SIGNER ELECTRONIQUEMENT UN ACTE D ENGAGEMENT : COMMENT ASSURER LA SECURISATION DU DISPOSITIF?

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1 SIGNER ELECTRONIQUEMENT UN ACTE D ENGAGEMENT : COMMENT ASSURER LA SECURISATION DU DISPOSITIF? Cette note a été rédigée conjointement et en l état actuel du droit par Mégalis Bretagne et la DRFIP35, relue par des comptables publics, les correspondants dématérialisation de Bretagne, la Mission nationale de déploiement à la dématérialisation et la CRC Bretagne. Elle sera susceptible d évoluer afin de prendre en compte les évolutions techniques et réglementaires. Objectif : passer d un acte d engagement scanné avec les signatures manuscrites à un acte d engagement signé électroniquement par l ensemble des parties. Pour la collectivité : Pré-requis : - La collectivité a dématérialisé l ensemble des PJ de ses marchés publics ; - La signature électronique doit impérativement être utilisée par les deux parties pour que l acte d engagement ou le contrat soit incontestable 1. ; - Le signataire représentant la personne publique doit être dûment habilité ainsi que pour le titulaire du marché ; - Le certificat de signature utilisé doit être valable ; - Le comptable doit être informé de la procédure de dématérialisation des signatures sur les pièces justificatives liées au marché. Quelle procédure? - La collectivité doit dans un premier temps vérifier la validité de la signature de l entreprise attributaire du marché public via le module de la plate-forme Mégalis «Outils de signature / Vérifier la signature». A noter que cet outil ne permet une vérification que du format de signature XADES (en.xml). 1 Ainsi, lorsqu'un acte d'engagement signé manuscritement par l'un des co-contractant et électroniquement par l'autre : "En théorie, le contrat est juridiquement valide. Bien que présentes sur deux supports (un AE papier et un AE électronique), les signatures des deux cocontractants portent sur un contenu strictement identique. Aussi, la Direction des affaires juridiques de Bercy a considéré, sous réserve de l'appréciation souveraine des tribunaux, que «l'acte d'engagement sous forme électronique signé par le titulaire et l'acte d'engagement sous forme papier signé de manière manuscrite par le pouvoir adjudicateur sont les deux éléments d'un même contrat sur deux supports distincts». Sur un plan pratique et opérationnel, cette solution doit être évitée. Lorsque l acte d engagement (ou le contrat) est déposé électroniquement par l opérateur économique, la convention cadre nationale recommande que le pouvoir adjudicateur le signe et le notifie électroniquement. En tout état de cause, le comptable devra être en mesure de vérifier que l'acte d'engagement a bien été signé par le deux cocontractants et que le représentant du pouvoir adjudicateur avait bien la compétence pour signer le contrat." 1

2 La note jointe en annexe de cette procédure détaille avec précision les modalités de vérification d une signature électronique. Cette note doit être prise en considération par les collectivités. Les éléments de vérification apportés ne constituent que des éléments d appui à la décision de la collectivité. Seule le pouvoir adjudicateur, sur la base des éléments en sa possession, est à même d accepter ou de rejeter une signature électronique. Les formats de signature.p7s ou PADES pourront être vérifiés via l utilitaire co-sign, également disponible sur la plate-forme Mégalis. En revanche, les données de vérification apportées seront moins précises que dans l exemple mentionné dans la note jointe - La collectivité doit ensuite co-signer l acte d engagement (fichier.doc ou.pdf) via la plateforme Mégalis : «Outils de signature / signer un document» - La co-signature de l engagement permettra à la collectivité de disposer d un fichier original et de deux fichiers de signature associés : le fichier de signature de l entreprise et celui de cosignature de la collectivité. Rq : dans le cas où l entreprise a signé l acte d engagement en PDF, il n y aura que deux fichiers : le fichier original et le fichier de signature de la collectivité. Quels fichiers sont à conserver et quels fichiers sont à transmettre au comptable dans le cadre du mandatement? Les fichiers à conserver par la collectivité sont, par défaut, les suivants : CCAP, CCTP, les pièces d exécution du marché (avenants, pièces liées à la sous-traitance ), les rapports de vérification issus des contrôles effectués sur la plate-forme de signature électronique, ainsi que l ensemble des pièces à produire pour le comptable (cf liste ci-dessous). Pour un acte d engagement signé électroniquement par les deux parties, les pièces à produire pour le comptable sont : - Le fichier de l acte d engagement (exemple : 1015_AE_2015.pdf) ; - Le fichier du certificat de signature de la personne représentant le titulaire du marché (exemple : Acte d'engagement.rtf Signature 1.xml) ; 2

3 - Le fichier du certificat de signature de la personne représentant la collectivité publique (exemple : Acte d'engagement.rtf Signature 2.xml) ; - Le fichier relatif à la preuve de la notification issu du registre suivi des messages échangés accessible dans documents joints ; l accusé de réception est indiqué (exemple récupération par la collectivité du fichier de suivi pour justifier la notification : ARnotification.pdf, comme présenté ci-dessous) ; - Le cas échéant, la délibération si non encore produite ou la référence de la délibération sur le mandat (si déjà présente dans le silo Atlas de la DGFIP) permettant au comptable de vérifier que le signataire de la collectivité est habilité. Rq : dans le cas où l entreprise a signé l acte d engagement en PDF, il n y aura que deux fichiers : le fichier original et le fichier de signature de la collectivité. Il est recommandé que ces fichiers soient joints dans une archive compressée à l appui du premier mandat du marché et qu avec le logiciel financier, il soit fait systématiquement référence au fichier de l acte d engagement et au CCAP sur l ensemble des mandats ultérieurs liés à ce marché (via la procédure «faire référence à une PJ déjà transmise»). Pour la trésorerie : Les contrôles du comptable public sur les actes d'engagement de marché imposent d'une part que la présence des signatures au contrat soit vérifiée et d'autre part que la compétence de l'auteur de l'acte, côté pouvoir adjudicateur, soit contrôlée. Ces contrôles réglementaires de la dépense publique s'imposent de la même manière en «mode papier» et en mode dématérialisé. L'acte d'engagement produit par l ordonnateur sous forme dématérialisée (format document ou format EDI) doit pouvoir être lu et contrôlé de la même manière par le comptable et in fine par le juge des comptes avec les outils dont ils disposent ou avec les outils mis à leur disposition par l ordonnateur à cette fin. Si le comptable et in fine le juge de ses comptes sont dans l impossibilité de vérifier tant la matérialité de la signature électronique que l identité du signataire, les contrôles réglementaires incombant aux comptables ne sont pas satisfaits et doivent déboucher sur une suspension de paiement. L arrêté du ministre de l économie et des finances en date du 15 juin 2012 (NOR EFIM A) relatif à la signature électronique dans les marchés publics fait porter la responsabilité en matière de vérification des certificats de signature électronique et de la validité de la signature elle-même, sur les acheteurs publics. La collectivité doit préalablement informer le comptable de la mise en place de la signature électronique sur les PJ avant le premier envoi comptable lié à ce marché. Le comptable doit disposer de l information permettant de connaître les procédures prévues de vérification. Ainsi, un accès à la plate-forme de vérification est prévu (pour les utilisateurs de la plate-forme Mégalis : l accès est autorisé pour l ensemble des agents en trésorerie) 3

4 A l appui du premier mandat lié au marché le comptable doit trouver a minima (en dehors des autres pièces justificatives nécessaires) pour justifier que l acte d engagement est juridiquement valable dans le cadre d une archive compressée : - Le fichier de l acte d engagement (exemple : 1015_AE_2015.pdf) ; - Le fichier du certificat de signature de la personne représentant le titulaire du marché (exemple : Acte d'engagement.rtf Signature 1.xml) ; - Le fichier du certificat de signature de la personne représentant la collectivité publique (exemple : Acte d'engagement.rtf Signature 2.xml) ; - Le fichier relatif à la preuve de la notification issu du registre suivi des messages échangés accessible dans documents joints ; l accusé de réception est indiqué (exemple récupération par la collectivité du fichier de suivi pour justifier la notification : ARnotification.pdf) ; - Le cas échéant, la délibération si non encore produite ou la référence de la délibération sur le mandat (si déjà présente dans le silo Atlas de la DGFIP) permettant au comptable de vérifier que le signataire de la collectivité est habilité. Rq : dans le cas où l entreprise a signé l acte d engagement en PDF, il n y aura que deux fichiers : le fichier original et le fichier de signature de la collectivité. Le comptable public récupère via Hélios les fichiers pour pouvoir vérifier la signature via la plateforme : Puis il utilise le bouton parcourir pour récupérer le fichier de l Acte d engagement puis fait de même pour le premier fichier lié au certificat de signature puis effectuera le second contrôle avec le second certificat, en prenant soin de vérifier que le signataire représentant la personne publique est bien habilité à signer le marché public. 4

5 La vérification s effectue sur cette plate-forme à l appui de certificats de signature Xadès uniquement (certificat normalement utilisé par toutes les collectivités). Si le titulaire du marché a signé avec un certificat de signature PADES, la signature est directement incrémentée sur l acte d engagement dématérialisé). Elle est visible et vérifiable à l ouverture du fichier via un outil de lecture PDF (ne nécessite ainsi pas de recours à la plateforme de vérification). Cette vérification permet au comptable de s assurer que : - le document est bien signé par les deux parties ; Type de signature Vérification de signature FORMAT XADES plateforme MEGALIS XML PADES autre dispositif simple ouverture du fichier pdf pour consulter la signature Obligation prévue par arrêté 15/06/2012 de mise à disposition des outils de contrôle et du mode opératoire pour le comptable et le juge des comptes PDF XML (certificats prévus à l article de la convention cadre nationale) - la personne physique représentant la personne publique est bien habilitée à signer le marché public ; - la date de signature du contrat. Dans le cas d une signature au format XML, la date et l heure sont indiquées dans le nom du fichier, dans le cas d une signature au format PADES elles sont indiquées à l ouverture du fichier. Puis le comptable s assurera à partir du fichier relatif à la notification, que le marché a bien été notifié au titulaire du marché. 5

6 Dans le cas où le certificat de signature est prescrit à la date du contrôle comptable ou de celui de la CRC, les dates de fin de validité du certificat permettent de s assurer que ce certificat était juridiquement valable à la date de la signature du document. 6

7 Fichier relatif à la preuve de notification Le message ci-dessous est extrait directement par collectivité depuis la plate-forme Mégalis sous la forme d un document PDF. Ce fichier de preuve de notification est alors joint aux pièces adressées au Comptable. 7