DADS_U 2013 NOTICE UTILISATEUR

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1 DADS_U 2013 NOTICE UTILISATEUR GenApi ZAC Aéroport 125, impasse Adam Smith Pérols Tél : Fax :

2 SOMMAIRE Préparation de la DADS-U P.3 1. Editer les états d aide à la préparation de la DADS-U P.3 2. Compléter les zones obligatoires de la société P.6 Traitement de la DADS-U P.7 1. Accéder au menu DADS-U P.7 2. Extraire les données sociales P.9 3. Création du fichier DADS-U P Editer les données sociales P.17 Contrôle de la DADS-U P Vérifier les cumuls P Modifier les cumuls P Exclure un salarié de la DADS-U P.23 Envoi de la DADS-U P.24 Envoi du fichier AXA DADS_U P.25 2/31

3 PREPARATION DE LA DADS-U RAPPEL : il est impératif d installer la nouvelle mise à jour de Inot paie Pour vérifier si vous avez votre mise à jour, cliquez sur le? de votre logiciel de paye Puis Version de la paie /31

4 1.Editer les Etats d aide à la préparation de la DADS-U Nous avons mis à votre disposition deux modèles d éditions qui vont vous permettre de vérifier que les zones obligatoires de la DADS-U sont bien renseignées. Dans «Mes Editions» 4/31

5 Cliquer dans «Mes éditions» Sélectionner «DADS-U Etat civil 2013» ou «DADS-U Contrat de travail 2013» Valider 5/31

6 Cliquer dans l icône imprimer Choisir option d impression paysage + zoom 75% Valider L impression DADS-U Etat civil 2013 récapitule les zones d état civil obligatoires pour la DADS- U. Par conséquent, il faut compléter les zones vides dans la fiche des salariés concernés (dans «Mes Salariés»). L impression DADS-U Contrat de travail 2013 récapitule les zones du contrat obligatoires pour la DADS-U. Par conséquent, il faut compléter les zones vides dans le contrat des salariés concernés (dans «traitement des salaires» sélectionner le salarié concerné et faire modifier) RAPPEL : la référence INSEE des emplois est obligatoire pour TOUTES les entreprises. >Retrouvez sur l'aide en ligne de paye, les codes INSEE dans l'onglet "Taux de 6/31

7 cotisations et paramètres" puis sur l'onglet "codes INSEE" 2. Compléter les zones obligatoires de la société Les zones bleues sont des zones obligatoires mais il faut également compléter les informations TDS. 7/31 Important

8 TRAITEMENT DE LA DADS-U 1. Accéder au menu DADS-U Dans «Mes Sociétés» Sélectionner votre société Cliquer dans «Exercice» 8/31

9 Cliquer dans DADS-U Le menu suivant apparaît : 9/31

10 2. Extraire les données sociales Important : cette étape doit être effectuée à chaque fois que vous voulez créer un fichier DADS-U. Au moment de créer votre fichier DADS-U, le message suivant apparaît quand vous n avez pas fait l extraction des données. Cliquer dans Extraction des données La fenêtre de progression de calcul apparaît comme ci-dessous : 10/31

11 Une fois l extraction terminée vous revenez dans la fenêtre «Exercice». 3.Création du fichier DADS-U Remarque: il est impératif d avoir fait cette étape pour pouvoir éditer les données sociales unifiées. Cliquer dans «Création fichier DADS-U» 11/31

12 La fenêtre suivante apparaît : Si votre étude est soumise à la taxe d apprentissage, répondre OUI à la question Emplacement de votre DADS-U (le nom du fichier est DADS_U13.TXT pour l année 2013) Une copie se trouve sur votre bureau Si la date de début ou fin d activité est en cours d année mettre les dates de période d activité. Exemple : début d activité le 1 er juillet 2013, renseigner période de déclaration du 01/07/2013 au 31/12/2013 Cliquer dans création du Fichier. 12/31

13 Lors de la création du Fichier vous pouvez rencontrer les messages suivants : Exemple 1: Allez dans le contrat du salarié pour renseigner dans l onglet «Contrat de travail» les informations prud homales. (Collège = salariés et Section = Activités diverses ou encadrement) 13/31

14 Exemple 2: Allez dans le dossier du salarié pour renseigner le pays de naissance. (Dans «Mes Salariés») Exemple 3: Allez dans le contrat du salarié pour choisir dans la liste le motif du début du contrat dans l onglet «Qualification». (Dans "traitement des salaires", sélectionner votre salarié, faire modifier) Exemple 4: Si vous avez plusieurs sociétés il faut distinguer deux cas : -soit elles ont le même numéro Siret (qu une seule déclaration), il faut vérifier que les sociétés aient un code de rattachement identique à la première -soit elles n ont pas le même numéro Siret, et dans ce cas chaque société a son propre code de rattachement qui doit être égal «strictement» au numéro de la société. Exemple : la société 02 doit avoir un code de rattachement égal à 02 et non à 2. 14/31

15 Code de rattachement Exemple 5: Ce dernier message apparaît pour vous dire de faire les modifications dans le(s) contrat(s). Votre DADS-U ne sera conforme que lorsque toutes les modifications auront été faites et que ce message n apparaîtra plus. 15/31

16 Exemple 6 : Ce message apparaît lorsque vous avez mis tous vos salariés en DADS-U Manuelle. Exemple 7 : Pour ces types d erreurs, le nombre d heures mensuelles dans le contrat de travail doit être correctement rempli (code 027) et en cohérence avec le type de contrat (temps partiels, temps pleins ).!!! POUR LES SALARIES EN LONGUE MALADIE DURANT TOUTE L ANNEE ET AYANT PERCU DES REMBOURSEMENTS AXA, CES SALARIES SONT A TRAITER EN MANUEL. POUR CEUX DONT LA LONGUE MALADIE A DEBUTE EN COURS D ANNEE, REMETTRE LE NOMBRE D HEURES MENSUELLES (CODE 027) ET METTRE LA VARIABLE «HEURES TRAVAILLEES» AVEC ZERO POUR L ANNEE.!!! IMPORTANT : Les erreurs générées au moment de la création du fichier peuvent être éditées de 2 façons: 16/31

17 -lors de la création du fichier si des erreurs existent il apparaît l'écran suivant qui récapitule les anomalies à corriger: Vous pouvez l'éditer par le menu "fichier" puis imprimer. 17/31

18 -vous pouvez aussi éditer cette impression par le menu "outil" après avoir sélectionné votre société Ensuite aller dans préférences puis contrôle des fichiers générés 18/31

19 Cliquer deux fois dans DADS-ERREURS.TXT La fenêtre suivante apparaît: Imprimer la liste par le menu fichier Lorsqu il n y a plus d erreurs la fenêtre suivante apparaît et vous pouvez éditer l état de contrôle. 19/31

20 4. Editer les données sociales Vous pouvez éditer les données sociales unifiées seulement après la création du fichier : 20/31

21 Le document suivant s édite: Une fois ce document édité vous pouvez contrôler votre déclaration. Attention : SI LE NOMBRE D HEURES TRAVAILLEES EST DIFFERENT DU NOMBRE D HEURES BULLETINS, CELA EST NORMAL CAR DANS LE NOMBRE D HEURES TRAVAILLEES NOUS NE DEVONS PAS TENIR COMPTE DES PERIODES DE CONGES PAYES, AT, RTT, MALADIE, ETC. CES DONNEES SONT FACULTATIVES DANS LA DADS_U. 21/31

22 CONTROLE DE LA DADS-U 1.Vérifier les Cumuls Afin de contrôler les montants de votre DADS-U, vous pouvez éditer le récapitulatif DADS-U Aller dans «Mes sociétés» Sélectionner votre société Cliquer dans «traitement des salaires» Cliquer dans «listes» Cliquer dans «tableaux (présentation colonne)» Sélectionner «recap DADS-U (ne pas tenir compte de la colonne base CSG) Editer BASE CSG pour le montant de la CSG/ CRDS pour 2013 Cliquer dans imprimer 22/31

23 Type édition «individuelle» Période d édition «Exercice» de janvier à décembre Imprimer Mettre zoom 72% Choisir paysage Décocher l'aperçu 23/31

24 Comparer cette édition avec les données de votre DADS-U. 2.Modifier les Cumuls Important : toute modification entraîne une nouvelle extraction des données. Après vérification, vous avez la possibilité de modifier certains montants si ceux-ci sont erronés. Par exemple, si vous avez géré le bonus exceptionnel hors bulletin de salaire, la base CSG/CRDS qui apparaît sur votre DADS-U ne correspond pas à la réalité. Donc vous voulez modifier le montant de la base CSG/CRDS. Pour modifier : Aller dans Mes sociétés Sélectionner votre société Aller dans "outil" Aller dans "préférence" Aller dans "cumuls salariés" 24/31

25 Une fenêtre apparaît avec la liste de vos salariés : cliquer deux fois dans le salarié concerné ou sélectionner votre salarié puis cliquer dans «cumuls», la fenêtre suivante apparaît : Exemple : suite à ma vérification je m aperçois qu il manque dans la base CSG de mon salarié Mr TEST. Je me mets sur la ligne Base CSG sur brut et je rajoute De même, si vous souhaitez modifier les autres rubriques c est le montant de la différence (positif ou négatif) qu il faut renseigner. 25/31

26 3.Exclure un salarié de la DADS-U Si vous souhaitez exclure un salarié de votre DADS-U : Cliquer dans ce bouton puis cocher le ou les salarié(s) que vous voulez exclure. A utiliser avec précaution et pour des cas très particuliers (Exemple longue maladie) Rappel : le message suivant apparaît au moment de la création du fichier DADS-U si vous avez mis tous vos salariés en DADS-U manuelle : Exemple de situation où le salarié doit être en saisie manuelle : -net imposable négatif -pas de salaire brut annuel (longue maladie, conges sans solde ou parental ) -bulletin de régularisation (avec heure travaillée à 0) sur l année en cours d un salarié sorti sur une année antérieure 26/31

27 ENVOI DE LA DADS-U La DADS-U doit être envoyée par chaque entreprise ou par son tiers déclarant au plus tard le 31 janvier 2014, soit par fichier, soit par papier. L envoi du fichier peut se faire via Internet sur le site suivant : Une inscription préalable est nécessaire vous devez avoir un nom d identifiant et un mot de passe. Dans Winpaie le fichier à envoyer se trouve dans : C:\genapi\temp\DADS_U13.txt Et une copie a été faite sur votre bureau Windows. Ce fichier sera à rattacher sur le site que vous avez choisi pour l envoi de votre DADS-U. Pour envoyer votre DADS-U : Allez sur le site que vous avez choisi pour l envoi de votre DADS-U. Identifiez-vous et accédez au portail d envoi de la DADS-U. Rattachez votre dossier sur le site en cliquant : sur le bouton «parcourir» Cherchez sur le bureau votre fichier DADS_U13.txt Puis cliquez sur envoyer OU sur le bouton parcourir double clic sur «poste de travail» double clic sur «disque local C:» double clic sur le dossier «genapi» double clic sur le dossier «temp» double clic sur le fichier «DADS_U13.TXT» Cliquez sur «envoyer» Attendre l accusé de réception et le bilan de votre envoi qui vous sera transmis par messagerie. 27/31

28 ENVOI AXA DADS_U Votre assurance AXA, vous a demandé d'envoyer par la DADS-U, les informations relatives aux salaires Pour cette année l'envoi pourra se faire par le biais d'un fichier Excel, que vous pouvez récupérer par le module "Editions" de la paye. Ci-dessous les différentes étapes à suivre : - Allez dans le menu "Editions" : - Cliquez sur "Mes éditions" : 28/31

29 - Double cliquez sur : Une fois le tableau chargé, cliquez sur imprimer : 29/31

30 Puis cliquez sur "Exporter dans Excel" et Validez Une fois le tableau Excel chargé, il vous faut convertir la colonne E au format N Sécurité sociale, en cliquant sur la colonne, puis clic droit et Format de cellule 30/31

31 Puis choisir, Spécial et Numéro de sécurité sociale + OK Pour finir, sauvegardez votre fichier puis envoyez le par mail aux adresses suivantes, en précisant dans l'objet le nom de l'etude et le numéro de CRPCEN service.clientsgcp1@axa.fr zelia.proencadossantossilva@axa.fr 31/31