Référentiel de compétences. Définition du poste : Le responsable des achats assure la gestion des commandes et des fournisseurs

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1 Référentiel de Intitulé du poste : Responsable achats Définition du poste : Le responsable achats assure la gestion comman et : renvoie à un ensemble d activités Activités : renvoie à un listing de tâches accomplies activités : renvoie à un degré d autonomie - Débutant : effectuer avec l aide de quelqu un - : effectuer en autonomie - Expertise : avoir une spécialisation dans l activité, une expertise me permettant d aller plus loin que la réalisation de l activité elle-même Périodicité : fréquence de l activité - Quotidien : fait tous les jours - Périodique : plus d une fois par semaine - Exceptionnel : quelques fois par an Savoirs et savoir-être : renvoient aux connaissances et aux comportements - Peu nécessaire - Nécessaire - Indispensable : éléments objectivables permettant de mesurer la réussite de l activité. Ce tableau présente les fonctions classées par ordre d importance et d urgence : Fonction : Gestion comman Fonction : Gestion stocks de matières premières, de fournitures de bureau et services généraux Fonction : Facturation de clients spécifiques Fonction 4 : Ouverture de comptes Fonction 5 : Contrats de maintenance et d entretien Fonction 6 : Comman de matériels d investissement

2 Fonction : Gestion comman ) Gestion relations ) Détermination besoins ) Gestion comman ) Etudier, constituer mettre à jour et gérer le portefeuille ) Evaluer et consulter les différents et prestataires susceptibles de collaborer avec l'entreprise ) Procéder à la sélection 4) Procéder à la négociation tarifaire en contractualisant les conditions de coût, qualité et délais. ) Prendre connaissance besoins de la production pour réaliser les opérations ) Rendre compte de l'analyse besoins ) Rattacher la nomenclature à la commande ) Sélectionner et acheter les articles ) Réaliser et envoyer le bon de commande achats 4) Envoyer le duplicata au magasin 5) Après livraison et retour du bon de livraison du magasin, le transformer en bon de réception - Bonne culture informatique afin de favoriser l'intégration de la solution logicielle à l'ensemble du système d'information de l'entreprise () - Utilisation du logiciel Ciel () - Vérification () - Concentration () - Aptitu relationnelles pour favoriser les négociations () - Aptitu commerciales () - Habileté dans la négociation () - Sens de l'écoute afin d'identifier les contraintes mais aussi différents métiers de l'entreprise () - Retour questionnaires de satisfaction au commercial - Nombre de ruptures de stock - Nombre de pièces non adaptées

3 4) gestion stocks de production ) Assurer l achat et gestion du stock ) Suivre l'approvisionnement 5) Réception comman ) Vérifier les livraisons ) Vérifier les factures ) Suivre les en veillant au respect éléments définis contractuellement et s'assurer du bon déroulement opérations 4) prendre contact avec les pour les anomalies de réception telle que les pièces endommagées ou à échanger. ) Gérer les cartes d'essence * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable

4 Fonction : Gestion stocks de fournitures de bureau et services généraux ) Gestion stocks de fournitures de bureau ) Achat et impression timbres sur Internet ) Suivre le stock de fournitures ) Passer les comman ) Réceptionner les comman 4) Distribuer les fournitures sur demande ) Référencer la commande nécessaire ) Sélectionner la commande sur le site ) Effectuer le règlement 4) Imprimer les timbres (environ tous les mois) (environ tous les mois) (environ tous les mois) (environ tous les mois) - Anticipation () - Réactivité () - Connaissance catalogues de () - Connaissance besoins en fourniture services () - rester en veille sur les évolutions tarifs (postaux et fournitures) () - Nombre de pénuries de produits ou nombre de comman en urgence - Satisfaction utilisateurs (entretien annuel) - Mesure de la quantité de timbres utilisés * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable 4

5 Fonction : Facturation de clients spécifiques (Schneider, Schmersal, Vélos de La poste, Cartouches imprimantes) ) Suivi du traitement factures ) Vérifier la saisie bons de livraison sur Ciel ) Prendre le bon de livraison établi par les chefs d équipe sur Ciel ) Etablir l assemblage pour mettre le stock à jour 4) Etablir les factures 5) Classer les factures ( fois par mois) ( fois par mois) - Organisation () - du logiciel Ciel () - Stocks à jour - Factures conformes aux bons de livraison - Facilité à retrouver une facture * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable 5

6 Fonction 4 : Ouvertures de comptes ) Recherche de ) Consultation ) Gestion informatique comptes ) Rechercher par mot clé sur Internet ) Consulter les catalogues ) Créer un tableau comparatif sur Excel ) Demander les prix de certains articles ) Calculer le prix de revient avec le chef de production ) Réceptionner le contrat d ouverture de compte envoyé par mail par le fournisseur ) Constituer un dossier avec RIB, statuts de l association et conditions générales de ventes signées ) Renvoyer signé et parafé P/O et scanner puis archivé dans le compte fournisseur 4) Créer le fournisseur dans le progiciel Ciel avec SIRET et coordonnées bancaires à l aide du contrat, du site «sociétés.com» ou de la première facture. savoir-être associés*** - d Internet () - de Excel () - Connaissance pièces de production () - Communication avec les () - Dossiers comptes complets - Informations concernant les faciles à trouver - Obtention de bons rapports qualité / prix * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable 6

7 Fonction 5 : Contrats de maintenance et d entretien ) Renégociation contrats ) Rechercher prestataires ) Faire un comparatif avec d autres prestataires ) Réaliser les consultations 4) Proposer à la direction un nouveau prestataire - d Internet () - Connaître les capacités de production de l entreprise () - Contrats adaptés aux besoins de l entreprise ) Suivi prestations ) Appeler prestataires pour les interventions ) Suivre interventions en lien avec le chef de production * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable 7

8 Fonction 6 : Comman de matériels d investissements ) Consultation de ) Rechercher prestataires ou en favorisant les entreprises locales ) Lancer les consultations ) Rencontrer les dans leurs entreprises 4) Constituer un dossier comparatif pour le directeur et le chef de production sur Excel ( fois par an) ( fois par an) ( fois par an) ( fois par an) - Communication () - Constitution de dossiers de consultations () - Négociation () - Bon rapport qualité / prix - Satisfaction prestataires et - Satisfaction services sur l adaptation du matériel aux besoins. * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable 8