MINISTERE DE LA CULTURE DE LA COMMUNICATION Département de l'information et de la Communication CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

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1 MINISTERE DE LA CULTURE DE LA COMMUNICATION Département de l'information et de la Communication CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Mise en place d'un dispositif d'alerte sur les médias audiovisuels permettant la transmission électronique d'émissions ou d'extraits d'émissions citant le ministère de la Culture et de la Communication et ses domaines d'activité Procédure adaptée Personne publique contractante Ministère de la culture et de la communication Département de l information et de la communication 3, rue de Valois, Paris cedex 01 Pouvoir adjudicateur Paul Rechter, Chef du département de l information et de la communication Objet de la consultation Mise en place d'un dispositif d'alerte sur les médias audiovisuels permettant la transmission électronique d'émissions ou d'extraits d'émissions citant le ministère de la Culture et de la Communication et ses domaines d'activité. Étendue de la consultation Appel d offres en application des articles 28 et 77 du code des marchés publics Imputation budgétaire 224/07/62 Interlocuteurs Pascale Bailly, Secrétaire générale Guillaume Bourjeois, Chef de mission Veille & analyse médias 1

2 1 - OBJET DU MARCHE Le présent marché a pour objet la mise en place d'un dispositif d'alerte sur les médias audiovisuels permettant la transmission électronique d'émissions ou d'extraits d'émissions citant le ministère de la Culture et de la Communication et ses domaines d'activité. La prestation attendue consiste en la surveillance exhaustive de thématiques dans un corpus déterminé (annexe 1 du présent CCTP). 2 - DESCRIPTION DE LA PRESTATION 2.1 Nature de la veille Le prestataire s engage à transmettre au Ministère les extraits d'émissions citant ou évoquant, sans limite de durée, les personnes et les mots clefs précisément définis en annexe du présent document et correspondant à l'activité du ministère. Ces extraits seront classés par thèmes regroupant un ensemble de mots clefs (cf. annexe 1). En cas de modifications intervenant dans l'organigramme ou dans le périmètre des attributions dévolues au Ministère, la liste des personnes et thèmes détaillés dans cette annexe pourra être modifiée à la demande de celui-ci. Le Ministère informera le prestataire de ces modifications par courriel ou fax, qui en accusera réception par le même moyen. Ce retour, ainsi validé, sera annexé à l'original du présent cahier des charges. Le prestataire précisera dans la présentation de son offre, les conditions, notamment financières, de prise en compte de ces éventuelles modifications pouvant ainsi conduire à élargir ou à diminuer l étendue de l information à couvrir. Le prestataire précisera également sa méthodologie de sélection des alertes. Il devra être en mesure de «dédoublonner» les alertes identiques rediffusées au cours d une même journée. Il ne devra envoyer qu une seule alerte concernant une émission, même si celle-ci comprend plusieurs mots-clés. 2

3 Le Ministère pourra refuser une alerte qui ne correspondra pas à ses attentes ; cette alerte ne sera pas facturée. Pour juger de l importance de l'information, le prestataire désignera au sein de son entreprise, un(e) chargé(e) de clientèle pour le Ministère qui sera en mesure d'évaluer les besoins prioritaires du Ministère dans le cadre de ses missions. Afin d affiner au mieux ces besoins, le chargé(e) de clientèle pourra être destinataire des communiqués de presse émis par le ministère. 2.2 Etendue de la veille Le prestataire assurera la veille des émissions, magazines et bulletins d'informations des radios et télévisions dont la liste figure ci-dessous : Radios et télévisions nationales et régionales : Arte BFM BFM TV Canal Plus Europe 1 France 2 France 24 France 3 nationale France 3 Régions France 5 France Bleu France Culture France Info France Inter I Télé LCI LCP AN M 6 Public Sénat Radio Classique RFI / RFO RMC Info RTL TF1 Les enregistrements effectués devront être conservés au minimum 1 (un) mois en archive par le prestataire. Le prestataire informera le ministère de l'ensemble des autres médias audiovisuels qu'il a la capacité de suivre en précisant si les tarifs de veille et les délais de livraison sont différents, en particulier dans le cas des chaînes d information et les éditions régionales des chaînes nationales (par exemple pour la TNT, les déclinaisons locales et régionales de France Bleu, M6, CNN, Euronews ) et si certaines de ces chaînes peuvent faire l'objet d'une alerte, mais pas d'un «stream». Cette liste pourra être modifiée à la demande du Ministère. Le Ministère informera le prestataire de ces modifications par courriel ou fax, qui en accusera réception par le même moyen. Ce retour, ainsi validé, sera annexé à l'original du présent cahier des charges. 3

4 Le prestataire précisera dans la présentation de son offre, les conditions, notamment financières, de prise en compte de ces éventuelles modifications pouvant ainsi conduire à élargir ou à diminuer l étendue du corpus à couvrir. 2.3 Format de livraison requis Le prestataire transmettra au Ministère les alertes avec possibilité d accès direct à la séquence en mode «streaming» par voie électronique et offrira la possibilité de disposer d une version sur supports écrits, audio ou vidéo (DVD/CD). 2.4 Contenu de la prestation Le prestataire assurera une veille sur les médias en effectuant un repérage d'information sur l'actualité du ministre et des domaines de compétences du Ministère. Transmission des extraits d émission «alertes stream» Le Ministère souhaite disposer, au plus près du temps réel, d'un dispositif d'alertes stream signalant toutes les occurrences où le ministre ou les activités du Ministère sont cités sur les principaux médias audiovisuels français. Les informations repérées dans le cadre de la veille font l'objet d'alertes envoyées via une adresse de messagerie électronique générique : - au pôle veille et analyses média - au service de presse Chaque diffusion audiovisuelle concernant les sujets retenus fera l objet de l envoi d une alerte par mail dédié à cette diffusion. Les modalités de consultation de cette alerte devront être simples et rapides. A l ouverture du mail, dans le corps de celui-ci et sans autre manipulation, l utilisateur doit pouvoir trouver les informations suivantes : - le nom du média - la date, l'heure et le titre de l'émission - un résumé de deux à trois lignes du sujet traité - le nom des commentateurs - les noms et fonctions des intervenants - la durée totale des traitements du sujet 4

5 - le mot clefs qui a déclenché la veille - le thème de l'alerte - en cas de citation du mot-clé, du nom du ministre et/ou de la fonction de ministre, s il s agit d une citation, d une déclaration (reprise d une interview d un autre média) ou d une interview. L'objet du courriel contenant l'alerte devra préciser le thème de celle-ci (cf annexe 1), l'heure de diffusion et le média d'origine. D un simple clic, il doit alors pouvoir voir ou entendre une copie de la diffusion audiovisuelle sélectionnée sur son ordinateur. Les caractéristiques techniques de l offre devront permettre une bonne qualité de consultation de l image et du son, et un accès rapide à la consultation de la séquence audiovisuelle. Le prestataire devra s assurer de la compatibilité de son offre avec les systèmes informatiques (Microsoft, Open Office) et de messageries (Outlook, Mozilla, Thunderbird Télémac ou tout autre logiciel de messagerie) du Ministère. Les alertes par courriel devront pouvoir être transférées par le service de presse ou la pôle veille et analyses média à tout agent du Ministère susceptible d être concerné par cette alerte. Chaque alerte restera consultable au moins 1 (un) mois. Au cours de cette période, le ministère pourra passer commande de la livraison sur support papier, CD ou DVD, ou du téléchargement d une alerte aux fins, par exemple de conservation et d archivage. Recherche des extraits d émission «alertes stream» L'ensemble des alertes conservées par le prestataire devra être disponible sur un Extranet permettant d'effectuer des recherches par date, média et thème. Ce site devra permettre en outre une ré-indexation plus précise des alertes par le Ministère en fonction de leur sujet. Les résultats des recherches devront pouvoir être présentés sous forme de documents de synthèse incluant un lien vers l'extrait et un classement en fonction des critères de recherche ou de la ré-indexation effectuée par le Ministère. Ces synthèses, établies sur une base périodique ou thématique, devront pouvoir être transmises par courriel ou sous forme de pièces jointes. 5

6 3 - EXECUTION DE LA PRESTATION Délais de transmission des alertes Le prestataire adressera, pour chaque émission radiodiffusée ou télévisée relative aux thèmes et personnes définis en annexe une alerte par courriel dès que possible et au fur et à mesure de leur diffusion. Les délais maximaux entre la diffusion du sujet audiovisuel et son alerte sont, pour chaque jour ouvré, les suivants : - Emissions du matin (6h30 9h) : avant 10h - Emissions de la mi-journée (9h 14h) : avant 15h - Emissions de l après-midi (14h 18h) : avant 19h - Emissions de la soirée et de la nuit (18h 06h30) : avant 8h00 le lendemain matin - Emissions diffusées le week-end ou les jours fériés : avant 10h le lundi ou le lendemain du jour férié. Au vu des alertes reçues, seuls le service de presse et le pôle veille et analyses média (les noms et coordonnées des personnes désignées seront communiquées au prestataire) sont habilités à communiquer au prestataire par courriel ou par fax les commandes ponctuelles de scripts dactylographiés, de DVD vidéo, ou de CD des émissions ou extraits d'émissions concernant le sujet retenu. Il pourra être demandé au prestataire d adresser au Ministère (par courriel ou sous forme de pièces jointes) un récapitulatif des alertes sur un sujet donné, relatif aux thèmes et personnes définis plus haut. Cette prestation n aura pas d incidence financière sur les prix forfaitaires obtenus lors du passage de la commande si celle-ci intervient dans 15 jours. Transmission des documents (scripts dactylographiée ou supports vidéo/audio) Les scripts dactylographiés doivent parvenir au Ministère dans les délais mentionnés ci-dessous à l adresse de messagerie électronique générique. Les documents demandés sous forme de supports audio ou vidéo doivent parvenir à l adresse postale du service de presse du Département de l Information et de la communication. 6

7 Le prestataire devra préciser le délai maximum de remise des scripts et des supports physiques (CD/DVD) par rapport à l heure de début d émission en fonction de la date de commande pour les spécificités suivantes : - Commandes antérieures à l'émission Délai maximum de remise du script par courriel Délai maximum de remise du CD/DVD NB - Le candidat doit prévoir dans son offre les délais de remise des documents pour les durées d émissions suivantes : 0 à 30 minutes, 30 à 60 minutes, 60 à 90 minutes et + de 90 minutes. - Commandes postérieures à l'émission Délai maximum de remise du script par courriel Délai maximum de remise du CD/DVD NB - Le candidat doit prévoir dans son offre les délais de remise des documents pour les durées d émissions suivantes : 0 à 30 minutes, 30 à 60 minutes, 60 à 90 minutes et + de 90 minutes. Sauf exceptions qui seront spécifiées au cas par cas, les scripts des émissions du soir et de la nuit (créneau horaire 18h30 à 06h30) d'une durée de 15 (quinze) minutes et plus devront être remis au plus tard le lendemain à 08h30. Les délais de livraison des DVD vidéo ou CD devront être de 24h au maximum, suite à la demande faite par courriel. Le prestataire précisera les possibilités de réception d'alertes et de commandes de scripts ou de CD/DVD les week-end et jours fériés, ainsi qu'en situation de crise (24h/24). Ces précisions évoqueront notamment l'accès aux alertes, à l'extranet du prestataire, aux commandes de documents et la mise à disposition d'un conseiller. 4 - VOLUME DES USAGES - Volume minimum des alertes sélectionnées droits inclus : par an - Volume maximum des alertes sélectionnées droits inclus : par an 7

8 ANNEXE 1 : MOTS CLES MINISTRE Toute citation du nom du ministre ou de la mention «ministre de la culture». En ce qui concerne le nom du ministre, est attendue une très grande réactivité en cas de changement de mandature et si nécessaire une grande vigilance en cas d homonymie possible. En ce qui concerne la mention «ministre de la culture», sont exclues les alertes citant des anciens ministres de la culture et la citation des ministres de la culture de gouvernements étrangers. ARCHIVES ARCHITECTURE - ARTS PLASTIQUES CINEMA - DROIT D AUTEUR - EDUCATION ARTISTIQUE ET CULTURELLE - INDUSTRIES CULTURELLES - LANGUE FRANÇAISE & LANGUES DE FRANCE - LIVRE & BIBLIOTHEQUES - MARCHE DE L ART MEDIA - MUSEES & EXPOSITIONS - MUSIQUE, DANSE & SPECTACLE VIVANT - NOUVELLES TECHNOLOGIES PATRIMOINE - POLITIQUES CULTURELLES PRESSE PUBLICITE RADIO TELEVISION Pour toutes les autres thématiques, seront privilégiées les émissions de fond, d actualité générale, présentant des aspects politiques et/ou législatifs, économiques, évoquant des polémiques en lien direct avec l actualité ministérielle. Pour faciliter la surveillance de la presse audiovisuelle et connaître les problématiques, le prestataire sera destinataire des agendas et communiqués de presse du ministère. Il sera également régulièrement tenu au courant des sujets signalés comme ayant une importance haute. Pour des sujets signalés comme de haute importance, il sera nécessaire de disposer de l exhaustivité des retombées ; pour des sujets moins importants, il est demandé au prestataire de sélectionner l émission la plus pertinente en tenant compte de l impact médiatique et de la surface rédactionnelle consacrés au sujet. 8