administrative découlant de la mise en œuvre du projet d optimisation de la complémentarité intersectorielle en première ligne selon l approche «Lean Healthcare». DIRECTION DES SERVICES À LA CLIENTÈLE ET À LA QUALITÉ - DIRECTION DES COMMUNICATIONS Qualité Coordination de la démarche d agrément en vue de la recertification de l établissement en février 2012 dans le cadre du programme Qmentum : Administration des sondages de satisfaction aux usagers et à leurs proches, du sondage d opinion au personnel œuvrant en centre d hébergement et visite sur place du Conseil québécois d agrément les 14 et 15 décembre 2010 ; Administration des sondages de satisfaction pour la clientèle externe et celle des centres de jour ; Administration du sondage sur la mobilisation du personnel ; Administration du sondage sur la culture de sécurité des patients ; Coordination de l administration des questionnaires d autoévaluation d Agrément Canada auprès des 10 équipes de travail regroupant 17 sous-groupes visés par des normes spécifiques ; Poursuite de l application du programme d amélioration continue de la qualité et suivis tant pour l élaboration que pour la mise en oeuvre des plans d action découlant des résultats des sondages et des questionnaires d autoévaluation. Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -8-

12 Sécurité Élaboration et diffusion auprès de toutes les instances du plan de sécurité des usagers ; Planification de la Semaine de la sécurité des soins et des services. En, nous avons privilégié les rencontres d information avec les familles des usagers hébergés, la formation sur l analyse prospective, la diffusion du plan de sécurité des usagers, la réalisation d activités de promotion pour le développement d une culture de sécurité et la valorisation d une personne «championne» en matière de sécurité. Gestion documentaire Élaboration du schéma de classification et du plan de conservation documentaire et transmission à Bibliothèque et Archives nationales du Québec pour approbation ; Adoption d une politique de gestion intégrée des documents (GID) ; Formation du personnel administratif pour l utilisation du logiciel E-Documentik ; Réalisation d activités d épuration, de destruction ou d archivage des documents dans tous les secteurs y compris celui des archives. Communication Révision de la politique des communications de l établissement ; Réalisation de plans de communication pour le «Dossier clinique informatisé», le projet «Optimisation de la complémentarité intersectorielle en première ligne selon l approche Lean Healthcare» et la réalisation du «Plan fonctionnel et technique (PFT)» ; Organisation d une conférence de presse portant sur le projet «Lean» et rédaction et diffusion de 8 communiqués de presse de diverses natures ; Coordination des relations avec les médias et des placements publicitaires dans les médias locaux ; Poursuite des activités de communication sur le site Internet via le bulletin d information «La Une» et par la constitution de la revue de presse. DIRECTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES ET SERVICES TECHNIQUES Contrôle soutenu de la réduction des dépenses administratives en regard de l'application de la loi visant le retour à l équilibre budgétaire (Loi 100) ; Pour une 10 e année consécutive, notre établissement a atteint l'équilibre budgétaire et présente un surplus aux activités principales et accessoires ; Finalisation des travaux de réfection de la route d'accès au centre administratif ; Relocalisation au niveau 1 du département clinique de pharmacie en prévision des travaux majeurs qui s'effectueront au niveau 3. DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES, INFORMATIONNELLES ET HÔTELLERIE RESSOURCES HUMAINES Révision du Plan de développement des ressources humaines (PDRH) à l'automne 2010 ; Participation au Salon des métiers de Chaudière-Appalaches, à la Foire de l'emploi Beauce-Etchemins, à la Foire de l'emploi des Etchemins, au Salon des ressources en éducation spécialisée et au Salon de l'emploi au Cégep Beauce-Appalaches afin de favoriser l attraction d une main-d œuvre qualifiée ; Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -9-

13 Accueil de plus de 81 stagiaires qui poursuivent des études techniques et professionnelles ainsi que de 4 étudiants de niveau universitaire en service social, ergothérapie et sciences infirmières ; Poursuite des travaux du groupe de codéveloppement des gestionnaires, mis en place par l établissement, dont 9 membres de notre équipe de gestion font partie ; Accueil de 62 nouveaux employés au cours du dernier exercice. Nous profitons de l occasion pour les remercier de leur engagement au sein de notre établissement. RESSOURCES INFORMATIONNELLES Les membres des services informationnels ont travaillé activement à la mise en place des différents préalables au dossier clinique informatisé (DCI) tels que : Mise en place de l infrastructure technologique permettant l implantation du DCI ; Ajout de 35 postes de travail à notre parc informatique afin d augmenter l accessibilité aux données cliniques requises par les professionnels de la santé ; Mise en place de différents comités permettant de coordonner la mise en œuvre du déploiement du DCI et d assurer son implantation progressive ; Élaboration du plan de communication du déploiement du DCI en collaboration avec la direction des communications. SERVICES D HOTELLERIE Réalisation d un projet concernant la préparation des repas quotidiens sur place dans les résidences grâce à la grande disponibilité et au sens de l organisation du travail de l équipe du service d alimentation et à l implication des employés de chacune des résidences. Les odeurs de cuisson et le choix personnalisé des menus font partie des bénéfices de ce nouveau service qui augmente la satisfaction de la clientèle ; Développement du service «plat par plat» sur les unités de vie en remplacement du service par cabaret, le tout dans une vision de l approche milieu de vie ; Élaboration d une politique alimentaire en conformité avec le cadre de référence du ministère de la Santé et des Services sociaux ; Formation d un comité d implantation et début des travaux en lien avec les six orientations prévues au cadre de référence ; Dispensation d activités de perfectionnement de techniques de désinfection auprès du personnel de l équipe d hygiène et salubrité pour la prévention et le contrôle des infections ; Réorganisation du service de la buanderie et de la lingerie en lien avec le départ de la clientèle en soins de longue durée psychiatrique. Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -10-

14 4. A CTIVITÉS DE L ÉTABLISSEMENT 4.1 MODIFICATIONS APPORTÉES DURANT L EXERCICE FINANCIER Voici les principales modifications apportées durant l exercice financier. AU NIVEAU DES IMMOBILISATIONS Des travaux de réfection de la cage d escalier ont été réalisés. La voie d accès principale menant au centre administratif a complètement été refaite. La relocalisation de la pharmacie au premier niveau, nécessitant le réaménagement complet des locaux. Tout au cours de l année, une équipe s est réunie afin de préparer les plans en vue des travaux majeurs qui seront réalisés au 3 e niveau en Ces travaux, subventionnés par le Ministère et au coût de 3,8 millions, permettront l aménagement d une unité de vie pour les personnes âgées en perte d autonomie. AU NIVEAU DES SERVICES OFFERTS Afin d améliorer notre offre de service en première ligne, l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches a financé le projet d optimisation «Lean Healthcare». Ce projet, réalisé en collaboration avec la firme Fujitsu, a réuni pendant plusieurs mois une équipe composée d intervenants, de gestionnaires et de responsables d organismes communautaires de notre réseau local de services (RLS). Les cibles d action s inscrivent dans la complémentarité des services afin d en améliorer l accessibilité et la continuité pour la population des Etchemins. Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -11-

15 4.2 ORIENTATIONS STRATÉGIQUES ET PRIORITÉS D ACTION ORIENTATIONS STRATÉGIQUES OBJECTIFS ACTIONS ENJEU 1 : L action concertée sur les déterminants de la santé et du bien-être Accroître l accessibilité aux services de santé et aux services sociaux en regard des actions intersectorielles par une implication du service d organisation communautaire avec les partenaires du milieu Réaliser la démarche de complémentarité intersectorielle en première ligne selon l approche «Lean Healthcare» avec les organismes communautaires concernés par l offre de soins et services pour notre population Poursuite des actions entreprises dans le cadre du soutien communautaire en logement social Mise en place d un comité intersectoriel afin de développer le transport collectif dans les Etchemins Réalisation des différentes étapes préparatoires à la démarche Mise en œuvre des nouvelles façons de faire ENJEU 2 : La primauté des services de première ligne dans une perspective d intégration et de hiérarchisation Mettre en place des mesures visant à offrir un service médical au CLSC de Saint-Prosper Entrée en fonction de l infirmière praticienne en soins de première ligne, services de rendez-vous et de sans rendez-vous au CLSC de Saint-Prosper Implantation d une pratique médicale au CLSC de Saint-Prosper, services de rendez-vous ENJEU 3 : Un délai acceptable pour l accès aux services Maintenir le délai d accès aux services de prélèvements inférieur ou égal à deux semaines Offrir le soutien aux familles vivant en contexte vulnérable Améliorer l accès, l intensité et l intégration des services pour les personnes ayant une déficience physique, intellectuelle ou un trouble envahissant du développement suivant les paramètres du «Plan d accès» Effectuer des doubles cliniques de façon régulière afin de respecter les délais d accès Établir dans un délai de 24 heures un contact pour une visite postnatale Identifier les familles qui répondent aux critères des Services intégrés en périnatalité et pour la petite enfance (SIPPE) Recevoir les demandes et offrir les services en respectant les critères d accès et de priorisation Développer l expertise nécessaire afin d offrir les services à la clientèle pédiatrique en ergothérapie et physiothérapie Développer des plateaux techniques pour la clientèle pédiatrique Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -12-

16 ORIENTATIONS STRATÉGIQUES (suite) OBJECTIFS ACTIONS ENJEU 4 : La qualité des services et l innovation Développer le programme Actions-Santé Faire connaître le programme à l équipe médicale et aux intervenants Mettre en place un système de référence pour l infirmière gestionnaire de cas Assurer la qualité et la sécurité des soins et des services Mettre à jour les méthodes de travail pour le contrôle des infections pour le secteur d hygiène et salubrité Participer au comité de prévention des infections de l établissement Former le personnel du secteur concerné Offrir un continuum de services pour la lutte contre le cancer et pour les personnes atteintes de maladies chroniques Préciser des mesures de soutien dès l annonce du diagnostic de cancer et à chacune des étapes Mettre en place des mécanismes de liaison et de communication efficaces avec nos partenaires Intensifier l offre de soins palliatifs à domicile ENJEU 5 : L attraction, la rétention et la contribution optimale des ressources humaines Assurer la réalisation du Plan de développement des ressources humaines (PDRH) en regard de l attraction, de la rétention, de la formation et de la dotation Révision de la politique d accueil et d intégration des nouveaux employés et stagiaires Implantation d un processus de coaching et de développement de la relève ENJEU 6 : Une gestion décentralisée et une gouvernance imputable Assurer le plan d amélioration en regard des normes d Agrément Canada Activités de bonification réalisées PRINCIPAUX DÉFIS Le vieillissement de la population de la MRC des Etchemins s accentuera de façon significative d ici 2015, particulièrement chez les personnes âgées de plus de 85 ans ; La faible densité de population sur un grand territoire ; L amélioration de notre performance dans la dispensation de nos services ; La pénurie de main-d œuvre dans certains secteurs d activité ; La connaissance plus approfondie des besoins de certains groupes de la population ; L identification des clientèles à risques et l accès pour tous à nos services. La complémentarité de nos services avec ceux de nos partenaires. Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -13-

17 4.3 SATISFACTION DE LA CLIENTÈLE À l automne 2010, nous avons convenu d un procédurier avec le Conseil québécois d agrément pour l administration des sondages de satisfaction de la clientèle de notre établissement. Clientèle en hébergement Pour la clientèle en hébergement, quatre sources d information ont été mises à contribution pour évaluer la satisfaction de nos services : Visite sur place du Conseil québécois d agrément les 14 et 15 décembre 2010 ; Questionnaires de satisfaction auprès de la clientèle ; Questionnaires d évaluation de la satisfaction des proches des usagers ; Questionnaires d opinion adressés au personnel. Les personnes hébergées, comme leurs proches, expriment un taux de satisfaction élevé pour les dimensions touchant le respect des habitudes de vie, le respect de la vie privée, la qualité des services alimentaires, l offre de service de loisirs, la qualité des relations avec le personnel et le confort associé à leur milieu de vie. Par ailleurs, les répondants suggèrent certaines pistes d amélioration touchant principalement le temps qui leur est accordé en dehors des soins et services dispensés. Clientèle externe Pour la clientèle externe, le Conseil québécois d agrément a procédé, à partir d une liste exhaustive des clientèles ayant reçu des services externes au cours des douze derniers mois, à un échantillonnage permettant de rejoindre les clientèles proportionnellement à leur degré d utilisation de nos services. Les répondants accordent leur confiance et expriment leur satisfaction envers l organisation, ses services et son personnel. Ils suggèrent des améliorations, notamment en regard des délais d attente pour obtenir un rendez-vous avec un professionnel, des délais pour les services sans rendez-vous ainsi qu en regard du continuum de services. 4.4 RÉSULTATS OBTENUS SUIVI DES MESURES RELATIVES À L ÉQUILIBRE BUDGÉTAIRE MESURES ET NATURES ADMINISTRATIVES IMPACT FINANCIER ÉTAT DE RÉALISATION Formation : réduction des dépenses non salariales $ Réalisé Publicité : réduction des dépenses 500 $ Réalisé Frais de déplacement : réduction des dépenses $ Réalisé Masse salariale : réduction de la taille des effectifs n affectant pas les services directs à la clientèle 647 heures travaillées : $ Réalisé TOTAL DES ÉCONOMIES RÉALISÉES : $ Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -14-

18 4.4.2 SUIVI DE L ENTENTE DE GESTION Fiche de reddition de comptes Axe : Objectifs de résultats Santé publique Diminuer les taux d infections nosocomiales. Indicateurs Ratio recommandé d infirmières affectées au programme de prévention des infections nosocomiales - CHSLD Cibles % 100 % 100 % Commentaires Nom : Pierrette Gilbert Date : Fiche de reddition de comptes Axe : Objectifs de résultats Santé publique Améliorer l accès aux services en périnatalité et pour la petite enfance à l intention des familles vivant dans un contexte de vulnérabilité. Indicateurs Proportion des femmes nouvellement inscrites aux Services intégrés en périnatalité et pour la petite enfance (SIPPE) au cours de l année financière Cibles 133,33 % 80 % 115,56 % Commentaires Nom : Pierrette Gilbert Date : Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -15-

19 Fiche de reddition de comptes Axe : Objectifs de résultats Santé publique Implanter l approche «École en santé» dans les écoles, et ce, en partenariat avec le réseau de l éducation et les autres partenaires de la communauté. Indicateurs Proportion d écoles qui implantent l approche «École en santé» Cibles 69 % 85 % 77 % Commentaires Nous avons la plus haute cible de la région. Elle varie de 40 % à 71 % pour les autres établissements. Les 3 écoles qui n ont pas encore adhéré ont été sollicitées à au moins une reprise et souvent deux fois. Cependant, ces écoles disposent de la même information que les autres et appliquent aussi les meilleures pratiques. Elles ont toutes trois procédé à une analyse de leur population dans le cadre d une autre mesure (ex. : agir autrement). Elles appliquent les mêmes mesures et code de vie que celles faisant partie d École en santé. Nous considérons donc, même si elles n ont pas fait de démarche officielle d adhésion, qu elles travaillent dans le même esprit que les autres et donc que l objectif d amélioration des pratiques est atteint pour toutes les écoles. Nom : Pierrette Gilbert Date : Fiche de reddition de comptes Axe : Objectifs de résultats Santé publique Assurer la mise en œuvre des activités de promotion, de prévention et de protection prévues dans le programme national de santé publique (PNSP). Indicateurs Proportion des enfants recevant en CSSS mission CLSC leur 1 re dose de vaccin contre DCaT-Polio-Hib dans les délais Proportion des enfants recevant en CSSS mission CLSC leur 1 re dose de vaccin contre le méningocoque du sérogroupe C dans les délais Proportion des enfants recevant en CSSS mission CLSC leur 1 re dose de vaccin conjugué contre le pneumocoque dans les délais Cibles 74 % 75 % 82 % 62 % 62 % 65 % 75 % 75 % 82 % Commentaires Nom : Pierrette Gilbert Date : Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -16-

20 Fiche de reddition de comptes Axe : Objectifs de résultats Services généraux activités cliniques et d aide Améliorer l accès, dans chaque territoire local, aux services psychosociaux généraux en augmentant le nombre de personnes desservies et en offrant une réponse plus complète aux besoins, en augmentant l intensité des services. Indicateurs Nombre d usagers desservis par les services psychosociaux en CSSS (mission CLSC) Nombre moyen d interventions par usager réalisées dans le cadre des services psychosociaux en CSSS (mission CLSC) Cibles ,17 3,86 4,54 Commentaires Nom : Michel Huard Date : Fiche de reddition de comptes Axe : Perte d autonomie liée au vieillissement Objectifs de résultats Accroître l offre globale des services de soutien à domicile en augmentant à 16 % la proportion de personnes âgées de 65 ans et plus en perte d autonomie desservies dans la communauté et en offrant une réponse plus complète aux besoins en augmentant l intensité des services de 15 %. Indicateurs Nombre de personnes en perte d autonomie recevant des services de soutien à domicile dispensés par les CSSS (mission CLSC) Nombre moyen d interventions en soutien à domicile reçues par les personnes en perte d autonomie Cibles , ,91 Commentaires Nous avons répondu à presque toutes les demandes de services, sauf pour deux clients en attente de services au 31 mars Nom : Michel Huard Date : Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -17-

21 Fiche de reddition de comptes Axe : Objectifs de résultats Services en centre d hébergement et de soins de longue durée Améliorer les soins et les services pour les personnes hébergées en centre d hébergement et de soins de longue durée en augmentant les heures travaillées par jours-présence en soins infirmiers et d assistance de 2,5 % et en augmentant les heures travaillées par jour-présence en services professionnels de 6 %. Indicateurs Nombre moyen d heures travaillées par jour-présence en soins infirmiers et d assistance dans les CHSLD Nombre moyen d heures travaillées par jour-présence en services professionnels dans les CHSLD Cibles 3,73 3,03 3,74 0,33 0,23 0,39 Commentaires Nom : Michel Huard Date : Fiche de reddition de comptes Axe : Objectifs de résultats Soutien à domicile déficience physique Accroître l offre globale des services de soutien à domicile destinés aux personnes handicapées, avec l intensité requise et sur la base des besoins en augmentant le nombre de personnes desservies présentant une déficience physique et en offrant une réponse plus complète aux besoins des personnes, en augmentant l intensité des services. Indicateurs Nombre de personnes ayant une déficience physique recevant des services de soutien à domicile par les CSSS (mission CLSC) Nombre moyen d interventions en soutien à domicile dispensées par les CSSS (mission CLSC), par usager (DP) Cibles ,11 21,47 20,89 Commentaires En, nous avons vécu avec un manque d effectifs en ergothérapie. Le nombre d usagers recevant des services de soutien à domicile déficience physique a augmenté de 20 % (cible 121, valeur atteinte 146). Toutefois, un tel résultat ne peut qu influer sur la moyenne d interventions dans un contexte de pénurie de ressources. Nom : Michel Huard Date : Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -18-

22 Fiche de reddition de comptes Axe : Objectifs de résultats Soutien à domicile déficience physique Améliorer l accès à des services de soutien pour les familles de personnes handicapées en augmentant le nombre de personnes présentant une déficience physique dont la famille reçoit des services de soutien par allocation directe. Indicateurs Nombre d usagers ayant une déficience physique dont la famille reçoit des services de soutien (répit, gardiennage, dépannage) par allocation directe Cibles Commentaires Nom : Michel Huard Date : Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -19-

23 Fiche de reddition de comptes Axe : Objectifs de résultats Soutien à domicile déficience physique Assurer, aux personnes ayant une déficience, l accès aux services dont elles ont besoin dans les délais établis : pour les personnes dont la demande est de niveau de priorité urgente : 3 jours ; pour les personnes dont la demande est de niveau de priorité élevée : 30 jours en CSSS et 90 jours en CR ; pour les personnes dont la demande est de niveau de priorité modérée : 1 an. Indicateurs Respect du délai d accès pour les personnes de TOUS ÂGES TOUTES PRIORITÉS Respect du délai d accès pour les personnes de TOUS ÂGES PRIORITÉ URGENTE Respect du délai d accès pour les personnes de TOUS ÂGES PRIORITÉ ÉLEVÉE Cibles % 71 % % 100 % 33 % 75 % 69 % Commentaires Malgré le manque d effectifs psychosociaux et la difficulté que nous avons rencontrée à recruter du personnel en ergothérapie, nous observons un écart de -4 % en regard de la cible. Nous devons mentionner que, pour la clientèle urgente, notre taux de réponse a été de 100 %. Nous avons mis en place un registre qui nous permettra de mieux suivre les personnes en attente de services et d assurer le respect des critères du plan d accès Il y a une erreur de profil pour un client, ce qui fait que notre résultat se situerait à 73,3 %. Des mesures seront prises pour s assurer que ce type d erreur ne se reproduise plus. Nous avons mis en place un registre qui nous permettra de mieux suivre les personnes en attente de services et d assurer le respect des critères du plan d accès. Nom : Michel Huard Date : Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -20-

24 Fiche de reddition de comptes Axe : Objectifs de résultats Soutien à domicile déficience intellectuelle et TED Accroître l offre globale des services de soutien à domicile destinés aux personnes handicapées, avec l intensité requise et sur la base des besoins en augmentant le nombre de personnes desservies présentant une déficience intellectuelle ou un TED et en offrant une réponse plus complète aux besoins des personnes, en augmentant l intensité des services. Indicateurs Nombre de personnes ayant une déficience intellectuelle ou un TED recevant des services de soutien à domicile par les CSSS (mission CLSC) Nombre moyen d interventions en soutien à domicile dispensées par les CSSS (mission CLSC), par usager DI- TED Cibles , ,33 Commentaires Nom : Michel Huard Date : Fiche de reddition de comptes Axe : Objectifs de résultats Soutien à domicile déficience intellectuelle et TED Améliorer l accès à des services de soutien pour les familles de personnes handicapées en augmentant le nombre de personnes présentant une déficience intellectuelle et TED dont la famille reçoit des services de soutien par allocation directe. Indicateurs Nombre d usagers ayant une déficience intellectuelle ou un TED dont la famille reçoit des services de soutien (répit, gardiennage, dépannage) par allocation directe Cibles Commentaires Nom : Michel Huard Date : Centre de santé et de services sociaux des Etchemins -21-