CAHIER SPECIAL DES CHARGES

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1 CAHIER SPECIAL DES CHARGES D UN MARCHE PUBLIC AYANT POUR OBJET «L ADMINISTRATION DES SALAIRES ET TRAITEMENTS PAR UN SECRETARIAT SOCIAL AGREE» PROCÉDURE NÉGOCIÉE DIRECTE AVEC PUBLICITÉ Pouvoir adjudicateur, agissant comme centrale de marché ESPACE FORMATION EMPLOI Auteure de projet Direction : Mireille DAUSSOGNE Rue de Bruxelles NAMUR P. 1

2 Table des matières I. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES... 4 I.1 DESCRIPTION DU MARCHÉ PUBLIC... 4 I.2 IDENTITÉ DU POUVOIR ADJUDICATEUR... 4 I.3 IDENTITÉ DES BÉNÉFICIAIRES DE LA CENTRALE DE MARCHÉ... 4 I.4 MODE DE PASSATION... 5 I.5 DÉTERMINATION DES PRIX... 5 I.6 SÉLECTION QUALITATIVE... 6 I.7 CLAUSE SOCIALE... 6 I.8 FORME ET CONTENU DES OFFRES... 7 I.9 DÉPÔT DES OFFRES... 8 I.10 OUVERTURE DES OFFRES... 8 I.11 DÉLAI DE VALIDITÉ... 8 I.12 CRITÈRES D ATTRIBUTION... 9 I.13 OPTIONS I.14 CHOIX DE L OFFRE I.15 VÉRIFICATION DES PRIX I.16 ENGAGEMENTS PARTICULIERS POUR L ADJUDICATAIRE CONFIDENTIALITÉ II. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES II.1 DIRECTION II.2 CAUTIONNEMENT II.3 RÉVISIONS DE PRIX II.4 DURÉE II.5 DÉLAI DE PAIEMENT III. DESCRIPTION DES EXIGENCES TECHNIQUES IV. PARTICULARITÉS ANNEXE A : FORMULAIRE D'OFFRE ANNEXE B : MODÈLE DE DÉCLARATION SUR L HONNEUR ANNEXE C - INVENTAIRE P. 2

3 Auteure de projet Nom: Espace Formation Emploi Adresse: rue de Bruxelles Namur Personne de contact: Madame Mireille Daussogne Téléphone: 081/ Fax: 081/ Réglementation en vigueur 1. Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, et ses modifications ultérieures. 2. Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques, et ses modifications ultérieures. 3. Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, et ses modifications ultérieures. 4. Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et ses modifications ultérieures. 5. Règlement général pour la protection du travail. Dérogations, précisions et commentaires Dans le cadre de ce marché, l Espace Formation Emploi agit comme centrale de marché au sens de l article 2, 4, de la loi du 15 juin Ce marché est par conséquent destiné à l EFE mais également à d autres pouvoirs adjudicateurs. La centrale de marchés intervient au nom et pour le compte de ses adhérents. Elle se limite à lancer et attribuer le marché. Celui-ci conclu, la centrale de marchés n assume plus aucune responsabilité, sauf celle qui lui incombe personnellement dans le cadre du contrat conclu avec l EFE. Sauf pour les prestations qui la concernent, sa mission s arrête donc à la notification du marché. Les bénéficiaires prennent ensuite le relais, chacun pour ce qui le concerne jusqu à la réception définitive de chaque contrat les concernant, conclus dans leur chef, le marché se poursuivant pour chacun d eux aux conditions prévues dans le CSC et dans l offre du soumissionnaire. P. 3

4 I. Dispositions administratives Cette première partie se rapporte à la réglementation relative à la passation d'un MARCHÉ PUBLIC jusqu'à la désignation de l'adjudicataire. Les dispositions contenues dans cette partie se rapportent à la loi du 15 juin 2006 et à l arrêté royal du 15 juillet 2011 et leurs modifications ultérieures. I.1 Description du marché public Le présent marché public a pour objet des services d administration des salaires et des traitements par un secrétariat social agréé selon le droit belge de la sécurité sociale au moyen d une solution logicielle. Le présent marché public est un marché de services, qui aura une durée de 3 ans. En vertu de l'article 26, 1, 2, b de la loi du 15 juin 2006, le pouvoir adjudicateur se réserve la faculté de commander des services nouveaux de nature similaire. I.2 Identité du pouvoir adjudicateur Espace Formation Emploi asbl Rue de Bruxelles NAMUR I.3 Identité des bénéficiaires de la centrale de marché En application de l article 2, 4 de la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics, Espace Formation Emploi asbl, agit comme centrale de marché en ce sens que ce pouvoir adjudicateur passe ce marché, lequel est cependant destiné également à d autres pouvoirs adjudicateurs. Il s agit des entités reprises dans le tableau suivant : La Maison de Géronsart Chemin du Pont de Briques Représenté par S. Coudou Jambes CAMEC Rue du couvent, Gesves Représenté par B. Morsain Le MOSAN Av Churchill, Dinant Représenté par G. Baily CFP Famenne Ardenne Rue du Carmel, Marloie Représenté par V. Legrand Pour l exécution du présent marché public, il faut entendre par «pouvoir adjudicateur», l institution qui conclut le marché sur base du marché public. En aucun cas, le pouvoir adjudicateur défini au point I.2. ne sera toutefois responsable de l exécution du contrat conclu individuellement entre l adjudicataire et chaque pouvoir adjudicateur (client). P. 4

5 I.4 Mode de passation Le présent MARCHÉ PUBLIC EST PASSÉ PAR UNE PROCÉDURE NÉGOCIÉE DIRECTE AVEC PUBLICITÉ. Un seul participant sera retenu dans le cadre de cette procédure répondant à l ensemble des services faisant partie intégrante de ce CSCH. I.5 Détermination des prix Le présent marché consiste en un marché à bordereau de prix. Le marché à bordereau de prix est celui dans lequel les prix unitaires des différents postes sont forfaitaires et les quantités, pour autant que des quantités soient déterminées pour les postes, sont présumées ou exprimées dans une fourchette. Les postes sont portés en compte sur la base des quantités effectivement commandées et mises en œuvre. En conséquence, les quantités présumées indiquées sont données à titre purement indicatif, elles n engagent nullement le pouvoir adjudicateur; dès lors, des quantités supérieures ou inférieures ne peuvent donner lieu à des indemnités. Le prestataire de services est payé en fonction des quantités réellement mises en œuvre. Les prix unitaires comprendront toute opération, de quelque nature qu elle soit, en ce compris les démarches et prises de renseignements utiles pour pouvoir administrer les salaires et les traitements tous frais quelconques compris (frais de déplacement, frais de secrétariat, frais de traduction etc.). Cette énumération est renseignée à titre indicatif et n est donc pas exhaustive. Du fait de son offre, le soumissionnaire reconnaît que tous les accessoires nécessaires à ses missions font partie intégrante du marché de façon à réaliser les prestations complètes de services prévues dans ce marché, rien excepté ni réservé. L offre mentionne séparément le taux de la T.V.A. Tous les prix mentionnés dans le formulaire d offre doivent être obligatoirement libellés en euro avec un maximum de 2 chiffres après la virgule. L adjudicataire est censé avoir inclus dans ses prix unitaires tant que globaux tous les frais et impositions généralement quelconques grevant les services, à l exception de la taxe sur la valeur ajoutée (art 19 3 AR). P. 5

6 I.6 Sélection qualitative Le formulaire d offre doit être accompagné des pièces suivantes: Situation juridique du soumissionnaire - références requises (causes d'exclusion) Une déclaration sur l'honneur attestant que le soumissionnaire : - n'a pas fait l'objet d'une condamnation pour participation à une organisation criminelle, corruption, fraude ou le blanchiment de capitaux - n'est pas en état de faillite ou de liquidation; - n'a pas fait l'aveu de sa faillite et n'a pas fait l'objet d'une procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire; - n'a pas fait l'objet d'une condamnation pour tout délit affectant sa moralité professionnelle; - est en règle quant aux paiements des cotisations de sécurité sociale; - est en règle quant aux paiements de la TVA et de ses impôts; - en matière professionnelle, n'a pas commis de faute grave; - ne s'est pas rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant ces renseignements. Capacité économique et financière du soumissionnaire - références requises (critères de sélection) - Avoir réalisé au cours des trois derniers exercices, un chiffre d affaires annuel de Eur minimum, concernant les services auxquels se réfère le marché, Document à joindre à l offre : Déclaration concernant le chiffre d affaires Capacité technique du soumissionnaire - références requises (critères de sélection) - Avoir au minimum 2 gestionnaires de dossiers qualifiés en matière de législation sociale, disposant chacun d une expérience pertinente minimale de 5 ans Document à joindre à l offre : La liste indiquant les titres d études ou professionnels et reprenant la description, la composition, le niveau de formation et les qualifications des membres qui seront chargés du calcul des salaires ainsi que de la fourniture et du suivi des services annexes entrant en ligne de compte dans le cadre de la présente mission. - Avoir au minimum 1 référence similaire au présent marché, réalisée pour le compte d une structure du secteur non marchand et plus particulièrement d une structure financée par l AWIPH, telles que des Entreprises de Travail Adapté, des Centres de Formation Professionnelle, etc. Document à joindre à l offre : La liste des principaux services similaires exécutés au cours des trois dernières années. - Etre agréé conformément à l article 44 de l arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs. Document à joindre à l offre : preuve de l agrément I.7 Clause sociale Le soumissionnaire s engage, jusqu à la complète exécution des marchés, à respecter les 8 conventions de base de l OIT, en particulier : 1. L interdiction du travail forcé (conventions n 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n 105 sur l abolition du travail forcé, 1957) ; P. 6

7 2. Le droit à la liberté syndicale (convention n 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948) ; 3. Le droit d organisation et de négociation collective (convention n 98 sur le droit d organisation et de négociation collective, 1949) ; 4. L interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n 100 sur l égalité de rémunération, 1951 et n 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958) ; 5. L âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n 138 sur l âge minimum, 1973), ainsi que l interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999). En vertu de l article 44, 1, 1 de l arrêté royal du 14 janvier 2013, le non-respect de cet engagement sera considéré comme une non-exécution des marchés suivant les prescriptions fixées dans les documents du présent marché, ce qui donnera lieu à la mise en demeure de l adjudicataire, et pourra, en vertu de l article 47, 2, 1 de l arrêté royal du 14 janvier 2013, donner lieu à l application des mesures d office, en particulier à la résiliation unilatérale du présent marché. I.8 Forme et contenu des offres Le soumissionnaire établit son offre en français en trois exemplaires, dont l un identifié comme étant l original, et complète l inventaire sur le modèle annexé au cahier des charges. Si le soumissionnaire établit son offre sur d'autres documents que le formulaire prévu, il supporte l'entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu'il a utilisé et le formulaire. Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelle information est confidentielle et/ou se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux et ne peut donc pas être divulguée par le pouvoir adjudicateur. Une copie informatique, sous forme de clé USB ou de CD Rom, est jointe à l offre. Il est fortement recommandé au soumissionnaire d utiliser le formulaire d offre joint en annexe. Dans cette optique, l attention du soumissionnaire est attirée sur l article 80 de l arrêté royal du 15 juillet 2011, qui stipule: "Lorsqu aux documents du marché est joint un formulaire destiné à établir l offre et à compléter le métré récapitulatif ou l inventaire, le soumissionnaire en fait usage. A défaut d utiliser ce formulaire, il supporte l entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu il a utilisés et le formulaire". Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l une ou l autre annexe à son offre. L attention du soumissionnaire est attirée sur l obligation qui lui incombe de signer toutes ratures, surcharges et mentions complémentaires ou modificatives qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles du marché. Si l offre est déposée par une association momentanée, elle doit comprendre une déclaration stipulant que tous les associés sont conjointement et solidairement responsables envers les pouvoir Le prix de l'offre sera exprimé en EURO. Documents et attestations à joindre à l offre Les soumissionnaires joignent à leur offre: - tous les documents demandés dans le cadre des critères de sélection qualitative et dans les critères d attribution; - les statuts ainsi que tout autre document utile prouvant le mandat du (des) signataire(s) ; - le cas échéant, sont jointes les informations relatives aux sous-traitants ; - tous les documents et renseignements qu il juge utiles à la bonne compréhension de son offre. P. 7

8 I.9 Dépôt des offres L'offre établie sur un support papier est remise par lettre ou par porteur au pouvoir adjudicateur. Elle est glissée sous pli définitivement scellé, portant l'indication de la référence au cahier spécial des charges (CSCH 2 / 5 CFP / 2015). En cas d'envoi par la poste, ce pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe fermée portant comme indication l'adresse indiquée dans le cahier spécial des charges et la mention " OFFRE ". Cette seconde enveloppe doit être adressée à: Espace Formation Emploi asbl Rue de Bruxelles Namur m.daussogne@e-f-e.be L offre doit parvenir à nos services au plus tard le mercredi 18 novembre à 11 heures, que ce soit par envoi normal ou recommandé ou par dépôt à l adresse susmentionnée. En cas de divergence entre l originale et la copie de l offre, l originale prévaut. I.10 Ouverture des offres Comme proposé par la loi, l adjudicataire décide compte tenu du mode de mode passation, qu il n y aura pas d ouverture publique des offres. I.11 Délai de validité Le soumissionnaire reste lié par son offre pendant un délai de 120 jours calendrier, prenant cours le lendemain du jour de l'ouverture des offres. P. 8

9 I.12 Critères d attribution Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant remis l offre économiquement la plus avantageuse sur base des critères d attribution suivants : N Description Poids Secrétariat social Prix 50 Score offre = (prix de l offre la plus basse / prix de l offre considérée) * poids du critère prix 2 Présentation du logiciel 3 Qualité de service, suivi et plan d approche Mesures proposées par le prestataire de services afin de vérifier la qualité des services et l exactitude des calculs lors de l exécution des marchés Garanties offertes afin de garantir la continuité des services. 10 Qualité des services juridiques 10 Rapportage ad-hoc et présence d un module budgétaire 5 Travaux sur mesure (adaptation des systèmes) 5 I.12.1 Critère Présentation du logiciel Eléments évalués lors de l analyse et de la comparaison des offres (notamment) : Convivialité de l interface, Présentation claire des fonctionnalités de base du logiciel, et des fonctionnalités complémentaires (et son surcoût) Présentation du système de contrôle du logiciel avec exemple de reporting.... Documents à joindre à l offre : une note explicative de l utilisation du logiciel et de ses fonctionnalités. Démonstration : Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de demander au soumissionnaire de procéder à une démonstration du logiciel qu il propose pour l administration des salaires et des traitements. I.12.2 Critère qualité des services et suivi du plan d approche - Sous-critère n 1 : Mesures proposées par le prestataire de services afin de vérifier la qualité des services et l exactitude des calculs lors de l'exécution des marchés (10 points) P. 9

10 Documents à joindre à l offre : Une note de synthèse de max 2 pages présentant les modes de contrôle interne au niveau de la qualité du travail réalisé par le gestionnaire - Sous-critère n 2 : Garanties offertes afin de garantir la continuité des services (10 points) Eléments évalués lors de l analyse et de la comparaison des offres (notamment) : aux mesures proposées par le soumissionnaire permettant de garantir le paiement des salaires ou autre dans les délais convenus entre le pouvoir adjudicateur et l adjudicataire ; aux mesures proposées par le soumissionnaire permettant de garantir un délai de réaction et de solution en cas de problème. attribution d une personne de référence par CFP (idéalement la même personne pour l ensemble des CFP),.... Documents à joindre à l offre : Une note explicative d une page maximum précisera ces délais. - Sous-critère n 3 : Qualité des services juridiques (10 points) Eléments évalués lors de l analyse et de la comparaison des offres (notamment) : Information proactive de toutes modifications dans la règlementation liées à la CP, par exemple sous la forme d un bulletin d information régulier, permettant d informer des nouvelles dispositions légales et de réactualiser les connaissances, ou de formations ; Disponibilité, qualité, accessibilité et mode de transmission des avis sollicités du service juridique. Documents à joindre à l offre : Une note décrivant les modalités pratiques de ces services. Si le secrétariat social propose des formations à ses affiliés, il lui sera demandé le planning de ces formations, à titre d exemple pour l année 2016 et indiquer si celles-ci sont payantes ou offertes. - Sous-critère n 4 : Rapportage ad-hoc et présence d un module budgétaire (5 points) Eléments évalués lors de l analyse et de la comparaison des offres (notamment) : L application du secrétariat social permet à l utilisateur de générer lui-même rapidement un rapport avec les champs et les données qu il détermine, ceci conjointement avec les rapports standards qui sont mis à disposition par le moteur de paie. Par ailleurs les données doivent également pouvoir être utilisées pour faire des rapports en Excel. L application prévoit un module qui permet au client de rédiger un budget du personnel, de faire divers simulation et pronostique et de faire une comparaison entre des dépenses réelles et le budget du personnel afin de permettre de prévoir un suivi périodique du budget du personnel.... Documents à joindre à l offre : Une note explicative de 2 pages maximum précisera la possibilité de ces interactions. P. 10

11 - Sous-critère n 5 : Possibilité d obtenir des Services sur mesure (5 points) Eléments évalués lors de l analyse et de la comparaison des offres (notamment) : Décomptes pour les ouvriers APE chaque trimestre ; Séparation informatisée des stagiaires et du personnel pour le bilan social, APE, Maribel social, Documents à joindre à l offre : Une note précisant la méthodologie utilisée afin de bien visualiser la séparation des différents groupes. I.13 Options Le soumissionnaire est autorisé à proposer, s il le souhaite, des options libres notamment en vue de fournir des services non compris dans sa mission de secrétariat social selon les dispositions légales, visant à optimaliser son action. I.14 Choix de l offre Éventuellement après négociations, le pouvoir adjudicateur choisit l'offre régulière la plus intéressante sur base des critères d attribution mentionnés ci-dessus. I.15 Vérification des prix Sur simple demande du pouvoir adjudicateur, le soumissionnaire doit fournir, préalablement à l attribution du marché, toutes indications destinées à permettre la vérification des prix offerts. Toutefois, avant d'écarter éventuellement une offre, en raison du caractère apparemment anormalement élevé ou anormalement bas des prix unitaires ou globaux qu'elle contient, le pouvoir adjudicateur invite le soumissionnaire en cause, par envoi recommandé, à fournir, par écrit, les justifications nécessaires sur la composition du prix concerné dans un délai de douze jours de calendrier, à moins que l'invitation ne prévoie un délai plus long. I.16 Engagements particuliers pour l adjudicataire Confidentialité Le prestataire de services et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont ils ont connaissance lors de l exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent en aucun cas être communiquées à des tiers sans l autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. Le prestataire de services peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence. P. 11

12 I.17 Résiliation Afin de sauvegarder ses intérêts, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de résilier ce marché à l issue de la première période de 6 mois aux torts de l adjudicataire s il s avérait que les prestations ne correspondent pas, qualitativement et quantitativement, de façon significative à celles auxquelles le pouvoir adjudicateur est en droit de s attendre. La notification de résiliation et les griefs à l encontre du prestataire de services lui seront signifiés par courrier recommandé avec référence expresse aux diverses demandes d amélioration formulées par le pouvoir adjudicateur au cours de cette première période de 6 mois, et aux manquements constatés. P. 12

13 II. Dispositions contractuelles Cette deuxième partie fixe la procédure relative à l exécution du marché. Pour autant qu il n y soit pas dérogé, l arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics est d application. Par la remise de son offre, le soumissionnaire accepte sans conditions toutes les clauses du Cahier spécial des Charges et renonce à toutes les autres conditions, y compris ses propres conditions de vente même lorsque celles-ci sont annexées à son offre. Toute réserve ou non-respect de ces engagements concernant ces clauses ou dispositions engendre l irrégularité substantielle de l offre. II.1 Direction La présente procédure concerne 5 centres de formation agréés par l AWIPH dont les coordonnées sont reprises ci-dessous. L exécution des services se déroule sous le contrôle de la Direction de chaque Centre : Pour la Maison de Géronsart Nom: Madame Sophie Coudou Adresse: Chemin du Pont de Briques, Jambes Téléphone: 081/ Fax: 081/ sophie.coudou@proximus.be Pour le CFP Famenne-Ardenne Nom : Mme Valérie Legrand Adresse : Rue du Carmel, Marloie Téléphone : 084/ cfp.famenne-ardenne@hotmail.com Pour le Mosan Nom : Mme Geneviève Baily Adresse : Avenue Churchill, Dinant Téléphone : 082/ g.baily@cfpmosan.be Pour E-F-E Nom : Mme Mireille Daussogne Adresse : Rue de Bruxelles, Namur Téléphone : 081/ m.daussogne@e-f-e.be Pour CAMEC Nom : Mme Berthe Morsain Adresse : Rue du Couvent, Gesves Téléphone : 083/ camec@skynet.be P. 13

14 II.2 Cautionnement Aucun cautionnement ne sera exigé pour ce marché. II.3 Révisions de prix Le montant estimé du marché étant inférieur à euros, aucune révision des prix ne sera appliquée aux services faisant l objet du présent marché en ce compris pour toute indexation, conformément à l article 20, 2, de l arrêté royal du 15 juillet II.4 Durée Le présent marché porte sur une durée de trois ans. Cette durée prend cours à partir du 1er janvier II.5 Délai de paiement Les paiements sont effectués dans un délai de 30 jours de calendrier à compter de la réception de la facture. La facturation s adressera individuellement à chaque entité reprise dans ce marché qui en effectuera le paiement directement et gérera les éventuels problèmes. En aucun cas l asbl Espace Formation Emploi n interviendra pour la gestion et/ou le suivi, pour les autres centres de formation, après l attribution du marché. P. 14

15 III. Description des exigences techniques 1. CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES Le présent marché de services a pour objet la prestation de services de gestion des salaires du personnel et des stagiaires ainsi que les conseils juridiques nécessaires à la bonne gestion du personnel/stagiaires du groupement de 5 CFP dont les coordonnées sont reprises au point IV du présent CSCH. Cette mission comprend de manière non exhaustive les points suivants : La gestion mensuelle des salaires CP , Gestion des pécules de vacances, primes de fin d années et relevés annuels, Établissement des documents sociaux tels que les C4, C131, doc. Allocations familiales, etc. Calcul des indemnités de rupture, Calcul du solde de tout compte lors de la sortie d un travailleur ou d un stagiaire, Calcul de la réduction ONSS structurelle par trimestre, calcul semestriel de l ONSS et des réductions, Calcul de la cotisation pécule de vacances «ouvriers», Conseils juridiques ponctuels sur une problématique inhérente au personnel et stagiaires, Données statistiques à destination de l AWIPH et/ou FSE, Bilan social, Calcul de simulation ou projection salariale. Calcul de simulation et de complément RCC (prépension) Les factures reprenant les rémunérations devront présenter les différentes situations de manière distincte (employé, ouvriers, Maribel Social, APE, CAP, Activa ), Etablissement du règlement de travail à la demande, Calcul de simulations salariales pour stagiaires toutes CP confondues. Dans l exercice de sa mission, l adjudicataire devra se conformer aux dispositions légales et règlementaires, aux spécificités de l AWIPH et autres pouvoirs subsidiants ponctuels (Forem, SPW, ), ainsi qu à la méthodologie de travail figurant dans son offre. Le prestataire de services respectera les règles de déontologie propres à la profession. Outre les points repris ci-dessus, en cas de demandes de conseils juridiques, celui-ci sera confirmé par écrit chaque fois qu une des structures reprises dans ce marché en fera la demande. L outil informatique de transmission des prestations des travailleurs et stagiaires sera utilisé dans la gestion quotidienne et les échanges avec le secrétariat social, cela implique : Mise à disposition de l outil informatique pour le calcul des salaires et allocations des stagiaires accessible gratuitement de n importe quel PC. Utilisation et mise à jour de l outil de gestion des salaires et allocations stagiaires, Assistance en cas de problème. Mise à disposition de nouveaux formulaires (contrat de travail, règlement de travail type, ), Mise à disposition d information juridique nouvelle et utile. 2. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES PAR TYPE DE PRESTATIONS Tous les éléments ainsi que les accessoires, et de manière générale ce qui est mis en œuvre par l adjudicataire dans le cadre de ce marché, doivent répondre aux prescriptions techniques qui sont reprises ci après : P. 15

16 A. LES SALAIRES Mensuellement, établir le calcul des salaires dans le respect de la législation sociale est du ressort exclusif du Secrétariat Social, notamment dans les domaines suivants : la retenue du précompte professionnel et des cotisations sociales, le calcul des pertes sur commissions, l assurance de groupe, les titres-repas, le calcul des saisies sur salaires et autres retenues, l indexation automatique des rémunérations, les augmentations conventionnelles sectorielles, l application des réductions de cotisations ONSS, les déclarations fiscales pour le Ministère des Finances et l établissement des documents comptables mensuels. B. LES ALLOCATIONS STAGIAIRES Etablir le calcul des allocations que les stagiaires perçoivent en application de l Arrêté du Gouvernement wallon du 15 MAI modifiant certaines dispositions du Code réglementaire wallon de l Action sociale et de la Santé, Deuxième partie, Livre V, Titre IX, Chapitre III, relatives aux centres de formation et d insertion socioprofessionnelle. C. PÉCULE DE VACANCES ET PRIME DE FIN D ANNÉE L adjudicataire procédera au calcul des pécules des employés, au calcul des primes de fin d année sur base des dispositions prévues et à l établissement des déclarations annuelles récapitulatives destinées aux administrations fiscales (fiches individuelles 281), aux travailleurs (comptes individuels ), ainsi qu aux compagnies d assurance (Assurance-Loi contre les accidents du travail, responsabilité civile ) etc. D. LES DOCUMENTS SOCIAUX L adjudicataire devra pouvoir calculer le congé-éducation, compléter les feuilles de renseignements pour les mutuelles, attestations diverses, etc. Cette liste n est nullement exhaustive. C4 C131B C3-2 employeur + C3-2A travailleur, C 78 Activa E. INDEMNITÉ POUR RUPTURE DE TRAVAIL L adjudicataire devra pouvoir calculer cette indemnité de rupture dans le délai légal et le communiquer par écrit dans tous les cas au soumissionnaire. F. SOLDE DE TOUT COMPTE LORS D UNE SORTIE D UN TRAVAILLEUR L adjudicataire devra pouvoir calculer le pécule de sortie dans les délais légaux. G. RÉDUCTION ONSS STRUCTURELLE L adjudicataire devra pouvoir calculer cette réduction conformément aux dispositions légales H. COTISATION PÉCULE OUVRIERS L adjudicataire devra pouvoir effectuer ce calcul dans les délais impartis. P. 16

17 I. BILAN SOCIAL Les données du bilan social de l année n devront être transmises au pouvoir adjudicateur au plus tard le dernier jour du troisième mois de l année n+1. Ces données auront été établies notamment pour permettre de compléter toutes les rubriques prévues au bilan social, lequel fait partie intégrante aux comptes annuels déposés à la Banque Nationale de Belgique. Une attention particulière à la distinction entre stagiaires et personnel Par son offre, le soumissionnaire retenu s engage à réaliser les prestations en conformité avec les dispositions de la CP Il est important que les récapitulatifs «bilan social» fassent clairement apparaitre les stagiaires séparément des membres du personnel. J. CALCULS a. de projection A la demande du CFP, le secrétariat peut être amené à devoir effectuer une projection en fonction des critères qui seront définis. Ex. si l AWIPH nous propose de nouveaux barèmes et qu elle souhaite calculer l impact budgétaire, ou revoir le nombre de personnel dans le CFP, b. réels Calculs équivalent temps plein pour Maribel social/ape, avec la distinction entre les stagiaires et le personnel effectif. Il ne s agit nullement d une liste exhaustive. K. CONSEILS JURIDIQUES Il est important que les CFP puissent disposer de conseils en urgence, lorsque cela s avère nécessaire. De plus une réponse écrite sera exigée dans tous les cas. Ce point sera détaillé dans une note explicative courte d une page maximum. P. 17

18 IV. Particularités Ce cahier de charges est introduit dans le cadre d un marché passé par une centrale de marché, L EF, pour son compte et le compte d autres CFP. Présentation des CFP Nos centres de formation professionnelle sont agréés par l AWIPH pour une durée indéterminée. Ils ont pour missions de former et mettre à l emploi des personnes porteuses de handicaps. Les CFP sont régis par l AGW du 14 mai 2014 qui précise le statut des stagiaires ainsi que le mode de calcul de leurs indemnités de formation payées par le CFP. CES CINQ ASBL SONT : ASBL CFP MOSAN RUE CHURCHILL, DINANT Numéro entreprise : Créée le 2/8/1982 Direction : Geneviève Baily. g.baily@cfpmosan.be ASBL CFP CAMEC RUE DU COUVENT GESVES Créée le 22/7/1986 Numéro d entreprise : Direction : Berthe Morsain camec@skynet.be ASBL LA MAISON DE GERONSART- CHEMIN DU PONT DE BRIQUES JAMBES Numéro entreprise : Créée en 1955 Direction : Sophie Coudou sophie.coudou@proximus.be ASBL CFP FAMENNE ARDENNE - RUE DU CARMEL MARLOIE Numéro entreprise : Créée en Novembre 1983 Direction : Valérie Legrand cfp.famenne-ardenne@hotmail.com ASBL ESPACE FORMATION EMPLOI - RUE DE BRUXELLES, NAMUR Numéro entreprise : Créée le 12/11/86 Direction : Mireille Daussogne m.daussogne@e-f-e.be Nombre sur Le mosan CAMEC La Maison de Famenne EFE 2014 Géronsart Ardenne Employés : Ouvriers : Stagiaires : Le prix qui sera remis par le soumissionnaire devra tenir compte de l ensemble des demandes. P. 18

19 ANNEXE A : FORMULAIRE D'OFFRE OFFRE DE PRIX POUR LE MARCHE PUBLIC AYANT POUR OBJET «ADMINISTRATION DES SALAIRES ET DES TRAITEMENTS PAR UN SECRÉTARIAT SOCIAL AGRÉÉ» Appel d'offres ouvert L attention du soumissionnaire est attirée sur l article 80 de l arrêté royal du 15 juillet 2011, qui stipule: Lorsqu aux documents du marché est joint un formulaire destiné à établir l offre et à compléter le métré récapitulatif ou l inventaire, le soumissionnaire en fait usage. A défaut d utiliser ce formulaire, il supporte l entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu il a utilisés et le formulaire. Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l une ou l autre annexe à son offre. Important : ce formulaire d offre doit être complété dans son entièreté, et signé par le fournisseur. Tous les montants doivent être complétés en chiffres ET en toutes lettres. En cas de non-application d un élément du formulaire d offre, l offreur indiquera «néant». Identification du soumissionnaire Personne physique Nom, prénom : Qualité ou profession : Nationalité : Domicile (adresse complète) : Téléphone : Fax : P. 19

20 Ou L entreprise Raison comerciale ou dénomination : Forme juridique : Nationalité : Siège social (adresse complète) : Numéro de TVA : Numéro d immatricuation à l ONSS : Numéro KBO BCE : N RC : N IBAN : N de compte postal ou bancaire : Libellé du compte : Téléphone : Fax : Représentée par le(s) soussigné(s) : Nom, prénom : Qualité ou profession : S'ENGAGE(NT) (SOLIDAIREMENT) SUR SES/LEURS BIENS MEUBLES ET IMMEUBLES À EXÉCUTER LE MARCHÉ CONFORMÉMENT AUX CLAUSES ET CONDITIONS DU CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES DU MARCHÉ PUBLIC SUSMENTIONNÉ : aux prix unitaires mentionnés dans l'inventaire ci-annexé. - Pourcentage de la TVA:..% P. 20

21 Informations générales Numéro d'immatriculation à l'onss : Numéro d'entreprise (en Belgique uniquement) : Paiements Les paiements seront effectués valablement par virement ou versement sur le compte (IBAN/BIC)... de l'institution financière... ouvert au nom de.... Documents à joindre à l'offre Les documents requis par le cahier des charges, datés et signés, sont annexés à l'offre. Sous-traitants Part du marché qui sera sous-traitée :...% Sous-traitants proposés : Fait à... Le... Le soumissionnaire, Signature :... Nom et prénom :... Fonction :... Note importante Les soumissionnaires ne peuvent se prévaloir des vices de forme dont est entachée leur offre, ni des erreurs ou omissions qu'elle comporte (article 87 de l'arrêté royal du 15 juillet 2011). P. 21

22 ANNEXE B : Modèle de déclaration sur l honneur Personne physique Le soussigné (nom et prénom): Qualité ou profession: Nationalité: Domicile (adresse complète): Téléphone: Fax: (1) Société La firme (dénomination, raison sociale): Nationalité: ayant son siège à (adresse complète): Téléphone: Fax: (1) Biffer les mentions inutiles ayant pour fonction., atteste formellement sur l honneur : - ne pas me trouver dans une des situations visées par les clauses d exclusion, reprises à l article 61 de l arrêté royal du 15 juillet ne pas être en état de faillite ou de liquidation - ne pas avoir fait aveu de faillite, ne pas avoir fait l'objet d'une procédure de liquidation, de concordat judiciaire - ne pas faire l'objet d'une condamnation pour tout délit affectant ma moralité professionnelle; - être en règle quant aux paiements des cotisations de sécurité sociale; - être en règle quant aux paiements de la TVA et des impôts; - ne pas avoir commis de faute grave en matière professionnelle - ne pas m être rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant ces renseignements. Je m engage à produire, à la demande du pouvoir adjudicateur, les documents et preuves nécessaires. Fait à, le Le(s) soumissionnaire(s) P. 22

23 ANNEXE C - INVENTAIRE «ADMINISTRATION DES SALAIRES ET DES TRAITEMENTS PAR UN SECRÉTARIAT SOCIAL AGRÉÉ» Important : ce formulaire d offre doit être complété dans son entièreté, et signé par le prestataire de services. Tous les montants doivent être complétés en chiffres ET en toutes lettres. En cas de non-application d un élément du formulaire d offre, l offreur indiquera «néant». PRESTATIONS DEMANDEES (quantités présumées): Type de prestations groupées Quantité Prix unitaire en lettres Prix unitaire en chiffres Calcul Salaires du personnel 66/mois Calcul Salaires des stagiaires 312/mois Remise de la fiche de salaire papier + électronique par travailleur/mois 66/mois Remise de la fiche de salaire papier par stagiaire/mois 312/mois Pécules de vacances par travailleur 58/an Sous-totaux Pécule de vacances par stagiaire 312/an Cotisation pécule ouvriers 8/an Prime fin année 66/an Déclarations annuelles du personnel 66/an Déclarations annuelles des stagiaires 312/an Documents sociaux du personnel 66/an Documents sociaux des stagiaires 312/an P. 23

24 Type de prestations à la demande Quantité Prix unitaire en lettres Prix unitaire en chiffres Prix par travailleur/an pour le calcul des saisies sur salaire 15/an Prix des duplicatas 100/an Pécule de sortie : par travailleur par stagiaire Comprenant la création des attestations de vacances Calcul des Indemnités rupture de travail Solde de tout compte lors d une sortie d un travailleur Modèles de contrats de travail Statistiques diverses 125/an 10/an 125/an 20 Sous-totaux Calcul de projection Help desk logiciel C4,C78, activa, C131b Prix par heure pour une défense juridique Calcul complément RCC /an Conseils juridiques écrits en réponse aux questions posées spécifiques gestion courante Coût annuel pour une défense en justice. P. 24

25 Type de prestations individuelles Quantité Prix unitaire en lettres Prix unitaire en chiffres Réduction ONSS par trimestre Sous-totaux Calculs des déductions structurelles Bilan social Fourniture de fichiers comptables mensuels et annuels Fourniture d un rapport pour la préparation des assurances légales version électronique (prix global) Fourniture d un échange de données (électronique) pour le lien avec la caisse de pension/par travailleur/par mois Utilisation du logiciel Prix pour fourniture récap annuelle 325 Établissement des fiches Prix pour l archivage électronique des comptes individuels et fiche de salaires Prestation de services + assurance légale Règlement de travail Formation à l utilisation du logiciel /an Prix total HTVA TVA Total TVAC : P. 25

26 Vu, vérifié et complété avec les prix unitaires, les totaux partiels et le total global qui ont servi à déterminer le montant de mon offre de ce jour, pour être joint à mon formulaire d offre. Fait à... le... Fonction:... Nom et prénom:... Signature: P. 26