RAPPORT D AUDIT DE COMPTES ET DE GESTION

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1 RAPPORT D AUDIT DE COMPTES ET DE GESTION SDC Résidence Beauménil rue du Ménil ASNIERES-SUR-SEINE ADHERENT 92PC22548 SYNDIC COGESCO 1, place de la République Bois-Colombes Gestionnaire M. Eric JEITL Comptable Mme Samira TOUATI Auditeur ARC : M. Dominique SEVRAY Rendez-vous au cabinet le 9 avril de 9h30 à 13h et de 14h à 16h30 Conseil syndical M. GUILLOT Demande du conseil syndical : Comprendre et vérifier les comptes et les postes de gestion. Caractéristiques de la copropriété Nombre de lots principaux: 229 lots; surface habitable: m² (Source : estimation 65 m² par lot); Année de construction: Contenu de l audit 1 GESTION FINANCIERE Analyse des annexes comptables ; Analyse du Relevé Général des Charges ; 2 GESTION ADMINISTRATIVE Impayés / Mutations / Sinistres / Contentieux 3 GESTION TECHNIQUE Equipements / Performances / Gestion prévisionnelle Auditeur de gestion ARC M. Dominique Sevray, le 27/05/2015 Page 1 sur 12

2 Préambule Un tel volume de copropriété lots - nécessite que le conseil syndical remplisse sa mission de contrôle et d assistance au syndic en se répartissant les tâches : Un contrôle des factures semestriel ou trimestriel : confirmation de l imputation à la copropriété et affectation à la bonne clé de répartition. Contrôle des montants, des TVA, vérification des évolutions des contrats Cette tâche doit être faite par des personnes du conseil syndical connaissant le fonctionnement quotidien de la copropriété. Ce contrôle permet de valider le montant des charges à répartir. Le contrôle des comptes proprement dit pour lequel vous vous faites accompagner d un auditeur de comptes et de gestion de l ARC ; La mise en place d un suivi à long terme ; selon les moyens mis en œuvre, ce sont de simples indicateurs et tableaux de bord. Des moyens plus complets sont décrits en fin d audit. 1 GESTION FINANCIERE Analyse des annexes comptables. Exercice du 01/01/2014 au 31/12/2014 ANNEXE 1 A SITUATION FINANCIERE ET DE TRESORERIE Trésorerie «Compte 50» Fonds placés Généralement placés sur un compte de LIVRET A, ces fonds proviennent soit de l avance de trésorerie, soit des fonds travaux (temporaire ou permanent). La copropriété n en dispose pas. «Compte 51» Banque Statut du compte bancaire : séparé. La loi ALUR rend obligatoire le compte séparé qui est un atout supplémentaire de contrôle de gestion. Provisions et avances «Compte 1031 (103)» Avances de trésorerie Cette avance de trésorerie est remboursée pour leur quote-part aux copropriétaires vendeurs et alimentée par les acquéreurs. La copropriété n en dispose pas. L avance de trésorerie est au maximum du 1/6 ème du budget prévisionnel. Elle permet de palier aux insuffisances de trésorerie. «Compte 102» Solde en attente sur travaux ; C est le montant des provisions dont dispose la copropriété sur les campagnes de travaux en cours. Ce solde doit apparaître également en annexe 5. Voir ci-dessous. B ETAT DES CREANCES ET DES DETTES Créances : sommes dues A la copropriété. «Comptes 450» Copropriétaires débiteurs Ce sont les créances des copropriétaires à l égard du SDC. Nous verrons le détail de ce compte dans le poste de gestion «Impayés». «Compte 40 (409)» Fournisseurs débiteurs Auditeur de gestion ARC M. Dominique Sevray, le 27/05/2015 Page 2 sur 12

3 Ce compte est constitué des créances des fournisseurs. Il s agit ici d un avoir du chauffagiste SEC. «Compte 47» Compte d attente «Compte 48» Compte de régularisation Ce sont les charges payées d avance sur l exercice suivant. Dettes : sommes dues PAR la copropriété. «Comptes 450» Copropriétaires créditeurs Ce sont les avances de provisions versées par les copropriétaires avant le terme de l exercice. Mais aussi les résultats bénéficiaires de l exercice qui sont (voir ci-dessous) de «Comptes 42 à 44» Fournisseurs Ce sont dans les dettes de la copropriété à l égard des fournisseurs. Les fournisseurs concernés sont : «Compte 47» Compte d attente Ce solde se décompose en une dette ASL indéterminée de , de dette ancien syndic, et de comptes de copropriétaires vendeurs. Ces sommes pourront être réaffectées à une campagne de travaux. Cette décision doit être validée par une résolution d Assemblée Générale. ANNEXE 2 - VOTRE BUDGET DE CHARGES COURANTES L annexe 2 comptabilise les charges par postes de dépenses (comptes 600), Charges courantes Appelé Réalisé Solde (A-R) Du 01/01/2014 au 31/12/ (Appelé = montant des provisions courantes et produits) (Réalisé = charges courantes seules). ANNEXE 3 L annexe 3 comptabilise les charges par clés de répartition. Charges courantes Appelé Réalisé Solde (A-R) Du 01/01/2014 au 31/12/ (Appelé = montant des provisions courantes seules) (Réalisé = charges courantes - produits). RESULTAT DE L EXECICE - CHARGES COURANTES L exercice est bénéficiaire de qui seront répartis entre les copropriétaires après approbation des comptes ANNEXE 4 TRAVAUX TERMINES A LA FIN DE L EXERCICE 2014 Cette annexe comptabilise les campagnes de travaux qui ont été soldées dans le courant de l exercice. L excédent ou l insuffisance de provisions est appelé ou réparti. Travaux Voté Appelé Réalisé Solde (A-R) Réfection hall bâtiment D 4 226, , , ,07 Réfection hall paliers bât. A , , ,55 127,45 Auditeur de gestion ARC M. Dominique Sevray, le 27/05/2015 Page 3 sur 12

4 Reprises sur façades bât. E , , ,05 585,85 Reprises sur façades bât. F , , ,67 390,99 TOTAL , , , ,51 Son solde est excédentaire et sera réparti entre les copropriétaires. RESULTAT DE L EXECICE - CHARGES TRAVAUX L exercice est bénéficiaire de qui seront répartis entre les copropriétaires après approbation des comptes ANNEXE 5 - TRAVAUX EN COURS A LA FIN DE L EXERCICE 2014 Cette annexe comptabilise les travaux non terminés pendant l exercice. Son solde souvent créditeur est placé en compte 12 de l annexe 1. Travaux Voté Appelé Réalisé Solde (A-R) Audit énergétique , ,20 0, ,20 Interphonie bât. A et B , , , ,45 Interphonie bât. C et D , , , ,90 Total , , , ,55 Son solde de ,55 figure bien en compte 12 de l annexe 1. Analyse du Relevé Général des Charges Les factures ont été vérifiées par le conseil syndical. A l analyse des postes du Relevé Général des Charges, certaines anomalies doivent être vérifiées : Sur les postes de contrats de maintenance dans les charges escaliers V.O., des provisions viennent annuler les factures du deuxième semestre 2013, toutes les factures de 2013 ne sont pas annulées. Est-ce normal? TABLEAU DE SYNTHESE PAR POSTES DE CHARGES Voir le détail comparatif en pourcentage des postes sur l annexe jointe POSTES Montants en % /Poste Ascenseurs % Parking % Eau froide % Chauffage + ECS % Gestion % Assurance % Contrats/Entretien % Personnel % Impôts % TOTAL % Surface m² 229 lots Auditeur de gestion ARC M. Dominique Sevray, le 27/05/2015 Page 4 sur 12

5 Sont exclus de ces performances et de ce comparatif les postes de dépenses exceptionnelles comme les frais de contentieux. Les postes en dépassement font l objet d une analyse ci-dessous. TABLEAU COMPARATIF Comparatif des charges courantes / par m² / par lot Valeurs moyennes Votre copropriété Vos valeurs sont supérieures aux moyennes constatées ACTION GLOBALE Votre copropriété est globalement en dépassement de 15.7% comparativement aux moyennes constatées. Les postes en dépassement sont : les ascenseurs (56%) ; le parking (500%) ; l entretien général (48%); les assurances (127%) ; les impôts (100%). Il y a fort potentiel de recherche de réductions de charges. Tous les postes faisant l objet de remarques sont analysés dans les rubriques GESTION ADMINISTRATIVE et GESTION TECHNIQUE ci-dessous. TABLEAUX DE BORD A CREER Les outils comptables étant insuffisants pour avoir une vision claire de la gestion de ces multiples postes, l auditeur incite le conseil syndical à se fabriquer ses propres outils, sur des tableurs informatiques, détaillés ci-dessous. Les tableaux de bord sont autant d indicateurs, de mesures et de critères pour quantifier et qualifier la bonne gestion de la copropriété. Idéalement, afin d être partagés par le syndic et les personnes concernées du conseil syndical, ces tableaux de bord doivent être accessibles sur l Internet. Ils sont détaillés pour chacun des postes de gestion ci-dessous. Cette présentation n est pas exhaustive, elle doit faire l objet de mises au point adaptées à la nature du poste et à la copropriété. 2 GESTION ADMINISTRATIVE Impayés Le montant total des comptes des copropriétaires débiteurs est de Ce chiffre est à rapporter au budget de la copropriété soit, 15 %. C est le seuil de mise en alerte défini par la loi ALUR. Détail des comptes copropriétaires débiteurs : Nombre de copros Montant en 4 de 1000 à de 2000 à de 5000 à > Auditeur de gestion ARC M. Dominique Sevray, le 27/05/2015 Page 5 sur 12

6 Le syndic doit fournir aux membres du conseil syndical le suivi des procédures de recouvrement et des dossiers contentieux. Pour mémoire : suivi des procédures d impayés. Rappel du texte de loi applicable Article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 : [.] sont imputables au seul copropriétaire concerné les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d hypothèque à compter de la mise ne demeure, pour le recouvrement d une créance justifiée à l encontre d un copropriétaire ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d encaissement à la charge du débiteur [.]. Les relances simples du syndic font partie de sa gestion courante et ne doivent pas être facturées. La mise en demeure et la relance (après la mise en demeure) - la loi parle d une seule mise en demeure et d une seule relance - sont imputées au copropriétaire débiteur. Les frais d avocat et d huissier (assignation) sont à la charge du syndicat Des Copropriétaires. Ainsi que les frais de procédure du syndic. Ces montants seront imputés aux débiteurs uniquement dans la mesure où le juge l aura décidé au terme des procédures. Une fois passé l exercice en cours, il n y a plus de la visibilité sur le traitement de chaque cas. Et le risque est de voir une procédure durer et finir par coûter plus cher que le montant de la dette. Afin de fournir une vision claire de l historique de ces dettes, il est nécessaire d instruire leurs étapes : Date de la première lettre recommandée avec accusé de réception ; Date du premier commandement d huissier ; Date de l assignation ; Date de la première audience au tribunal ; Date du jugement ; Date de la signification ; Date de la saisie ; Etc Les frais de suivi de dossiers, d huissiers et d avocats engagés par la copropriété pour le recouvrement des impayés sont affectés aux copropriétaires concernés. TABLEAU DE BORD A DEVELOPPER Il doit permettre de suivre l évolution des contentieux en cours, la situation personnelle de chacun des débiteurs et les évolutions dans le temps de la gestion de leur compte. Mutations Cet indicateur est important pour connaître la vivacité du marché des transactions. Dans la perspective de la réalisation de gros travaux, c est un facteur important de stabilité des copropriétaires pour motiver des investissements à long terme. Le suivi de la valeur patrimoniale aussi appelée «valeur verte» sera également un indicateur de l attrait de la copropriété. Une copropriété qui aura investi pour lutter contre sa vétusté et améliorer ses performances doit voir sa valeur patrimoniale augmenter (comparatifs des valeurs au m²). Le syndic pourra confirmer le nombre de mutations annuelles. Gestion Auditeur de gestion ARC M. Dominique Sevray, le 27/05/2015 Page 6 sur 12

7 Les obligations de la loi ALUR sur les contrats de syndics cherchent à clarifier les prestations dites «courantes» par rapport aux prestations «particulières», facturées en sus et selon des barèmes. Ce poste global est de représentant 9 % de votre budget. Les honoraires de base à / 174 lot sont dans les ratios constatés, et le solde de ce compte représente un budget de Il est principalement constitué : des frais postaux pour 6297 des frais d édition pour 5431 des frais de vacations d AG et de CS pour 2616 des frais de conseil syndical (assistance) 830. Sinistres Il y a 22 dossiers de sinistres ouverts et facturés par le syndic L indentification de l origine des sinistres parties privatives ou parties communes - doit se faire au plus tôt pour ne pas voir la copropriété assumer des charges qui ne lui incombent pas. Si l origine d un sinistre est en parties privatives, son constat se fera entre les occupants concernés. Par contre, si le sinistre est d origine parties communes ou que les parties communes de l immeuble sont touchée ou encore si l assurance de l immeuble est saisie (convention cidre), le syndic interviendra et il pourra percevoir des honoraires de suivi. Par ailleurs certaines polices d assurance prévoient le remboursement des «dommages indirects» dont les honoraires de suivi. TABLEAU DE BORD A DEVELOPPER La comptabilisation seule des sinistres ne permet pas d en avoir un suivi au-delà de l exercice en cours. Un tableau de bord de suivi doit permettre de les suivre en détail : nature du sinistre, lots impactés, recherche de fuite, origine, prise en charge des assurances, indemnités. Assurance Le ratio de valeur de prime d assurance est généralement situé entre 1 et 2 / m² de la surface d assurance de la copropriété. Le calcul de la surface d assurance inclut la surface habitable et pour la moitié de leur surface réelle, les circulations, les terrasses et les sous-sols La surface habitable de la copropriété est de m² à laquelle on ajoute 50%, ce qui amènerait la surface d assurance à environ m². Ce calcul devra être précisé par l assureur et à partir des plans de la copropriété. Le montant de la prime d assurance est de , au-dessus de ce ratio. Un facteur intervient également pour le calcul de cette prime, c est la «sinistralité» de votre copropriété, votre assureur doit vous la fournir. Confirmer le calcul de la surface d assurance et demander à votre assureur la sinistralité de la copropriété (qui complétera le tableau de bord précédent). Contrats/ Entretien Auditeur de gestion ARC M. Dominique Sevray, le 27/05/2015 Page 7 sur 12

8 Ce poste est le second poste de votre budget à hauteur de Nature du contrat Montant en Extincteurs 435,02 Dératisation 313,84 Espaces verts 15941,88 Désinsectisation 2854,97 Blocs secours 6294,55 Portaphone 2347,20 Portail 1264,58 Etat parasitaire 906,00 VMC Nettoyage bât. A et B Nettoyage bât. C et D 8760, ,63 Nettoyage bât. E 12287,22 Nettoyage bât. F 16588,32 Vide-ordures Esc. A 190,29 Vide-ordures Esc. B 190,29 Vide-ordures Esc. C 190,29 Vide-ordures Esc. D 190,29 Vide-ordures Esc. E 563,46 Vide-ordures Esc. F Compteurs d'eau 12236,42 Ascenseurs A & B 3518 Ascenseurs C & D 3518 Ascenseurs E 3842 Ascenseurs F 4467 Portes parkings 2461,36 TOTAL 30042,78 La gestion globale de ces contrats justifierait de rechercher les économies d échelles, la mutualisation (partage de services) qui sont autant de pistes à mettre en œuvre pour optimiser la gestion de ces multiples postes. La valeur du poste strictement liée à l entretien est de (voir analyse en conclusion). TABLEAU DE BORD A DEVELOPPER Gestion dans le temps des contrats : dates d ouverture, de renouvellement, calcul des actualisations, mises en concurrence 3 GESTION TECHNIQUE Parking Ce poste en dépassement de 500 %, est en fait faussé par la présence d ascenseurs qui ont été volontairement affectés à ce poste, et par une facture de travaux d un montant de Auditeur de gestion ARC M. Dominique Sevray, le 27/05/2015 Page 8 sur 12

9 Ce constat est à rapprocher du poste ascenseurs qui est analysé ci-dessous. Chauffage Le poste chauffage est le premier poste de votre tableau de charges pour un montant de Le poste chauffage est géré au sein de l ASL. Les ratios seront à instruire à partir des données de cette ASL. Un audit énergétique est en cours. Pour information, la démarche à suivre : Le ratio que nous cherchons à établir est la quantité d énergie consommée en kwh/m²/an. Ce chiffre fera apparaître le potentiel d économies d énergie (pour mémoire un bâtiment basse consommation consomme 50 kwh/m²/an, un bâtiment ancien requalifié, 80). Une première étape consiste à établir un Bilan Energétique Simplifié. Ratios de Performance énergétique IDF Minimum Moyenne Maximum Votre copro Chauffage +ECS (calorie) en /m2/an 9, ,0 Chauffage+ECS (calorie) en kwh/m2/an Le décret concernant l audit énergétique obligatoire pour les copropriétés de plus de 50 lots est sorti en janvier Son cahier des charges permet une analyse complète de la situation de performance énergétique de la copropriété, bien au-delà du Diagnostique de Performance Energétique qui n est qu un simple indicateur. Audit énergétique Le décret n du 27 janvier 2012, précisé par l'arrêté d'application du 28 février 2013, impose la réalisation d un audit énergétique d'ici au 1 er janvier 2017 dans les bâtiments à usage principal d'habitation en copropriété de 50 lots ou plus (lots principaux + lots annexes) équipés d'une installation collective de chauffage et dont la date de dépôt de la demande de permis de construire est antérieure au 1 er juin Avant de satisfaire à ces obligations, il est vivement conseillé de réaliser un Bilan Initial de Copropriété (BIC) afin de prendre en considération l'ensemble des contraintes techniques, juridiques et financières permettant de mettre en place un plan patrimonial de gestion déclinant les travaux à réaliser. Sur les sites internet de l ARC (rubrique «boîte à outils») et existent de nombreuses informations sur ces thèmes. Les conseillers énergie et fluides de la coopérative de l ARC, Copropriété Services, sont à la disposition du Conseil syndical pour répondre à ses questions et l accompagner dans les démarches. Eau Le volume d eau froide acheté est de m3 pour un montant de Le prix du m3 est de Votre Ratios de Performance copro Eau froide en /m2/an 2,3 3,1 3, Eau froide en m3/m2/an 0,8 1 1, Le ratio de consommation est dans la moyenne constatée, par contre le ratio de coût est supérieur aux maxima. Auditeur de gestion ARC M. Dominique Sevray, le 27/05/2015 Page 9 sur 12

10 Les fournisseurs proposent des contrats grands comptes auxquels la copropriété est peut-être éligible. Eau refacturée aux compteurs Eau froide A & B C & D E F Achetée (m3) Refacturée Le volume refacturé est globalement égal au volume refacturé, la copropriété n a que très peu d eau dite résiduelle (eau du nettoyage et de l arrosage par exemple). Eau réchauffée Le volume d eau réchauffée est de 6345 m3 pour un montant de Le prix du m3 d eau réchauffée est de Si l eau est achetée aux mêmes conditions, le prix d achat de l eau réchauffée est de et le prix du réchauffement est de Eau chaude (hors calorie) en /m2/an 1,1 1,5 1,9 1.9 Eau chaude (hors calorie) en m3/m2/an 0,2 0,33 0, Vos valeurs sont dans les maxima constatés. Tous ces postes seront instruits et analysés en détail lors de l audit énergétique. TABLEAU DE BORD A DEVELOPPER Relèves in situ pour vérification des facturations (qui peuvent être communiquées au fournisseur). Calcul des consommations réelles de date à date, alertes de consommation, affectations aux bonnes clés de répartition Ascenseurs Ce poste est constaté en dépassement de 56%, le tableau d analyse ci-dessous permet de voir que tous ses constituants sont chiffrés au-delà des maxima constatés. Prestations Min. Moy. Max. TVA Votre copro. Ascenseur (contrat simple) Ascenseur (contrat étendu) % A & B C & D E F % EDF ascenseur % Télésurveillance % Les bâtiments A à D possèdent un ascenseur pour lesquels on voit tous les postes en dépassement. Les bâtiments E et F possèdent 2 ascenseurs, ce qui modère ces chiffres. Une analyse complète du poste est à mener. Auditeur de gestion ARC M. Dominique Sevray, le 27/05/2015 Page 10 sur 12

11 CONCLUSION Outre la recherche d amélioration de ses performances, la copropriété doit prendre en compte le signal qu est le poste entretien en termes de vétusté de la copropriété. L auditeur incite le conseil syndical à engager un Bilan Initial de Copropriété disponible sur le site de Planète Copropriété ( ). Ce B.I.C. permet au conseil syndical de constituer le fond documentaire appartenant à la copropriété. Cette connaissance acquise et ces documents réunis sont un atout déterminant pour engager un Audit Global Partagé, également présenté sur le site internet ci-dessus. Seule une très bonne connaissance de l état général de la copropriété permettra d évaluer et de hiérarchiser la programmation des campagnes de travaux. Tous ces aspects doivent être partagés également avec le plus grand nombre de copropriétaires afin de faciliter en Assemblée Générale le vote de ces travaux. Vers les nouveaux outils de gestion. Idéalement, afin d être partagés par le syndic et les personnes concernées du conseil syndical, ces tableaux de bord doivent être accessibles sur l Internet. Une nouvelle technologie graphique, le B.I.M. (Building Information Modeling) ou maquette numérique permettra à terme de faire converger ces tableaux de bords vers cet unique support. Ses applications sont toutes nouvelles et pour beaucoup en cours de développement. Mais leur utilisation sera déterminante pour une gestion responsable des bâtiments à long terme. Les retombées attendues sont particulièrement attractives: Outil de représentation: la visite virtuelle animée (on se déplace) et en volumes (du plan de masse au plus petit détail géré) permet de voir et de comprendre de manière ludique ce dont on parle... Outil de simulation: non seulement on intègre prévisionnellement les équipements modifiés ou de nouveaux services mais surtout on peut comparer différentes solutions entre elles, anticiper de nouvelles performances... Le choix des copropriétaires est véritablement accompagné. Outil de gestion patrimoniale: non seulement les outils de gestion courante (administrative, juridique, financière, comptable, et technique) seront intégrés, mais surtout les moyens d'une vraie gestion patrimoniale à long terme... Seulement à cette condition nous pourrons parler d'une responsabilité des copropriétaires à l'égard de leur patrimoine. TABLEAU DE BORD GLOBAL A INSTRUIRE POUR ENGAGER UNE GESTION PREVISIONNELLE A LONG TERME TABLEAU DE BORD GLOBAL 2014 Nom SDC Adresse SDC Code postal Ville: Normal A surveiller Alerte Nombre de lots principaux: Secondaires : Nombre de bâtiments Auditeur de gestion ARC M. Dominique Sevray, le 27/05/2015 Page 11 sur 12

12 Surface habitable en m² Surface terrain Surface d'assurance Année construction GESTION FINANCIERE Budget annuel voté Budget réalisé Excédent/ Déficit Trésorerie Fond de roulement Fonds placés Emprunts Impayés Nb.Contentieux GESTION ADMINISTRATIVE Nombre de mutations Nombre de sinistres Prime d'assurance Indemnités des sinistres Nombre de contentieux (hors impayés) Gestion Taux de mutations Taux de sinistralité GESTION TECHNIQUE Valeur structure (montant remboursé par les assurances) Equipements Chaufferie Puissance Réseau Ascenseurs Loge Contrats (hors chaufferie et ascenseurs) Montant Performances Energie Eau Electricité Travaux exercice Travaux des 10 dernières années Travaux des 10 prochaines années Travaux en cours GESTION PREVISIONNELLE Montant des travaux de requalification (suite audits énergétique et architectural) Estimation des coûts annuels Objectifs de performances Valeur patrimoniale vénale Recherche de financement Audit de surélévation Auditeur de gestion ARC M. Dominique Sevray, le 27/05/2015 Page 12 sur 12